Strategy, planning and achieving the goal

Мы поговорим об одной известной и простой методике, с помощью которой вы сможете достигать своих целей. Конечно, гарантий что это будет быстро или дешево нет, но могу сказать одно — цель будет достигнута. Методика общеизвестна и называется она — планирование. Если вы скажете — «а, знаю, пробовал я эти методики планирования — не помогают они, никаких гарантий они не дают, да и вообще — бесполезны» — я не удивлюсь. Отвечу так: «Вы просто не умеете их использовать»

Планировать люди начали еще тысячи лет назад. Куда же без плана? Без четкой инструкции что, когда, как делать, какие средства использовать и какие будут последствия.

Планирование и в наше время вещь необходимая, но не достаточная для успешной деятельности. Любой шаг должен быть запланирован. Нет, я конечно не отрицаю, что временами экспромты и неожиданные действия могут вывести даже компанию, которая терпит крах, в дамки, но случаи такие единичны. Всему и всегда нужно заранее определенная стратегия. Но не будем забегать вперед.

Как и в любом рецепте — если что-нибудь пропустишь — результат не гарантирован. Вот когда уже много раз приготовишь блюдо и поймешь, что к чему и для чего в этом рецепте — вот тогда и сможешь пробовать аккуратно отступать от правил, без ущерба для результата.

Нам нужна хорошая цель. Как минимум, она должна соответствовать критериям SMART. Знаю, что уже много раз упоминалось, но считаю уместным повторить. Есть несколько вариантов расшифровки, приведу тот, который, на мой взгляд, более уместен.

Specific — конкретность. «Выявить потребности» — это неконкретно. Потребности кого? Какие? Как мы это будем делать? «Выявить потребности наших потенциальных клиентов» — уже лучше.

Measurable — измеримость. Должен быть четкий критерий, который позволяет понять — достигли мы цель или нет. К предыдущему примеру уместно добавить: «К товару А или услуге Б имеющим качество В и стоимость Г». Еще один пример: если мы ставим цель, к примеру, «оптимизировать процесс» чего-либо, то для того, чтобы она (цель) стала измеримой, мы можем добавить «... сократив временные затраты на него с одного часа до тридцати минут».

Agreed — согласованность. Цель в большинстве случаев затрагивает интересы других людей — это нужно учесть.

Realistic — реалистичность. Цель должна быть реальной. В нашем примере: если известно, что поставленные перед нами условия качества или цены не достижимы при использовании имеющегося оборудования, то не следует на это тратить время, необходимо попробовать что-либо иное.

Timed — наличие четкого срока. В нашем примере: «Сделать в течение одной рабочей недели или к 15.00 следующей среды» — вполне подойдет.

Добавлю еще от себя несколько замечаний. Формулировка должна быть в терминах цели, а не задачи. «Снизить цену на товар» или «оптимизировать работу трех станков» это не цели. «Максимизировать прибыль» и «Добиться экономии времени на производство» — уже ближе.

Принцип «что нужно на самом деле». Также, на примере: «Купить оборудование» — не цель, а скорей всего — средство. «Обеспечить эффективное и рациональное производство путем обновления технического парка» — уже, ближе (может, тогда стоит подумать о аутсорсинге?).

Личные цели — должны быть искренние (цели по работе, в некоторых случаях, нам спускают сверху). «Оптимизировать свою работу» — вы точно этого хотите? Или не так: этого хотите ВЫ? (или ваш работодатель). Тут лучше лишнее время подумать и понять — не обманываете ли вы себя. Если искреннего желания того, чего вы хотите достичь не будет, можете даже не начинать.

Пытаться добиться, чтобы формулировка цели соответствовала всем критериям, — необязательно. Цель можно обозначить коротко и емко, а дальше уже пояснить.

Бессмысленно идти далее, пока ваша цель недостаточно хороша. Дорабатывайте ее, согласовывайте, добивайтесь того, чтобы сделать ее максимально четкой и правильной! Это всегда возможно. Если поленитесь на этом этапе, то может и достигнете чего-то, но эта цель рискует с большой вероятностью оказаться «не тем, что вы хотели в самом начале».

Зачем люди планируют? Ответ на этот вопрос мне кажется очевиден. Чтобы быть успешными. Чтобы достигнуть цели, используя при этом минимально возможное количество ресурсов, как финансовых, трудовых, так и всех прочих. Это не значит, что необходимо все делать в условиях жесткой экономии. Напротив, следует использовать минимум ресурсов с максимальной отдачей, ведь теорию ограничений еще никто не отменял. Всегда ли нужно планирование? Мне кажется да. Всегда ли нужно прорабатывать каждую деталь, каждую мелочь в плане? Конечно. Когда мы не успели на автобус из-за того, что не перевели часы на летнее время это одно, совсем другое, если в случае нашей ошибки, оплошности, не увиденной детали, крупная компания терпит огромные убытки.

Однако следует заметить, что четкое движение вдоль намеченной оси плана не всегда возможно или даже, можно сказать, не всегда оптимально с точки зрения выгоды. Следует учитывать то, что пока мы планируем одно, ситуация в мире, в вашей организации или еще где-то может поменяться кардинальным образом. Или просто слегка изменится, но без внесения корректив в план и имея на руках лишь те ресурсы, которые были по умолчанию в первичном плане, движение вперед к поставленной цели будет затрудненно или совсем не возможно.

Для этого следует использовать различные стратегии, то есть варианты действия при определенных условиях. Упрощенно это выглядит так: берутся все варианты возможных действий, все результаты, которые они могут принести в случае идеального выполнения, а самое главное все это разбавляется набором рисков и влияний окружающей и внутренней среды (рис 1.).

