Сравнительный анализ актуальных методологий проектного управления

Введение.

Актуальность темы обусловлена растущим спросом на эффективное управление проектами в современном бизнесе. Какой бы ни была отрасль или масштаб проекта, эффективное управление проектами является ключевым фактором успеха. В условиях быстро меняющейся экономической среды и постоянных изменений внутри компаний, методы проектного управления должны постоянно совершенствоваться и адаптироваться к новым вызовам и требованиям. Анализ актуальных методов проектного управления помогает выявить наиболее эффективные методы управления проектами, которые позволяют компаниям достигать более высоких результатов и конкурентных преимуществ на рынке. Обращаясь к истории, необходимо определить, что проектное управление берет свое начало еще в 1930-е года в Соединенных Штатах Америки. Развитие проектного управления неразрывно связано с трудами ученых, изучавших менеджмент, таких как Г. Гантта, А. Файоль, Ф. Тейлора [1, c. 11].

В отечественной истории зарождение проектного управления также произошло в 1930-е гг., когда начались процессы индустриализации. Теоретические основы проектного управления были заложены в нашей стране в период вплоть до 1960-х гг. Очевидно, что во времена СССР проектное управление не получило широкого распространения ввиду, во-первых, ввиду использования государственного плана, который ставил задачи по выполнению объемов производства, видов работ, определял финансирование, требуемое качество и перечень продукции, во-вторых, гораздо чаще использовалась практика функционального управления, когда высшее руководство управляло в рамках какой-то определенной функции (производство, финансирование и т.д.) низовыми функциями, то есть происходило управление по функциям.

В процессе множества преобразований, в том числе смены системы управления государством, переходом от плановой экономики к рыночной, проектное управление переросло из инструмента в полноценный метод управления и отдельную отрасль, которая позволяет реализовывать проекты разного масштаба для разных сфер экономики.

Хотя проектное управление развивается уже более века и имеет долгую историю в мировой и отечественной практике, в современном бизнесе все еще существует потребность в постоянном совершенствовании и адаптации методов управления проектами к изменяющимся требованиям и вызовам. При этом необходимо обратить внимание на существующие научные пробелы в этой области, чтобы определить потенциальные области для исследования и разработки новых методов проектного управления.

Научным пробелом в области методологий проектного управления остается вопрос об оптимальном сочетании методологий в зависимости от специфики проекта и его целей. В частности, необходимо продолжить исследования и разработки новых методов и подходов к проектному управлению, которые будут соответствовать современным вызовам и требованиям бизнеса. Также необходимо более глубоко исследовать применение новых технологий и инструментов в проектном управлении. Важно также изучать опыт и лучшие практики в проектном управлении, как в России, так и за рубежом, для того, чтобы совершенствовать существующие методы и находить новые эффективные подходы. Важно также изучить, какие методологии проектного управления лучше использовать для реализации проектов с разной степенью сложности, объема и степени новизны.

Научную новизну данной статьи составляет предложение нового подхода к выбору оптимальной методологии проектного управления, основанного на анализе характеристик проекта. Также будет проанализировано применение методологий проектного управления в условиях различных ограничений, включая финансовые, временные и человеческие ресурсы.

Целью данной работы является проведение анализа различных методологий проектного управления, выявление их преимуществ и недостатков в зависимости от специфики проекта, а также разработка рекомендаций по выбору оптимальной методологии для реализации конкретных проектов.

Авторская гипотеза данной статьи заключается в том, что оптимальный выбор методологии проектного управления зависит от специфики проекта и опыта команды проекта, а также от умения адаптироваться к различным условиям, в том числе к ограничениям по ресурсам и времени.

Для достижения поставленной цели и проверки авторской гипотезы в статье будет использован метод системного анализа. Будут проанализированы различные методологии проектного управления, их преимущества и недостатки, а также опыт их применения в различных проектах.

1. Традиционные методологии проектного управления.

На сегодняшний день существует свод правил и методологических основ по управлению проектами под названием «Project Management Body of Knowledge» (далее – PMBOK). Согласно данному Стандарту, термин «проект» представляет собой временное предприятие, направленное на создание уникальных товаров и услуг или результата [2, c.4]. «Управление проектами», согласно этому же источнику, представляет собой приложение знаний, умений, навыков, различных инструментов, применение методов к операциям проекта для удовлетворения необходимых требований проекта.

