Исследование современных информационных систем по управлению бизнес-процессами предприятий

Введение

Путь к управлению бизнес-процессами в современном понимании был труден, на нем вбирался опыт разнообразных удачных и неудачных попыток добиться эффективности организации за счет опоры на процессы.

Основными предпосылками к появлению концепции процессного управления стали промышленная революция и экономический рост после Первой мировой войны, рационализация трудовых процессов и создание функциональной организационной структуры управления, при которой в компаниях стали востребованными специализированные работники. Одним из важных этапов развития новой концепции управления была разработка во Франции в 1932 г. первой многоцелевой модели Ж.Л. Мало «Tableau De Bord», которая учитывала оперативную общую информацию о деятельности фирмы и состоянии среды, в которой эта деятельность осуществляется; стратегические и тактические цели компании, использование финансовых и нефинансовых показателей.

В 1980-х гг. сформировались прикладные методы усовершенствования бизнес-процессов: методология полного контроля качества (Total Quality Management) и Six Sigma – улучшение качества процессов с предварительной минимизацией дефектов в производственной деятельности), за которыми в начале 1990-х гг. последовал реинжиниринг бизнес-процессов BPR (Business Process Reengineering), пропагандировавшийся М. Хаммером и Дж. Чампи [1] (Severilova, Obedkova, 2019). В этой второй волне процессного менеджмента процессы были вручную перепроектированы и одноразовым большим скачком внедрены внутрь сегодняшних ERP и других систем. Несмотря на то, что самым запомнившимся синонимом реинжиниринга Хаммера и Чампи стало сокращение штатов, оно имело технологическую поддержку – включая автоматизацию офиса – которая позволяла компаниям сносить функциональные колодцы и перестраивать сквозные бизнес-процессы, которые пересекали отдельные функциональные подразделения [2] (Davydova, 2016).

В конце 1990-х гг. на смену реинжинирингу пришла новая концепция – планирование ресурсов предприятия ERP (Enterprise Resource Planning). Было выдвинуто предположение, что системы ERP обеспечат усовершенствованные способы управления функционированием организаций, и многие поставщики утверждали, что такие системы «решат все проблемы». ERP-система в действительности позволяла интегрировать основные бизнес-процессы предприятия за счет базы данных о его ресурсах. Основой методологии ERP стал принцип единой базы данных предприятия о ведении своего бизнеса, включающей информацию о самом производстве, управлении персоналом, финансовые данные и другие необходимые сведения. Данные системы имели свою архитектуру, включающую в себя солидный ряд подсистем: управление запасами; управление снабжением; управление сбытом; управление производством; планирование; управление сервисным обслуживанием; управление цепочками поставок; управление финансами; управление персоналом [3] (Pomytkina, Komarova, Shchepetkina, Shchepetkina, 2021). Тем не менее данные системы не смогли решить проблемы процессов, поскольку не обеспечивали возможной эффективности и производительности процессов. Затем в начале XXI века широкое распространение получили системы управления взаимоотношениями с клиентами (Customer Relationship Management), где центр внимания смещался на службы, непосредственно работающие с потребителями продукции и услуг [4] (Dzheston, Nelis, 2012).

Вышедшая в 2002 г. книга «Управление бизнес-процессами: третья волна» Г. Смита и П. Фингара привела к громкому резонансу и спорам в сфере процессного менеджмента. В результате постепенно данная концепция стала главным вопросом для обсуждений управления и руководства, что привело к еще большему распространению процессного подхода. Сегодня управление бизнес-процессами BPM (Business Process Management) приобрело звание принципиально нового подхода и инструментального средства управления и автоматизации бизнес-процессов, способного учитывать их сложную структуру и кроссфункциональность. Концепция полагается на такие принципы, как понятность и видимость бизнес-процессов в организации за счет их моделирования с использованием формальных нотаций, использования программного обеспечения моделирования, симуляции, мониторинга и анализа, возможность динамического перестроения моделей бизнес-процессов силами участников и средствами программных систем [5] (Svirchevskiy et al., 2018).

