Проблемы документирования в электронном виде юридически значимых действий при ведении экономической деятельности

Введение

Работа с электронными документами – это реалии цифровой экономики. Темпы и объемы этой работы будут продолжать расти. Причины роста носят преимущественно объективный характер и, прежде всего, связаны с усложнением процессов управления, которые сопровождаются привлечением к ведению хозяйственной деятельности большого числа контрагентов, а также государственных учреждений и контролирующих организаций. Нельзя не принять во внимание и повышение интенсивности внедрения результатов научно-технического прогресса, способствующих активному межотраслевому взаимодействию и формированию трансформационных экономических сдвигов. Кроме того, усилению обозначенных тенденций способствует реализация государственной политики, нацеленной на развитие доступной информационной среды, создание информационной инфраструктуры, системы многостороннего обучения компетенциям цифровой экономики, внедрение «сквозных» цифровых технологий и т.д. Все обозначенные факторы будут сопровождаться наращиванием информационных потоков и увеличением скорости обращения информации, что, в свою очередь, вызовет количественный рост действий, требующих документального подтверждения.

Цель исследования

Реалии цифровой экономики потребуют в основном отказа от использования традиционных документов на бумажном носителе, поэтому особую актуальность для бизнеса будет иметь проблема юридической значимости документов, созданных в электронном виде. Целью данной статьи является определение концепта юридической значимости электронного документа и юридически значимого электронного документооборота, особенностей реализации процессов работы и анализ проблем, возникающих на пути их внедрения.

Материал и методы исследования

Следует отметить, что само понятие «юридическая значимость документа» появилось сравнительно недавно и связано непосредственно с использованием информационных технологий в сфере документирования и электронного документооборота. Актуальность его была обусловлена потребностью создавать, хранить и использовать в управлении электронные документы, равнозначные документам на бумажном носителе. Примечательно, что первоначально использовалась формулировка «юридическое значение» электронного документа, когда в ст. 4 «Условия признания равнозначности электронной цифровой подписи и собственноручной подписи» Федерального закона от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» устанавливалось, что «электронный документ с электронной цифровой подписью имеет юридическое значение при осуществлении отношений, указанных в сертификате ключа подписи». В новом Федеральном законе от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи» подобная формулировка не используются, однако дискуссия о возможностях обеспечения и поддержания юридической значимости электронного документа была запущена и получила свое развитие в среде юристов, специалистов в области делопроизводства и управления, разработчиков СЭД.

В ходе дискуссий, которые наиболее активно велись в первом десятилетии нынешнего столетия, четко можно выделить несколько аспектов относительно применения понятия «юридическая значимость электронного документа», которые стали предметом изучения. Нормативного закрепления этот термин не получил. Для юристов главным аспектом было не столько понятие, сколько правовые решения, позволяющие обеспечить юридическую значимость электронного документа [6] (Larin, 2019), те процедуры, которые позволят использовать электронные документы наряду с бумажными в правоотношениях субъектов, сделают их равнозначными и тем самым будут способствовать развитию использования электронных документов [4, 5] (Zimin, Polyakova, 2012; Zimin, 2012).

В свое время значительное внимание этому понятию было уделено заместителем директора Всероссийского НИИ документоведения и архивного дела В.Ф. Янковой [15] (Yankovaya, 2011). Термин «юридическая значимость документа» как свойство документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера был закреплен в национальном стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и профессиональном словаре «Управление документами» [14]. Юридическая значимость документа рассматривается как одно из свойств документа в современном документоведении [3] (Larin, Pleshkevich, Yankovaya, Mingalev, Terenteva, Gavlin, 2016).

В сфере организационного управления вопрос о юридической значимости электронного документа имел прикладное значение, поскольку решался только на уровне возможности использования электронных документов в рамках отдельных процессов или функций управления и очень тесно связывался в конечном итоге с наличием правового регулирования реализации этих процессов или функций. Однако именно влияние бизнеса, давление, которое оказывали коммерческие организации на сферу государственного управления, способствовало снятию ограничений на возможности использования электронных документов в различных сферах народного хозяйства. Особенно активно продвижением электронных сервисов, с которыми связаны электронные документы, занимается финансовый сектор экономики.

