Гибкие методы управления проектами: эффективность применения и перспективы внедрения

Введение

В условиях острой конкуренции проблема обеспечения эффективной работы компаний является крайне актуальной. Информационно-технологические компании играют ключевую роль в цифровой экономике и способствуют развитию цифровой трансформации общества. Применение цифровых технологий широко используется современными компаниями для обеспечения эффективности их деятельности и повышения конкурентоспособности (1-4). Спрос на IT-услуги растет как в бизнесе, так и в быту и жизни человека. На быстро эволюционирующем рынке требуется оперативно и точно принимать решения, чтобы опережать события и предсказывать формирование новых потребностей (5-6). В мире цифровых технологий успех компаний во многом зависит от скорости разработки продуктов: тот, кто действует на опережение, обычно достигает победы (7-13). Для того, чтобы опережать конкурентов, компании используют разнообразные стратегии, включая гибкие подходы к разработке программного обеспечения, такие как Scrum, Kanban и Lean Software Developmen и др. (14-17). Со временем стали появляться новые фреймворки, позволяющие организовывать работу как в малых компаниях, так и в крупных корпорациях (18, 19).

В настоящее время несмотря на многочисленные исследования по проблеме управления компаниями и проектами недостаточно изучены мотивы, ожидания руководителей, а также положительные эффекты от внедрения гибких методов управления проектами на практике. В связи с чем, тема данного исследования представляется актуальной, требующей развития как в теоретическом, так и в практическом плане.

В статье использовались общенаучные методы: анализ, синтез, сравнение, обобщение, методы обработки, интерпретации и визуализации данных и графического отображения результатов. Теоретическую базу исследования составили научные работы, посвященные изучению специфики формирования и использования гибких методологий управления. В исследованиях А. Джеймса, М. Кона, А. Купера, К.Вигерс, Д.Битти представлены теоретико-прикладные основы применения гибких методологических подходов при разработке программного обеспечения. (20-23). Теоретическая и методическая база гибкого управления проектами, специфика и необходимость применения различных видов гибких методологий (спиральной, итерационной и пр.), положительные эффекты от внедрения гибких подходов в различных отраслях и сферах деятельности отражены в научных работах российских и зарубежных исследователей.

Информационную базу исследования составили, информационно-аналитические материалы и данные отраслевой статистики.

Цель статьи – анализ и выявление возможных положительных эффектов в компаниях, применяющих гибкие методологии управления проектами.

Для исследования были выбраны компании отрасли информационных технологий, применяющих гибкие методы разработки программного продукта в рамках реализации высокотехнологичных проектов.

Итоги исследования

В условиях формирования цифровой экономики, многие компании внедряют гибкие методологии управления проектами, это позволяет им получать преимущества за счет повышения качества разрабатываемого продукта и скорости реализации поставленных задач (25). Традиционные методологии управления применительно к управлению ИТ проектами значительно снижают «гибкость» в подходах к работе, что влечет за собой снижение конкурентоспособности компаний.

Отличия между гибкой и классической моделью управления проектами заключается в разных подходах к постановке цели. В гибкой модели целью является реализация функционала для конечного пользователя, а в традиционной модели управления – достижение промежуточных подцелей, этапов проекта. Также следует отметить отличия в подходах к планированию. Гибкая модель ориентирована на процесс оперативной адаптации к изменениям, в то время как традиционная модель управления подразумевает четкое исполнение запланированных работ и сроков, все действия направлены на снижение вариативности и отклонений от плана (24).

В настоящее время гибкая методология управления, принципы которой описаны в Манифесте Agile, получила широкое распространение как за рубежом, так и в России. Суть гибкой методологии разработки программного обеспечения заключается в фокусировании всех сил и ресурсов на выполнении пожеланий заказчика в кратчайшие сроки, с возможностью «гибко» управлять проектом, т.е. иметь возможность вносить правки и дополнять функционал новыми возможностями на каждом из этапов разработки (начиная от разработки документации по прототипу и заканчивая последней стадией перед выпуском итого готового продукта), а также иметь возможность производить частые выпуски продукта.

