Обеспечение экономической безопасности хозяйствующего субъекта: особенности проверки на благонадежность физических лиц

Введение. Каждый хозяйствующий субъект вне зависимости от организационно-правовой формы, сферы и масштабов деятельности взаимодействует с другими юридическими и физическими лицами. Необходимость проверки физических лиц возникает у организаций перед заключением с ними гражданско-правовых или трудовых договоров, а также при сотрудничестве с другими юридическими лицами, когда подлежит проверке информация о руководителе, представителе и собственниках потенциального или действующего партнера. В первом случае физическое лицо, как правило, в статусе ИП (индивидуального предпринимателя) или самозанятого, выступает стороной гражданско-правовых отношений – контрагентом, во втором – стороной трудовых отношений – работником, в третьем – должностным лицом или учредителем контрагента.

Проверка контрагентов и сбор доказательств проявления коммерческой (должной) осмотрительности при их выборе давно являются для субъектов бизнеса устоявшейся практикой, поскольку реализация данных мер позволяет защититься от недобросовестных действий со стороны партнеров, а также возможных претензий со стороны налоговых органов. При этом проверка контрагентов-физических лиц в отличие от проверки юридических лиц имеет свои особенности, обусловленные ограничениями, накладываемыми ФЗ «О персональных данных» [3].

Проверка кандидатов при трудоустройстве или уже действующих сотрудников также достаточно распространена в практике российских компаний, так как персонал в ряде случаев может являться источником потенциальных или реальных угроз деятельности компании.

В свою очередь, проверка руководителя, представителя и собственников юридического лица, с которым планируется сотрудничество, выступает одним из этапов проверки благонадежности контрагента.

Исследованию различных аспектов проверки контрагентов посвящены работы [11-13; 17; 21; 22].

Вопросы обеспечения кадровой или экономической безопасности хозяйствующих субъектов на этапе подбора и отбора кандидатов на вакантные должности и в процессе их последующей трудовой деятельности освещаются в статьях [6-8; 15; 19].

В то же время остается ряд вопросов, связанных с проведением проверки физических лиц, которые нельзя назвать в достаточной степени освещенными. В их числе можно отметить методы и критерии оценки надежности контрагента, являющегося индивидуальным предпринимателем; важность комплексной проверки физического лица и как субъекта предпринимательской деятельности, и как гражданина, независимо от того, в какой роли по отношению к организации он выступает; важное значение изучения текущих и исторических связей физических лиц для установления их аффилированности и другие вопросы.

Целью настоящей статьи является рассмотрение особенностей проверки физических лиц – индивидуальных предпринимателей, самозанятых, соискателей на должность и действующих работников, а также руководителей, представителей и учредителей контрагентов – перед заключением или в период действия договорных отношений с целью предотвращения угроз и минимизации рисков экономической безопасности хозяйствующего субъекта.

Материалы исследования могут быть использованы, как в практической деятельности, так и в образовательных целях.

Основная часть. Рассмотрим особенности проверки на благонадежность физических лиц, имеющих статус индивидуальных предпринимателей. Индивидуальными предпринимателями являются граждане, зарегистрированные в установленном законом порядке, и осуществляющие предпринимательскую деятельность (п. 1 ст. 23 ГК РФ) [1].

Качественные характеристики контрагента перед заключением договора проверяются сотрудниками, в чьи должностные обязанности входит такая работа, согласно утвержденной процедуре. Как правило, выделяют следующие этапы проведения проверки любого потенциального бизнес-партнера [18]:

– сбор информации из различных открытых источников или с помощью сервисов проверки контрагентов;

– запрос документов у самого контрагента и их проверка;

– выездная проверка;

– анализ полученной информации и оценка степени надежности контрагента;

– принятие решения о возможном сотрудничестве;

– мониторинг деятельности контрагента в период действия договорных отношений.

Первые два этапа проверочных мероприятий могут осуществляться параллельно. В тоже время рациональным представляется, в первую очередь, произвести самостоятельный поиск информации в открытых источниках или с помощью специализированных сервисов, поскольку выявление уже на начальной стадии значимых отрицательных факторов может обусловить досрочное принятие решения об отказе от сотрудничества, что сократит последующие временные и трудовые затраты. Для облегчения поиска помимо ФИО проверяемого предпринимателя желательно иметь информацию и о его ИНН (идентификационный номер налогоплательщика), который не всегда может быть указан в коммерческом предложении.

