Цифровизация кадрового делопроизводства в общей системе документационного обеспечения управления

Введение. На современном этапе развития информационного общества, одной из сторон которого является всеобщая цифровизация социально-экономических процессов, вопросы перевода документационного обеспечения управления на новые электронные технологии являются важной составляющей повышения качества государственного, корпоративного и бизнес-управления в нашей стране.

Данное направление широко рассмотрено многими авторами в контексте перспектив и проблем его развития как в общегосударственных масштабах, так и применительно к отдельным социально-экономическим процессам. Исследованию теоретических аспектов, концепций и моделей цифровизации процессов обеспечения управления посвящены работы Бобылевой М.П. [1], Сидоренко Э.Л., Барцица И.Н., Хисамовой З.И. [2], Костиковой А. В., Скитер Н. Н., Тарасовой И. А. [3], Илюхиной Л.А., Богатыревой И.В. [4], подробно рассматривают правовые, организационные и технические аспекты управления электронными документами на государственном и муниципальном уровнях такие авторы, как Ларин М.В., Суровцева Н.Г. и др. [5], Дутов М.Ю. [6.], Весёлый И.Н. [7], Терентьева Е.В. [8], Янковая В.Ф. [9], особенности применения отечественных и зарубежных информационных систем, отдельных программных продуктов и их взаимодействия на различных уровнях затрагиваются в работах Звонаревой А.Ю. [10], Нестеренко Г.А., Щука И.О., Нестеренко И.С. [11], Мухиддина Ф. [12] и др.

Целью исследования ставилось выявление и раскрытие проблемных вопросов, влияющих на качество внедрения электронного кадрового документооборота с позиции его роли в общей системе документационного обеспечения управления организацией и места в информационных системах различного типа. Новизна исследования заключается в выборе ракурса рассмотрения проблемы, находящегося на стыке информационной, организационной и технической составляющих управленческого процесса. В исследовании использован метод анализа документов научного, нормативно-правового и прикладного характера, отражающих динамику развития цифровых технологий в данной сфере.

Результаты исследования. В настоящее время создаются, а в значительной мере созданы и эксплуатируются информационные системы с единым подходом к функциональной и технической составляющей, позволяющей им интегрироваться в локальные, ведомственные (корпоративные), региональные или федеральные системы обмена данными и документами.

Параллельно с внедрёнными государственными информационными системами [13] рынок современных технологий предлагает большое количество коммерческих цифровых продуктов, как локальных, так и облачных, частично или полностью сопрягаемых с государственными системами. Это даёт возможность бизнесу и организациям пользоваться удобными профессионально ориентированными информационными продуктами и находиться при этом в единой государственной системе обмена данными и документами.

Цифровизация обеспечения управленческих процессов позволяет значительно повысить степень их эффективности, в частности скорость, обоснованность и качество принятия решений за счёт сокращения времени на подготовку необходимых аналитических и информационно-справочных материалов, исполнительскую дисциплину за счёт автоматизированного контроля исполнения поставленных задач на всех этапах прохождения документов с резолюциями, управление персоналом и безопасную обработку персональных данных за счёт перехода на электронное взаимодействие и применения единых стандартов безопасности, обеспечение сохранности и подлинности документов за счёт введения единой базы данных организации и использования электронной подписи.

В этом контексте юридически значимый электронный документооборот [14] из узкопрофильной среды начинает распространяться на все сферы жизнедеятельности общества.

Поэтапное плановое внедрение Правительством Российской Федерации процедур всеобъемлющего электронного документооборота на основе единых инфраструктурных и технологических решений [13], в настоящий момент, позволяет работодателю планировать строительство своих информационных систем с возможностью вхождения в информационные сети различного уровня и принадлежности в целях повышения качества управленческих и технологических процессов при решении профессиональных задач.

Документационное обеспечение управленческой деятельности выходит на новый цифровой уровень, освобождаясь от нагромождения различных, не связанных друг с другом программных продуктов, создавая единую систему делопроизводства организации с включёнными в неё основными подсистемами общего (служебного), кадрового, бухгалтерского (финансового), секретного (при наличии) делопроизводств.

Электронный кадровый документооборот (ЭКДО), как составная часть кадрового делопроизводства, находится в общей системе делопроизводства организации (Рис. 1) и зависит от различных показателей, таких как виды обрабатываемой информации [15,16], характеристик организации, форм бизнеса и др.

