Информация для управления организацией: роль и проблемы формирования

Информация – уникальная категория, характерная для всех направлений науки, для всех сфер практической деятельности и в целом для окружающего нас мира. Уникальность информации проявляется в ее свойствах безграничности, своеобразности, наличия, значимости, в одновременном проявлении ее субъективности и объективности. Она является предметом и результатом исследования, не имеет ярко выраженной формы конечного использования, характеризуется большой массовостью и объемностью.

Информация, являясь абстрактным понятием, отражает свойства материального объекта и не может возникнуть из ничего. Это единственный вид ресурсов, который в процессе исторического развития не только не истощается, а постоянно увеличивается и совершенствуется. Общеизвестно, что информация – понятие весьма широкое и емкое по смыслу и занимает центральное место в различных науках: философии, физике, информатике, экономике, управлении, психологии и др.

Роль информации в управлении организацией

Значение информации для системы управления организацией трудно переоценить, поскольку информация образуется вследствие управления, а управление является следствием информации. Следовательно, без информации нет управления, без управления нет информации. Результативность управления организацией в значительной степени определяется уровнем организации процесса управления и качественными характеристиками его информационного обеспечения [6]. Владение информацией и ее адекватное восприятие и понимание – залог успеха большинства даже самых рискованных организаций [9]. С.И. Крылов отмечает: «…повышение эффективности стратегического управления в непростых условиях современной рыночной экономики требует совершенствования его информационно-аналитического обеспечения…» [7].

Известный ученый П. Друкер, работы которого в области управления являются хрестоматийными, утверждает, что «для успешного выполнения функций в будущем руководителям необходима целостная информационная система, отвечающая стратегии, а не отдельные инструменты, использовавшиеся до сих пор главным образом для описания прошлых событий» [2].

Эффективность системы управления организацией находится в прямой зависимости от объема информации, ее качества и целевого использования. Как отмечает Б.З. Мильнер, «…для того чтобы использовать информацию результативно, надо научиться накапливать, обобщать и овладевать ею. И, разумеется, в будущем необходимо соединить или как минимум сделать совместными две информационные системы – старые учетные системы и новые информационные системы для управления» [9]. Проблема информационного обеспечения системы управления организацией исторически актуальна [1].

Наличие связи между результативностью деятельности организации и эффективной информационной областью ее системы управления бесспорно. Совершенствование системы управления организацией связано с модернизацией информационных систем, что и определяет первостепенное значение информации. Информационная область системы управления организацией имеет сложную структуру. В связи с существенными изменениями процессов движения информации принципиально меняется и управленческая деятельность.

Проблемы формирования информации для целей управления

Основное назначение информационной области системы управления заключается в обеспечении информацией, необходимой для решения задач управления и принятия управленческих решений. В данном контексте речь идет не об информационных технологиях, поскольку они являются только поставщиками данных и сведений, а не источниками информации для целей управления. Информационные технологии не решают управленческих проблем и не предлагают новых информационных концепций для целей управления. Следует констатировать, что большинство руководителей организаций только начинают понимать, как использовать информацию в качестве инструмента управления.

Информация для целей управления формируется во внутренней среде организации, поскольку управление организацией осуществляется на основе информации, большая часть которой поставляется системой бухгалтерского учета, включающей финансовый учет, управленческий учет и налоговый учет. Данные, не относящиеся непосредственно к учетным системам, но привлеченные в их состав, расширяют границы сбора, обработки и использования информации для принятия соответствующих управленческих решений. Информация, формируемая в бухгалтерской системе, обладает уникальными качествами и на ее долю приходится большая часть информации о состоянии организации. Система бухгалтерского финансового учета характеризуется сплошным наблюдением при получении данных, непрерывностью и взаимосвязанностью при отражении хозяйственных операций, подлежащих учету. Отличительной особенностью учетно-аналитической информации является юридическая полноценность получаемой информации, основанная на документальном подтверждении каждой отражаемой хозяйственной операции.

Необходимо признать, что бухгалтерский учет не может удовлетворить абсолютно все информационные запросы системы управления организацией, однако потенциальная информационная его емкость весьма высока по сравнению с любыми другими источниками информации. Кроме того, информационная база в финансовом учете, управленческом учете, налоговом учете генерирована таким образом, что определенные информационные сегменты ориентированы на конкретные группы пользователей. Раскрытие методологических и организационных аспектов исследования функциональных компонентов информационной области управления организацией в контексте их информационных возможностей представлено в работах [3, 4, 5, 8].

