Цифровая трансформация документной системы малого предприятия: новые возможности обеспечения эффективности управленческой деятельности

Введение

В настоящее время состояние малого бизнеса, пошатнувшееся в результате различных внутри- и внешнеполитических событий в нашей стране, пандемии и других кризисных явлений, требует определения и переосмысления новых подходов к управлению малым предприятием. Статистические данные свидетельствуют о снижении оборота малых предприятий в совокупном обороте малых, средних и крупных предприятий (11,5% – минимум с 2008 г.) [15]. Хотя говорить о снижении роли малого бизнеса в экономике сейчас не приходится, его положение после пандемии COVID-19 даже на данный момент остается тяжелым, а решение этой проблемы может обеспечить только комплексный подход – использование экономических, правовых и управленческих методов. Управленческий анализ малого бизнеса особо актуален и в свете цифровой трансформации, продолжающейся до сих пор. Цифровые технологии становятся неотъемлемой частью современного мира и с течением времени охватывают все больше сфер человеческой жизнедеятельности, и в том числе – сферу экономической и управленческой деятельности организаций. Представляется, что важным компонентом этой сферы, подвергающемся цифровизации, является документная системы организации (сфера документационного обеспечения ее деятельности), поскольку практически любая информация, управленческие решения, принимаемые в ходе деятельности экономических субъектов, взаимодействие с контрагентами и партнерами, осуществление экономических операций и т.д. облекается в форму документа. Именно поэтому цифровое совершенствование документных систем предприятий видится важной основой и фундаментом, позволяющим вести бизнес-деятельность в современных условиях.

Несмотря на свою очевидную значимость для экономической деятельности, совершенствование документных систем организаций не получает должного внимания в научном сообществе. Следует отметить недостаточность научных исследований, посвященных как теоретическим основам цифровизации документационной сферы деятельности организаций (понятийно-категориальному аппарату, структуре и характеристике данного явления), так и ее прикладному значению (практическим аспектам применения информационных технологий и дальнейшим тенденциям их применения). Научный фундамент составляют труды авторов, посвященные общетеоретическим аспектам цифровизации экономики и управленческой деятельности в целом. В частности, к ним относятся труды В.И. Абрамова [1] (Abramov, Borzova, Semenkov, 2022), В.В. Ермоленко и Д.В. Ланской [7] (Lanskaya, Ermolenko, 2022), М.А. Мирошниченко [8, 9] (Miroshnichenko, 2022; Miroshnichenko, 2021), А. Прохорова и Л. Коника [11] (Prokhorov, Konik, 2019) и многих других. Непосредственно отдельным аспектам цифровизации документированных сфер управленческой деятельности посвящены труды И.И. Белова, рассматривавшего использование высоких технологий в данной сфере [3, 4] (Belov, 2022; Belov, 2021), труды В.И. Андрианова [2] (Andrianov, Danilova, Egorova, 2019), В.В. Данекиной [5] (Danekina, 2020), Е.В. Шуклиной [14] (Shuklina, Skorokhod, 2016), посвященные применению электронного документооборота и иных информационных технологий, а также научные исследования, затрагивающие вопросы документационного менеджмента [6, 12] (Izmaylov, 2021; Fionova, 2014). В настоящей статье на основе применения аналитического метода, метода системного анализа и экспертных оценок предложено новое видение цифровой трансформации применительно к сфере документационного обеспечения управления организацией, выделены основные направления такой цифровой трансформации, рассмотрены ее проблемы и дальнейшие тенденции развития.

Основная часть

Понятие «малое предприятие» – юридический термин, который включает в себя правовые критерии, критерии по численности и критерии по доходу. В том случае, если предприятие соотносится с названными критериями, установленными ст. 4 Федерального закона «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» от 24.07.2007 № 209-ФЗ оно признается малым. Единого мнения исследователей к определению понятия «цифровой трансформации» не сложилось, нет и единого представления о соотношении этого понятия с другой категорией – «цифровизацией». Впервые термин «цифровизация» применительно к экономической науке был введен в оборот Николасом Негропонте в 1995 г. [13, с. 47] (Khalin, Chernova, 2018, р. 47) и в общем смысле его можно определить как преобразование информационной среды в цифровую форму.

Цифровая трансформация, в свою очередь, рассматривается более широко, а сущность этого явления, по мнению А. Прохорова и Л. Коника, рассматривается с трех позиций:

1. Цифровая трансформация – это длительный процесс развития общества, обусловленный созданием новых технологий и использованием их для автоматизации бизнеса.