Рисунок 1. Структура делопроизводства в организации в зависимости от видов обрабатываемой информации

Источник: составлено автором

ЭКДО позволяет автоматизировать процесс работы с документами, дистанционно работать с сотрудниками организации, минимизируя их отрыв от исполнения своих прямых обязанностей, что в итоге ведёт к повышению производительности труда, сокращению расходов на канцелярские принадлежности, офисную технику и пересылку корреспонденции, сокращает рутинные процедуры работников кадровых подразделений. Одним из немаловажных факторов является автоматизированный обмен информацией с другими подсистемами делопроизводства организации, обеспечивающий скорость её прохождения и безопасность персональных данных.

Непосредственно для кадровых подразделений это означает: ускорение работ по типовым процедурам и снижение технических ошибок за счёт использования готовых шаблонов унифицированных документов; упрощение процедур по поиску необходимой информации благодаря единой базе данных организации; возможность установления уровня допуска должностных лиц организации к информации, в том числе конфиденциальной, находящейся в единой базе данных; упрощение и сокращение сроков мероприятий, связанных с подбором персонала, наймом и обучением новых сотрудников; возможность дистанционной работы с сотрудниками организации по кадровым вопросам; получение информационных сообщений о приближении сроков подачи документов в органы государственной власти и изменениях в законодательстве.

Электронное взаимодействие работника (соискателя) и работодателя с использованием возможностей электронного кадрового документооборота может строиться различными способами (Рис. 2), на данный момент основными являются:

— через личный кабинет работника в локальной (ведомственной, корпоративной) информационной системе работодателя;

— через подсистему личных кабинетов облачной коммерческой информационной системы или сервиса;

— через подсистему единого личного кабинета на портале «Госуслуги», связанной посредством Единой системы межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) [17] или технологий прикладного программного интерфейса, с локальной (ведомственной, корпоративной) информационной системой работодателя [18];

— через подсистемы личных кабинетов облачной подсистемы «ЭКДО» на Единой цифровой платформе «Работа в России» [19].

Рисунок 2. Варианты электронного взаимодействия работодателя и работника (соискателя) посредством возможностей ЭКДО

Источник: составлено автором

Правила и порядок взаимодействия в локальной (ведомственной, корпоративной) информационной системе определяется работодателем и регламентируется внутренними документами, в государственных системах они определяется государством и являются едиными для всех его участников, в облачных же коммерческих системах и сервисах — владельцем цифрового продукта.

Оставив в стороне от рассмотрения участников взаимодействия в действующих ведомственных и корпоративных информационных системах, обратим внимание на тех работодателей, кто только начинает процесс перехода на электронный кадровый документооборот.

В настоящее время работодатель, в зависимости от объёма бизнеса, размеров организации и финансовых возможностей может пойти по нескольким направлениям решения этого вопроса:

— выбрать локальную информационную систему с подсистемой электронного кадрового документооборота, позволяющую осуществлять обработку и хранение информации внутри организации, с возможностью дополнительного электронного взаимодействия с работниками через портал «Госуслуги» и платформу «Работа в России», что свойственно для крупных и средних организаций, ввиду значительного объёма сопутствующих расходов, возрастающих по мере расширения функционала системы;

— выбрать облачную коммерческую информационную систему с максимальным функционалом, обработкой и хранением информации на сервере владельца данного продукта, что свойственно для средних и малых организаций, желающих использовать все возможности электронного документооборота за приемлемую цену;

— выбрать облачную подсистему «ЭКДО» на Единой цифровой платформе «Работа в России» с ограниченным функционалом, что свойственно для малых организаций и индивидуальных предпринимателей, желающих по максимуму сэкономить средства, но в тоже время ответственно относящихся к обеспечению безопасности конфиденциальной информации.

Для расширения функционала локальных информационных систем также существует возможность интеграции их с коммерческими облачными цифровыми продуктами.

«Госуслуги» неотъемлемо вошли в нашу жизнь как средство общения граждан и организаций с органами государственной власти и местного самоуправления. Уже не возникает сомнений, как на первоначальном этапе развития, о целесообразности введения такого формата взаимодействия.