Решение проблем информационного обеспечения системы управления организацией должно быть комплексным, включающим все учетные системы [11] и основываться на теоретических и организационных аспектах модели управления организацией. Вследствие этого предлагаем информацию для целей управления организацией формировать в интегрированной учетно-аналитической системе, включающей бухгалтерский финансовый учет, бухгалтерскую финансовую отчетность, финансовый анализ, бухгалтерский управленческий учет, бухгалтерскую управленческую отчетность, управленческий анализ, бухгалтерский налоговый учет, налоговый анализ.

Интегрирование компонентов бухгалтерских систем

Интегрирование компонентов бухгалтерских систем обусловлено наличием большинства тождественности их концептуальных положений. Как доказательство обоснованности интегрирования компонентов бухгалтерской финансовой учетно-аналитической системы (БФУАС), бухгалтерской управленческой учетно-аналитической системы (БУУАС), бухгалтерской налоговой учетно-аналитической системы (БНУАС) в таблице приведем систематизацию концептуальных положений с определением их соответствия бухгалтерским системам.

Таблица

Систематизация концептуальных положений бухгалтерских

учетно-аналитических систем

С определенной долей условности можно констатировать, что совпадение концептуальных положений бухгалтерских учетно-аналитических систем как основных составляет от 60–65%, на дополнительные составляющие приходится от 25–30%, доля индивидуальности концептуальных положений каждой бухгалтерской системы варьирует от 5–10%. Вышеприведенные утверждения обоснуем в теоретическом аспекте посредством проведения сравнительной характеристики рассматриваемых бухгалтерских систем.

Бухгалтерская финансовая учетно-аналитическая система представляет собой систему сбора, регистрации и обобщения информации об имуществе, обязательствах организации и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций для формирования отчетности, финансового анализа и иных целей [3]. Наличие бухгалтерской финансовой системы присуще всем организациям вследствие обязательности ведения бухгалтерского финансового учета в соответствии с нормативным регулированием.

Наличие бухгалтерской управленческой учетно-аналитической системы в организациях не обязательно. Она формируется в тех аспектах, которые необходимы для руководства и представляет собой систему измерения, накопления, анализа, подготовки и представления информации, на основании которой субъектами управления принимаются оптимальные управленческие решения [5].

Бухгалтерскую налоговую учетно-аналитическую систему следует определять как систему измерения, накопления, обобщения, подготовки и представления информации для определения налоговой базы по налогам и сборам, налогового планирования и налогового анализа [4]. Сбор и регистрация информации путем ее документирования осуществляется в бухгалтерской финансовой системе, поскольку ее основными этапами являются сбор, регистрация и обобщения информации. Следовательно, при всех различиях бухгалтерская налоговая система и бухгалтерская финансовая система не могут существовать независимо друг от друга, поскольку их общей базой являются данные первичных учетных документов, которыми оформляются финансово-хозяйственные операции организации.

Исходя из содержательного анализа определений бухгалтерских систем, можно сделать вывод, что информационная база рассматриваемых систем едина. Отличие состоит в способах и приемах группировки, систематизации, обработки этой информации в соответствии с конкретными целями, которые определяются интересами пользователей информации.

Пользователи информации

Бухгалтерская финансовая учетно-аналитическая система, цель которой заключается в обеспечении единообразного учета имущества, обязательств и хозяйственных операций организации, формировании и представлении сопоставимой и достоверной учетно-аналитической информации об имущественном и финансовом положении организации, необходимой пользователям финансовой отчетности, в основном ориентирована на внешних пользователей.

Информация бухгалтерской управленческой учетно-аналитической системы предназначена для руководителей организации разного уровня полномочий и ответственности, что и определяет ее цель – предоставление субъектам управления полного комплекса фактических, плановых и прогнозных данных о деятельности организации как экономической и производственной единицы в целом и в разрезе функциональных подразделений для обеспечения возможности принимать оптимальные управленческие решения.

