Процесс закупок, его роль и место в хозяйственной деятельности предприятий обрабатывающей промышленности

Введение

Закупки (снабжение) — один из важнейших бизнес-процессов, протекающих у хозяйствующих субъектов. Обеспечение эффективного функционирования современного предприятия во многом определяется процессом закупок, оказывающим существенное влияние на устойчивость, эффективность и конкурентоспособность предприятия. Соответствие такому понятию как конкурентоспособность существенным образом определяется возможностью предприятия удовлетворять требования потребителей посредством предоставления им качественных товаров или услуг по приемлемым рыночным ценам в требуемые сроки. Поскольку деятельность предприятия не ограничивается одним днем, то это требует нахождения оптимальных и комплексных решений, рассчитанных на длительную перспективу, которые, в конечном итоге, находят свое отражение в маркетинговой, логистической и производственной стратегиях предприятий.

Особенные проблемы характерны в этой связи для таких хозяйствующих субъектов, как предприятия обрабатывающей промышленности. Это объясняется, в частности, тем, что издержки производства и обращения, величина технологических отходов и брака напрямую зависят от применяемых в производственном процессе сырья, материалов и компонентов, качества обработки комплектующих субпоставщиками, квалифицированности персонала контрагентов. Данные предприятия отличает особая сложность производственного цикла, который зачастую должен быть непрерывным, наличие специальных требований к используемым ресурсам и эксплуатируемому оборудованию, широта и видовое разнообразие возникающих потребностей, и соответственно обширный массив поставщиков.

Действие указанных факторов обусловило особую роль и место процесса закупок в реализации стратегических планов и в целом хозяйственной деятельности предприятий обрабатывающей промышленности.

Особенности предприятий обрабатывающей промышленности

Промышленность в целом — это важнейшая отрасль материального производства, включающая предприятия, занятые добычей сырья, производством и переработкой материалов и энергии, изготовлением машин и агрегатов [1]. Значимость промышленности подчеркивается тем влиянием, которое она оказывает на экономику, политику, экологию, образование и социальную сферу страны.

Промышленное производство является основным источником создания ВВП государства (доля промышленности в ВВП страны при стабильно развивающейся экономике составляет 30–40%, в СССР она составляла около 60% от ВВП за счет недостаточного развития сферы обслуживания), товарной массы для внутреннего потребления и экспорта [1, с. 156].

Можно с полной уверенностью сказать, что предприятия промышленности — это основа экономики большинства современных государств. Не является исключением и Российская Федерация. Более того, уникальное географическое положение, наличие большого числа полезных ископаемых, особая история развития страны — все это в совокупности предопределило наличие в экономике нашего государства практически всех отраслей современной промышленности из числа возможных.

Распределение промышленных предприятий по определенным отраслям осуществляется в соответствии с существующим разделением труда, назначением производимой продукции, а также особенностями техники и технологии производства [2, с. 78-79].

Есть и основное разделение промышленности: на предприятия добывающей и обрабатывающей промышленности. Между ними есть существенное различие. Добывающая промышленность посредством технических средств осуществляет изъятие ресурсов из природы с некоторой степенью механической или физической обработки, например, осуществляя измельчение, первичную сортировку и очистку сырья. Таким образом, качественное изменение полезного продукта, содержащегося в добываемом сырьевом ресурсе, незначительно. Особенностью обрабатывающей промышленности является кардинальное преобразование материальных ресурсов посредством технологического процесса в принципиально новый продукт (в частности, разложение целого на составляющие, либо интеграция нескольких материальных ресурсов), с приданием ему добавленной стоимости и новых потребительских свойств. Причем указанное справедливо и для сборочных производств. Представим, к примеру, набор электронных устройств и исполнительных механизмов. По отдельности каждый из этих элементов выполняет одно простое действие (преобразует электронный сигнал, обеспечивает вращение или подъем, светится или подает звуковой сигнал), а в совокупности все они образуют сложную техническую систему. Таким образом, в обрабатывающей промышленности одновременно происходит и количественное, и качественное изменение свойств материи.