2. Цифровая трансформация – это период развития информационно-компьютерных технологий, характеризующийся сменой одного уклада в другой посредством применения совокупности технологических инноваций.

3. Цифровая трансформация – это условия развития и функционирования бизнеса, его оптимизация новейшими технологиями [11, с. 19] (Prokhorov, Konik, 2019, р. 19).

В рамках настоящей работы автором предлагается рассматривать цифровую трансформацию как процесс перехода к цифровизации, то есть функционирование субъекта малого бизнеса в условиях развития информационных технологий, которые применяются им для автоматизации своих бизнес-процессов и совершенствования управленческой деятельности.

Вместе с тем различные экспертные оценки не позволяют утверждать о готовности как российской экономики в целом, так и малого бизнеса в частности, к цифровой трансформации в полном объеме. Это объясняется различными факторами, качественными и количественными показателями деятельности экономического субъекта. В частности, указывается на незрелость российского малого бизнеса, который обладает лишь базовыми управленческими навыками, на применение не соответствующих современным реалиям административных методов управления [1, с. 1576] (Abramov, Borzova, Semenkov, 2022, р. 1576). По мнению Н.А. Орловой, барьерами к цифровой трансформации управления малым предприятием является непрозрачность преимуществ цифровых технологий, сроки внедрения, устаревшие технологии, отсутствие команд, обладающих необходимыми цифровыми навыками, отсутствие общей стратегии, отсутствие гибкости менеджмента и процессов [10, с. 27] (Orlova, 2020, р. 27).

Цифровизация рассматривается как предпосылка и условие стабильности, эффективности, конкурентоспособности предприятия любого уровня вне зависимости от его масштабов. Иными словами, любое предприятие осознает необходимость и неизбежность цифровой трансформации. Очевидным является то, что крупные предприятия успешнее подстраиваются под этот процесс и эффективнее используют цифровые методы управления в своей деятельности, в то время как субъекты малого бизнеса вынуждены от них отказываться.

Повышение качества управленческих решений в условиях цифровой трансформации малого бизнеса является одним из факторов его устойчивости. Следует согласиться с Л.Р. Фионовой, указывающей, что определяющим в этом направлении является организация документационного обеспечения управления [12, с. 115] (Fionova, 2014, р. 115). Значимость документационной сферы для малого предприятия проявляется в том, его стабильность на рынке в условиях кризисной экономики и цифровой трансформации зависит также и от состояния его документных систем. Управление документами – одна из функций малого предприятия, и от того, насколько эффективно осуществляется эта функция, зависит развитие других бизнес-процессов.

В этой связи представляется также необходимым рассмотреть роль и значение документационного менеджмента в организации системы управления малым предприятием в условиях цифровой трансформации. В данном аспекте необходимо учесть, что применение цифровых технологий к организации документных систем будет эффективно только тогда, когда документооборот предприятия является организованным изначально. Как верно заметила Л.Р. Фионова, автоматизация неорганизованного документооборота реально позволяет только увеличить объем документированной информации, а проблемы поиска нужных данных, решение проблем непротиворечивости документов и получения нужной для принятия решений информации остаются и даже усугубляются [12, с. 116] (Fionova, 2014, р. 116).

Под документационным менеджментом в рамках настоящей статьи понимается его традиционное определение как системы управления документацией предприятия и персоналом, несущих ответственность за работу с документами. Таким образом, цифровая трансформация управления малого предприятия с позиции документационного менеджмента представляет собой его функционирование в условиях развития информационных технологий, которые применяются им для автоматизации документационного обеспечения его деятельности.

Цифровая трансформация документационного менеджмента малого предприятия включает в себя следующие составляющие:

- автоматизация процесса принятия решений;

- применение единой автоматизированной системы обработки информации;

- применение цифровых технологий обработки и передачи документной информации;

- наличие электронного хранилища информации;

- цифровизация защитной функции документной информации (применение цифровой подписи);

- внедрение системы электронного документооборота.

Применение этих составляющих в совокупности позволяет обеспечить качество и своевременность подготовки документов, актуальное владение информацией о деятельности предприятия, и, как следствие, своевременность принятия решений по любым вопросам. Следует указать, что цифровая трансформация документных систем малого предприятия рассматривается в основном как его переход к электронному документообороту [6, с. 64] (Izmaylov, 2021, р. 64).