Помимо PMBOK, существует еще несколько наиболее известных зарубежных методологий в сфере проектного управления:

1. ICB (Individual Competence Baseline) IPMA –– основой данной методологии является определение критериев профессиональных компетенций персонала при проектном управлении [3, c.15];

2. P3M3 (Portfolio, Program and Project Management Maturity Model) – методология модели зрелости управления проектами [4, c.87];

3. PRINCE и PRINCE2 – два стандарта, где в первом описаны методологии для управляющих проектами, во втором – информация для вышестоящего руководства и инвесторов;

5. The APM Body of Knowledge – стандарт определяет необходимые профессиональные компетенции для менеджеров, участвующих в управлении проектами [5, c.17].

6. Waterfall – одна из первых методологий управления проекта разработанная в 1970 году. Методология представляет проект как поток, который поделён на несколько шагов. Каждый шаг необходимо последовательно выполнять друг за другом, в связи с чем проект выглядит полностью спланированным и лишается гибкости.

В международной практике разработкой методологий и рекомендаций по управлению проектами занимаются крупные компании и специалисты в сфере проектного управления. Так, например в Project Management Institute (PMI) было проведено исследование, связанное с применением стандартных методологий и практики в области управления проектами. Исследование проводил Э. Эндрюс руководитель исследовательских проектов компании, результаты исследования представлены на рис.1.

Рисунок 1 – Исследование в области использование стандартных методологий и практики в сфере управления проектами [7,c.85]

Представленные данные демонстрируют что компании, которые используют систему стандартов проектного управления на 24% больше закрывают проектов в рамках установленного бюджета. Также благодаря применению стандартов больше проектов завершается в срок, что показывает эффективность и результативность применение стандартов проектного управления.

В процессе своего развития современное проектное управление стало отличаться от традиционного проектного менеджмента. Если проектное управление это симбиоз уникальных методов и инструментов, который используется при реализации проекта, то проектный менеджмент включает в себя лишь совокупность действий, которые нацелены на достижение поставленных результатов. Для наглядности отличий, на рис. 2 представлено сравнение современного управления проектами и традиционного менеджмента.

Рисунок 2 – Сравнение традиционного менеджмента и проектного управления [8, c.78; 9, c.422]

Как можно заметить, представленное сравнение показывает широту современного проектного управления. Современное управление проектами требует формирования единых регламентов, которые позволят упорядочить процесс проектного управления.

Регламент проектного управления представляет собой внутренний документ, который определяет процесс реализации действий и применения инструментов в рамках проектного управления. Также он регламентирует процесс коммуникации персонала в рамках проектного управления. Регламент определяет не только технические инструменты, связанные с реализацией проекта, но и учитывает особенности сферы деятельности компании, в которой реализуется проектное управление.

В международных стандартах выделятся важная составляющая управления проектами, а именно жизненный цикл проекта. Жизненный цикл может подразделятся на несколько фаз [10, c.54]:

1. Инициативная (или начальная, определение проекта, разработка его концепции). Данная фаза включает в себя разработку внутренний регламентирующей документации, определение заинтересованных стороны (внутренних и внешних). Под заинтересованными сторонами понимаются организации и лица, чьи интересы затрагивает проект в ходе его реализации и после его завершения. Издержек нет, растут незначительно;

2. Планирование и организация проекта. Наиболее важный этап перед самой реализацией проекта. При планировании определяются цели проекта, происходит анализ внутренней и внешней среды реализации проекта. Составляется необходимый перечень работ для реализации проекта, формируется последовательный план действий для достижения цели, а также разрабатывается стратегия управления проектом. Издержки есть, растут в среднем темпе;

3. Реализация проекта. На основании сформированного плана работ происходит его выполнение. В ходе реализации проекта происходит контрольный мониторинг, который позволяет определить текущее состояние процесса реализации проекта. Издержки существенные, растут быстрыми темпами;

4. Завершение проекта. Окончательный этап проекта, подведение итогов, передача результатов проекта заказчику, приемка конечно результата проекта. Издержки средние, снижаются в конце проекта до 0.

Как ранее уже было отмечено, современное управление проектом является симбиозом между стандартами управления и информационными технологиями, которые позволяют грамотно управлять человеческими, материальными и финансовыми ресурсами. В процессе развития подходов к проектному управлению было создано насколько вариантов программного обеспечения, которое позволяет планировать и контролировать задачи проекта, его стоимость, выполнение поставленных задач. Большинство программ стандартизированы и имеют общие задачи:

1. Планирование проекта. В планирование включается построение плана-графика выполнения работ, расчет времени на выполнение необходимых задач, сортировка задач и построение диаграмм Ганта (методология – Waterfall);

2. Управление информацией по проекту. Данная задача заключается в анализе хода реализации проекта, выполнении задач, загруженности специалистов, возможных рисков и их предупреждение;

3. Управление командой проекта. Данная задача позволяет налаживать коммуникацию в проекте, определяет текущие задачи, фиксирует проблемы, выявляет риски проекта, способствует взаимодействию при обсуждении вопросов и текущих проблем и т.д.