В этой связи стоит добавить, что законы сохранения массы и энергии – это основные законы природы, используемые при разработке и эксплуатации промышленных предприятий, технологических процессов и производственного оборудования, а также при управлении предприятием [3].

Важнейшим условием указанных преобразований материи, осуществляемых в обрабатывающей промышленности, является обладание произведенным продуктом полезности для следующего (а в итоге и для конечного) потребителя, причем данный продукт, как правило, виден и осязаем.

Отметим, что другие сферы деятельности в экономике имеют существенные отличия от промышленных предприятий. В качестве примера выделим энергетику, на предприятиях которой материальные потоки ресурсов преобразуются в электрическую и тепловую энергию. Готовый продукт — энергия, хоть и является формой существования и движения материи (поток заряженных частиц), для потребителя не виден и не осязаем (если, конечно, не считать чрезвычайных и аварийных ситуаций). Да и материальные потоки в привычном понимании есть только в атомной и тепловой энергетике, в которых происходит сжигание (окисление) или распад топлива. Если же рассматривать гидроэнергетику, а также ветровую или солнечную энергетику, то произведенный продукт возникает вследствие действия естественных природных сил.

Рассматривая такие сферы экономической деятельности как транспорт или связь, можем констатировать, что входящий поток в виде топлива или электроэнергии, обеспечивающий процесс, фактически дематериализуется, уходя на преодоление естественных сил (трение, сила тяжести, сопротивление воздуха или воды и т.д.). В то же время, осуществляя указанную деятельность, мы обеспечиваем передачу чего-либо (топливо, грузы, информация) на определенные расстояния, причем то, что передается, не претерпевает существенных изменений.

Далее обратим взгляд на сельское хозяйство. Можно сказать, что основой экономического эффекта сельскохозяйственных предприятий являются опять же естественные природные силы, обеспечивающие деление клеток в процессе развития живых и неживых организмов. Материальные потоки в виде кормов, удобрений, воды способствуют протеканию естественного процесса, давая энергию и материал для строительства и деления клеток.

Если остановиться на такой сфере как торговля, то необходимо отметить, что входящий материальный поток готовых товаров не преобразуется и проходит через предприятия торговли к потребителю практически без изменений, возможны лишь некоторые несущественные дополнения в виде наклеек, дополнительной упаковки и т.д.

Еще одной сферой хозяйственной деятельности, помимо торговли, где промышленные товары напрямую взаимодействуют с конечным потребителем, является сфера услуг, как в части бытового обслуживания населения (парикмахерские, ателье, ремонтные мастерские), так и социально-досугового обслуживания (организации и учреждения образования, культуры, медицины и др.). На этом этапе происходит уже непосредственное использование товара (конечное потребление), включаемое в цену оказываемых услуг.

Особый случай — строительная отрасль, что связано с тем, что строительные предприятия постоянно перемещаются с одного места на другое по мере возведения и сдачи новых объектов. Однако при этом предприятия строительной отрасли обеспечивают преобразование и интеграцию материальных потоков, а также обретение ими новых качеств и потребительских свойств. Простой пример: сравните горы арматуры, песка и цемента или других строительных материалов и готовый объект — дом, мост или стадион. В то же время нельзя в полной мере говорить о выходящих материальных потоках применительно к построенным зданиям и сооружениям.

Таким образом, на основании вышеизложенного, можем выделить ряд основных отличительных особенностей предприятий обрабатывающей промышленности:

Промышленные предприятия как потребители

Понятно, что для эффективного и бесперебойного функционирования системы необходимо, чтобы на всем протяжении производственного цикла предприятие было обеспечено входящими материальными потоками необходимого качества. В силу действия объективных процессов разделения и специализации труда данная функция возлагается на специальную службу предприятия, которая может называться по-разному (отдел закупок, отдел снабжения и т.д.), но спектр задач, стоящих перед ней, достаточно универсален для всех подобных хозяйствующих субъектов.