Несмотря на те преимущества, которые может привнести цифровой документационный менеджмент в стратегию управления малого предприятия, основной проблемой является неготовность документных систем к трансформации, неширокое применение цифровых технологий в условиях функционирования малого бизнеса. Так, по данным ТАСС полностью перешли на электронный документооборот лишь 3,8% российских компаний, 38,9% внедряют цифровые технологии, но продолжают работать с бумажными документами, и 26,8% – работают исключительно с бумажными документами [18].

Неготовность цифровой трансформации управления малым предприятием с позиции документационного менеджмента объясняется как объективными, так и субъективными факторами. Среди объективных необходимо выделить нехватку имеющихся технических и технологических ресурсов для цифровой трансформации, возможные затраты и издержки, которые не сможет понести малое предприятие.

Однако цифровизация документационной сферы малого предприятия – это то средство, которое позволит избежать больших расходов малого предприятия в перспективе. Сформулировать данный вывод позволяет анализ статистики применения систем электронного документооборота среди субъектов малого бизнеса. Интернет-портал «Мое дело» обобщил состояние использования цифровых документных систем малого бизнеса [17] (Panov, 2021). Результаты исследования показали, что малые предприятия имеют больше возможностей освоить и внедрить в свои документные системы цифровые технологии. Так, доля входящих документов через электронные системы у индивидуальных предпринимателей (малый бизнес) составила 26,7%, у обществ с ограниченной ответственностью (крупный бизнес) – 9,8%. Организации, внедряющие электронный документооборот и другие цифровые технологии в документационное обеспечение своей деятельности отмечают снижение стоимости операций, рост исполнительной дисциплины, увеличение скорости обмена информацией, улучшение поиска документов. Кроме того, было выявлено, что с ростом бизнеса и производства снижается доля электронных документов, и чаще всего электронный документооборот используется на предприятиях, располагающихся в малонаселенных городах.

Действительно, экономически и технологически малые предприятия имеют меньше финансовых возможностей совершенствовать свои документные системы, а результаты исследования, приведенные выше, при таком рассмотрении кажутся шокирующими и необъяснимыми. Однако такие выводы вполне логически обоснованы и показывают, что, несмотря на отсутствие финансовых возможностей, у малого предприятия существует ряд объективных причин использовать цифровые возможности документационного менеджмента.

Среди таких причин можно выделить следующее. На малом предприятии, как правило, существует один орган управления или сотрудник, в обязанности которого входит работа с документами на конечном этапе (директор или сам индивидуальный предприниматель), в то время как в крупной компании процесс «создание документа – подписание документа» может проходить через несколько звеньев разветвленной системы организации и управления компании. Безусловно, одному человеку технически и экономически выгоднее поддерживать состояние цифровых документных систем, чем снабжать необходимыми ресурсами целую организацию. Более того, предприятиям, работающим с иностранными контрагентами или партнерами из разных населенных пунктов России, выгоднее взаимодействовать с ними через цифровые системы, значительно сокращающие временные и другие издержки и позволяющие принимать экономически важные решения в короткий срок. В связи с этим цифровая трансформация документных систем является одной из предпосылок устойчивости малого предприятия на рынке и создания его эффективной бизнес-модели.

Среди субъективных факторов, препятствующих цифровой трансформации управления малого предприятия, авторами отмечается сопротивление сотрудников технологическим нововведениям, нежелание получать новые знания и навыки; сильная взаимосвязь с организациями, продолжающими функционировать на основе бумажной документации [14, с. 118] (Shuklina, Skorokhod, 2016, р. 118).

Так, согласно данным опроса «БухСофт» 44% опрошенных считают бумагу более надежным носителем, а 15% считают программы электронного документооборота слишком сложными [16] (Lipanova, 2020). Иными словами, одной из проблем цифровой трансформации управления малого предприятия является человеческий фактор, объясняющий главным образом непринятие нововведений в деятельности организации и неготовность прилагать усилия для перехода к новой деятельности. Так, например, В.В. Данекина подчеркивает трудоемкость процесса внедрения электронного документооборота, который, как минимум, предполагает аудит сложившегося документооборота, исследование функций имеющихся инструментов обмена информацией и интервьюирование участников такого обмена [5, с. 9] (Danekina, 2020, р. 9). Естественно, с позиции наемного рабочего проще придерживаться сложившихся традиций предприятия в сфере документооборота, однако именно неготовность сотрудников малого предприятия определяет невозможность цифровой трансформации его документных систем и управления.