Эти тенденции нашли отражение в национальной программе «Цифровая экономика в Российской Федерации», в одном из проектов которой вновь зазвучали понятия юридически значимого документа и юридически значимого электронного документооборота. Цифровое государственное управление подразумевает необходимость обеспечить «возможность долгосрочного архивного хранения электронных документов с сохранением их юридической значимости для федеральных и региональных органов государственной власти», а внедрение в деятельность органов государственной власти и органов местного самоуправления, а также подведомственных им организаций – межведомственного юридически значимого электронного документооборота с применением электронной подписи [10].

Результаты исследования и их обсуждение

Перспективы, связанные с развитием сферы применения понятия «юридически значимый документ», носят достаточно дискуссионный характер. Практически двадцатилетний опыт его использования свидетельствует о том, что оно является скорее фигурой речи, некоторым устойчивым речевым оборотом, использование которого сразу же сигнализирует о том, что автор обращается к правовому аспекту в изучении электронного документа. Вместе с тем, учитывая тот факт, что формулировка о юридической значимости электронных документов закреплена в национальной программе по цифровой экономике, мы считаем актуальным рассмотреть ее применение в контексте юридически значимых действий субъекта экономической деятельности.

Правоведы относят понятие юридически значимых действий к теории государства и права и тесно увязывают его с базовым понятием «юридический факт». Термин «юридическая значимость» используется в законодательстве, как правило, применительно к действиям («совершение юридически значимых действий»), фактам («установление фактов, имеющих юридическое значение») [2] (Volchinskaya, 2014). Известно, что юридические факты – это основа возникновения правоотношений, которая приводит к установлению устойчивых правовых связей [7] (Larin, Dmitrieva, 2014). Юридические факты рассматриваются в единстве материального и юридического аспектов. Материальный аспект связан с совершением действия или наступлением события, а юридический – с соответствием этих действий и событий нормам права. При такой постановке вопроса юридические факты воспринимаются как социальные обстоятельства, приводящие к правовым последствиям, которые могут выражаться в возникновении, изменении или прекращении правовых отношений. Сочетание материального и юридического аспектов приводят к юридической значимости фактов социальной жизни субъекта [13] (Babaev, 2019). В случае если правовые последствия не наступают, то действия не носят юридически значимого характера.

Несмотря на многообразие проявлений юридических фактов, в контексте документирования нас в первую очередь интересует осуществление правомерных действий, направленных на соблюдение юридических норм и выполнение требований законодательства или юридически значимых действий субъектов, занимающихся хозяйственно-экономической деятельностью, которые должны быть подтверждены документально, в том числе с созданием электронных документов и использованием электронной подписи.

Исчерпывающего перечня юридически значимых действий нет. В связи с этим во внеюридической среде можно столкнуться с большим количеством дискуссий и обсуждений по этому поводу. Для субъектов, осуществляющих экономическую деятельность, юридически значимые действия косвенно описаны в Гражданском кодексе РФ. К такого рода действиям можно отнести, например, любые виды сделок. Это связано с тем, что сделки характеризуются как «действия граждан и юридических лиц, направленные на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей».

Обращение к Налоговому кодексу Российской Федерации также позволяет выделить ряд юридически значимых действий, влияющих на функционирование бизнес-структур. Данные действия могут быть классифицированы в четыре укрупненные группы:

– действия, связанные с рассмотрением дел в судах любой юрисдикции;

– действия, подвергающиеся нотариальному заверению;

– регистрационные действия официального характера, осуществляемые государственными или уполномоченными органами, в том числе внесение данных в различные государственные (юридически значимые) реестры, регистрация программного обеспечения, баз данных, изобретений и т.п.;

– действия, подвергаемые надзору со стороны органов исполнительной власти (лицензирование, аккредитация и др.).

