Информационная система учета для малого предприятия

В настоящее время использование информационных технологий в управлении малым бизнесом ‑ объективная необходимость. Они стали одним из общепринятых инструментов контроля хозяйственной деятельности, повышения рентабельности и успешного противостояния в конкурентной борьбе. Их главное предназначение ‑ построение информационного пространства малого предприятия, позволяющее отображать состояние бизнес-процессов в управленческой, бухгалтерской и административной системах управления организацией.

Решая задачу построения информационной системы (ИС) малого предприятия, создается база данных, которая содержит сведения только об этом предприятии, хотя технологические возможности подобной системы позволяют поддерживать информационные процессы произвольного числа предприятий. В качестве технологической основы ИС может быть использован программный комплекс (ПК) «БЭСТ-ОФИС», разработанный компанией «Интеллект-Сервис» - автором программ серии БЭСТ, предназначенный для автоматизации оперативного и бухгалтерского учета, планирования и анализа хозяйственной деятельности малых предприятий различного профиля (www.bestnet.ru).

Система содержит специальные шаблоны для создания демонстрационной и рабочей баз данных (БД). После установки программы пользователь имеет возможность создать произвольное количество баз данных обоих типов. Отличие шаблона рабочей базы от демонстрационной заключается лишь в том, что демонстрационная БД уже заполнена данными по одному из предприятий торговли.

Для эффективного применения ПК «БЭСТ-ОФИС» следует предварительно рассмотреть такие понятия как: объекты учета в программе, операции и документы, виды учета, центры учета и т. п.

Объектами учета и управления в программе являются ресурсы предприятия, которые можно подразделить на следующие виды:

‑ денежные средства, к которым относятся наличные и безналичные денежные средства, которые находятся на счетах предприятия или в его кассах, при этом они учитываются в своем стоимостном выражении;

‑ обязательства, отражающие долги предприятия перед другими хозяйствующими субъектами или долги этих субъектов перед предприятием, которые также учитываются в стоимостном выражении;

‑ материальные запасы, включающие сырье и материалы, товары и готовую продукцию, которые находятся (или могут находиться) на складах предприятия и которые учитываются в стоимостном и натуральном выражении;

‑ имущество компании, или материальные и нематериальные объекты, которые используются для осуществления хозяйственной деятельности предприятия, учитываются в стоимостном и натуральном выражении. В эту категорию включаются основные средства и нематериальные активы;

‑ кадровый состав, который представляет собой особый вид ресурса, формально не имеющий стоимостного выражения. Учитывается специальным образом.

Важнейшей характеристикой ресурсов является количество ресурса. Количество характеризуется остатком ресурса на какой-либо момент времени. Остаток может измеряться в стоимостном и натуральном (количественном) выражении. Например, денежные средства и обязательства измеряются только в стоимостном выражении, кадровый состав - только в натуральном выражении, материальные запасы и имущество предприятия - как в стоимостном, так и в натуральном выражении.

Каждый вид ресурса фирмы имеет свою структуру, характеристики (свойства) и собственные процедуры управления. Сам же ресурс имеет свою классификацию, поделенную с помощью специального набора аналитических признаков на элементарные составляющие.

Учет состояния ресурсов в программе осуществляется с помощью аналитических картотек ресурсов, каждая из которых состоит из определенного комплекта и однозначно характеризует элементарный объект ресурса. В карточке указывается остаток по этому объекту. Анализируемый объект имеют две стадии существования, отражаемые в его карточке: объект «Открыт» или «Закрыт» для использования. Это свойство называется статусом объекта. Для управления статусами имеются специальные средства.

Аналитические картотеки (или просто «картотеки») - это справочники системы, каждый из которых представляет собой набор данных, предназначенных для классификации каких-либо объектов программы. Но по сравнению с другими справочниками системы такая картотека имеет дополнительное свойство - количественную характеристику соответствующего ресурса.

Справочники программы делятся на внутренние и внешние. Внутренние справочники формируются разработчиком и пользователем не управляются. Они поставляются уже в заполненном виде. Внешние справочники формируются пользователем программы.

Справочники состоят из отдельных записей. В аналитических картотеках каждая такая запись называется карточкой. Однако этот термин иногда применяется и для записей других справочников программы.

Операциии документы определяют понятия, характеризующие носитель информации, непосредственно данные и процессы обработки информации.