Недооценивать роль субъективных факторов в данном случае нельзя, поскольку одним из значимых элементов малого предприятия, определяющих эффективность его деятельности, является его персонал. Это объясняется тем, что сотрудник, составляя тот или иной документ, выполняет свои должностные обязанности, которые опосредованы важной для предприятия экономической функцией. Качество и своевременность подготовки документов влияют на показатели работы малого предприятия, а любые нарушения этого процесса приводят к издержкам. Иными словами, отсутствие у персонала навыков использования документационных цифровых технологий снижает показатели деятельности и эффективность работы малого предприятия.

Если объективные и субъективные факторы неготовности перехода к цифровой трансформации малого предприятия возможно преодолеть за счет кадровой политики, адаптации персонала, экономических механизмов, то другие барьеры применения цифровых технологий в документной сфере будут сохраняться.

Во-первых, это касается случаев обязательного ведения бумажного документооборота, которые зависят от специфики деятельности конкретного малого предприятия (оригиналы договоров или текущая документация). Кроме того, те или иные документы в определенных случаях требуется дублировать на бумажном носителе в целях его сохранения при возможных сбоях систем электронного документооборота.

Во-вторых, это связано с необходимостью защиты информации, которая циркулирует по цифровым каналам. В настоящее время, как указывают авторы, появляется «реальная необходимость преданию электронным документам юридической силы» [2, с. 59] (Andrianov, Danilova, Egorova, 2019, р. 59). Иными словами, электронный документооборот становится востребованным на разных уровнях, а цифровая трансформация охватывает документные системы не только малых предприятий и частных лиц, но и государственных органов. Такое положение дел создает уязвимость информации, повышенный интерес злоумышленников к созданию новых способов получения неправомерного доступа к цифровой информации. Необходимо отметить, что проблема защиты информации является актуальной, межотраслевой, но в рамках настоящей статьи важным является понимание этой проблемы как субъективного препятствия для малого предприятия к цифровой трансформации его управления. Малое предприятие, осознавая риски систем электронного документооборота, не стремится трансформировать свои документные системы, считая бумажные носители наиболее надежными и безопасными.

Заключение

Следует признать, что цифровизация является предпосылкой и условием стабильности, эффективности, конкурентоспособности предприятия любого уровня вне зависимости от его масштабов, а одним из определяющих направлений цифровой трансформации управления является совершенствование документационного обеспечения, внедрение цифровых технологий в документационный менеджмент предприятия, что в совокупности позволит повысить эффективность его работы, упростить деятельность с кадровыми и другими данными, увеличить оперативность получения информации и грамотно организовать свою бизнес-деятельность. Однако несмотря на очевидные преимущества, которые могут получить предприятия, используя цифровые технологии при организации своей документационной сферы, ее цифровая трансформация остается малоизученным явлением, которое в основном сводится исключительно к внедрению электронного документооборота.

Технология электронного документооборота существует уже длительное время, однако ее применение все еще остается ограниченным, что кажется существенным недостатком и проблемой в контексте общей цифровизации документационного обеспечения управления. Это позволяет предложить, что развитие этой сферы является «замедленным». В то время как в иных сферах подробно и активно обсуждается применение высоких информационных технологий, сфера управления по-прежнему «топчется» на совершенствовании программного обеспечения. При этом до сих пор электронный документооборот является чем-то недостижимым для большинства хозяйствующих субъектов. Представляется, что решение этой проблемы должно быть комплексным и включать в себя разработку упрощенных алгоритмов и механизмов внедрения в деятельность предприятия цифровых технологий, обеспечение доступности этих технологий на российском рынке, применение методов кадровой политики, методик адаптации персонала, возможностей кибербезопасности и многое другое. На данный момент актуальным продолжает оставаться вопрос о разработке подобного комплексного механизма, который учитывал бы различные аспекты управленческой, кадровой, экономической и других сфер деятельности предприятий.

Немаловажным при этом является вопрос и о разработке концептуальных научных основ цифровой трансформации документных систем. Считаем, что необходим скорейший переход к новому этапу изучения информационных технологий в документационном обеспечении управления. Пристальное внимание должно быть уделено не только вопросам электронной обработки больших массивов документов, но и, например, обработки интеллектуальной, что может включать в себя изучение аспектов внедрения искусственного интеллекта в системы документационного обеспечения, возможностям комплекса машинного обучения (нейронных сетей), технологиям автоматизации принятия решений и использованию иных высоких технологий.