Удовлетворяет то, что развитие государственных систем не стоит на месте и постепенно охватывает всё больше сфер жизни общества, сводя к минимуму сложившееся негативное представление о взаимодействии гражданина и государства. В настоящий момент мы наблюдаем расширение функционала данной системы, направленное на оптимизацию отдельных сфер трудовых отношений.

Используя подсистему «Единый личный кабинет» портала «Госуслуги» (Рис. 2) работодатель может направлять в личный кабинет работника по его заявлению документы, подписанные им простой электронной подписью и другие документы, связанные с работой, также, как и работник имеет возможность направлять работодателю заявления, уведомления и сообщения, предусмотренные трудовым законодательством. Все документы передаются и хранятся в электронном виде без дублирования на бумажном носителе.

Для использования данной возможности работнику или соискателю достаточно иметь подтверждённую учётную запись на портале, знать логин и пароль, являющиеся для него простой электронной подписью.

Сопряжение информационной системы работодателя с порталом «Госуслуги» осуществляется посредством использования технологии прикладного программного интерфейса или через Единую систему межведомственного электронного взаимодействия, позволяющую осуществлять информационный обмен на основе единых установленных государством правил.

Подсистема «ЭКДО» Единой цифровой платформы «Работа в России», находящейся в ведении Федеральной службы по труду и занятости, призвана дать возможность упрощённого перехода работодателя на электронный кадровый документооборот.

Данная платформа на безвозмездной основе обеспечивает следующие основные функции:

— предоставление государственных услуг в сфере труда и занятости в электронном виде;

— предоставление информации о работодателях и вакансиях, в том числе в автоматическом режиме;

— предоставление информации о соискателях;

— информационное обеспечение трудоустройства лиц, нуждающихся в поддержке государства;

— создание, подписание, использование и хранение электронных документов, связанных с работой, в том числе электронных договоров гражданско-правового характера;

— взаимодействие образовательных организаций, работодателей, студентов и выпускников при организации стажировок и практик.

При этом обеспечивается фиксация фактов получения электронных документов, возможность их выгрузки и загрузки, в том числе автоматической, посредством взаимодействия с информационной системой работодателя.

Для полноценного использования возможностей ЭКДО участникам трудовых отношений необходимо иметь электронные подписи [20]. У работодателя в этом направлении вариантов немного, в основном им используется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), а вот работникам могут потребоваться различные виды подписи в зависимости от функционала применяемой в организации информационной системы и типа подписываемых документов. Так для ознакомления с документами в личном кабинете работника достаточно простой электронной подписи (ПЭП), тогда как для подписания трудового договора и других юридически значимых кадровых документов уже потребуется усиленная неквалифицированная электронная подпись (УНЭП) [21].

Для подписания юридически значимых документов в государственных информационных системах «Госуслуги», «Работа в России», а также в системах, присоединённых к ним, работнику потребуется получение усиленной неквалифицированной электронной подписи, выданной с использованием инфраструктуры электронного правительства (УНЭП Госключ) [22], для этого достаточно подтверждённой учётной записи на портале «Госуслуги». Также работник может, при необходимости, по аналогичной процедуре получить УКЭП. Для этого на портале «Госуслуги» создана цифровая платформа, которая с помощью мобильного приложения «Госключ» обеспечивает подписание юридически значимых документов в электронном виде, а также позволяет бесплатно получить сертификат и сформировать УКЭП или УНЭП Госключ.

В локальных, корпоративных и коммерческих облачных информационных системах получение и продление ПЭП, УНЭП и УКЭП ложится на плечи работодателя со всеми вытекающими расходами и процедурами.

Кадровое делопроизводство существует в любой организации и на постоянной основе работает с конфиденциальной информацией – персональными данными работников. При переходе на ЭКДО работодатель должен обеспечить им уровень защищенности в соответствии требованиями законодательства [23,24], нивелировать условия и факторы, которые могут обеспечить несанкционированный доступ к персональным данным и привести к их утечке или порче.

Также в определённых случаях работодатель, являющийся оператором персональных данных, должен получить аттестат соответствия информационной системы требованиям безопасности, в порядке установленном Федеральной службой по техническому и экспортному контролю (ФСТЭК России) [25].

Как и в любой переходный период имеются отдельные, как системные, так и локальные проблемы внедрения передовых технологий в систему кадрового делопроизводства.