В связи с вышесказанным можно говорить о том, что в настоящий момент активно развивается цифровая трансформация различных отраслей, которая влияет на основные, сервисные и управляющие процессы. Это позволяет относительно быстро отладить производственные процессы с учетом гибкой системы управления или диверсифицировать продукцию [6] (Denisenko, 2020). Таким образом, для обеспечения конкурентоспособности и эффективности своей хозяйственной деятельности предприятия должны не просто находить возможности для развития производства и обновления ассортимента продукции и услуг, а также быть способными внедрять инновации на постоянной основе [7] (Udaltsova, 2021).

На текущий момент все информационные системы, позволяющие предприятиям осуществлять управление бизнес-процессами и их автоматизацию, выделяют в несколько основных групп. При этом система управления бизнес-процессами BPMS (Business Process Management System) становится связующим звеном данных групп программного обеспечения: системы управления ресурсами ERP, автоматизирующей менеджмент над ресурсами, системы управления документацией, которая обеспечивает автоматизацию документооборота, а также CASE-средств (Computer-aided software engineering), предоставляющих инструменты автоматизации описания и моделирования процессов [8].

Важный аспект заключается в том, что взаимодействие систем управления документацией и бизнес-процессами может быть неравноценно в практической деятельности, и одна из систем будет занимать первостепенную роль, а другая – вторичную. Объяснить данный аспект можно тем, что организация стремится к достижению различных целей и, соответственно, выдвигает разные требования к осуществлению автоматизации. К примеру, когда присутствует необходимость в графических моделях бизнес-процессов для осуществления сертификации на ISO или требуется разовая автоматизация одного процесса, то функционал системы управления информационными ресурсами ECM (Enterprise content management) вполне будет способен достичь указанных целей. Однако в иной ситуации, когда заказчик вынужден управлять большой сетью сквозных бизнес-процессов, целесообразно осуществить внедрение именно системы управления бизнес-процессами, которая способна решить задачи по моделированию, автоматизации, мониторингу, анализу и улучшению бизнес-процессов организации. В рамках такой BPM-системы будут определены и реализованы бизнес-процессы, а в рамках процессов будет сформирован поток работ, параллельно генерироваться поток документов, управлять которым станет удобным уже в ECM-системе.

Таким образом, как было отмечено ранее, именно BPM является связующим звеном между системой ECM и другими корпоративными информационными системами организации, то есть настоящий результат от использования такой системы возможно получить тогда и только тогда, когда ее взаимодействие с основными процессами полноценно выстроено. BPM – это то, что позволяет системе управления документацией стать системой управления информационными ресурсами и вписать их в бизнес-процессы организации. Согласно статистическому наблюдению, удельный вес отечественных организаций, которые используют специальные программные средства, от общего числа обследованных организаций страны в 2017 году составил 83,9%, в 2018 и 2019 гг. увеличился и оставался на отметке 85,9%, а в 2020 году уменьшился до 65,4% [9] (Serebryakova, Davydova, 2021). Тем не менее информационная составляющая продолжает определять новые тренды в формировании структуры экономических систем, организационных моделей бизнесов, стратегических и тактических решений хозяйствующих субъектов [10] (Novikova, 2020). Поэтому существующие программные решения и информационные системы по управлению бизнес-процессами позволят предприятиям расширять круг выполняемых сотрудниками задач, повысят прозрачность бизнеса и сделают доступными своевременное изменение и реорганизацию процессов [11].

Целью представленной работы является исследование и систематизация существующих информационных систем по управлению бизнес-процессами предприятий для использования предприятиями в рамках их деятельности.

Обзор и систематизация программных средств в области управления процессами

На текущий момент на рынке представлено значительное количество российских и зарубежных ИТ-решений в области автоматизации бизнес-процессов и управления ими. Обратной стороной этого многообразия является фрагментарный охват бизнес-процессов, протекающих на предприятии. В связи с этим остановимся на наиболее распространенных системах [12] (Denisov, 2021).