Информацию об ИП, подлежащую сбору и проверке на первом этапе, целесообразно выделить в три группы:

– регистрационные данные, подтверждающие правоспособность ИП, его юридический статус;

– информация, характеризующая деятельность и финансовое положение предпринимателя;

– информация о деловой репутации.

Юридические признаки ИП и общедоступные источники такой информации (федеральные государственные и иные публичные реестры, сервисы контролирующих органов) представлены в таблице 1.

Таблица 1. Сведения, подтверждающие правоспособность ИП,

и открытые источники таких сведений

Информация, характеризующая деятельность ИП, его финансовое положение, бизнес-активность, и открытые источники такой информации представлены в таблице 2.

Таблица 2. Данные о существенных фактах деятельности ИП

и открытые источники такой информации

Информация, характеризующая деловую репутацию ИП, и источники такой информации обобщены в таблице 3.

Таблица 3. Информация, характеризующая деловую репутацию ИП, и ее источники

Недостатком работы с открытыми источниками информации, приведенными в таблицах, являются значительные затраты времени на поиск данных. Большим преимуществом обладают специализированные информационно-аналитические системы и сервисы, предоставляющие не просто систематизированную информацию из всех доступных официальных источников о том или ином объекте проверки (в том числе, что особенно ценно, раскрывающие исторические и действующие связи объекта с другими юридическими и физическими лицами), но и выдающие итоговую оценку уровня его надежности в виде отчета или «бизнес-справки» буквально за несколько секунд. Разумеется, большинство из таких сервисов являются платными.

Как отмечалось, уже на первоначальной стадии проверки контрагента-ИП анализ информации, полученной из открытых источников, может позволить на основании выявленных стоп и риск-факторов принять решение об отказе от сотрудничества. Набор таких факторов каждая компания определяет самостоятельно. По нашему мнению, стоп-факторами могут являться:

– отсутствие информации о предпринимателе в ЕГРИП;

– фиктивная регистрация ИП (регистрация по поддельным или утерянным документам);

– блокировка расчетного счета;

– нахождение в процедуре банкротства;

– дисквалификация ИП (запрет на управление юридическим лицом) в случае, когда проверяемый ИП рассматривается на роль управляющего бизнесом;

– отсутствие необходимых лицензий, разрешений, сертификатов;

– присутствие в реестре недобросовестных поставщиков;

– присутствие в перечне организаций и физических лиц, в отношении которых имеются сведения об их причастности к экстремистской деятельности или терроризму.

Риск-факторами могут являться:

– регистрация незадолго до сделки (по мнению налоговых органов и судов, данный факт является одним из дополнительных признаков недобросовестности);

– несоответствие осуществляемой деятельности зарегистрированным в ЕГРИП кодам ОКВЭД (в письмах Минфина России от 12.01.2022 № 03-04-06/824 и от 22.11.2017 № 03-04-06/77155 отмечалось, что, если ИП осуществляет деятельность, не заявленную при регистрации и не отраженную в ЕГРИП, организация – контрагент должна выполнить агентские обязанности по НДФЛ при выплате ему вознаграждения);

– отсутствие бухгалтерской финансовой отчетности;

– участие в судебных спорах в качестве ответчика;

– наличие исполнительных производств, как в отношении ИП, так и физического лица (во втором случае необходимо понимать, что поскольку средства физического лица и ИП не разделяются, должник будет отвечать по долгам, в том числе из средств своего бизнеса, что может негативно сказаться на исполнении обязательств перед контрагентами);

– установленные связи с другими организациями, находящимися в процедуре банкротства (например, когда проверяемый ИП является также учредителем или руководителем такой организации);

– информация о проводимых в отношении ИП проверках государственными органами и об их результатах;

– присутствие физического лица в реестре иностранных агентов или являющимся лицом, аффилированным с иностранными агентами.