Состав, последовательность, сроки и требования осуществления юридически значимых действий, в том числе осуществляемых в электронной форме, детально могут быть определены процедурами, представленными в соответствующих административных регламентах органов исполнительной власти.

Любая организация вне зависимости от организационно-правовой формы последовательно проходит три стадии осуществления экономической деятельности: доэксплуатационную, эксплуатационную и постэксплуатационную [9] (Oshurkova). Каждая из представленных стадий имеет типичный набор юридически значимых действий, реализуемых для обеспечения жизнедеятельности организации (табл.).

Таблица

Юридически значимые действия (ЮЗД) жизненного цикла организации

Представленные юридически значимые действия можно осуществлять в электронном виде посредством использования электронной подписи. Этот инструмент приобрел широкие масштабы использования и во многом преобразовал традиционные принципы работы, переведя их в плоскость цифрового обмена и совершения электронных операций.

Документов, формирующих электронный документооборот и позволяющих совершать юридически значимые действия, чрезвычайно много. В качестве наглядного примера представим видовое многообразие документов, позволяющих оформить сделки с недвижимостью, которые нам удалось выявить на основе Приложения № 2 к Порядку заполнения формы сведений о недвижимом имуществе, зарегистрированных правах на недвижимое имущество и сделках с ним и о владельцах недвижимого имущества, утвержденному приказом ФНС России от 10 апреля 2017 года № ММВ-7-21/302@ (с изменениями на 22.10.2019) (рис.).

Как видим, речь идет о правоустанавливающих документах. По важности они сравнимы с паспортом для гражданина. Как человек без паспорта не может совершить юридически значимые действия, так и недвижимость без правоустанавливающих документов нельзя продать, купить или обменять. Правоустанавливающие документы служат основанием для регистрации права. Перечень этих документов зафиксирован в ч. 2 ст. 14 Федерального закона от 13 июля 2015 г. № 218-ФЗ «О государственной регистрации недвижимости» (с изм. и доп., вступ. в силу с 23.01.2020). Основные требования к таким документам – соответствие законодательству, действовавшему на момент составления документа в месте расположения недвижимости, а также наличие в нем описания недвижимости, правообладателя и вида права на недвижимость.

Максимально важными для создания и обеспечения жизнеспособности компаний, организаций, предприятий являются и такие документы, как устав, учредительный договор, государственные свидетельства, лицензии, трудовые договоры, любые иные договоры и соглашения, бухгалтерские и налоговые документы, официальные заключения по проводимым экспертизам, решения по ходатайствам, а также «заявления, уведомления, требования и другие юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывают гражданско-правовые последствия» для юридических или физических лиц.

Таким образом, юридически значимый электронный документ может рассматриваться как документ, созданный в электронном виде в соответствии с требованиями для подтверждения юридически значимых действий в электронном виде, в цифровой среде.

В документоведении разница между юридически значимым документом и документом, обладающим юридической силой, установлена на основе их возможности устанавливать правовые нормы. При этом и тот, и другой должны быть оформлены в соответствии с требованиями. К примеру, деловое письмо, акт проверки или любой другой документ, созданный уполномоченным органом или лицом и оформленный по правилам, является юридически значимым, но поскольку он не устанавливает правовых норм, его нельзя отнести к категории документов, обладающих юридической силой, при этом он может выступать в качестве доказательства в суде [3]. Понятие юридической значимости документа связывается лишь с его потенциальной возможностью вызывать правовые последствия, в то время как документ, обладающий юридической силой, неизбежно влечет за собой такие последствия.