Пользователями информации, формируемой в бухгалтерской налоговой учетно-аналитической системе, являются и внутренние, и внешние. Данные учетно-аналитической системы внутренними пользователями используются, прежде всего, для целей оптимизации налогообложения. Внешними пользователями информации являются, в первую очередь, налоговые органы, которые производят оценку правильности формирования налоговой базы, налоговых расчетов, осуществляют контроль за поступлением налогов в бюджет. С учетом потребностей пользователей целью бухгалтерской налоговой системы является формирование полной и достоверной информации о суммах доходов и расходов, определяющих размер налоговой базы, а также обеспечение информацией пользователей для контроля и анализа за правильностью, полнотой и своевременностью исчисления и уплаты в бюджет налогов и сборов.

Таким образом, каждая группа пользователей, преследуя свои интересы, предъявляет к учетно-аналитической информации определенные требования. Следовательно, одним из аспектов построения интегрированной учетно-аналитической системы для целей управления организацией является следствие компромисса интересов участников хозяйственных процессов.

Раскрытие целей бухгалтерских систем осуществляется посредством решения задач, стоящих перед указанными системами. Не останавливаясь на содержании задач, решаемых бухгалтерскими системами, отметим, что их сравнение позволяет сделать вывод: подходы к раскрытию целей бухгалтерских учетно-аналитических систем практически одинаковы.

С позиции теории и практики управления общим для бухгалтерских систем организации является предмет – в общетеоретическом контексте представляющий собой процессы производственно-хозяйственной деятельности организации. Раскрытие предмета бухгалтерских учетно-аналитических систем осуществляется посредством изучения их объектов.

К объектам бухгалтерской финансовой системы относятся имущество организации, ее обязательства и хозяйственные операции, осуществляемые организацией в процессе деятельности, социально-экономическая эффективность функционирования организации. Иными словами, основными объектами являются такие важнейшие экономические категории как активы, доходы, расходы, характеризующие финансовое состояние и финансовые результаты деятельности организации. Данные объекты в полной мере являются и объектами бухгалтерской управленческой системы. Это вытекает из определения ее объектов в экономической литературе в широком понимании как «производственные ресурсы и хозяйственные операции», в более узком понимании как «затраты и доходы». В то же время налоговые платежи имеют в своей основе такие экономические категории, как доходы, расходы, активы, прибыль, поскольку объектами бухгалтерской налоговой системы являются операции по реализации товаров (работ, услуг), имущество, прибыль, доход.

Следовательно, можно сделать вывод, что объекты бухгалтерских учетно-аналитических систем в определенной степени совпадают, что закономерно, поскольку достоверность бухгалтерской финансовой информации об объектах обеспечивает достоверность формируемого объекта налогообложения, что является очередным подтверждением наличия основы интеграции бухгалтерских систем посредством управления расходами, доходами и результатами через влияние как на расходы, так и на доходы.

Основным внутренним документом, определяющим порядок учета объектов, является учетная политика. Организациям разрешается формировать единую учетную политику, что является косвенным подтверждением наличия объединяющих признаков для интеграции бухгалтерских учетно-аналитических систем.

Тождественность объектов бухгалтерских систем (с определенной долей условности) порождает в определенной мере и единство методов их исследования. В общетеоретическом смысле метод представляет собой совокупность приемов и способов, посредством которых познаются предмет и объекты бухгалтерских систем. Общими элементами метода для бухгалтерских учетно-аналитических систем являются документация, инвентаризация, оценка, калькуляция, система счетов, двойная запись, методы экономического анализа. Однако различие целей и задач, решаемых каждой из рассматриваемых учетно-аналитических систем, обуславливает необходимость различий в группировке объектов, вызванной различными требованиями к детализации информации о них, что обуславливает наличие специфичных для каждой системы элементов метода.

Поскольку бухгалтерские учетно-аналитические системы в целом представляют собой органичный компонент информационной области модели управления, ведутся в одном временном периоде, можно предположить, что организуются они на тождественных принципах: научность, системность, имущественная обособленность, непрерывность, последовательность, временная определенность.

Выводы

Таким образом, сравнительный анализ позволяет сделать вывод, что основа интеграции бухгалтерских учетно-аналитических систем для целей управления организацией объективно существует. Наиболее важной чертой, объединяющей рассматриваемые бухгалтерские учетно-аналитические системы, является то, что их информация используется для принятия решений на разных уровнях управления.