С помощью информации о хозяйственных операциях описывается движение ресурсов организации. В ИС совокупность хозяйственных операций разбивается на отдельные группы по принадлежности к тому ли иному виду ресурсов (например, операции с денежными средствами, материальными запасами, имуществом и т.д.). В пределах каждой группы выделяются устойчиво повторяющиеся операции одного и того же содержания. В ИС они записываются в специальном классификаторе — справочнике видов операций. Вид операции описывает характерный способ изменения информации о состоянии данного вида ресурса.

Виды учета. Информация о хозяйственных операциях фиксируются в ИС на основании специальных оперативно-хозяйственных документов, регистрируемых в журналах документов. Журналы документов классифицируются по видам. С каждым видом ресурсов связан один или несколько видов журналов. В качестве примера можно привести журнал учета платежей (операции с денежными средствами), журнал движения запасов (складские документы) и др.

Одновременно с фиксацией операции в журнале документов производится запись сведений о хозяйственной операции в сводный журнал учета хозяйственных операций, который называется книгой учета хозяйственных операций (или книгой операций). Момент записи данных в книгу операций определяется пользователем системы следующим образом.

Если в процессе фиксации документа изменилось состояние ресурса, то операция формируется и записывается книгу операций. Если документ содержит не активизированную информацию (черновик), то запись такой операции не производится. Операции, которые записаны в книгу учета хозяйственных операций, являются объектом бухгалтерского учета и могут быть разнесены по счетам с помощью проводок, которые записываются в специальный регистр, называемый главной книгой. Главная книга является источником информации для получения всей совокупности бухгалтерских отчетов.

Процесс оформления используемых в системе документов можно разделить на три стадии, характеризующие состояние документа или его статус:

Стадия 1. Документ зарегистрирован в системе, но ресурсы, соответствующие этому документу, не изменили своего состояния. Эта стадия со статусом «Черновик».

Стадия 2. Документ зарегистрирован в системе и по нему сформирована хозяйственная операция, при этом состояние ресурса изменилось. Такая стадия имеет статус «Проведен».

Стадия 3. Документ зарегистрирован в системе, сформирована хозяйственная операция, изменилось состояние ресурсов, операция разнесена по счетам бухгалтерского учета. Эта стадия имеет статус «Контирован».

Статусы «Проведен» и «Контирован» присущи любому документу, который имеется в ИС и описывает движение ресурсов со стоимостным выражением. Статус «Черновик» имеется только у платежных документов системы.

Одна и та же хозяйственная операция может оформляться различными документами, которые разделяются на виды документа.

Вид документа определяет внешнюю (печатную) форму документа, набор реквизитов (дополнительных полей) и способ нумерации документов. При вводе данных о документе сначала указывается код вида документа, а затем вводятся остальные реквизиты. В программе поддерживается справочник видов документов. Пользователь может самостоятельно ввести новый вид документов для имеющихся журналов.

ИС предназначена не только для ведения традиционного бухгалтерского учета, но также поддерживает принцип раздельного ведения оперативного, управленческого и налогового учета.

Под оперативным учетом понимается система регистрации первичных документов по платежам, закупкам, продажам и хранению запасов на складах предприятия, необходимых для учета хозяйственных операций, при этом данные оперативного учета образуют информационный фундамент, на котором работают все остальные компоненты системы. Такой подход позволяет, с одной стороны, обеспечить независимое ведение управленческого, бухгалтерского и налогового учета, с другой – исключить дублирование ввода данных.

Бухгалтерский учет заключается в контировке документов первичного учета, формировании проводок по счетам бухгалтерского учета и получении на этой основе данных внутренней и внешней отчетности.

Налоговый учет позволяет вести Книгу покупок, Книгу продаж, формировать аналитические регистры налогового учета (гл.25 НК РФ), налоговую отчетность.

Управленческий учет формирует итоговые и промежуточные отчеты о продажах, запасах, закупках, дебиторской и кредиторской задолженности, о движении денежных средств. Он реализуется, как правило, в виде информационно-аналитической системы, позволяющей провести анализ выручки, прибыли, ранжирование товаров, клиентов по различным показателям и др.

Оперативный учет в ИС носит нерегламентированный характер и в качестве главной задачи видит поддержку внутреннего учета предприятия. Для этого требуется быстрота и удобство обработки данных, обеспечение необходимого уровня аналитической обработки информации, качество обслуживания клиентов предприятия. ИС допускает, что на предприятии ведется только оперативный учет хозяйственной деятельности, а бухгалтерский учет или отсутствует, или ведется другими способами.