2. Современные методы проектного управления.

Гибкая методология управления проектом (Agile Project Management) включает несколько итеративных фаз (спринтов). Каждая фаза определяет свои типы задачи и конечный продукт, что значительно повышает качество проекта и общий результат. Часто используемой сферой применения данной методологии управления проектом является разработка программного обеспечения. Она может быть использована и в области графического дизайна. Но если требуется выдержать четко заданные параметры проекта или требования, применение такой методологии затруднено [15, c.89].

Scrum-мастер. Scrum – это фреймворк для разработки поставки и поддержки комплексных продуктов. Основа Scrum это скрам-команда (рис. 3) [16, c.952].

Рисунок 3 – Три роли Scrum - команды [Составлено автором]

Методология быстрой разработки приложений (Rapid Application Development) необходимая для быстрого и качественного создания приложений и способствующая улучшению качественных характеристик проекта, включает следующие стадии: планирование, проектирование, быстрое конструирование, переключение.

Стоит отметить, что на сегодняшний день, высокой популярностью пользуется гибридная методология, которая включает в себя соединение нескольких методологий (например: Waterfall и Agile). Взаимосвязь двух методологий позволяет четко спланировать все этапы проекта (Waterfall), при этом проект будет иметь гибкость к возможным изменениям (Agile).

Метод критического пути (Critical Path Method). Данная методология предполагает сбор информации о всех действия в рамках проекта. После этого, необходимо построение взаимосвязи между действиями в проекте, что в дальнейшем может показать потребность в дополнительных действиях для определённых взаимосвязанных цепочек. Хоть метод и считается современным, но не обладает нужной гибкостью на уровне Agile. Однако данный метод направлен на четкое планирование с подробной расстановкой приоритетов проекте.

Метод критической цепи (Critical Chain Project Managment). Данная методология направлена на точное определение результатов проекта, от которого определяются все шаги в проекте. При этом на каждом шаге реализации определяется необходимое количество ресурсов (финансовых, человеческих и т.д.). Такая методология точно позволяет спланировать необходимые затраты на ресурсы, однако при применение данной методологии могут сдвинутся сроки реализации проекта из-за закладки буферного времени.

3. Инструменты проектного управления.

На сегодняшний день наиболее успешно в рамках проектного управления применяются следующие программы: MS Project, Primavera, Project Expert [11, c. 36], а также Jira [20, c.3] и Asana [21, c.4]

Microsoft Office Project – данная программа позволяет как в удаленном формате, так и совместно проводить работу над проектом за счет облачного хранилища информации. Программа позволяет осуществлять контроль за выполнением задач, при этом обладает наиболее высокой информационной «прозрачностью», предлагает усовершенствованную отчетность и тем самым позволяет экономить финансовые ресурсы;

Primavera – представляет собой систему управления, работающую по сформированным корпоративным шаблонам. Удобство программы заключается в возможности формирования сетевых планов-графиков, умении строить прогнозы, касающиеся реализации проекта, а также интегрировать систему управления проектом в другие корпоративные информационные системы;

Project Expert – данная программа крайне удобная для коммуникации со спонсорами и инвесторами проекта. Программа имеет расширенный функционал по формированию отчётности о результатах проекта, использованию материальных и финансовых ресурсов, предоставленных инвесторами. Также программа позволяет строить модели определённых частей проекта, проектов определённого масштаба и отдельных отраслей. Дополнительно программа позволяет формировать прогнозы финансовой части проекта, проводить его оценку.

Jira - это программное обеспечение, которое обычно используется для управления проектами Agile в области разработки программного обеспечения. Представляет собой платформу для управления проектами и задачами, разработанный компанией Atlassian. Jira используется для отслеживания задач, багов, ошибок и изменений в проектах, которые выполняются командами разработчиков программного обеспечения и IT-специалистами. Jira является одним из самых популярных инструментов управления проектами в области разработки программного обеспечения и IT-отрасли. Он предоставляет богатый набор функций для управления проектами и задачами, что позволяет улучшить производительность, повысить качество работы и ускорить процесс разработки программного обеспечения.