В контексте юридически значимых действий это положение выглядит несколько иначе. Любой из упомянутых нами выше документов может быть оформлен в соответствии с требованиями и использован в качестве доказательства в суде, он создается с целью вызвать правовые последствия (например, установить право собственности на объект недвижимости), то есть по всем признакам такой документ должен быть признан юридически значимым. Этот документ может и не вызывать правовых последствий, но не потому, что он неверно составлен или оформлен, и не потому, что он не содержит правовых норм, а потому, что действия субъектов экономических отношений не будут носить характер юридически значимых действий в силу разных причин, не повлекут за собой правовых последствий. Поэтому юридическую значимость документа целесообразно рассматривать только в контексте юридически значимого действия как проявление правовой функции документа.

Обмен документами, подписанными электронной подписью, в цифровой среде при совершении юридически значимых действий в электронном виде можно называть юридически значимым электронным документооборотом. Это понятие выходит за рамки традиционного понятия документооборота в делопроизводстве как движения документов в организации с момента их создания или получения до отправки документа или помещения его в дело. Понятие юридически значимого электронного документооборота вообще не относится к сфере делопроизводства организации, а касается так называемого внешнего документооборота [1, 12] (Bobyleva, 2016; Surovtseva, 2018). Речь идет о передаче документов между организациями, которая технически осуществляется между информационными системами этих организаций, в том числе с применением третьей информационной системы, каковой для органов власти является, например, система межведомственного электронного документооборота (МЭДО). Подтверждением тому могут служить положения паспорта уже упомянутого нами ранее проекта «Цифровое государственное управление», в котором говорится о необходимости увеличения доли внутриведомственного и межведомственного юридически значимого электронного документооборота государственных и муниципальных органов и бюджетных учреждений. На первый взгляд может показаться, что в данном положении речь идет и о внутреннем документообороте, но измерение базового показателя развенчивает это предположение, поскольку в нем уточняется, что речь идет о документах, направленных между государственными, муниципальными органами и бюджетными учреждениями посредством внутриведомственного и межведомственного юридически значимого электронного документооборота. Следовательно, под внутриведомственным документооборотом подразумевается обмен документами в рамках сети территориальных органов или подведомственных организаций, а не документооборот внутри организации.

Таким образом, мы видим, что в цифровой экономике формулировки «юридически значимый электронный документ» и «юридически значимый электронный документооборот» используются не в качестве терминов, обозначающих некоторые понятия, а подразумевают под собой вполне конкретное событие: передачу документов, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью по информационно-коммуникационным сетям между организациями. С одной стороны, это существенно упрощает решение задачи проекта национальной программы «Цифровая экономика РФ»; с другой – объективно создает целый ряд задач и проблем, также требующих решения.

Дело в том, что все современные инновационные проекты в рамках информационных технологий формируются в недрах Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций. Несмотря на многочисленные трансформации названия ведомства, оно всегда обеспечивало ключевую функцию связи, передачи, транспортировки документов и информации. Однако работа с документами включает не только их передачу, но и получение, регистрацию, создание, текущую обработку, хранение документов в электронных системах. Вся совокупность информационных процессов позволяет говорить о значительных масштабах юридически значимого электронного документооборота, который не ограничивается только передачей документов, и это порождает большое количество проблем, возникающих при совершении юридически значимых действий в электронном виде в процессе осуществления экономической деятельности. Данные проблемы весьма разноплановы, к ним можно отнести следующие:

1. Прямое увеличение объемов электронного документооборота, в том числе в части оформления юридически значимых документов, вызывающее необходимость разработки единых норм и требований регистрации электронных документов, учета объемов документооборота, проработки классификационных принципов и принципов идентификации документов в информационных системах электронного документооборота [7] (Larin, Dmitrieva, 2014). Актуальными остаются вопросы, связанные с непосредственной регламентацией процессов документирования, унификацией форм документов, упорядочением видового состава электронных документов, то есть те, что касаются контроля электронного документооборота [11] (Platko, Kaluzhina, 2018).

