Повышение эффективности формирования сводной отчётности коммерческого банка

Продолжим рассмотрение методов получения, хранения и обработки информационных ресурсов в кредитных организациях.

Методы доставки внешней информации могут быть осуществлены:

а) посредством курьера (информация на бумажных и электронных носителях);

б) с помощью почтовых отправлений (бумажные носители информации);

в) через электронную почту ЦБ РФ (данные передаются в электронном виде).

А. Схемы информационного обмена коммерческого банка с ЦБ РФ (внешние информационные ресурсы)

Данные на бумажных и электронных носителях с помощью курьера и почты поступают в Управление делами банка, где происходит распределение доставленных информационных ресурсов по подразделениям.

В подразделении сводной отчётности информация переводится на жесткий бумажный носитель, анализируется и архивируется.

В подразделения, отвечающие за информационный обмен с ЦБ (подразделения автоматизации), информационные ресурсы в электронном виде поступают из ЦБ РФ по электронной почте.

Электронная почта ‑ слабо интегрированное программное обеспечение с ограниченными возможностями автоматизации процесса преобразования полученной информации. Данное программное обеспечение, поставляемое Центральным Банком РФ, предназначено для организации обмена данными между коммерческими банками и ЦБ РФ. Программное обеспечение поставляется в подразделение банка, занимающееся его сопровождением, которое инсталлируют полученные программные продукты и обучает работе с ними сотрудников подразделения сводной отчётности. Информационный обмен осуществляется вручную с использованием средств вычислительной техники, национальных и региональных средств связи. Поступающие информационные ресурсы (информирующего, нормативного, правового характера) передаются в электронном виде в подразделения сводной отчётности.

Программные продукты подлежат архивированию на серверах банка. При этом с сожалением следует констатировать, что данные с Web сервера ЦБ РФ коммерческими банками практически не используются.

Сегодня становится очевидным, что отсутствие в коммерческих банках единого подразделения, занимающегося анализом и обработкой информации, поступающей из ЦБ, а так же явно недостаточное использование Web ресурса, является основной причиной временных задержек в информационном обмене Банк <=> ЦБ РФ.

Методы получения, хранения и обработки внутренней информации решают проблему представления филиалами банков электронных документов необходимого содержания и формата посредством корпоративной электронной почты (в качестве транспортной среды часто выступает сеть Интернет) подразделению автоматизации. Последнее в свою очередь передает информацию подразделению сводной отчётности, которое преобразует ее в строго определённый формат и при необходимости полученные отчётные документы переводит на бумажные носители, копии которых остаются в архиве банка. Ответственным подразделением оригиналы направляются с курьером и/или по электронной почте в ЦБ РФ.

Б. Схема информационного обмена между филиалами и подразделением сводной отчётности (внутренние информационные ресурсы)

Как видно, в этом случае имеется одно совершенно ненужное звено в информационной цепи ‑ подразделение автоматизации. Наличие этого звена существенно увеличивает время прохождения документов между филиалами и подразделением сводной отчётности коммерческого банка.

В. Схема оптимального получения, хранения и обработки внешних информационных ресурсов

В соответствии с данной схемой в информационный документооборот вводится новое подразделение, на которое возложены функции анализа и обработки полученных информационных ресурсов, добавлен новый информационный источник, а также введен компонент “Информационная база данных”, позволяющий практически в режиме реального времени проводить поиск и обработку полученной информации, а также обеспечивающее длительное хранение как первичной, так и обработанной информации. Помимо этого предложенная схема сделает доступной отчётные данные и информацию ЦБ РФ другим нуждающимся в них подразделениям коммерческого банка.

На основании анализа вышеизложенных данных можно предложить следующее оптимальное решение обработки внутренних информационных потоков.

Г. Оптимальная схема информационного обмена между филиалами

и подразделением сводной отчётности (внутренние информационные ресурсы)

В данном случае из цепочки информационного документооборота исключено звено ‑ подразделение автоматизации и добавлен элемент “Информационная база данных”.

Обновлённые схемы информационного обмена существенно ускоряют процесс обработки информации, снижают временные затраты на формирование отчётных документов и представление их в ЦБ РФ.

Персонал для эффективного внедрения и использования информационной системы

В настоящее время получением, обработкой и хранением информационных ресурсов, как внутренних так и внешних, занимаются различные подразделения коммерческого банка: подразделения автоматизации, подразделения, сопровождающие программное обеспечение, управление делами, курьерская служба, подразделения сводной отчётности.

Должностные обязанности сотрудников данных подразделений часто напрямую не связаны с процессом информационного обмена между банком и ЦБ РФ. Ответственность же за несвоевременное предоставление информации чётко не определена.

Сегодня за информационный обмен между коммерческим банком и ЦБ РФ в основном отвечают сотрудники подразделения автоматизации, отдалённо представляющие потребности подразделения сводной отчётности в том или ином информационном ресурсе.

