Этапы подготовки и использования системы бюджетного управления на строительном предприятии

Процесс подготовки бюджетного управления на генподрядном строительном предприятии формируется исходя из специфических особенностей деятельности и отрасли, в которой работает предприятие, а также с учетом общего порядка формирования бюджета предприятий. Основные этапы бюджетного управления можно классифицировать следующим образом:

Подготовительно-организационный этап (этап целеполагания)

Здесь первоочередной задачей является формирование, а в случае наличия пересмотр организационной структуры предприятия в соответствии с функциональным назначением. Для организации учета затрат необходимо принятие дополнительных управленческих решений, которые позволили бы производить корректный учет работы подразделений, сохраняя принцип минимизации издержек на осуществление этого учета. Подразделение, отвечающее за производство строительно-монтажных работ, является центром затрат, который должен входить в более емкую структуру – центр финансовой ответственности по продуктовому принципу.

На этом же этапе начинается бюджетная компания.

Первым регламентным документом бюджетной компании является утвержденный регламент бюджетного процесса. Частью регламента или отдельным документом может быть положение о бюджетном процессе, которое определяет принципы бюджетной политики генподрядного строительного предприятия, нормативную базу для участников бюджетного процесса, центры ответственности, степень и виды ответственности подразделений.

Этап составления бюджета (планирование)

Цель этого этапа – утверждение основного бюджета генподрядного строительного предприятия, установление контрольных показателей для предприятия в целом и для отдельных центров финансовой ответственности. Основополагающие бюджеты, без которых основной бюджет предприятия не будет соответствовать принципу целостности и точности, могут быть сформированы в следующем порядке:

1. Бюджет продаж.

2. Бюджет производства.

3. Бюджет материальных затрат.

4. Бюджет расходов на оплату труда.

5. Бюджет производственных затрат.

6. Бюджет общепроизводственных расходов.

7. Бюджет общехозяйственных расходов.

8. Бюджет запасов.

9. Финансовый бюджет.

10. Инвестиционный бюджет.

11. Бюджет доходов и расходов.

12. Бюджет движения денежных средств.

13. Бюджет по балансовому листу.

Первый шаг разработки бюджета предприятия – формирование бюджета продаж. Бюджет продаж генподрядного строительного предприятия составляется на основании:

– твёрдых договорных цен по заключенным договорам;

– предполагаемых цен, если договорная цена по договору не является твёрдой;

– расчетных цен, если предприятие собирается участвовать в тендере или аукционе.

Следующим шагом на этапе планирования является составление и утверждение бюджета производ ства. Расчет этого бюджета должен учитывать запланированные объёмы продаж и их соотношение с производственными мощностями предприятия.

Производственный бюджет

Очень важным бюджетом является бюджет совокупных производственных затрат, который должен быть сгенерирован из отдельных бюджетов по видам затрат (бюджета материальных затрат, бюджета расходов на оплату труда, бюджета на услуги по предоставлению спецтехники и строительных механизмов, бюджета на прочие услуги). Показатели, включаемые в данные бюджеты, должны быть ограничены производственными нормами самого предприятия, сметными нормами, принятыми в строительстве, определяющими ограниченный круг основных видов затрат, а именно зарплату основного производственного персонала (без начисления налогов на заработную плату), услуги на эксплуатацию строительных механизмов и машин, материалы.

Определяя нормируемую сметой величину затрат по их видам, необходимо найти те статьи затрат, которые бы по смыслу регламентировались этой нормой. При этом каждая сметная величина затрат должна быть разделена на подстатьи затрат, учтенные, например, в процентном соотношении на основании данных управленческого и бухгалтерского учетов. Очевидно, что не все нормируемые сметными расценками затраты, могут быть распределены на дополнительные виды подстатей затрат, так как все сметные базы, разработанные на современном этапе, основаны на Единичных нормах и расценках, разработанных, начиная с 1984 года.

В то время технология производства строительно-монтажных работ предусматривала использование строительной техники отечественного производства, что и было заложено в сметные нормативы, а сегодня в строительном процессе задействованы более производительные импортные машины.

Их работа ценится дороже, а количество машино-часов, необходимых для производства работ, сократилось. Однако никакой корректировки, учитывающей это изменение времени, в нормах произведено не было.

Назначение бюджета общепроизводственных расходов состоит в определении части условно-постоянных издержек, необходимых для производства запланированного объёма продукции. В состав таких расходов обычно включаются различные виды так называемых общецеховых расходов (для производственных структур) либо расходов структурного подразделения или бизнеса (для непроизводственных структур).

Очень важным является бюджет общехозяйственных расходов. В нём должны быть отражены все статьи постоянных затрат, каждая из которых рассчитывается отдельным калькулируемым документом.

Этот бюджет является одним из главных, так как его баланс определяет точку безубыточности бизнеса предприятия в целом.