Одна из систем, которая обязательна к рассмотрению, – Comindware Business Application Platform – система, предназначенная для работы с бизнес-процессами любой сложности (включая вложенные), а также для цифровой трансформации бизнеса. Платформа объединяет в себе инструменты для управления бизнес-процессами, управления кейсами, работы с данными и документами, социального взаимодействия. Comindware Business Application Platform относится к классу платформ Low-code. Особенностью такой платформы, отличающей ее от решений на базе ERP, классических BPM-систем и прочих платформ для ИТ-разработчиков, является возможность создавать отраслевые решения и в дальнейшем изменять их бизнес-логику за минимальное время, преимущественно силами бизнес-аналитиков с минимальным привлечением ИТ-специалистов [13]. По данным крупнейшего издания в сфере корпоративных информационных технологий в России и странах СНГ CNews Analytics, разработчик системы уже в течение нескольких лет занимает одно из первых мест в рейтинге крупнейших разработчиков BPMS, а выручка компании по итогам 2020 года составила 831,8 млн рублей [14]. Далее следует рассмотреть плюсы и минусы использования данной и последующих систем. Можно выделить следующие преимущества и недостатки Comindware Business Application Platform, которые представлены в таблице 1.

Таблица 1

Преимущества и недостатки системы Comindware Business Application Platform

Еще одной из наиболее динамично развивающихся систем управления бизнес-процессами предприятий с разными направлениями деятельности является бизнес-система ELMA. Данное обеспечение предполагает автоматизацию управления повторяющимися процессами и нерегулярными задачами, корректируемыми в рамках проектов. Для моделирования в данной системе также используется современная международная нотация BPMN 2.0. Кроме того, с помощью ELMA можно быстро и эффективно наладить документооборот [15].

Преимущества и недостатки данной системы управления процессами указаны в таблице 2.

Таблица 2

Преимущества и недостатки бизнес-системы ELMA

Еще одной масштабной системой управления эффективностью бизнес-процессов предприятий является система Oracle BPM Suite, где для моделирования бизнес-процессов используется интегрированная среда разработки JDeveloper. Одной из основных функцией Oracle BPM является преобразование BPMN в BPEL-схему (Business Process Execution Language). В данном случае процесс разбивается уже не по подразделениям и пользователям, а по логике прохождения процесса. Здесь отображаются те же вызовы внешних служб и те же задачи пользователей, но в другом виде, кроме того, имеется наличие ряда средств построения корпоративных порталов. С таким представлением обычно работают программисты интеграционных решений. Для данного решения также доступна работа из браузера [16].

Можно выделить следующие преимущества и недостатки системы Oracle BPM Suite, которые представлены в таблице 3.

Таблица 3

Преимущества и недостатки системы Oracle BPM Suite

Другим программным решением для управления процессами является популярная в англоязычном сегменте BPMS-система (Business Process Management System) управления бизнес-процессами Metatask – это гибкое программное обеспечение, которое помогает организациям повысить эффективность за счет оптимизации и управления бизнес-процессами, уменьшения хаоса, устранения ошибок и задержек. Программа может использоваться для всех видов рабочих процессов и внутренних процессов и предоставляет разнообразный функционал, идеально проработанные интерфейсы, в том числе мобильные. Подходит для всех видов бизнеса и охватывает каждый процесс [17]. Плюсы и минусы данной системы рассмотрены в таблице 4.

Таблица 4

Преимущества и недостатки системы Metatask

Одна из крупнейших и самых функциональных российских разработок в сфере управления бизнес-процессами – система «Первая Форма». Это система управления бизнес-процессами, проектами и документами, организации эффективных коммуникаций, безопасного хранения и использования корпоративных данных [18]. Она настраивается в точном соответствии с потребностями конкретной компании и представляет собой гибкий веб-конструктор. Большая часть настроек выполняется без программирования, поэтому новые процессы запускаются очень быстро, а существующие процессы можно подстраивать «на ходу». Система предлагает обширный функционал для автоматизации управления бизнес-процессами торговых, производственных, консалтинговых, страховых и других компаний. В «Первой Форме» можно смоделировать практически любой бизнес-процесс. Для настройки не требуется знание специализированных нотаций (таких как BPMN), которыми обычно владеют только бизнес-аналитики. Маршруты процессов отображаются в виде схем, понятных даже пользователям без технической подготовки.