Уточнить степень критичности факторов риска позволяет второй этап проверки на благонадежность, предполагающий запрос необходимых документов у самого предпринимателя. В качестве документов, подтверждающих статус и право осуществлять предпринимательскую деятельность, ИП сможет предоставить только лист записи ЕГРИП (до 2017 года – свидетельство о регистрации индивидуального предпринимателя), информацию о своем ИНН, применяемом режиме налогообложения и имеющихся лицензиях.

Проблемным аспектом при проверке индивидуальных предпринимателей является ограниченность сведений о состоянии их финансово-хозяйственной деятельности, поскольку большинство из них не ведут бухгалтерский учет и не составляют бухгалтерскую отчетность. Такое право им предоставляет ст. 6 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» [4]. Книга учета доходов и расходов, которая ведется ИП при применении любого налогового режима, не размещается в открытом доступе, как, например, бухгалтерская финансовая отчетность юридических лиц, и ИП не обязан предоставлять ее контрагентам для ознакомления [18]. Равно как и не обязан предоставлять, например, Расчет по страховым взносам для того, чтобы можно было удостовериться в достаточности трудовых ресурсов для выполнения договорных обязательств.

Таким образом, у индивидуального предпринимателя возможно запросить лист записи ЕГРИП, ИНН, копии имеющихся лицензий, сведения о применяемой системе налогообложения, согласие на обработку персональных данных, паспортные данные, образец подписи, а также документы, подтверждающие наличие материальных, финансовых и трудовых ресурсов, опыта работы и квалификации, необходимых для выполнения обязательств по договору (такими документами могут выступать копии паспортов техники и оборудования, договоров купли-продажи основных средств, договоров аренды или свидетельств о регистрации права собственности, штатное расписание, копии трудовых договоров, приказов о приеме на работу, письменные заверения о наличии ресурсов). Не лишним будет запросить у контрагента письма, подтверждающие отсутствие просроченной задолженности перед кредиторами. Такой документ имеет слабую юридическую силу, но может пригодиться в суде [23].

Согласно Письму ФНС России от 11.02.2010 № 3-7-07/84 организация вправе потребовать от контрагента представления многих вышеперечисленных сведений, которые не являются коммерческой тайной. Отказ в предоставлении запрашиваемой информации следует рассматривать как одно из доказательств неблагонадежности потенциального партнера и стоп-фактор для дальнейшего обсуждения вопроса о возможностях совместной деятельности [14].

В практике авторов применяется также опросный лист (чек лист), который предлагается заполнить предпринимателю. В опросном листе им фиксируются выполненные контракты, наличие банковской гарантии, наличие или отсутствие задолженности перед ФНС, ФССП, банками и т.д., присутствие в аффилированных компаниях, наличие сайта и социальных сетей. Отраженные сведения в дальнейшем подвергаются проверке.

Эффективным способом проверить наличие необходимых для исполнения сделки ресурсов и оценить масштабы деятельности контрагента является выезд в его офис, производственные или складские помещения. Подобная услуга достаточно распространена и востребована на рынке, особенно в ситуациях, когда объект проверки находится в другом городе или регионе. Результаты такой проверки, выполненной собственными или привлеченными специалистами, должны быть задокументированы специальным актом (отчетом), который в последующем может являться доказательством проявления коммерческой осмотрительности.

Четвертый этап проверочных мероприятий включает проверку данных, полученных из разных источников, на соответствие друг другу, их анализ и итоговое оценивание надежности возможного партнера. В научных и специализированных публикациях предлагаются различные методики проведения такой оценки: рейтинговые системы оценки [9; 18]; система стоп и риск-факторов [5]; оценка на основе четырех индексов: сводный индикатор риска, индекс должной осмотрительности (ИДО), индекс финансового риска (ИФР) и индекс платежной дисциплины (ИПД) [24]; скоринговая оценка на основании более чем 70-ти маркеров [20] и другие. Принятая методика оценки надежности контрагента должна быть отражена в локальном нормативном акте организации – положении, стандарте, регламенте проверки. Результаты проверки сотрудником, в зоне ответственности которого она находится, оформляются документально (например, в виде заключения, отчета о проверке или служебной записки) и представляются лицам, принимающим окончательно решение.