Так активному внедрению кадрового электронного документооборота препятствует ряд объективных и субъективных факторов:

— Трудовой кодекс обязывает работодателя при переходе на ЭКДО получать согласие работников и учитывать мнение выборного органа первичной профсоюзной организации. В случае отказа отдельных работников, полноценного перехода на электронный документооборот не происходит и имеет место не упрощение, а, в некоторой степени, усложнение кадровых процедур;

— Трудовой кодекс определяет перечень кадровых документов, не подлежащих электронному документообороту, что не позволяет осуществить полный переход организаций на цифровое кадровое делопроизводство;

— имеет место фактор дополнительных расходов работодателя на: введение в эксплуатацию и обслуживание локальных (корпоративных) информационных систем, в том числе их технических средств; использование коммерческих цифровых продуктов; приобретение и продление электронных подписей для работников; обучение сотрудников кадровых подразделений. При определённых параметрах обработки конфиденциальной информации потребуются значительные расходы на аттестацию локальной (корпоративной) информационной системы и получение аттестата её соответствия требованиям безопасности [24, 25];

— использование возможностей облачных государственных [19] и коммерческих цифровых продуктов ставит работодателя перед выбором, касающимся размещения на внешнем ресурсе персональных данных работников и внутренних кадровых документов организации;

— фактор недостаточной компьютерной грамотности сотрудников кадровых подразделений, также может является причиной отсрочки перехода на электронный документооборот.

На данном этапе переходного периода, несмотря на постоянное повышение качества как государственных, так и коммерческих информационных систем, часто, имеющие место инертность и консерватизм в системе управления организаций, не позволяют полноценно и эффективно использовать возможности современных цифровых решений, что в конечном итоге сказывается на качестве организации управленческих процессов.

Заключение. Принимая во внимание факт необратимости процессов цифровизации всех видов жизнедеятельности общества, работодателю рано или поздно придётся проводить у себя комплекс мероприятий по внедрению электронного документооборота, в том числе и кадрового, для чего потребуется понимание целесообразности выбора определённой информационной модели и планирования её реализации.

Для перехода на ЭКДО работодателю, в первую очередь, необходимо провести разъяснительную работу с персоналом по вопросам необходимости данного формата взаимодействия, его удобства для самих работников, с демонстрацией наглядных примеров о гарантированной сохранности их персональных данных при обработке на внутренних и внешних ресурсах, значении электронной подписи, как гаранта конфиденциальности и сохранности юридически значимых документов в неизменном виде, об упрощении процедур оформления и подписания различных видов документов.

При возникновении проблем в переходе всей организации на ЭКДО, можно, на начальном этапе, организовать его на отдельных участках или в отдельных подразделениях для учёта всех особенностей и использования накопленного опыта в дальнейшем.

В небольших организациях для сокращения общих расходов на использование информационных систем и процедур с ЭП можно воспользоваться сервисом «ЭКДО» на платформе «Работа в России», имеющим ограниченный набор необходимых инструментов и гарантированно обеспечивающим безопасность конфиденциальной информации, для работы в котором сотрудники и соискатели, имеющие подтвержденную учетную запись на портале «Госуслуги» (ПЭП), могут самостоятельно бесплатно получить ЭП (УКЭП, УНЭП) для подписи юридически значимых документов, при условии наличия у них смартфона с установленным приложением «Госключ».

В крупных организациях, ввиду большого объема обрабатываемых данных, акцент будет делаться на локальные, ведомственные или корпоративные информационные системы с возможностью взаимодействия с работниками посредством личного кабинета в данных системах, а также дополнительно через подсистему «Единый личный кабинет» ЕПГУ «Госуслуги».

В рамках появления новых требований к сотрудникам кадровых подразделений [26] одних знаний положений нормативных правовых актов и умения вести делопроизводство уже недостаточно. Необходимы дополнительные навыки свободного владения программным обеспечением цифровых платформ и сервисов, связанных с вопросами управления персоналом.

Внедрение цифровых технологий в кадровое делопроизводство заметно меняет практику деятельности кадровых подразделений (кадровиков), переводя её на высокий уровень интеграции с другими подсистемами обеспечения управления организацией, позволяя добиваться необходимого качества принятия своевременных юридически обоснованных решений.