Методологии гибкой разработки программного обеспечения подразумевают разделение процесса создания продукта на небольшие, управляемые этапы – итерации. Каждая итерация выступает как мини-проект, охватывающий все необходимые задачи для внедрения новых функций. Этот метод позволяет командам быстро создавать, тестировать и улучшать продукт, обеспечивая адаптивность к изменяющимся требованиям клиентов и рыночных трендов. Разбивая задачи на короткие итерации, можно снизить риски, обеспечить прозрачность процесса разработки, повысить производительность команды, и сделать более предсказуемым срок завершения проекта.

Внедрение философии гибкости Agile приводит к изменению роли менеджера: пристальный контроль за каждым действием сотрудников отходит на второй план, поскольку менеджеры принимают на себя новые обязанности, сосредотачиваясь потребностях клиента, передавая их предпочтения и пожелания исполнительной команде. Команда проекта может автономно принимать решения относительно стратегий и методов, применяемых в повседневной работе.

В современной экономике большое количество компаний, разрабатывающих программное обеспечение (ПО) для собственных нужд или для продажи сторонним организациям, стремятся перевести свое производство на рельсы гибких методологий разработки, в этом есть и плюсы, и минусы. Несомненным достоинством гибкой модели управления является стремление к удовлетворению в первую очередь потребностей заказчика, но, в свою очередь, это неизбежно влечет за собой стимуляцию разработчиков производить продукт быстро, но не всегда качественно, что неизбежно влечет за собой появление ошибок и дефектов в ПО.

Для улучшения процесса разработки программного обеспечения команды используют различные информационные системы поддержки, например, такие, как "Яндекс Tracker". Долгое время проект разработки этой информационной системы оттачивался для компаний из разных отраслей, работающих по методологии Agile. Трекер был создан отечественной компанией Яндекс, возможны два варианта подписки, либо на мощностях Заказчика, либо на мощностях Разработчика.

Функционал ПО позволят распределять проект на задачи или тикеты, для дальнейшего управления ими и отслеживания по этапам каждый из них. У каждого тикета имеются настраиваемые атрибуты, такие как:

1. Уникальный порядковый номер – ID

2. Статус, в соответствие с этапом разработки

3. Приоритет, для приоритезации работ

4. Название

5. Компонент, в рамках которого проводятся работы

6. Комментарии, для обсуждения и протоколирования событий связанных с данной задачей

7. Автор, исполнитель, наблюдающие

8. Дата создания задачи

9. Срок исполнения

10. Описание задачи

11. Затраченное время на работу над задачей

Возможности данной информационной системы поддержки позволяют сотрудникам с разными ролями на проекте планировать и отчитываться по своему рабочему времени, даже при условии работы сразу на нескольких проектах. Также есть возможность приоритизировать задачи, а также планировать свою работу в зависимости от приоритета задач и отведенных сроков на их выполнение. При грамотно выстроенном планировании на проекте и работе через фильтры функционала, существует возможность прогнозировать рабочие ресурсы, человеко-часы(ЧЧ) и загрузку каждого из членов команды.

Основной целью при внедрение данной системы на производстве является возможность отслеживания этапов каждого из проектов по разработке ПО, отслеживание статусов разработки нового функционала или срок исправления выявленных дефектов. Также появляется возможность общения и обсуждения внутри команды в разрезе реализации конкретной задачи, что значительно сокращает время на коммуникации.

Программа Яндекс Tracker является актуальным и действенным инструментом для управления и контроля за проектами, включающим в себя этапы проектирования, разработки, тестирования, отладки, внедрения разрабатываемого функционала, что предоставляет возможность контролировать каждую задачу на каждом из перечисленных этапов, снимать метрики по срокам выполнения задач, срокам ответа на обращения в рамках тикета и планировать трудозатраты, для ведения более эффективного и продуктивного бизнеса. Также в рамках использования функционала существует возможность менять подходы команды или вести работу нескольких команд по разным гибким методологиям. Функционал ПО позволяет выбрать настройки и визуальное оформление для применения Scrum методологии или Kanban методологии внутри конкретной команды или внутри конкретного проекта, что повышает гибкость работы команды и прозрачность внутренних процессов разработки.