На задачах службы закупок мы остановимся ниже, для начала обратим внимание на предмет процесса закупок. Основа потребности предприятий обрабатывающей промышленности, как правило, вносящая основной вклад в общий размер производственных затрат — это непосредственно преобразуемые в технологическом процессе элементы, такие, как сырье, материалы, комплектующие. Кроме того, для осуществления производственной деятельности необходимы и другие вещественные элементы, которые содействуют переработке (энергоносители, смазки, охлаждающие жидкости, газы для создания защитной атмосферы), а также оборудование, узлы и агрегаты, осуществляющие переработку и перемещение сырья, полуфабрикатов, готовой продукции и отходов производства. Помимо указанных материальных ресурсов предприятию требуются материалы и запасные части для поддержания в работоспособном состоянии технологического оборудования, производственных зданий и сооружений, а также товары, которые необходимы для обеспечения административно-управленческого процесса.

В недалеком прошлом предприятия обрабатывающей промышленности стремились к тому, чтобы (по возможности) многие из возникающих потребностей удовлетворять своими силами. Это касалось как некоторых товаров, так и работ и услуг, необходимых для осуществления производственно-хозяйственной деятельности (ремонт, строительство, транспорт, уборка и т.п.). Сейчас предприятия во всем мире уходят от этой практики, однако особенностью российской промышленности все еще является состояние «натурального хозяйства», связанное с наличием у предприятий избыточных вспомогательных производств, доля которых достигает 30%, в то время как в мире промышленность основывается на принципах аутсорсинга и горизонтальной кооперации [4]. Естественно, что в настоящее время отечественные предприятия, движимые конкуренцией, начинают делать выбор при решении известной дилеммы «произвести или купить» в пользу покупки необходимого ресурса или услуги, поскольку это выгоднее с точки зрения затрат. Этот фактор повышает роль службы закупок, организующей снабженческий процесс, в структуре и иерархии предприятия.

Известно, что предприятия обрабатывающей промышленности предназначены для производства определенного товара или группы товаров, востребованных последующими потребителями на рынках, как в стране-изготовителе, так и за рубежом и, в конечном счете, необходимых для удовлетворения личного или общественного спроса. При этом абсолютное большинство промышленных предприятий не взаимодействует напрямую со своими конечными потребителями, а получает рыночные сигналы опосредованно, то есть через торговые фирмы, а в основной массе — от других промышленных потребителей, которые являются вышестоящими (восходящими) звеньями существующей цепи поставок.

Приводятся данные, что у крупных промышленных корпораций сеть поставщиков может достигать 10–13 тысяч компаний, начиная от производителей крупных узлов и компонентов, и заканчивая поставщиками различных промышленных материалов, таких как металлопрокат, пластмассы, краски и т.п. [5]. Компании, находящиеся на вершине цепи, — промышленные лидеры, выполняют функцию интеграторов, выпускающих конечную продукцию, а также разрабатывающие новые продукты для выпуска на рынок, осуществляют жесткий отбор поставщиков и распространяют на них свои требования и стандарты производства [5].

Процесс закупок и стратегии предприятия

Поскольку любое промышленное предприятие строит свою деятельность на основе стратегического планирования и длительных производственных циклов, то протекающие бизнес-процессы определяются его маркетинговой, логистической и производственной стратегиями.

В связи с этим остановимся на вопросах маркетинговой деятельности. Известно, что маркетинг — это осуществление предпринимательской рыночной деятельности, связанной с торговлей и обменом, направленной на продвижение товаров и услуг от производителей к потребителям в целях удовлетворения их потребности и получения выгоды [6]. Сразу же оговоримся, что нас интересует промышленный маркетинг в части рыночного взаимодействия поставщиков и потребителей, использующих закупаемые товары для производства своих собственных товаров.

