Основные требования к построению системы показателей для планирования и контроля эффективности деятельности предприятия

В современной теории и практике управления Показатели рассматриваются как основа для планирования и контроля эффективности деятельности предприятия. На их основе руководители предприятия и структурных подразделений принимают управленческие решения. К важнейшим элементам и характеристикам показателей следует отнести:

‑ информативность показателя;

‑ возможность количественного выражения;

‑ специфическую форму предоставления информации.

Информативность ‑ это способность отражения в показателях наиболее существенных для предприятия сторон его производственно-хозяйственной деятельности. Из этого следует, что не все данные, отражающие различные аспекты деятельности предприятия, могут являться показателями. Характеристика информативности показателей должна тесно увязываться с целями предприятия и выбором управляемых величин и объектов.

Количественное выражение показателей позволяет сделать более точные измерения и оценку полученных результатов. Кроме того, появляется возможность сопоставления показателей как по отношению с другими предприятиями, так и в сравнении с динамикой развития внутри собственного предприятия.

Специфичность формы представления выражается в том, что сложные взаимодействия и процессы, происходящие внутри предприятия, могут с помощью показателей отражаться относительно простым способом. Это позволяет достаточно быстро и полно информировать руководство предприятия о реальном положении дел.

На основе анализа существующих подходов и методов к построению систем показателей, а также учитывая радикальные изменения, происходящие в современном менеджменте тезисно сформулируем основные требования к отдельным показателям и их системам:

1. Показатели должны отражать эффективность использования всех основных ресурсов и функциональных областей деятельности компании.

Поскольку эффективность деятельности предприятия в целом зависит от того, насколько эффективно используются трудовые ресурсы компании, средства труда, предметы труда, финансы, информация, необходимо, чтобы система показателей в полной мере охватывала перечисленные виды ресурсов. Система показателей должна отражать эффективность функционирования как предприятия в целом, так и его структурных подразделений, эффективность закупки ресурсов, производства и продажи готовой продукции.

2. Показатели должны быть, по возможности, как можно более простыми как в исчислении, так и в понимании экономического смысла.

Система показателей не должна требовать значительных затрат времени, денег и прочих ресурсов для ее поддержания. Рост сложности системы требует от работников, поддерживающих ее работу, более высокой квалификации. Внедрение сложных расчетных методов требует развития компьютерной базы. При этом следует обращать внимание на затраты, которые будут необходимы для внедрения и поддержания системы и сопоставить их с полезностью системы.

Наряду с затратами на обеспечение функционирования системы показателей, следует оценить и ее полезность для руководства предприятия. Система показателей должна обеспечивать руководящих работников той информацией, которая им требуется для принятия управленческих решений. Информацию необходимо структурировать таким образом, чтобы руководящий работник мог сделать однозначные выводы и принять оптимальные управленческое решение.

Возьмем, к примеру, факторный анализ. Он позволяет определить статью (ресурс), отклонение по которой оказало влияние на общий результат, и величину этого отклонения. Но понять из-за чего это произошло по данным факторного анализа чрезвычайно трудно. Поэтому система показателей должна быть простой и понятной для каждого руководителя.

3. Количество основных показателей не должно быть большим, иначе теряется их обозримость и затрудняется интерпретация.

Задача построения системы показателей состоит не в том, чтобы включить в нее все показатели, которые только можно посчитать и "выдать" руководству. Необходимо построить такую систему показателей, которая охватывала бы все сферы управления, но при этом не содержала бы дублирующей, избыточной и неправильно структурированной информации. При большом объеме информации теряется ее обозримость и затрудняется интерпретация. Для принятия решения руководству рекомендуется предоставлять не более 7-9 показателей. Однако, при этом предоставляемые показатели должны давать правильную и полную оценку сферы управления руководителя.

4. Для каждого показателя должна быть указана рекомендуемая (желательная) величина, по которой можно было бы измерять и оценивать достигнутый результат. При проведении анализа полученных результатов необходимо оперировать тремя величинами: плановой; фактической; желаемой.

Введение желаемой величины позволяет оценивать, насколько хорошо сработало предприятие (структурное подразделение) применительно к сложившимся на данный момент условиям. Например, если запланированный объем производства составил 100 ед., а фактический 110 ед., то согласно традиционному анализу отклонение план-факт равно 10 ед. Хорошо это или плохо? Всегда ли превышение положительно? Об этом можно судить лишь с позиций сегодняшней ситуации и видения перспектив развития. Скажем, при незначительном росте цен на продукцию и очень значительном росте издержек на исходные материалы и ресурсы, больший объем выпуска является негативным моментом, так как увеличивает убытки. Возможно, что производство 95 ед. с одновременным увеличением сервисных услуг вместо плановых 100 ед. с позиций развивающихся перспектив была бы экономически выгоднее.

Сравнение плановых и фактических величин позволяет оценить, насколько хорошо на предприятии организовано планирование. Введение желаемой величины показывает, насколько успешно предприятие реагирует на изменение текущей ситуации.

5. Показатели должны рассчитываться и предоставляться руководству в соответствии с регламентом, т.е. по утвержденной форме и плановым срокам.

Система показателей должна работать автоматически. Это значит, что предоставление показателей должно быть документально регламентировано по срокам, форме и структуре. Очень важно, чтобы формы, предоставляемые руководителям, содержали всю необходимую и достаточную для них информацию. При этом не должно возникать таких ситуаций, когда руководитель, не получая в установленном порядке необходимой информации, оформлял бы запрос в соответствующее подразделение и тем самым отвлекал бы сотрудников данного подразделения от исполнения своих прямых обязанностей.

6 .Методики расчета показателей желательно не менять в течение достаточно длительного периода (1-2 года), чтобы обеспечить сопоставимость получаемых результатов.

Показатель сам по себе ничего не означает, если его не с чем сравнить. Базой для сравнения показателей могут быть их фактические значения за предыдущий период, плановые значения на анализируемый период, отраслевые значения, значения конкурентов, желаемые значения на данный момент и т.д. Если на предприятии часто меняются методики расчета показателей, то затрудняется их сравнение, сопоставление и, соответственно, принятие решений по ним.

7. Каждый показатель следует рассматривать как плановый, так и контрольный.

Запланированный показатель должен быть выполнен. Отследить выполнение показателя можно путем сравнения его планового значения и фактического. При сравнении этих значений проявляется контрольная функция. Контроль показателей позволяет выявить причину и место возникновения отклонения и принять соответствующее решение.

8. Показатели для оценки деятельности подразделений должны отражать только те результаты, на которые могло повлиять руководство подразделения.

Неправильно и несправедливо было бы требовать от руководителя того или иного подразделения достижения определенных результатов по тем позициям, на которые он не может оказывать влияния в силу его полномочий и административного подчинения. Это утверждение не касается тех случаев, когда невозможность повлиять на какой-либо объект или процесс вызвана профессиональными или личными качествами работника.

9. Показатели должны представляться руководству в удобной для восприятия форме

Форма представления показателей чрезвычайно важна с точки зрения минимизации затрат времени руководителей на восприятие и понимание сложившейся ситуации. Как известно, графические формы предпочтительнее таблиц, формул и текста.