Повышение эффективности работы предприятия при помощи информационных технологий и систем

На любом предприятии есть звено, выполняющее функции управления. Управление подразделяется на несколько уровней (снизу вверх): операционный, тактический и стратегический. Каждый из перечисленных уровней, с точки зрения информатизации бизнес-процессов, состоит из следующих этапов:

1) сбор и накопление информации;

2) обработка информации;

3) выработка и принятие решений.

Проблема выбора информационной технологии

В современном обществе стоит проблема информационного кризиса – состояния, когда объем получаемой информации больше объема, который способен обработать человек. Для решения данной проблемы можно нанять нескольких сотрудников, но спустя какое-то время и они не будут справляться с поставленными задачами. Более эффективным, в подобной ситуации, является использование информационных технологий. Важно учитывать, что для каждого уровня управления необходимо использовать только ту технологию, которая поможет решить поставленные задачи.

Самое «популярное» решение в области информатизации бизнеса – это внедрение в производственный процесс информационных технологий обработки данных. Эта технология рассчитана для самого «рутинного» этапа производства – сбора и накопления информации. Зачастую такая «информатизация» связана с установкой специализированных программных комплексов, автоматизирующих узкую область работы предприятия. К ним можно отнести, например, информационные системы автоматизации бухгалтерского и складского учета, а также системы по ведению текущей деятельности компании.

Для успешного внедрения информационной технологии на предприятии необходимо выполнить несколько несложных шагов, которые сведут к минимуму возможные потери и разочарования, а именно:

1) оптимизировать бизнес-процессы;

2) все-таки определиться, что вы хотите улучшать;

3) определиться с выбором типа информационной системы и её параметрами (процессами, которые она призвана автоматизировать на вашем предприятии, и т.п.). Очень часто совершается грубая ошибка – выбор системы производится не по её возможностям, а по степени «раскрученности» торговой марки;

4) четко представить себе все выгоды и недостатки внедряемой системы;

5) сопоставить все затраты с получаемыми выгодами, то есть попросту посчитать её экономическую эффективность. Как это сделать, определено в работе Терехова А. [2].

Отмечу, что эти шаги лучше проводить не самостоятельно, а с привлечением грамотных экспертов и консультантов. Хотя это и потребует некоторых затрат, однако правильный выбор системы быстро их окупит.

Внедрение комплексных информационных систем

Несомненно, все эти системы могут автоматизировать и ускорить процесс сбора и обработки информации. Однако внедрение в каждую службу предприятия «своей» информационной системы остро ставит проблему в согласовании данных между ними. Результатом этого может быть только одно – ухудшение качества работы предприятия в целом, взамен ожидаемых положительных результатов. Это происходит, прежде всего, по причине того, что для каждой информационной системы нужны исходные данные.

В каждом предприятии исходные данные одинаковые практически для любого отдела. Они отличаются только степенью их обобщения. И, как правило, если происходит внедрение информационных систем для каждого подразделения в отдельности, то в один прекрасный момент может возникнуть описанная ситуация.

Одним из путей предотвращения такого сценария развития бизнеса можно считать приобретение и внедрение комплексной информационной системы, включающей в себя возможности объединения деятельности нескольких отделов, или даже всей компании в целом в одну общую информационную систему с единой базой данных. Хотя такие системы имеют сложную структуру и высокую цену, это не мешает им успешно работать на предприятиях. Они могут включать в себя как средства ведения бухгалтерского и других видов учета, так и средства, необходимые для принятия решений руководителями различных уровней управления, включая высшее руководство.

Можно говорить о том, что внедрение комплексных информационных систем является наиболее выгодным для предприятия. Эти системы хотя и стоят немалых денег, однако эта цена, как правило, ниже той, что приходится платить за все «отдельные» системы. Также, в результате работы такой системы отпадает необходимость двойного, тройного и т.д. ввода одних и тех же исходных данных в каждую из отдельных систем. Это, несомненно, ведет к увеличению производительности труда персонала, рационализации использования рабочего времени и получению предприятием дополнительных возможностей по расширению бизнеса.

Перестройка бизнес-процессов

Несмотря на кажущуюся сложность процесса информатизации предприятия, на самом деле все довольно просто. Как правило, небольшие организации ограничиваются только автоматизацией рутинной работы, оставляя право принятия решений за человеком. Это происходит, как правило, по двум основным причинам.

Во-первых, из-за малого доверия технике (компьютер – это все-таки бездумная «железка»). Однако многие руководители забывают о том, что никакая «железка» не сделает отступ в сторону от четко прописанных алгоритмов работы, и самое главное, она – только помощник в сложном процессе принятия управленческих решений.

Во-вторых, сложность принимаемых решений на некоторых предприятиях невысока. С задачей принятия решений может справиться один человек (это характерно для небольших предприятий и частных предпринимателей).

В заключение необходимо сказать, что внедрение информационной технологии – это сложный и дорогостоящий процесс и цена ошибки здесь очень велика. Кроме того, почти всегда требуется перестройка бизнес-процессов на предприятии.

Не стоит также забывать и о том, что очень часто автоматизация бизнес-процессов на предприятии происходит лишь «для самой автоматизации». Заметим, что в последнее время это наблюдается все реже, однако еще встречается на некоторых предприятиях. Очень часто дорогую и сложную информационную систему используют просто как альтернативную замену калькулятору. Руководителям таких предприятий можно только посочувствовать.