Рис. 1. Выбор стратегии

Теперь нам нужен план. Тут есть много разных методик, техник и нюансов. Можно делать это в любом привычном виде — простым списком задач, сетевым планированием, используя диаграмму Ганта, дерево задач, mind maps — как угодно. Сделайте план так, как вы его раньше делали, оцените, хотя бы примерно, трудоемкость каждой задачи (этапа) и спросите себя (а если есть возможность, то кого-нибудь другого, — руководителя, коллегу):

Хороша ли каждая задача сама по себе? Задача, по сути, это подцель. У нее может быть формулировка не целевая, но в остальном она должна быть ничем не хуже цели — соответствовать SMART и тем замечаниям, что я описал для цели (кроме, повторюсь, формулировки).

Можете ли вы сказать наверняка, что выполнив все эти задачи, вы точно достигнете цели? Написать кучу задач — не проблема, но ведь мы это делаем не ради того чтобы что то делать, а, чтобы достигнуть цель. Попробуйте доказать, что выполнение плана приведет к нужному результату. Эту проверку проще проводить с помощью других людей — ибо велик соблазн просто убедить себя в том, что это хороший план.

Цель оправдывает средства? То время и те ресурсы, что мы планируем потратить на достижение цели — окупят себя? Стоит ли вообще «овчинка выделки»?

Хватит ли ресурсов (времени или денег), чтобы успеть к поставленному сроку? Насколько качественно вы оценили трудоемкость каждой задачи? Какие могут быть внештатные ситуации, которые могут привести к срыву сроков?

Работайте над планом и не переходите далее, пока он не пройдет все проверки. Иногда хочется поскорее закончить со всем этим (сроки горят, энтузиазм распирает) и побыстрее заняться конкретными действиями. Не поддавайтесь на эту провокацию своего сознания или подсознания.

Без хорошего плана, скорей всего, потратите для достижения такого же результата, как с хорошим планом, в разы больше ресурсов (времени, денег).

Выполняем задачи и наблюдаем за процессом. Большую часть работы по данной методике — рецепту мы уже сделали. Большую, но не всю. Чтобы гарантировать достижение цели, в обязательном порядке необходимо проводить постоянный мониторинг движения к цели и предпринимать корректирующие действия. При этом нужно выполнять и сами задачи.

Первое, что нужно сделать, — определить периодичность выполнения мониторинга. Это может быть день, два дня, неделя, месяц. выбор будет сильно зависеть от того, что за цель перед вами. Чтобы не тратить много времени на раздумья, определите периодичность, исходя из общего срока: если планируемый срок достижения цели два–три месяца, — возьмите неделю, если одна-две недели, то проводите мониторинг каждый день.

Суть мониторинга заключается в выполнении простого набора действий:

посмотрите, какие задачи выполнены, какие результаты достигнуты;

сравните достигнутые фактические результаты с плановыми;

сделайте выводы;

предпримите необходимые действия.

В теории возможны три стандартных набора ситуаций и действий при проведении мониторинга:

всё идет по плану — никакие действия не требуются;

не всё идет по плану — пересмотрите и скорректируйте план (к примеру, переставьте приоритеты, поменяйте сроки и т.п.);

вообще всё идет не по плану — вернитесь в самое начало и пересмотрите цель, возможно, это лучшее решение в такой ситуации. Да, план придется при этом составлять заново.

На практике, естественно, ситуаций может быть много больше. Просто подумайте, какой из трех стандартных вариантов ближе к текущей ситуации, и выполните действия, которые этот вариант предусматривает.

Хочу добавить, что игнорирование именно этого этапа и является, на мой взгляд, основной причиной того, что у многих эта простая методика не работает.

На работе, многим проще работать так, как того требует руководство, но если руководитель вы — это совсем другое дело.

Приведу конкретный пример: вы поставили цель — занять достаточно большой сегмент рынка. Цель весьма амбициозная, и вы понимаете всю ее серьезность. Вы составили план (на квартал, или год, или даже несколько лет), в котором поставили задачу — увеличить доходы вашего предприятия до какого-то уровня. Вы понимаете, что для этого нужно расширить свои знания, получить навыки оптимизации производства, расширить или пересмотреть ассортимент, добиться значимых результатов в работе с партнерами. Ваше время на предстоящий месяц расписано в плане чуть ли не поминутно. С энтузиазмом вы приступаете к выполнению своих планов. Но через неделю–другую вы понимаете, что все идет немного не так, как вы планировали. Более того — вообще не так: вы занимаетесь чем угодно, но только не тем, что было у вас в плане. Вы понимаете это, но чем дальше, тем сложней становится себя заставлять следовать своему плану. Что происходит, вы спрашиваете себя? А происходит именно то, что было упомянуто: «занять рынок» не является искренней целью. Вам «хотелось бы заработать денег», а не «занять какой-то там рынок». «Если ты на самом деле чего-нибудь хочешь — вся вселенная будет тебе помогать», и никогда не возникнет проблема в том, что нужно заставлять себя. Подумайте над фразой: «Не могу себя заставить делать то, что очень сильно хочу делать».

Возможно, это как раз третий вариант — стоит выкинуть свой план, вернуться к целям, подумать и честно самому себе ответить на вопрос «А чего же я хочу на самом деле? Или что действительно нужно сделать?»

Данный пример наглядно показывает, как непонимание важности или сути мониторинга и действий, с ним связанных, приводит к тому, что цели не достигаются, планы не выполняются, а люди — разочаровываются в самом планировании, как действенной методике. И помните: «Если у вас нет целей и планов, значит вы — марионетка в планах других».