В зависимости от степени риска ИП решением может стать либо отказ от заключения договора, либо его заключение на соответствующих условиях, предотвращающих риски неисполнения обязательств (например, таких, как обязательность предоплаты в договоре с ИП, выступающим в роли покупателя или заказчика, постоплатная система расчетов с ИП-поставщиком или подрядчиком, обеспечение банковской гарантией (в зависимости от суммы контракта), поручительством или залогом, меры ответственности и т.п.).

В настоящее время проверка контрагента является пусть и основной, но, тем не менее, только частью мер проявления коммерческой осмотрительности. Для предотвращения претензий со стороны налоговых органов, касающихся, например, реальности исполнения сделки, помимо документов, подтверждающих проведение проверки по состоянию на определенную дату, хозяйствующий субъект должен ответственно осуществлять и документальное сопровождение сделки, т.е. иметь все необходимые документы (договоры, первичные учетные документы), заполненные в соответствии с нормами действующего законодательства и не содержащие противоречий. Всем документам, подтверждающим проявление коммерческой осмотрительности при выборе контрагента, необходимо обеспечить надежное хранение.

В условиях динамично меняющейся среды важно и после заключения договора отслеживать изменения в деятельности партнера-индивидуального предпринимателя, так как на момент проверки он мог соответствовать критериям добросовестности, а уже через какое-то время определенные факторы могут сигнализировать о снижении его благонадежности. Отдельные государственные и многие коммерческие сервисы позволяют осуществлять такой мониторинг. В частности, Единый федеральный реестр юридически значимых сведений о фактах деятельности юридических лиц, ИП и иных субъектов экономической деятельности (Федресурс) позволяет получать уведомления о новых публикациях по интересующим юридическим и физическим лицам, а также иностранным компаниям. Актуальную информацию об изменениях в сведениях из ЕГРИП и ЕГРЮЛ в отношении контрагентов можно отслеживать через сервис ФНС России.

Далее рассмотрим особенности проверки физических лиц, имеющих статус самозанятых. Самозанятые могут оказывать юридическим лицам услуги по перевозке пассажиров и грузов, юридические и бухгалтерские услуги, проводить праздники, фото- и видеосъемку на заказ, выполнять строительные и ремонтные работы, сдавать жилье в аренду, а также реализовывать продукцию собственного производства [16]. Специальный налоговый режим в виде уплаты налога на профессиональный доход могут применять, как обычные граждане, так и индивидуальные предприниматели.

Действительность статуса самозанятого перед заключением договора проверяется через запрос у него выписки из приложения «Мой налог». Проверить статус плательщика налога на профессиональный доход можно также с помощью специального сервиса ФНС. Обязательность такой проверки обусловлена тем, что при сотрудничестве с самозанятым не нужно удерживать НДФЛ и начислять на его вознаграждение страховые взносы. Необходимо также иметь уверенность, что сформированные контрагентом-самозанятым чеки отправляются в налоговую и их можно учитывать в расходах.

С помощью указанного выше сервиса ФНС также можно узнать, когда физическое лицо перестало быть самозанятым. Если контрагент-исполнитель утратит соответствующий статус, то необходимо будет удерживать с его выплат НДФЛ и начислять взносы.

Если налог на профессиональный доход применяется индивидуальным предпринимателем, то проверка других важных сведений о нем осуществляется по алгоритму, рассмотренному выше.

Если гражданско-правовой договор заключается с физическим лицом, не имеющим статуса ИП, но являющимся самозанятым или не являющимся таковым, то проверка такого человека должна включать следующие параметры (перед этим нужно обязательно получить у проверяемого согласие на обработку персональных данных):

– проверка действительности паспорта, ИНН, СНИЛС, документов об образовании, повышении квалификации или профпереподготовке (если они требуются для подтверждения необходимой квалификации) и других документов исходя из условий сделки;

– проверка на присутствие в специальных реестрах и базах данных (реестры экстремистов, террористов Росфинмониторинга, реестр иноагентов Минюста, список разыскиваемых МВД РФ, ФСИН или Интерполом и др.);

– проверка фактов биографии (например, наличие судимости), финансового положения (наличие долгов по исполнительным производствам, кредитная история, а также сведения о том, является лицо банкротом или нет), коммуникаций, интересов, активности в интернете и реальном мире.