Большое значение для составления данного бюджета имеет определение базы распределения накладных (косвенных) расходов, которая может основываться на принципах бухгалтерского учета и в этом случае будет единой для всего предприятия. Для целей управленческого учета должны иметься собственные нормативные значения для распределения.

Разработка бюджета запасов предусматривает выявление объемов незавершенного производства, то есть объёмов выполненных, но не подтвержденных заказчиком работ, объёмов неизрасходованных товарно-материальных ценностей (для чего должна быть проведена инвентаризация).

Финальными бюджетами, которые определяют контрольные показатели планирования, являются финансовые бюджеты: бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств и бюджет по балансовому листу.

Данные, рассчитанные ранее в бюджете продаж и сводном бюджете производства, бюджетах общепроизводственных и общехозяйственных затрат, аккумулируются в бюджет доходов и расходов, из которого в свою очередь все доходы и расходы с учетом условий и сроков оплаты переходят в бюджет движения денежных средств.

Этап прогнозирования деятельности

На этом этапе проводится анализ полученных результатов первоначального расчета и осуществляется принятие решений об окончательном варианте рабочего бюджета предприятия.

Очевидно, что этот этап в бюджетной компании является одним из самых ответственных. На нем принимаются в окончательном варианте основные ключевые показатели деятельности предприятия, которые должны быть достигнуты по окончании бюджетного периода. Основой для принятия такого рода решений является вариант рассчитанного бюджета (бюджета доходов и расходов и бюджета движения денежных средств), информация из которого дает первое необходимое представление о рентабельности и ликвидности деятельности предприятия на следующий бюджетный период. Если плановые величины не удовлетворяют поставленным руководством предприятия целям, то бюджет дорабатывается.

Этап анализа исполнения бюджета и принятия управленческих решений

В процессе анализа определяются отклонения фактических финансовых показателей от плановых, выявляются причины этих отклонений, вырабатываются и принимаются управленческие решения, позволяющие скорректировать негативную ситуацию.

Одним из наиболее распространенных методов анализа является сравнение, основными разновидностями которого служат:

– сравнение с планом;

– сравнение с прошлым;

– сравнение с лучшим;

– сравнение со средними данными.

Сравнение с планом выполняется при условии сопоставимости данных, то есть одинаковости плановых и отчетных показателей по содержанию, структуре и по объектам. С точки зрения обеспечения сопоставимости данных незаменимым и исключительно удобным инструментом служит управленческий учет.

Сравнение с прошлым в отсутствие бюджетного управления применяется еще более широко, но обеспечение сопоставимости становится сложной проблемой в силу изменения структуры бизнеса, сдвигов внутри структуры реализации продуктов производства, цен и ценообразования. По этим причинам сравнение с прошлым предполагается дополнять факторным анализом причин, вызвавших отклонения.

Сравнение с «лучшим» дает ориентир на будущее. В качестве «лучшего» обычно выступают генподрядные предприятия-аналоги, использующие более прогрессивные источники сырья и технологии.

Сравнение со средним должно проводиться только по однородным группам продуктов. Возможно также сравнение со средними показателями по отрасли.

Наиболее распространенным в бюджетном управлении является метод анализа отклонений, так как именно на нем основывается принятие управленческих решений на 4-м этапе этого процесса.

Суть данного вида анализа заключается в определении разницы между двумя значениями бюджетных показателей, причем значения могут браться в самых разнообразных разрезах хозяйственной деятельности в зависимости от решаемой задачи.

Частный, но самый распространенный случай анализа отклонений – план-фактный анализ, цель которого заключается в определении абсолютных и относительных отклонений фактических значений от плановых для того, чтобы определить, насколько значительны эти отклонения, оценить степень выполнения плана.

Факторный анализ также является одним из часто применяемых. При проведении этого вида анализа выявляются факторы, от которых зависит уровень анализируемого показателя; формируется аналитическое выражение зависимости между факторами и результирующим показателем; рассчитывается степень отклонения результирующего показателя от базового значения в результате влияния каждого из выявленных факторов; выполняется ранжирование факторов по степени их фактического влияния на результирующий показатель в анализируемом периоде и по степени их подконтрольности персоналу компании. Полученный ранжированный перечень является основой для выявления резервов предприятия и принятия соответствующих управленческих решений.

Вывод

Результаты всех рассмотренных методов анализа являются основным материалом для адекватной оценки результатов деятельности предприятия.

Если выявленные отклонения не оказали отрицательного влияния на величину прибыли или их влияние не превышает ранее утвержденного допустимого значения, то основной бюджет предприятия считается выполненным.

Полное, качественное и своевременное выполнение всех процедур на каждом из рассмотренных этапов представляет собой самое главное из необходимых условий, обеспечивающих эффективность системы бюджетного управления и финансового менеджмента в целом.