Система уведомлений напоминает пользователям о текущих задачах и информирует о происходящих событиях. Чтобы работа не прерывалась в период отсутствия сотрудника (отпуска или болезни), можно назначить временного заместителя и передать ему текущие дела и полномочия [19]. Кроме того, можно отметить следующие преимущества и недостатки системы «Первая Форма», которые представлены в таблице 5.

Таблица 5

Преимущества и недостатки системы «Первая Форма»

Тем не менее несмотря на успех «Первой Формы», самой популярной в России разработкой в области управления процессами на предприятиях является российский многофункциональный сервис для управления бизнесом от 1С-Битрикс «Битрикс24». В 2019 году доля «Битрикс24» на рынке в стране составила 43,5%, и продукт активно использовали более чем 1,5 млн компаний. Эта система управления бизнес-процессами подходит всем организациям благодаря обширному функционалу, наличию нескольких тарифных планов и большим возможностям настройки, масштабирования. Это настоящий внутренний корпоративный Интернет со своей CRM (Customer relationship management), социальной сетью, мессенджером, планировщиком и множеством других модулей [20]. Преимущества и недостатки использования «Битрикс24» отмечены в таблице 6.

Таблица 6

Преимущества и недостатки системы «Битрикс24»

Завершить список можно одним из главных и уже ставшим традиционным решением в управлении процессами – IBM Business Process Manager. Это комплексная программа от солидных и проверенных временем разработчиков, которая позволяет не только проектировать процессы управления бизнес-системой, но и тестировать их перед практическим внедрением. Платформа позволяет организовать эффективное взаимодействие ИТ- и бизнес-пользователей в рамках унифицированной среды разработки, управляемой моделью. Для разных по масштабу деятельности организаций компания предлагает три издания своего продукта с различным функционалом, но даже минимальная версия располагает всем необходимым для малого и среднего бизнеса [21]. Несмотря на популярность данной системы управления процессами, необходимо указать ее преимущества и недостатки, которые представлены в таблице 7.

Таблица 7

Преимущества и недостатки IBM Business Process Manager

Таким образом, каждая из перечисленных выше систем управления бизнес-процессами поможет повысить эффективность деятельности предприятий за счет структуризации, стандартизации и автоматизации (особенно регулярных задач). Это важный аспект оптимизации деятельности и создания благоприятных условий для стабильности, процветания. Но есть еще один – контроль над сотрудниками. Насколько бы хорошо не была технически обеспечена организация, человеческий фактор все равно играет важную роль. Кроме того, при выборе средств управления бизнес-процессами важно учитывать, что существуют определенные проблемы применения BPM на практике: отсутствие единого подхода к пониманию BPM, поскольку в само понятие BPM эксперты разных предметных областей вкладывают разное значение; многообразие расшифровок аббревиатур BPM; отсутствие четких стандартов; зависимость эффекта внедрения BPM от конкретных исполнителей; ошибки внедрения BPM в конкретных организациях [22] (Seliverstova, Tochilkina, 2015).

Заключение

В результате проведенного исследования можно сделать вывод, что наиболее универсальной и оптимальной программы для управления бизнес-процессами для всех предприятий не существует. Выбор зависит от множества факторов: размеров предприятия, его видов деятельности, финансового состояния и других аспектов его функционирования. Однако представленная в статье систематизация информации о преимуществах и недостатках информационных систем по управлению бизнес-процессами, проблемах применения и типичных ошибках внедрения может способствовать эффективному внедрению BPM в современной организации.