Следующий случай проверочных мероприятий в отношении физического лица – проверка руководителя, представителя или собственника, осуществляемая в рамках проверки на благонадежность контрагента-юридического лица. В отношении руководителя юридического лица необходимо проверить следующую основную информацию:

1. Присутствие или отсутствие в реестре банкротов. В течение определенного времени после признания банкротом физическому лицу нельзя участвовать в управлении юридическими лицами согласно ст. 213.30 ч.3 ФЗ № 127-ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)» [2].

2. Возможное нахождение в реестре дисквалифицированных лиц (сервис ФНС «Прозрачный бизнес»: раздел «Дисквалификация»).

При таком виде административного наказания человек, в частности, не может:

– быть руководителем организации;

– занимать должность на государственной или муниципальной службе;

– состоять в совете директоров.

Договоры, подписанные дисквалифицированным директором, могут быть признаны незаключенными.

3. Сведения о лицах, в отношении которых факт невозможности участия (осуществления руководства) в организации установлен (подтвержден) в судебном порядке (Сервис «Прозрачный бизнес» раздел «Ограничения участия в ЮЛ»).

По ОГРН или ИНН организации в указанном сервисе можно узнать, не заявляло ли лицо, которое, по сведениям ЕГРЮЛ, является руководителем или учредителем организации, о том, что оно не имеет к ней никакого отношения.

4. Действительность паспорта (при получении согласия на обработку персональных данных и предоставления паспортных данных).

5. Возможное нахождение в реестре «массовых» руководителей или учредителей.

6. Проверка привлечения к субсидиарной ответственности.

7. Возможные связи с другими юридическими и физическими лицами.

При проверке необходимо сравнить информацию в выписке из ЕРГЮЛ с решением или протоколом о назначении руководителя, проверить в уставе наличие и срок его полномочий на совершение сделок.

В отношении лица, которое будет подписывать документы по доверенности, необходимо проверить следующее [23]:

– данные лица, выдавшего доверенность, должны совпадать с данными руководителя в выписке из ЕГРЮЛ и в решении или протоколе о назначении руководителя;

– действительность паспорта (в случае получения согласия на обработку персональных данных);

– полномочия, дающие право взаимодействовать и подписывать документы;

– действительность выдачи доверенности (позвонив по официальным телефонам компании можно уточнить информацию о доверенности; в крупных компаниях всегда ведется реестр выданных доверенностей).

В отношении учредителя-физического лица следует проверить его присутствие в реестре «массовых» руководителей или учредителей, банкротов, списке лиц, привлеченных к субсидиарной ответственности, наличие связей с другими физическими и юридическими лицами.

Следующими распространенными ситуациями, когда проводятся проверочные мероприятия в отношении физических лиц, являются проверка соискателей перед приемом на работу, а также проверка действующих сотрудников в процессе осуществления ими трудовой деятельности.

При приеме на работу проверка кандидата осуществляется в разрезе направлений, представленных в таблице 4 [10, с. 119]. Соискатель, как правило, сам предоставляет о себе необходимые сведения, предварительно дав согласие на обработку персональных данных.

Таблица 4. Направления проверки кандидата перед приемом на работу

Как следует из данных таблицы, в ряде случаев поиск информации о потенциальном сотруднике осуществляется с помощью приемов и инструментов, используемых в OSINT-разведке: изучение активности в интернете (социальные сети, блоги, видеохостинги), цифрового следа, публикаций в СМИ с помощью поисковых систем, ботов и специальных программ.

