Стандартизация финансовых бизнес-процессов компании. С чего начать?

Перед руководством крупных предприятий, находящихся на пике своего развития, в процессе динамичной глобализации встает вопрос о необходимости стандартизации финансовых бизнес-процессов компании. Особенно это касается предприятий, имеющих разветвленную сеть дочерних организаций и филиалов, а тем более, если последние географически удалены от материнской компании.

Высшее руководство в определенный момент развития компании осознает, что необходим некий финансовый инструмент, который позволит стандартизировать и унифицировать финансовые бизнес-процессы и программное обеспечение на предприятии.

Система электронного документооборота

Целью проекта по разработке шаблона стандартной учетной системы является выбор и использование информационной системы, адаптированной под требования подразделений компании. Данный проект представляет собой набор процессов, которые разработаны и построены на общей платформе информационной системы с использованием технологий электронного документооборота для создания общекорпоративной финансовой основы, обеспечивающей использование точных и последовательных данных, а также контроль над ними.

В качестве информационной системы для будущей платформы компания может выбрать подходящую ERP-систему [1] посредством проведения тендерного отбора. На современном рынке высоких технологий представлено достаточное количество ERP-систем, среди которых определенной популярностью пользуются «1C:Предприятие», SAP, Scala, Oracle [3].

По завершении внедрения платформа послужит основой для успешного создания и других общекорпоративных приложений, например, хранилища данных. В качестве будущего информационного хранилища, например, при внедрении ERP – SAP, может использоваться удобный и мощный инструмент SAP BW.

Таким образом, ключевыми элементами стандартизации финансовых бизнес-процессов компании являются создание единой программной платформы и использование электронного оборота первичных документов и электронного архива. Проект по внедрению электронного оборота и архива первичных документов может быть выделен и реализован отдельно, однако целесообразно его начать во время или даже до внедрения единой информационной системы.

Настройки системы электронного документооборота позволят осуществить гибкую маршрутизацию документов и обеспечить возможность получения точной информации о местонахождении и степени обработки отправленных документов. В финансовом блоке компании это задача критически важна, но не всегда реализована. Использование электронного документооборота и архива способствует централизации учетной функции и позволяет вести учет на значительном расстоянии от места возникновения первичных документов и местонахождения заказчиков.

Этапы стандартизации финансовых бизнес-процессов

Итак, с чего же начать трудоемкий и сложный процесс по стандартизации финансовых бизнес-процессов?

Прежде всего, руководство должно определить, будет ли данная задача возложена на имеющихся сотрудников или же будет набран новый персонал, который в свою очередь будет либо штатным, либо работать по системе аутсорсинга. В данной ситуации наиболее правильным будет, несомненно, привлечение новых сотрудников, имеющих опыт руководства проектами по автоматизации и оптимизации использования ИТ-систем.

Тем не менее, конечно необходимо будет и привлечение сотрудников компании, которые при этом проработали уже достаточно продолжительное время. Задачей первых будет собственно организация всего процесса стандартизации, а вторых – качественное описание имеющегося положения дел на предприятии. В любом случае, будет ли создана рабочая группа или использован аутсорсинг, во внедрении проекта будут задействованы практически все сотрудники компании.

Основными этапами проекта по стандартизации и моделированию эффективных финансовых бизнес-процессов компании можно считать:

1) анализ существующих в компании или отдельных подразделениях бизнес-процессов (с разделением на основные и вспомогательные процессы), так называемый анализ «As Is» (состояние «как есть»);

2) определение неэффективных, неоптимальных или дублирующихся процессов, то есть выявление проблемных зон, возможных рисков и непроизводительных затрат;

3) разработку рекомендаций по оптимизации существующих бизнес-процессов;

4) проведение моделирования бизнес-процессов, то есть описание новых шаблонных бизнес-процессов, которые бы позволили ликвидировать существующие проблемные зоны. Данный анализ называется «To Be» (состояние «как должно быть»);

5) подготовку внутренних регламентов и должностных инструкций;

6) представление результатов проекта и сопоставление со стратегическими целями организации;

7) разработку плана внедрения представленных рекомендаций (бизнес-модели);

8) собственно внедрение изменений.

