Организация внутрифирменного контроля расчетов по оплате труда

В соответствии с Федеральным законом № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» [2] (Bdaytsieva, 2011), в него включаются положения о внутреннем контроле, составляющими которой являются выявление рисков экономической деятельности организации и управление ими. Сведения о рисках необходимы для полного представления данных о финансовом положении компании, экономических результатах ее деятельности и изменениях в ее финансовом положении [8].

Актуальность представленной статьи заключается в том, что расходы на оплату труда являются одними из наиболее значимых статей расходов любого экономического субъекта, однако, несмотря на сформировавшийся фундамент современной отечественной системы бухгалтерского учета, решение многих проблем учета и контроля расчетов по оплате труда носят дискуссионный характер, что обусловливает потребность их исследования.

Учет расходов на персонал является одной из наиболее сложных статей при формировании себестоимости. Общая структура этих расходов, методы оценки, принципы их распределения по объектам калькулирования не регулируются едиными требованиями федерального законодательства Российской Федерации, а целиком зависят от особенностей калькулирования расходных статей каждой компаний.

В связи с чем имеет место определение внутреннего контроля расчетов по оплате труда как системы контроля, организованной в интересах собственников и регламентированной внутренними документами организации по обеспечению достоверности бухгалтерской отчетности, позволяющей предотвратить потерю финансовых ресурсов [2] (Bdaytsieva, 2011).

С целью реализации внутреннего контроля учета расчетов по оплате труда фирма может:

1) единовременно нанимать представителя аудиторской компании, тогда директор организации пишет письмо о проведении внутренней проверки к аудиторам, далее аудиторской компанией пишется ответ-соглашение на проведение проверки, после чего составляется договор об оказании требующихся услуг. После окончания проверки аудитор составляет аудиторское заключение, в котором указываются выявленные несоответствия нормативно-правовой базе, ошибки в учете расчетов с персоналом по оплате труда;

2) составить долгосрочный договор об оказании аудиторских услуг, соответственно письмо от руководителя для последующих проверок отправлять не требуется.

На веб-сайте https: // www.audit-it.ru/ имеется возможность рассчитать стоимость аудиторских услуг, руководствуясь сведениями данного электронного сайта, стоимость этих услуг может варьироваться в диапазоне от 20 до 5 000 тыс. руб.;

3) в штатное расписание ввести штатную единицу внутреннего контроллера. Зарплата на одного такого работника составляет от 40 до 120 тыс. руб. Стоимостные параметры зарплаты рассчитаны по данным веб-сайта https: // www.superjob.ru. Ссылаясь на эти данные, можно сделать вывод, что держать данного работника целесообразно для фирм с многочисленными филиалами, которые имеют обособленные подразделения, ведут отдельный учет по каждому филиалу/подразделению.

Основными принципами системы внутрифирменного контроля расчетов по оплате труда лежат нижеперечисленные принципы:

· принцип ответственности;

· принцип сбалансированности;

· принцип своевременного сообщения об отклонениях;

· принцип интеграции;

· принцип соответствия контролирующей и контролируемых систем;

· принцип постоянства;

· принцип комплексности;

· принцип согласованности действий и разделения обязанностей;

· принцип разрешения и одобрения;

· принцип эффективности;

· принцип плановости и внезапности;

· принцип гибкости;

· принцип системности и непрерывности;

· принцип законности;

· принцип экономичности;

· принцип объективности [3] (Kamyshanov, 2012).

Система внутрифирменного контроля расчетов по оплате труда включает в себя следующие компоненты:

· контроль за правильностью начислений и выплат сотрудникам в соответствии с российским законодательством;

· проверка соблюдения норм действующего российского законодательства в части удержаний из заработной платы и применения налоговых вычетов;

· оценка системы организации аналитического и синтетического учета расчетов по оплате труда;

· проверка правильности оформления и отражения в бухгалтерском учете расчетов с сотрудниками по оплате труда;

· контроль за расходами фирмы в части социального страхования и обеспечения;

· анализ эффективности использования фонда оплаты труда в разрезе стоимостных расходов на его оплату.

Хотелось бы выделить ряд проблем, связанных с отсутствием у фирмы своевременной системы внутрифирменного контроля расчетов по оплате труда.

Первая группа проблем включает в себя:

1) «пробелы» в действующем графике документооборота по расчетам с персоналом по оплате труда;

2) несоставление актов сверок по расчетам с персоналом с внебюджетными фондами;

3) недостаточная компьютерная обработка первичной информации;

4) ненадлежащая организация бухгалтерией архивного дела;

5) отсутствие разделения функций принятия решений (авторитарный порядок начисления суммы заработной платы);

6) отсутствие контроля за выполнением бухгалтерских операций (главный бухгалтер не контролирует своих подчиненных).

Все вышеперечисленные проблемы создают благоприятные условия для совершения злоупотреблений и хищений. Отсюда следует, что важным и необходимым элементом внутрифирменного контроля является проведение инвентаризации расчетов с внебюджетными фондами путем составления актов сверки расчетов с ПФ РФ, ФСС, Федеральным фондом ОМС и ТФОМС.

Если данный элемент контроля отсутствует, это может привести к несопоставимости информации о периоде, к которому должны относиться суммы начисления, отраженные в регистрах по учету зарплаты, отчетах по формам-4 ФСС, РСВ-1 ПФР, по карточкам индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений, а также сумм начисленных страховых взносов [1] (Bodyako, 2012).

Вторая группа проблем, связанных с отсутствием у фирмы своевременной системы внутрифирменного контроля расчетов по оплате труда, включает в себя проблемы неточного раскрытия информации, содержащейся в бухгалтерской (финансовой) отчетности. Данные проблемы связаны, с одной стороны, с неправильной методикой ведения бухгалтерского учета по учету обязательств (неверное составление корреспонденции счетов), с другой, с ошибками, возникающими при отнесении сумм кредиторской задолженности на соответствующие статьи бухгалтерского учета.

Таким образом, высококачественно организованная система внутрифирменного контроля расчетов с персоналом организации по оплате труда увеличивает достоверность бухгалтерской отчетности и позволяет избежать нарушений при проведении аудиторской проверки различными контролирующими органами.

Существует ряд основных направлений по совершенствованию системы учета расчетов с персоналом по оплате труда. Данные направления приведены в таблице 1.

Таблица 1

Основные направления по совершенствованию системы учета расчетов с персоналом по оплате труда

Таким образом, данные направления призваны усилить учет и контроль над мерой труда и потребления. Устранение выявленных недостатков и применение предложенных мер по совершенствованию системы учета расчетов с персоналом по оплате труда будут способствовать оперативности, прозрачности учета и внутрифирменного контроля расходов по оплате труда.

Благодаря всем этим мероприятиям будет создана база экономически обоснованной и достоверной информации о труде и его оплате. Это позволит следить за законностью совершаемых операций, связанных с начислением и выплатой зарплаты, устранить непроизводительные выплаты, связанные с скрытыми потерями рабочего времени, эффективностью применяемых форм организации и стимулирования труда на разных участках.

В заключение хотелось бы сказать, что учет заработной платы должен быть организован таким образом, чтобы способствовать повышению производительности труда, улучшению организации нормирования труда, полному использованию рабочего времени, укреплению дисциплины труда, повышению качества продукции, работ, услуг.

Таблица 2

Примерная таблица по организации внутрифирменного контроля расчетов по оплате труда

Источник: составлено автором по данным периодической печати.