Регламент проверки соискателя на должность разрабатывается каждой организацией самостоятельно. Приведем пример последовательности действий при проверке кандидатов, осуществляемых одним из авторов настоящей статьи:

– получение у физического лица согласия на обработку персональных данных;

– выдача для заполнения разработанной анкеты, включающей такие вопросы, как вид и уровень образования, наличие опыта работы по специальности, деловые характеристики и другие вопросы;

– анализ анкетных данных претендента, анализ трудовой деятельности, проверка трудовых навыков;

– проверка на подлинность документов, предъявляемых при приеме на работу;

– проверка на присутствие в специальных реестрах и базах данных (исполнительные производства; задолженность по налогам; штрафы ГИБДД; нахождение в розыске ФССП, МВД и ФСИН; банкротство; наличие в реестре дисквалифицированных лиц, в списке террористов и экстремистов и др.);

– проверка наличия и содержания социальных сетей;

– составление психологического профиля;

– выявление вредных привычек (алкоголизм, курение, наркомания, игромания);

– анализ почерка;

– по желанию – психологическое тестирование;

– отнесение к группе риска.

Во то же время, какую бы информацию в результате проверки ни получил работодатель, отказать соискателю он вправе только в случае прямого запрета закона (когда прием на работу прямо запрещен или ограничен законодательством) или по причине неудовлетворительных деловых качеств претендента, т.е. его несоответствия квалификационным требованиям. Поэтому важно детально формулировать требования к кандидату на должность, что в последующем может помочь аргументированно составить отказ в приеме на работу по причине несоответствия деловых качеств претендента, даже если реальной причиной такого отказа являются данные, полученные в результате проверки службой безопасности [7].

Мониторинг действующих сотрудников также имеет немаловажное значение для обеспечения экономической безопасности хозяйствующих субъектов, так как в жизни людей могут возникать факторы, способные стать источником угроз деятельности работодателя (появление у работника деструктивных зависимостей, значительной задолженности по налогам, большого числа исполнительных производств, регистрация самим работником или его окружением юридических лиц или ИП с такими же видами деятельности по ОКВЭД, как у работодателя, т.е. создание фирм-конкурентов и т.п.).

Эффективную (с точки зрения объема предоставляемой информации и временных затрат на ее поиск) проверку кандидатов на трудоустройство и мониторинг действующих сотрудников позволяют проводить платные сервисы проверки контрагентов. Кроме того, если человек является или когда-либо был директором или учредителем организации или ИП, поиск в сервисах «СБИС Все о компаниях», «СПАРК» и «Контур Фокус» выдаст результаты по всем таким юридическим лицам и ИП. Информационно-аналитическая система «СПАРК» также позволяет осуществить базовую проверку ИП из стран ближнего зарубежья. Во всех трех программах проверка физического лица реализована в следующих разрезах: проверка как субъекта предпринимательской деятельности и как физического лица (гражданина). В тоже время данные сервисы не предоставляют информацию из социальных сетей проверяемого. Однако именно такая информация порой бывает гораздо более значимой для принятия решения о приеме на работу физического лица или об ином с ним сотрудничестве.

Заключение

Качественная проверка физического лица, с которым предполагается или уже реализуется сотрудничество, снижает налоговые, финансовые, производственные, маркетинговые, репутационные, кадровые и иные риски экономической безопасности хозяйствующего субъекта.

Перед осуществлением любой проверки физического лица необходимо получить у него согласие на сбор и обработку персональных данных, порядок обращения с которыми регулируется Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных».

Несмотря на то, что суммы сделок с контрагентами-ИП по сравнению со сделками с юридически лицами могут быть не значительными, это не уменьшает важность детальной проверки такого партнера. Проявлять коммерческую осмотрительность, закрепленную налоговым законодательством, необходимо при взаимодействии с любым контрагентом.

Согласно Письму № БВ-4-7/3060@ «О практике применения статьи 54.1 Налогового кодекса РФ», требования к проверке контрагентов в настоящее время помимо формальных процедур предусматривают тщательный анализ его деловой репутации, платежеспособности, возможности выполнить условия договора, а также наличия ресурсов и надлежащего опыта сотрудников, что требует более глубокого подхода к проверке. В современных быстроизменяющихся условиях важно также осуществлять мониторинг уже действующих партнеров.

Всесторонняя проверка соискателей на должность и мониторинг сотрудников в процессе осуществления ими трудовой деятельности также являются непременным условием предотвращения угроз и снижения рисков экономической безопасности хозяйствующих субъектов.