Рассмотрим все этапы более подробно.

Оптимизация и реинжиниринг

На первом этапе, в процессе проведения анализа, оптимизации или стандартизации деятельности финансового блока, компании необходимо иметь актуальную модель своих бизнес-процессов, отражающую его структуру и все процессы, происходящие в нем, а также финансовые, временные и другие ресурсные составляющие для каждого процесса.

Результатом второго этапа является наглядный материал для анализа происходящего в компании, который показывает проблемные зоны в ее деятельности, возможные риски и непроизводительные затраты, понесенные компанией вследствие дублирования функций и зон ответственности. Именно для построения такой модели и необходимо провести анализ бизнес-процессов и структуры компании. На данном этапе выбираются бизнес-процессы, требующие изменений. Для стандартизации возможно принятие решений как о проведении оптимизации выбранных бизнес-процессов, так и об их коренной перестройке – реинжиниринге.

Оптимизация – это сравнительно небольшие изменения, направленные на улучшение существующих бизнес-процессов. Оптимизация нужна, если в целом бизнес-процессы работают, не приносят больших проблем и потерь (не угрожают существованию предприятия), и, следовательно, нет потребности в коренных изменениях (реинжиниринге).

Реинжиниринг – коренная перестройка ключевых бизнес-процессов организации. Это полный отказ от существующих принципов организации ключевых бизнес-процессов и замена их на радикально новые. Цель реинжиниринга – резкое снижение стоимости бизнес-процессов, затрат времени их проведения, количества сотрудников, участвующих в них. При реинжиниринге обычно меняется и организационная структура компании, задачи ее подразделений. Реинжиниринг нужен в случаях, когда продолжение работы по существующим бизнес-процессам ведет к существенным финансовым потерям.

Внедрение изменений

После разработки рекомендаций по оптимизации/реинжинирингу существующих бизнес-процессов для стандартизации будущих бизнес-процессов формулируются некие шаблонные решения. Структура шаблонного решения может включать процессную и техническую части. Процессная состоит из схем бизнес-процессов и элементов бизнес-процессов (например, возможна реализация в ARIS). Техническая часть – это реализация процессной части в выбранной информационной системе.

Дальнейшее формирование регламентирующей документации включает в себя разработку регламентов процессов и процедур, должностных инструкций, положений о подразделениях и других шаблонных пользовательских документов, которыми будет руководствоваться рабочая группа при внедрении информационной системы. Необходимо уделить особое внимание качеству и доступности информации данных документов, так как ими будут пользоваться все сотрудники компании. Перегружать документы технической терминологией или усложнено описывать этапы процедур строго не рекомендуется.

Этап представления результатов проекта и сопоставление со стратегическими целями компании подразумевает контроль показателей, то есть возможность контролировать достижение запланированных значений показателей.

Непосредственное внедрение стандартного шаблона финансовых бизнес-процессов конечно должно подразумевать некую дату икс, начиная с которой предприятие работает полностью по новой схеме, согласно новой разработанной системе процессов.

Итак, с помощью внедрения проекта по стандартизации финансовых бизнес-процессов компании будет создано единое учетное пространство и полностью устранены риски со стороны внутреннего контроля. В результате будет достигнута гибкость и универсальность функций учета и отчетности, а также получен необходимый оптимизационный эффект.

[1] ERP-система (англ. Enterprise Resource Planning System – система планирования ресурсов предприятия) –интегрированная система на базе информационных технологий для управления внутренними и внешними ресурсами предприятия (значимые физические активы, финансовые, материально-технические и человеческие ресурсы). – Прим. ред.