Понятно, что маркетинговая деятельность предприятия достаточно широка и помимо внутрифирменного планирования и координации предусматривает постоянный поиск новых клиентов, выявление новых потребностей, соответствующие разработки или обновления продуктов, оценку положения на рынке, комплексный учет как благоприятных для деятельности факторов, так и сопутствующих рисков и угроз, возможных в настоящем и будущем.

Необходимо отметить, что современное понимание маркетинга намного шире, чем просто деятельность по сбыту продукции. Маркетинг охватывает практически все сферы работы предприятия в той мере, в какой они влияют на реализуемость товаров: от исследований и разработок до закупки сырья, производства, упаковки, транспортировки, продажи, обслуживания и поставок запчастей [7, с. 209].

Маркетинговая стратегия призвана обеспечить долгосрочное устойчивое развитие предприятия, предусмотреть загрузку производства заказами, рентабельность продаж, спланировать продуктовый портфель с учетом жизненного цикла производимых товаров. В этой связи особую важность имеет степень диверсифицированности продуктовой линейки. Когда предприятие имеет несбалансированный и слабо диверсифицированный продуктовый портфель, ориентировано на малое число потребителей, то его бизнес становится весьма рискованным, а именно: предприятие перестает быть гибким, теряет такие механизмы управления как ценообразование и управление дебиторской задолженностью, поскольку вынуждено в целях удержания потребителя подстраиваться под его требования [8].

Маркетинговая стратегия предприятия определяет долгосрочную политику функционирования и развития. Это может быть удержание существующего рынка, либо захват и последующее доминирование на новом рынке, расширение или сужение спектра активности, как в части номенклатуры производимой продукции, так и в территориальном аспекте.

В свою очередь, логистика — это наука о движении материальных и информационных потоков и их взаимосвязях. Логистическая стратегия предприятия предусматривает достижение максимальной эффективности обмена материальными и информационными ресурсами в процессе производства и товародвижения при минимизации вытекающих из этого затрат.

Ну, и наконец, производственная стратегия предприятия определяет конкретные направления деятельности для достижения ряда целей, основными среди которых являются [9]:

Однако к вышесказанному необходимо добавить, что благодаря развитию концепции маркетинга, сфера производства, ранее главенствующая в деятельности предприятия, уступила приоритет сфере обращения (включает в себя процессы материально-технического снабжения и реализацию готовой продукции) [11, с. 122]. А развитие такой научной дисциплины, как логистика, которая не разделяет сферы производства и обращения, рассматривая их исходя из временного фактора и роли в хозяйственной деятельности (влияние на длительность хозяйственного цикла, затраты на осуществление, эффективность), позволяет рассматривать материально-техническое снабжение и сбыт не как сопутствующие производству, а как равные ему стратегические факторы эффективного функционирования предприятия [11, с. 123]. Как следствие, повышается значимость межфункционального взаимодействия, осуществляемого в рамках текущей хозяйственной деятельности предприятия.

В этой связи следует выделить особые роль и место закупок, как бизнес-процесса, в реализации упомянутых стратегий. С одной стороны, закупочная деятельность может рассматриваться как часть маркетинговой политики предприятия, поскольку известно, что при планировании перспективного развития маркетологи должны уделять особое внимание вопросам ресурсного обеспечения производственного процесса. К примеру, необходимо оценить насколько стратегия расширения производства будет обеспечена наличием в долгосрочной перспективе доступных и качественных производственных ресурсов. Кроме того, необходимо понимать механизм ценообразования, характер рынка требуемого ресурса и возможные сценарии развития событий на нем, сроки и ритмичность поставок, страновые и политические риски и т.д. Для оценки данных обстоятельств на практике широко используются методы научного прогнозирования, сравнительного анализа, стратегического анализа (SWOT-анализ), риск-менеджмента, бенчмаркинга и конкурентной разведки. Таким образом, маркетинг нужен не только как средство активизации продаж предприятия, но и незаменим при закупках товаров и услуг, которые неизбежно сопровождают современное производство [6].

