Внутренний аудит при организации службы бухгалтерского учета

Наша фирма прошла путь больших реорганизаций – вплоть до образования концерна (о чем мы писали в № 3/2001 “рп”). Появилась возможность сочетать жесткий централизованный контроль в области капиталовложений и финансов с хозяйственной самостоятельностью предприятий. Возможность полного контроля достигается тем, что учредителем вновь созданной организации становиться головная фирма, которая владеет информацией о действительном состоянии дел и именно её капитал проникает в все направления деятельности, напрямую не связанные с основной.

После того, как мы провели реструктуризацию и выделили бухгалтерскую службу в отдельную организацию, осуществляющую бухгалтерский учет во всех подразделениях концерна, мы вплотную подошли к такому элементу системы управления нашей фирмой как внутренний аудит. Для российской практики управления этот элемент является достаточно новым и не совсем изученным. Большим подспорьем в организации внутреннего аудита могут служить рекомендации, изложенные во Временных правилах аудиторской деятельности в Российской Федерации (приложение к Указу Президента РФ от 22 декабря 1993 года №2263), носящие в данном случае не обязательный, а рекомендательный характер.

Известно, что потребность в службе внутреннего аудита возникает при управлении бизнесом со сложной структурой. Так и в нашем случае, получив развитие “по плоскости” и трансформировавшись в концерн, фирма осознала необходимость проведения, как внутреннего контроля, так и анализа финансово-бухгалтерской отчетности, оценки достаточности пассивов, проверки адекватного отражения хозяйственных операций в учете и правильности составления отчетности в каждой отдельно взятой единице концерна. Понятие внутреннего контроля в данном случае выходит за рамки узкого смысла и включает в себя широкий спектр действий:

определение фактического состояния объекта контроля;

сравнение фактических данных с требуемыми;

оценка отклонений, превышающих предельно допустимый уровень, и степени их влияния на аспекты функционирования организации;

выявление причин данных отклонений.

Информация, собранная службой внутреннего аудита имеет приоритетное значение при постановке и решении управленческих задач. Из теории менеджмента известно, что степень полноты и достоверности информации оказывает огромное влияние на характер принимаемых решений. Организация внутреннего контроля позволяет достигнуть информационной прозрачности объекта управления для возможности принятия эффективных и детерминированных решений. В случаях, когда руководство не обладает необходимым объемом точной информации, а так же результатами анализа и оценки состояния объекта, управленческое воздействие не приносит желаемого результата, а иногда может привести к негативным последствиям.

Хотелось бы разделить понятия информированности управленческого звена организации и информационной прозрачности для них. Последняя заключает в себе сравнение требуемого состояния объекта управления с фактическим и последующей оценкой возникших различий. Во многом, служба, осуществляющая внутренний аудит, выполняет аналитическую функцию и ставит перед собой широкий спектр задач.

Идея создания подобной службы пришла с необходимостью проводить периодический контроль финансово-хозяйственной деятельности обособленных подразделений. Задача была упрощена тем, что бухгалтерская отчетность составляется самой службой, а вся необходимая первичная информация и документация поставляется бухгалтерами службы, работающими непосредственно в этих подразделениях и занимающимися текущей бухгалтерской работой.

Как отмечалось выше, для повышения эффективности деятельности отдельных организаций и концерна в целом, необходимо проведение финансово-экономического анализа деятельности каждой единицы концерна и разработка плана ее финансовой стратегии. Изучение финансового положения и результатов деятельности организаций позволяет дать оценку условиям их функционирования в будущем, что в свою очередь влияет на развитие концерна в целом. Важно отметить, что в рамках анализа оценивается оптимальность использования денежных ресурсов. Расходы фирмы напрямую связаны с изучением состава и источников доходов. Итогом работы может стать выделение и оценка показателей прибыли и рентабельности, а так же, учитывая аналитический аспект, выявление тенденции их динамики.

Высокий уровень финансовых рисков, с тенденцией к росту в современных рыночных условиях, несоответствие фактических денежных поступлений реальному долгу клиентов, особенно в ситуации несвоевременных платежей по стране, отсутствие стабильного налогового законодательства в России и неоднозначные трактовки некоторых его пунктов породили необходимость проведения консультационных работ с руководителями подразделений. Тесное сотрудничество и информированность управленческого звена в концерне, а так же своевременное распознавание типичных недостатков позволяет избегать неоправданных рискованных действий, как следствие, потерь и убытков, а также нарушений в отношении налогового законодательства.

В ходе работы по созданию бухгалтерской службы мы не раз убеждались, каким эффективным и результативным может стать использование элементов внутреннего аудита в организации финансово-экономической деятельности предприятия. В разрезе его неоспоримого и существенного влияния на такую управленческую функцию, как принятие решения, становится очевидной необходимость его внедрения в бизнес со сложной структурой, имеющей разветвленную систему управления. Процесс, представляющий собой последовательность принятия и реализации решений – это процесс, направленный на достижение стратегических целей организации.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что внедрение внутреннего аудита приводит к следующим результатам:

1. Несколько расширяет стандартные методы организации бухгалтерского учета.

2, Позволяет оптимизировать систему управления концерном.

обеспечивает эффективное функционирование и максимальную устойчивость каждой единицы концерна,

3. Дает возможность использовать ресурсы и возможности организаций с максимальной отдачей.

4. Своевременно выявляет и минимизирует коммерческие и финансовые риски (в том числе, риски при принятии управленческих решений).

5. Позволяет адаптировать деятельность организаций и всего концерна к постоянно изменяющимся условиям хозяйствования во внутренней и внешней среде.

6. Обеспечивает слаженность во взаимосвязях между организациями, входящими в концерн.