Отечественная информационная система Яндекс Tracker позволяет отслеживать работу команды внутри проекта и совместно вести два основных этапа проектов, таких как: разработка и тестирование, чаще всего используя на разных из этапов одних и тех же сотрудников. Таким образом, такой подход обеспечивает бесшовную работу этих функций.

Для команд управления проектами Яндекс Tracker предоставляет облачное хранилище, возможность создания настраиваемых процессов, отслеживание задач на протяжении жизненного цикла разработки и установку прав доступа для пользователей.

В области разработки программного обеспечения Яндекс Tracker оснащает команды инструментами для планирования, создания дорожных карт, контроля бюджетов и определения функциональных требований. Интеграция с Трекером позволяет собрать в одном портале системы с разными функциями, такими как корпоративное общение, корпоративная почта, трекеры рабочего времени и др.

Основное преимущество, побуждающее компании активно внедрять Яндекс Tracker – это возможность создавать задачи, назначать исполнителя, списывать в задачи время и указание постановок на разработку. Также в связи с санкциями, многие импортные производители ушли с отечественного рынка трекеров задач, в связи с чем использование их стало невозможно, а Яндекс Tracker предоставляет успешно выполняет требуемые функции.

Благодаря использованию методологии Agile возможность внесения правок в проектную спецификацию предоставляется на каждом из этапов разработки и внедрения программного продукта. При этом, необходимо учитывать, что существенные изменения на поздних этапах разработки проекта несут в себе значительные затраты. Тем не менее, с учетом возможных дополнительных расходов, сам факт возможности внесения корректировок является огромным плюсом для проекта.

После этапа заключения контракта и оформления необходимой для старта работ документации начинается этап проектирования, с учетом согласованных в контракте пожеланий, условий и сроков. Процесс разработки организован вокруг графиков проекта, рабочих процессов, релизов и итераций (спринтов), обеспечивая эффективное управление проектом и гарантируя его успешное завершение проекта в соответствии с ожиданиями клиента.

Каждый этап и статус задач во время работ возможно отслеживать в отечественной системе мониторинга задач и работ Яндекс Tracker, который генерирует диаграммы и графики, отображающие статистику проекта.

Например, для сотрудника может быть создана диаграмма оценки производительности, иллюстрирующая назначенные задачи, текущую загрузку, завершенные задачи за определенный период времени и другие метрики. Такая стратегия позволяет повысить эффективность управления проектом посредством отслеживания задач на протяжении всего процесса разработки программного продукта. В таблице 2 представлен пример фильтра с задачами для работника.

Таблица 1

Перечень задач по конкретному сотруднику в системе управления проектами Яндекс Трекер

Данный фильтр демонстрирует отчетность по конкретному сотруднику: объем работ, сроки выполнения работ, статус по работам. Если задача не успевает «закрыться» в текущем спринте, то ее переносят в следующий спринт до ее выполнения или закрытия за неактуальностью. Используя подобные фильтры, руководители и менеджеры проектов могут иметь возможность визуально демонстрировать и самостоятельно отслеживать текущий объем и стадию выполнения работ в определенный период времени. Все тикеты/задачи имеют уникальный номер, что позволяет ускорять коммуникации внутри команд, работающих над проектом.

После внедрения такой информационной системы в компании наблюдается повышении мотивации сотрудников из-за видимых результатов после завершения спринта, улучшение качества работы за счет роста эффективности и сокращения времени завершения проекта, что в конечном итоге приводит к выполнению большего числа проектов ежегодно.

На графике 1 показаны результаты опросов (в количественном выражении) – количество российских компаний, использующих при реализации проектов методологию Agile. В число опрошенных входит ежегодно 1089 компаний со всех городов России.