С другой стороны, и в логистической политике предприятия процесс закупок также играет очень важную роль — приобретение материальных ресурсов для обеспечения производства является одной из ключевых логистических функций [10, с. 20]. Кроме того, закупки считаются одной из трех функциональных областей логистики, наряду с логистикой производства и логистикой распределения [10, с. 24].

Основными задачами логистики снабжения являются [12, с. 81]:

Логистический подход в современном бизнесе связывают с межфункциональной и межорганизационной координацией и управлением интегрированными логистическими бизнес-процессами (т.н. сквозная оптимизация) [10, с. 25]. Данные процессы находят свое выражение в современной концепции «Supply Chain Management (SCM)» — «Управление цепями поставок», ориентированной на будущее, и предусматривающей в качестве одной из главных целей стабильное обеспечение производственных потребностей качественными товарами в долгосрочной перспективе.

В целом, в настоящее время разработаны и активно используются следующие стратегические управленческие концепции построения интегрированных логистических систем, имеющие определенные основные целевые установки [12, с. 88-89]:

Межфункциональная координация

Понятно, что основная задача, стоящая перед менеджментом, — обеспечить в долгосрочной перспективе устойчивость и эффективное развитие промышленного предприятия. Важной составляющей успеха является грамотное планирование и управление процессом закупок. В то же время, несмотря на свою заметно возросшую роль, процесс закупок, в конечном результате, сильно зависит от порядка взаимодействия и механизма координации интересов различных служб предприятия. Последнее, в свою очередь, во многом определяется организационной и производственной структурами предприятия, действующими внутренними нормативными документами, хотя также велико и влияние неформальных связей.

Механизм разделения выполняемых работ по функциям таков, что принятие управленческих решений на каждом этапе процесса или уровне иерархии системы должно осуществляться на основании информации, полученной от других (смежных) процессов. При этом на объем, качество и сроки получения данной информации влияет внутренняя среда предприятия. Во-первых, каждое звено в цепи обладает определенной степенью инерции, т.е. задерживает прохождение информации. Во-вторых, при прохождении через определенную структуру предприятия неминуемо происходит искажение исходной информации, осуществляемое зачастую в субъективных интересах данной подсистемы. Кроме того, необходимо учитывать, что закупки, как процесс, активно взаимодействующий с внешней средой предприятия, характеризуется неопределенностью и многофакторностью, которые также могут по-разному восприниматься субъектами, как анализирующими ситуацию, так и принимающими управленческие решения.

Кроме того, существенное влияние оказывает характер портфеля заказов предприятия, в частности, работает ли оно по крупным долгосрочным контрактам или выполняет индивидуальные разовые заказы, максимально подстраиваясь под клиента в части сроков и вариантов исполнения заказа. Также важно знать, на каком именно рынке предприятие работает как продавец, какова его рыночная ниша и конкурентный потенциал, насколько оно способно противостоять действующим на рынке конкурентным силам.

Подводя итог, отметим, что задачи, поставленные перед службой закупок, формы и методы взаимодействия с поставщиками, а также эффективность процесса во многом зависят от того, насколько развито межфункциональное взаимодействие между различными службами предприятия (закупки, производство, маркетинг и сбыт), и каким образом построены взаимоотношения предприятия с заказчиками готовой продукции. Действуя в совокупности, указанные обстоятельства являются определяющими в отношении того, сколько времени отводится службе закупок на поиск и отбор контрагентов, объективен ли этот процесс или работа ведется формально, насколько качественно оцениваются при этом потенциальные поставщики.

[1] Цитируется по интернет-словарю «ФИНАМ»: http://www.finam.ru/dictionary/wordf004EF00025/default.asp?n=1

[2] Отметим, что указанная концепция получила широкое распространение в оптовой и розничной торговле, в частности, у т.н. ритейлеров.