Вопросы внедрения системы управленческой отчетности на горнорудных предприятиях Казахстана

Система управленческой отчетности (далее – Система) – один из наиболее сложных и важных элементов управленческого учета, позволяющий руководству предприятия, с одной стороны, понять пределы своих возможностей в получении необходимых сведений от исполнителей, а также возможностей информационной и технической служб, а с другой стороны – получить эти сведения оформленными надлежащим образом, т.е. в том виде, в котором ими удобно пользоваться для принятия управленческих решений.

С некоторой степенью условности можно выделить три стандартных временных периода, которые являются базовыми для организации учета и предоставления практически всей отчетности на предприятии:

- краткосрочная отчетность;

- среднесрочная отчетность;

- периодическая (стратегическая или долгосрочная) управленческая отчетность.

В соответствии c градацией и дефиницией каждого вида отчетности огромное значение играет краткосрочная управленческая отчетность, которая должна отражать динамику изменений, в том числе и в налоговом планировании.

Периодичность составления внутренней отчетности определяет само предприятие, и для каждой однородной группы центров ответственности и сегментов индивидуально [2] (Gushchina, 2007). При этом важно иметь четкий график представления отчетности.

Управленческий учет в реальности отражает синергию бизнес-процессов отдельно взятого предприятия, что в конечном итоге и дает возможность бизнес-единицам компании повышать эффективность своей работы [3] (Karpova, 2007). Поэтому система управленческого учета на современном предприятии не может рассматриваться как отдельно взятый инструмент или набор каких-то специфических функций.

Можно сказать, что управленческий учет или система управленческого учета как совокупность множества обособленных процессов включает в себя практически все аспекты жизни предприятия: отображает результаты финансового планирования, контроля расходов, прогнозирования доходов, инвестиционного планирования, внешнего финансирования, продуктивности, нормативов и эффективности работы подразделений компании [1] (Gudkova, Ermakova, Melguy, 2016).

Относительная свобода в вопросах управленческого учета позволяет организациям самостоятельно определить порядок внедрения системы на предприятии.

Некоторые компании ставят управленческий учет самостоятельно, другие обращаются к специализированным компаниям (которые нередко грешат внедрением схожих систем управленческого учета на диаметрально противоположных предприятиях) [7], но вне зависимости от пути постановки управленческого учета сам процесс будет обладать похожей последовательностью:

· Определить потребителей информации. Обычно потребителями учетных данных являются собственники, менеджмент и руководители разных уровней. Все эти сотрудники ежедневно принимают подавляющую часть управленческих решений.

· Определить состав и характеристики необходимой информации. Понять потребности потребителей информации и согласовать с ними перечень управленческой отчетности, состав входящей в отчеты информации, сроки и виды отчетов.

· Разработать нормативную базу управленческого учета, то есть определить для всех правила и условия выполнения данной работы во избежание двойных трактовок и обеспечения сопоставимости информации.

· Внедрить систему управленческого учета.

· Контролировать работу системы управленческого учета и рационально развивать ее в рамках организации для достижения максимальной эффективности.

Перед тем как начинать разрабатывать систему управленческого учета, надо удостовериться в том, что организационная и финансовая структура предприятия не будет подвергаться в ближайшем будущем существенным изменениям. Также необходимо убедиться, что предприятие в ближайшем году не планирует кардинально менять вид деятельности или существенно «перекраивать» штат финансово-экономической службы. Немаловажно, чтобы в рамках даже одного вида деятельности, например какого-либо производства, не менялся технологический процесс. Изменение технологического процесса на производстве ведет к изменению принципов калькулирования себестоимости, что может оказать существенное влияние на работу системы. Штат финансово-экономической службы должен по возможности быть постоянен, так как постоянная текучесть кадров, приход новых людей, не принимавших активное участие в разработке системы, ставит под угрозу корректность получаемых управленческих данных. Для решения данной проблемы можно воспользоваться услугами «аутсорсинга» по поддержанию системы и оказанию консультационных услуг пользователям по работе с системой. Проведение обучающих курсов для новых сотрудников также сможет исправить ситуацию в лучшую сторону и способствовать успешному завершению проекта.

