Основные показатели качества товарного учёта у фирм дистрибьюторов

В результате сбоев техники, ошибок персонала и/или технологических недоработок при учёте товара на складах у дистрибьюторов возникают различные расхождения. Как правило, для оценки сохранности активов и достоверности системы учёта товара осуществляются аудиторские проверки, методики которых базируются на сборе доказательств достоверности и надёжности системы учёта и системы внутреннего контроля, а также на вычислении соответствующих рисков. Другим подходом в оценке системы учёта товара может быть расчёт показателей качества, которые выражают степень отклонения учётных данных от фактического наличия товара. Источником информации для вычисления этих показателей могут быть учётные базы данных.

Можно выделить следующие процессы, которые характеризуют качество товарного учёта на складе дистрибьютора.

1. Отказы при наборе заказов, добор товаров в заказы и корректировка расходных документов.

Отказ при наборе заказа возникает тогда, когда наборщик не сумел набрать в заказ указанный товар. Причиной отказа могут быть нехватка или отсутствие товара на указанном месте хранения, а также ошибки наборщика при определении места хранения, размерности торговой единицы, наименования, количества и качества товара на месте хранения, либо в расходных документах. Как правило, после возникновения такой ситуации организуется добор товара в заказ.

В случае невозможности добора товара в заказ осуществляется корректировка расходных документов. В некоторых случаях для определения причины отказа и устранения нарушений в учёте организуется инвентаризация товара. Очевидно, что указанные процедуры отвлекают трудовые ресурсы от основной деятельности, увеличивают издержки и негативно влияют на имидж фирмы. Если такие ситуации возникают редко, значит, учёт товара на складе находится в хорошем состоянии.

Для проведения анализа качества товарного учёта по данным об отказах при наборе и сопутствующих процессах можно использовать следующие показатели:

‑ количество отказов за определённый промежуток времени ‑ час, смену, сутки и т.д. (общее, обоснованное, необоснованное, а также с распределением по участкам склада, сменам или наборщикам);

‑ количество доборов товара в заказы за определённый промежуток времени (организованное, успешное, неуспешное, а также с распределением по участкам склада, сменам или наборщикам);

‑ количество корректировок накладных за определённый промежуток времени (общее, обоснованное, необоснованное, а также с распределением по причинам корректировки, участкам склада, сменам);

‑ стоимость товара (общая, а также с распределением по складам, сменам и/или наборщикам), который не был найден на местах хранения за определённый промежуток времени;

‑ стоимость товара (общая, а также с распределением по складам, сменам и/или наборщикам), который удалось добрать в заказы за определённый промежуток времени;

‑ стоимость товара (общая, а также с распределением по клиентам, складам, сменам и/или наборщикам), который не набран в заказы (объём корректировок расходных документов) за определённый промежуток времени;

‑ количество инвентаризаций, проведённых для определения обоснованности отказов и корректировок накладных за определённый промежуток времени;

‑ доля отказов, доборов и корректировок в общем количестве заказанного и набранного товара, выраженная в денежных единицах или упаковках;

‑ количество и сумма штрафов, наложенных на сотрудников склада по результатам разбора обоснованности отказов и корректировок накладных за определённый промежуток времени.

Кроме того, для оценки качества товарного учёта можно использовать данные от сравнения текущих показателей с аналогичными за другие периоды времени.

2. Претензии клиентов по заказам.

В случае выявления в заказе несоответствий между количеством и качеством товара, поступившего фактически и указанного в сопроводительной документации, клиент направляет дистрибьютору претензии. Клиент может вернуть лишний товар из заказа, потребовать осуществления довоза недостающего товара или приведения сопроводительных документов в соответствие с фактически полученным количеством товара.

Дистрибьютор проводит разбор претензии: определяет её обоснованность, причины выявленных ошибок, ответственных за их возникновение лиц, устраняет нарушения в учёте товара, принимает меры по устранению причин подобных ошибок.

Для проведения анализа качества товарного учёта по претензиям клиентов можно использовать следующие показатели:

‑ количество претензий к складу (общее, обоснованное, необоснованное, а также с распределением по клиентам, участкам склада, сменам или наборщикам) за определённый промежуток времени;

‑ стоимость товара (общая, а также с распределением по клиентам, складам, сменам или наборщикам), который фигурирует в претензиях клиентов за определённый промежуток времени;

‑ количество возвратов и стоимость лишнего товара из заказов, возвращённых клиентами на склад за определённый промежуток времени;

‑ количество довозов и стоимость довезённого клиентам недостающего товара за определённый промежуток времени;

‑ количество исправительных проводок в базах данных по претензиям клиентов за определённый промежуток времени;

‑ стоимость товара в исправительных проводках по претензиям клиентов за определённый промежуток времени;

‑ количество и сумма штрафов, наложенных на сотрудников склада по результатам разбора претензий за определённый промежуток времени.