Asana - это программный продукт, представляющий собой облачную платформу для управления проектами и задачами. Он предназначен для организации работы и упорядочивания процессов в команде, позволяет создавать и назначать задачи, устанавливать приоритеты, отслеживать прогресс выполнения работ, делиться файлами и комментариями. Asana была разработана для повышения эффективности работы в команде и улучшения коммуникации между ее участниками, позволяет легко контролировать ход проекта и управлять временем, что особенно важно в условиях быстрого развития технологий и повышения требований к скорости выполнения задач.

Что касается российских программ управления, то стоит отметить, что на сегодняшний день компания 1С разработала несколько продуктов, позволяющих автоматизировать проектное управление: 1С: Управление проектным офисом, 1С: Управление проектной организацией, 1С: Девелопмент и управление недвижимостью [11, c. 36].

Таким образом, можно отметить, что использование информационных технологий позволяет упорядочить и автоматизировать процесс управления проектами. Так, множество компаний (например, AT&T, Boeing, HewlettPackard, IBM) проводили внутренние исследования, связанные с измерением влияния на показатели компании применения проектного управления, автоматизацией проектных процессов (рис. 3).

Рисунок 3 – Результат внедрения и автоматизации проектного управления, сокращение в среднем, в % [12, c. 86]

Представленные данные наглядно демонстрируют важность применение проектного управления в рамках современной организации. На основании данных IPMA, на сегодняшний день использование методов проектного управления сокращаются затраты финансовых ресурсов на 15-20%, а затраты времени на 20-30% [19]. При этом, на основании зарубежных исследований, использование проектного управления позволяет лучше оценивать сроки проекта и более эффективно использовать ресурсы. Наиболее высок уровень внедрения проектных инструментов в области ИТ, банковских, финансовых услуг, бухгалтерского учета и строительства [13]. Однако в России только в 2% случаях используются инструменты проектного управления [18, c. 53] (рис.4).

Рисунок 4 – Сравнение использования инструментов проектного управления, в % [Составлено автором]

Представленные данные демонстрируют то, что на сегодняшний день в России нет полноценного понимания важности применения методологий проектного управления. Как показывает практика статистических исследований, множество компаний не понимают ценностей проектного управления. Внедрение современных информационных систем может оказать большой эффект на экономическое положение компаний [14, c.5]. На основании этого эксперты прогнозируют повышение эффективности управление национальной и региональной экономики за счет проектного управления [17, c. 455].

Вывод. Подводя итоги, следует отметить, что в ходе исследования было определено, что проект – это временное предприятие, нацеленное на создание уникального продукта или услуги при ограниченных ресурсных (финансовых, временных и т.д.) возможностях.

В ходе проведения анализа, можно рекомендовать применять методологии проектного управления в симбиозе. Для улучшения реализации проекта стоит использовать как современные методы проектного управления, так и традиционные.

Одной из выявленных проблем является то, что в России использование проектного управления все еще недостаточно распространено, и его применение ограничено наиболее развитыми отраслями, такими как ИТ, банковские и финансовые услуги, бухгалтерский учет и строительство. Это указывает на значительный потенциал для улучшения результативности и эффективности в других отраслях и компаниях, которые пока еще не приняли на вооружение проектное управление. Исходя из этого, компаниям стоит пересмотреть политики в отношении инструментов проектного управления, для этого необходимо привлекать высококвалифицированных специалистов, которые смогут внедрить в компанию как новые, так и традиционные методологии проектного управления.

Среди инструментов проектного управления, которые были рассмотрены в статье, особое место занимают программные продукты, такие как MS Project, Primavera, Project Expert, Jira, Asana. Эти программы позволяют управлять проектом на более продвинутом уровне и эффективно использовать ресурсы проекта. Важно отметить, что эти программные продукты могут быть сложны в использовании и требуют специальных знаний и навыков. Однако, при правильном использовании они могут значительно упростить процесс управления проектом и повысить его эффективность. Таким образом, MS Project, Primavera, Project Expert, Jira, Asana являются полезными инструментами для управления проектами и могут помочь командам проектов достигать поставленных целей. Однако, для эффективного использования этих инструментов необходимо иметь специальные знания и навыки, а также принимать во внимание специфику проекта.

Современная методология проектного управления лежит в симбиозе разработанных международных стандартов и применения информационных технологий, которые позволяют автоматизировать и систематизировать процесс проектного управления. Современные методы автоматизированного проектного управления позволяют учесть особенности отрасли проекта, что дает возможность совершенствовать и улучшать методику управления под конкретный проект в конкретной отрасли.