Поиском, сбором и хранением информационных ресурсов соответствующей направленности в большинстве кредитных организаций вообще никто не занимается. Результат ‑ несвоевременность поступления информации в подразделение сводной отчётности.

В соответствии с предложенными схемами ответственность за поиск, сбор, обработку и выявление потребности в новых информационных ресурсах, необходимых для подразделения сводной отчётности, следует возложить на подразделение анализа и обработки информационных ресурсов. На первоначальном этапе достаточно трёх человек, с определённым кругом обязанностей, а именно: сбор, поиск информации, выявление новых потребностей в информационных ресурсах ‑ два человека; сопровождение, наполнение информационной базы данных ‑ один человек.

Важно обеспечить соответствие квалификационной подготовки персонала выполняемым задачам. Для сотрудников подразделения анализа и обработки информационных ресурсов обязательным является высшее экономическое образование, желателен опыт работы в банковской сфере в подразделениях финансового анализа, знание основ банковского бухгалтерского учета, а также опыт работы с современными банковскими программными продуктами. Необходимо предусмотреть возможность повышения квалификации сотрудников подразделения анализа и обработки информационных ресурсов в областях экономико-финансового анализа и компьютерной грамотности, путём направления сотрудников данного подразделения на специализированные курсы. Каким требованиям должны отвечать специалисты данного подразделения?

Специалисты подразделения анализа и обработки информационных ресурсов должны уметь:

Внедрение информационной системы

Определив информационные источники, составив планы получения информационных ресурсов, выбрав методы получения, хранения и обработки информации, а так же персонал, отвечающий за сопровождение системы, необходимо провести ряд организационных мероприятий по вводу системы в эксплуатацию:

1) заключить договора на поставку информационного обеспечения с ЦБ РФ;

2) сформировать (в случае отсутствия) подразделение анализа и обработки информации или воспользоваться услугами существующего аналогичного подразделения, изменив функциональные обязанности сотрудников;

3) выбрать программный продукт, поддерживающий функции сбора, обработки и хранения информации (информационное хранилище данных) или использовать существующее программное обеспечение;

4) определить программные продукты для взаимосвязи пользователей информационными источниками с информационной базой данных, если это не позволяет осуществить информационное хранилище данных.

Алгоритм внедрения информационной системы

В процессе внедрения информационной системы важно создать такие условия работы, при которых специалисты будут эффективно выполнять свои функциональные обязанности.

Следует уделить особое внимание оснащению рабочих мест всем необходимым в повседневной деятельности: удобной мебелью, качественной оргтехникой, современными средствами связи (факс, телефон), канцелярскими принадлежностями и т.д.

Предотвращение возможных неполадок в работе системы

Предложенную нами систему можно отнести к системам средней сложности. Следовательно, необходимо предусмотреть меры для обеспечения возможности функционирования информационной системы при выходе из строя как отдельного её элемента, так и всей системы в целом.

Требуется обеспечить резервирование информационного обмена с ЦБ РФ и филиалами в случае выхода из строя основной схемы. Можно остановиться на технологии, существовавшей до внедрения новой информационной системы. Помимо этого, необходимо рассмотреть возможность функционирования системы при выходе из строя её отдельных звеньев, а также оперативную замену неисправных узлов.

Для организации бесперебойной работы системы и оперативного устранения возможных сбоев в работе следует предусмотреть:

1) возможность организации резервного канала связи с почтовым сервером ЦБ РФ;

2) возможность организации резервного канала связи с Web-сервером ЦБ РФ;

3) возможность постоянного резервирования Информационной Базы Данных;

4) наличие холодного резерва программного и аппаратного обеспечения с возможностью их замены в оптимальные сроки;

5) аварийные меры при выходе аппаратного обеспечения в результате внезапных перепадов напряжения в электросети, используя источники бесперебойного питания;

6) возможность организации резервных каналов связи с филиалами, с оптимальным временем переключения на работу по ним в случае выхода из строя основных каналов;

7) наличие сейфа для хранения строго конфиденциальных документов, чтобы предотвратить к ним доступ случайных лиц;

8) универсальность при подготовке специалистов для организации быстрой замены заболевшего или уволенного сотрудника.

Выводы

Для решения вопросов информационного обеспечения подразделения сводной отчётности коммерческого банка, обеспечивающего своевременное представление отчётных документов в Главное Управление ЦБ РФ необходимо:

1. Осуществить внедрение данной информационной системы, обеспечивающей подразделение сводной отчётности необходимой и, главное, своевременной информационной поддержкой;

2. Оптимизировать набор информационных источников. Для реализации этой задачи в статье:

а) предложены оптимальные планы поступления информационных ресурсов;

б) выбраны эффективные схемы получения, хранения, обработки информации;

в) обоснована необходимость организации специального подразделения, занимающееся сопровождением информационной системы;

г) рассмотрены организационные вопросы и возможные варианты предотвращения сбоев работы системы.

Основной упор сделан на формирование концепции создания информационной системы для эффективного функционирования подразделений сводной отчётности коммерческих банков.