3. Пересортица.

Пересортица ‑ замена товаров, указанных в сопроводительных документах, другими товарами, сходными по наименованию или внешнему виду упаковки.

Для проведения анализа качества товарного учёта по информации о возникновении пересортицы можно использовать следующие показатели:

‑ количество случаев пересортицы, выявленных за определённый промежуток времени;

‑ стоимость товаров (общая, а также с распределением по клиентам, складам, сменам и/или наборщикам), по которым возникла пересортица за определённый промежуток времени;

‑ количество претензий и возвратов клиентами товара, попавшего в заказ в результате пересортицы, за определённый промежуток времени;

‑ количество и сумма штрафов, наложенных на сотрудников склада по результатам разбора случаев пересортицы за определённый промежуток времени.

4. Излишки и недостачи.

По результатам инвентаризаций фиксируются недостачи и излишки, их динамика отражает состояние системы учёта товара на складе у дистрибьютора. Для анализа качества товарного учёта можно использовать следующие показатели:

‑ количество проведённых инвентаризаций, а также количество инвентаризаций, выявивших отклонения в учёте товаров (с распределением по участкам склада и материально ответственным лицам) за определённый промежуток времени;

‑ величина излишков и недостач (общая, а также с распределением по участкам склада и материально ответственным лицам), которые выявлены при инвентаризации за определённый промежуток времени;

‑ объём и доли недостач, погашенных излишками, которые списаны в пределах норм естественной убыли за счёт издержек производства, компенсированных материально ответственными лицами или списанных за счёт финансовых результатов за определённый промежуток времени.

Любое предприятие стремится оптимизировать показатели качества в соответствии со своей рыночной стратегией. Как правило, предприятия стараются повысить их, поскольку качество является подчас единственным конкурентным преимуществом на данном рынке. Однако в некоторых случаях допустимо и снижение качества учёта, если это приводит к повышению общей эффективности предприятия.

Можно выделить следующие методы повышения качества товарного учёта.

1. Материальная ответственность за сохранность товара.

Материальная ответственность за сохранность товара предусматривает компенсацию стоимости потерянного товара за счёт материально ответственных лиц. Это мотивирует работников более бережно относиться к имуществу фирмы. Однако существуют ситуации, когда функционирование системы материальной ответственности оказывается невозможным, поскольку требует значительных ресурсных затрат (например, на передачу товарных ценностей от одних материально ответственных лиц к другим) и вызывает неприемлемые ограничения в процессах.

2. Мотивация безошибочной работы.

Помимо материальной ответственности за сохранность товара могут применяться различные мотивационные схемы, стимулирующие работников к повышению качества и производительности их работы. Например, сотрудникам следует выплачивать дополнительную премию, размер которой обратно пропорционален количеству совершённых ими ошибок.

3. Обучение и аттестация персонала.

Обучение работников работе с товарами, с программным обеспечением и техникой, разъяснение технологической документации и смежных технологических процессов позволяют сократить количество ошибок персонала, ведущих к нарушению учёта товара, претензиям клиентов и производственным авариям.

4. Введение в процессы дополнительных точек контроля.

Под точкой контроля понимается процесс передачи и приёма товара, материальной ответственности, документов и информации, сопровождающийся их проверкой и взаимным сравнением. Дополнительные точки контроля повышают качество учёта, но могут вызвать неприемлемые затраты ресурсов. Например, если заказ клиента половину дня будет проверяться на различных контрольных участках, то клиент может предпочесть более расторопного дистрибьютора.

5. Проведение контрольных проверок выполнения нормативной документации.

Регулярная проверка соответствия выполняемых технологических процессов действующей нормативной документации, а также экспертная оценка соответствия их «здравому смыслу» позволяют планировать и контролировать мероприятия по устранению выявленных недостатков, совершенствованию технологии и качества товарного учёта.

6. Использование технических средств контроля.

Использование технических средств контроля, таких как штриховые коды и весовой контроль собираемых заказов, во многих случаях позволяет сократить затраты ресурсов (за счёт сокращения объёмов ручного контроля) и повысить качество товарного учёта.

Необходимо постоянно вести мониторинг изменения перечисленных показателей качества, а также установить стандарты на их значения. Если какие-либо параметры выходят за границы стандартов качества, то следует провести анализ соответствующих процессов и принять необходимые меры. В заключение следует отметить, что каждое предприятие в соответствии со своей спецификой может варьировать перечнем контролируемых показателей и их значимостью для принятия управленческих решений.