Составлено авторами по [26-31]

График 1 – Количество российских компаний, использующих методологию Agile

Как видно из рисунка 1, ежегодный рост компаний, использующих методологию Agile составляет 6-8% по отношению к предыдущему году. Также на основе данных, представленных в отчетах «Исследования Agile в России» за 2017-2023 гг (26-31) был проведен анализ ожиданий и получаемых компаниями реальных выгод от внедрения методологии Agile (рис.2).

Составлено автором

Составлено авторами по [26-31]

Рисунок 2 – Ожидания и получаемые компаниями реальные выгоды при внедрении методологии Agile в разрезе поставленных целей (2017-2023 гг)

Результаты, представленные на рисунке 2 показывают, что компании внедряли методологию Agile, ожидая повышения результативности в таких направлениях, как: прозрачность ведения бизнеса, качество разрабатываемых продуктов, согласованность бизнеса и IT, ускорение доставки контента для веб-сервисов на основе технологии CDN (Content Dеlivery Network). Также важными целями внедрения гибкой методологии управления являлось достижение положительных эффектов при управлении меняющимися приоритетами и управлении распределенными командами.

Наиболее высокие полученные выгоды при внедрении методологии Agile были достигнуты в направлениях: управление меняющимися приоритетами и повышение прозрачности ведения бизнеса. Также на основе гибкой методологии Agile можно более эффективно управлять распределенными командами. Однако, повышение качества продукта не стоит ставить в качестве цели для Agile: результат оказался ниже ожиданий.

Учитывая все вышесказанное можно сделать вывод, что исследование эффективности внедрения гибких методов управления является сегодня крайне актуальной научной задачей, требующей развития как в теоретическом, так и в практическом плане.

Следует отметить, что переход на гибкие методы управления требует учета отраслевой специфики,

Выводы

В данном исследовании анализируются тенденции и вызовы, определяющие выбор современными компаниями гибких методов управления проектами. Высокий уровень неопределенности, приводящий к постоянным изменениям в рабочей среде, обусловливает выбор новых подходов к управлению. В рамках новой парадигмы управления эффективные коммуникационные каналы становятся важнейшими, превосходя жесткие регламенты по значимости, и предполагают активное и открытое общение, обмен информацией и идеями для успешного функционирования в условиях неопределенности и изменений.

Более того, новая парадигма управления уделяет больше внимания адаптации к своевременным изменениям, чем строгому следованию планам. Это включает готовность гибко реагировать на возникающие вызовы и возможности, а также оперативно корректировать стратегии и тактику в ходе работы над проектом.

Наконец, ключевым элементом новой парадигмы управления является постоянное согласование продукта проекта с клиентом, что является необходимым условием создания общей ценности. Это требует постоянного учета потребностей и ожиданий клиента на протяжении всего процесса разработки и реализации проекта, стремление к максимальному удовлетворению клиента и предоставление продукта, который действительно добавляет ценность и приносит пользу клиенту.

Основные преимущества при использование гибкой методологии в проектном управлении обеспечиваются путем быстрой адаптации к изменениям рыночной среды и требованиям заказчика. При использовании данной методологии задачи разделяются (декомпозируются) на более мелкие, что позволяет брать их в работу нескольким сотрудникам и, тем самым, вести работу параллельно по нескольким проектам одновременно. Данный подход позволяет в любой промежуток времени и на любом этапе разработки вносить правки, корректировки и дополнять функционал новыми функциями без необходимости огромных затрат на корректировку проекта и документации, а также без остановки работ в других модулях проекта. Благодаря внедрению гибких методов управления проектами наблюдается повышение эффективности проектов, значительно сокращается время и трудозатраты. При использовании программного обеспечения разработанных с применением гибкой методологии управления повышается возможность влиять на скорость разработки продукта, сокращать издержки и время между доставками нового функционала до заказчика, а также появляется возможность внедрять изменения продукта на любом из этапов проекта.

Дальнейшие исследования авторов будут направлены на исследование специфики, ограничений и перспектив внедрения гибких методологий управления в различных отраслях и сферах деятельности.