Еще один фактор, влияющий на успех внедрения Системы, – это наличие утвержденной методологии управленческого учета (стандартов учета, учетной политики) [7]. Без сформулированных и описанных принципов отражения финансово-хозяйственных операций и принципов формирования управленческой отчетности система не сможет корректно работать, более того, пользователи системы не смогут правильно квалифицировать те или иные финансово-хозяйственные операции, что приведет к получению некорректной управленческой отчетности [4, 5] (Melnikov, Abramov, 2008; Melnikov, Abramov, 2006).

Внедрять Систему можно в любое время года, однако важно брать в расчет планируемую дату его завершения. Удобней всего переходить на промышленную эксплуатацию системы с начала года, так как появляется возможность изменения для нужд управленческого учета учетной политики бухгалтерского учета. Помимо этого, существует возможность по итогам года получить отчеты о финансовых результатах деятельности компании в новой системе и согласно единой методологии. В противном случае придется, к примеру, если запускать систему во 2 квартале года, перекладывать вручную данные за 1 квартал в новую систему, что может породить некорректные финансовые отчеты.

На сегодняшний день типичным для горнорудных предприятий Казахстана является существование и функционирование отдельных управленческих и учетных программных продуктов: комплекс ERA Financials (система учета затрат), комплекс IFS Applications (программа закупок ТМЦ), Oracle (управление персоналом), которые в идеале (в качестве базы данных для перекачки в общую платформу) должны участвовать в системе управленческой отчетности, но все они используются в качестве подручного инструментария отдельных служб. Кроме того, в настоящее время находится в процессе разработки и поэтапного внедрения проектная бизнес-аналитическая система Cognos.

Проведя обследование текущей системы отчетности предприятия, было выявлено большое множество видов отчетности о производственной деятельности, использовании инвестиционных средств, движении товарно-материальных ценностей, прогнозировании поступления денежных средств и др. Большинство типов отчетности формируются в табличном редакторе MS Excel с последующим отражением основного контента в презентационных материалах, включающих в себя значительное количество слайдов (от 20 до 30 слайдов).

В качестве примера для отчета, включающего такие необходимые операции, как планирование производства, бюджета, экономический анализ и отчетность, характерны следующие проблемы:

- большие трудозатраты на сбор данных по планам и бюджетам, а также учету фактических результатов на всех уровнях иерархии предприятия. Существенный процент времени работы сотрудников уходит на сбор и свод данных, а не на аналитику и поиск путей оптимизации затрат;

- работа с данными проходит вручную, с таблицами MS Excel, что зачастую приводит к потере данных или к недостоверности информации (человеческий фактор);

- отсутствие возможности выполнения анализа по прошлым периодам, отсутствие нужных разрезов данных, развернутой аналитики по плановой и фактической рентабельности подразделений.

Как итог, можно выделить некоторые недостатками в отчетах предприятия: отчеты требуют значительных трудозатрат на их составление, также наличие множества различных и громоздких форматов отчетности.

Оптимально было бы осуществлять построение Системы на базе существующих информационных систем с их разумной интеграцией в единую более «тяжелую» Систему.

Внедрение единой Системы позволит объединить несколько задач: одновременный учет и планирование денежных средств, а также возможность отслеживать их движение; формировать себестоимость и оценивать производительность труда на предприятии.

Внедрение Системы позволит наладить и объединить сквозной учет по следующим процессам:

- анализ и контроль;

- анализ деятельности отдельных дочерних и зависимых организаций и подразделений;

- формирование единой информационной базы для управления предприятием по компонентам.

Кроме того, все процессы становятся прозрачными: от управления продажами до управления остатками ТМЦ на складах предприятий.

Дополнительным эффектом в технической части внедрения станет возможность сохранения данных как непосредственно в Системе, так и поступления в процессе обмена со сторонними системами.

В целом же внедрение Системы должно решить комплекс задач по повышению эффективности бизнеса, увеличению его конкурентоспособности, стратегической координации всех сторон бизнеса.