2. Недостаточный уровень профессиональной подготовки должностных лиц, совершающих юридически значимые действия в электронном виде. Особенностью данной проблемы является узость профильной подготовки специалистов. Зачастую специалисты в области делопроизводства не владеют практическими знаниями в области информационной безопасности, защиты информации, что делает их действия неуверенными и неграмотными. То же характерно для менеджеров и административных работников, обладающих правом осуществления юридически значимых действий. Еще один аспект кадрового обеспечения сводится к контролю во времени за правомерностью действий должностных лиц, работающих с электронными документами.

3. Отсутствие «бесшовного» взамодействия организаций с уполномоченными государственными органами при использовании различных информационных систем. Данная проблема вызывает необходимость организации работы с использованием открытых, модульных платформ, образованных в рамках поддержания определенных функций ведения экономической деятельности и осуществления юридически значимых действий, требующих унифицированной работы по совершению данных действий всеми участниками рынка.

4. Создание и хранение юридически значимых документов. На этапе создания электронных документов должны быть сформированы все реквизиты документа, в том числе придающие электронному документу юридическую значимость, а также метаданные для работы в информационной системе. При этом электронное хранение в настоящее время не обладает достаточной степенью развитости и не гарантирует сохранения документов в электронной среде.

5. Обеспечение аутентичности, целостности, достоверности и возможности использования электронных документов в долгосрочной перспективе. Данная проблема связана с природой электронного документа. Электронный документ недолговечен, чтобы использоваться в течение некоторого промежутка времени, может подвергаться многократной конвертации и (или) миграции, что не гарантирует сохранения вышеперечисленных свойств электронного документа, а следовательно, создаются условия для признания или оспаривания правомерности осуществления юридически значимых действий. Более того, с формальной точки зрения, каждое такое преобразование электронного документа переводит документ в его копию, сохраненную в другом формате, бинарный код которой будет отличным от кода оригинала. Другими словами, манипуляции по конвертации провоцируют изменения или потерю метаданных, что в ряде случаев может привести к угрозе утраты им юридической значимости. В данном контексте можно говорить о том, что проблема сводится к обеспечению целостности и неизменности юридически значимого электронного документа на протяжении всего его жизненного цикла.

6. Риски, связанные с использованием электронной подписи (ЭП). Диапазон рисков достаточно широк от возможностей несанкционированного использования технического оборудования с ключом ЭП до несоблюдения требований к применению различных видов ЭП при осуществлении экономической деятельности.

7. Идентификация и аутентификация пользователя, сопряженные с подготовкой и реализацией инфраструктурных решений, которые обеспечат введение и качественную работу механизмов применения, например, удостоверения личности, оформляемого в виде пластиковой карты с электронным носителем, в электронной среде, в том числе для совершения юридически значимых действий.

8. Отсутствие методических рекомендаций по осуществлению юридически значимых действий в электронном виде.

9. Отсутствие доверия к системам автоматизации документооборота и делопроизводства, приводящее к дублированию электронных документов бумажными копиями и замедлению темпов перехода к безбумажному документообороту, а следовательно, цифровизации.

Заключение

Таким образом, цифровая трансформация требует от нас еще раз верно оценить, что понимается под юридически значимым электронным документом и юридически значимым электронным документооборотом. В контексте данного исследования установлено, что нормативных документов, содержащих упоминание определений к приведенным терминам, в настоящий момент нет. Представляется возможной только научная трактовка этих понятий.

Хотелось бы также отметить, что принимая во внимание нарастающие масштабы работы с юридически значимыми электронными документами и прогрессивное распространение юридически значимого электронного документооборота, их значение выходит за рамки традиционного документоведения и делопроизводства. Применение юридически значимых электронных документов и юридически значимого электронного документооборота конструктивно укладывается в правовые нормы осуществления юридически значимых действий субъектов экономической деятельности на всех стадиях жизненного цикла организации. И осознание этого факта позволяет сконцентрировать усилия на решении множества сопутствующих вопросов относительно документирования в электронном виде юридически значимых действий при ведении экономической деятельности, расширении сферы применения электронных документов и продвижении по пути цифрового развития.