Новые информационные технологии на службе столичных строителей

Столица России хорошеет год от года. Развитие идет не хаотично и беспорядочно, а в строгом соответствии с Генеральным планом развития Москвы. Нынешний Генплан, принятый в первом чтении в городской Думой 26 января 2001 года, ‑ третий в истории Москвы. Первый, 1935 года, вошел в историю как "сталинский", второй, 1971-го, как "брежневский". Сегодня более тысячи строительных организаций, НИИ, различные ведомства и комитеты вовлечены в инвестиционно-строительный процесс. Во исполнение прекрасных планов Правительства Москвы издаются многочисленные приказы, распоряжения, указания.

Понятно, что в результате такой бурной деятельности предприятий и организаций появляется большое количество разнообразных документов. Но вся сложность заключается в том, что чем больше документов, тем меньше управляемость процессом и меньше возможности контролировать исполнение решений, даже очень хороших.

Проблемы в делопроизводстве есть везде: документы несвоевременно и некачественно создаются и регистрируются, теряются, не исполняются, не контролируются и т.п. Сегодня многие столкнулись с проблемой упорядочения как хранения, так и эффективного их использования. Возникла необходимость четко и слаженно, полно и своевременно обрабатывать все внешние и внутренние информационные потоки.

По существующим оценкам, до 60% времени руководителей любого ранга тратится на так называемую обеспечивающую функцию, а именно на поиск необходимых для работы документов. Эта проблема усугубляется при их коллективном использовании, когда надо найти документы, созданные другими сотрудниками. Наконец, она становится практически невыполнимой в том случае, если организация является территориально распределенной. Таким образом, автоматизация делопроизводства ‑ процесс сверх необходимый и целесообразный.

В строительном комплексе Москвы все эти проблемы проявились с особой четкостью. Поэтому для обеспечения успешного выполнения масштабного, комплексного нового Генерального плана Москвы несколько лет тому назад была создана и внедрена в промышленную эксплуатацию сложнейшая информационная система, включающая в себя этапы сбора и накопления информационных массивов, разработки моделей для их анализа, проведения различных экспертиз и обсуждений с последующими корректировками разработанных материалов по полученным результатам. Эта система продолжает жить и развиваться сегодня, реализуя функции мониторинга и актуализации в соответствии с утвержденными регламентами.

Разработанные специалистами научно-технического центра Института Развития Москвы современные информационные технологии обеспечивают эффективную работу структур управления в городском хозяйстве Москвы. Среди многих новаций – созданная ими автоматизированная система ведения Реестров строительных объектов и организаций, участников инвестиционно-строительного процесса.

Создание и внедрение средств автоматизации формирования информационных ресурсов и контроля за их подготовкой в строительном комплексе столицы обеспечило возможность их предоставления в электронном виде в Службу градостроительного кадастра. Использование согласованных форматов представления информации позволило с помощью современных геоинформационных систем выдавать графические кадастровые справки и иные сопроводительные документы заявителям.

Одним из ярких примеров решения проблемы автоматизированного документооборота, успешно выполненное специалистами НТЦ, стало внедрение средств групповой корпоративной работы с информацией в систему управления сложнейшим проектно-строительным конвейером столицы.

Известно, что в государственных административных системах управления роль приборов, по которым сверяют курс, фиксируют отклонения и вносят коррективы, выполняют потоки информации, предоставляемые руководителям для принятия ими решений в виде документов. Насколько эта информация актуальна, прозрачна и логична, не противоречит любой другой представленной информации, настолько точнее принятое решение и правильное управленческое воздействие.

Проблема оперативности, корректности и обоснованности принятия руководящего решения стоит сегодня очень остро, тем более в строительном комплексе, где каждый день в эксплуатацию вводятся сотни квадратных метров жилья и промышленных объектов. Для успешного решения этой и многих других проблем специалистами НТЦ создана и постоянно развивается в Комплексе архитектуры, строительства и реконструкции столицы Корпоративная информационная сеть. А уже на ее основе функционирует Система единого документооборота, обеспечивающая сквозной контроль исполнения служебных документов, поручений первых руководителей, обработку обращений граждан.

Главная задача созданной Корпоративной сети – объединение информационных ресурсов структурных подразделений строительного комплекса Москвы, других организаций и ведомств в Систему информационного обеспечения инвестиционно-строительной деятельности на территории столицы. А основная цель, которую преследовали создатели – интеграция информационных ресурсов на основе технологии создания хранилищ документированной регламентной информации, получение оперативных сводных данных по состоянию реализации городских инвестиционных программ для руководства Комплекса.

Система смогла объединить и строго синхронизировать технологические процессы контроля исполнения документов и получения результирующих отчетов с одновременным их документированием в хранилищах-библиотеках и жесткого контроля доступа к служебной информации. К тому же, при регламентном подключении организаций Комплекса к Системе, сама система вынудила организации навести у себя порядок и усовершенствовать собственные информационные системы. Ко всему прочему, Система позволила применить современные технологии добычи информации из корпоративных документированных хранилищ для ее аналитической обработки и представления по запросам лиц, принимающих решения.

Внедрение системы дало свои результаты практически немедленно. Так, благодаря системе оперативного контроля за подготовкой к 850-летию Москвы, в корпоративную информационную сеть были объединены 10 префектур административных округов, 14 отраслевых департаментов и комитетов, управления и отделы Комплекса.

Кроме этого создана Информационная система надзорных органов за строительством на территории Москвы, объединившая в общих интересах информацию о нарушениях и упорядочив строгие меры к нарушителям. Система позволила на 10% снизить подобные нарушения на объектах городского заказа. А для строительного комплекса столицы эта цифра довольно внушительная. И это не предел. Система будет развиваться, постоянно совершенствуясь, и дальше.

Однако, как показала практика, успех внедрения любой новой информационной технологии – от автоматизации делопроизводства до корпоративных информационных систем ‑ зависят не только от самой системы. Здесь очень важна правильная мотивация чиновников. Так одни, используя эти новые информационные технологии, увеличивают объемы своих работ и их качество, а другие (по разным причинам) стараются сделать все, чтобы доказать неэффективность системы автоматизации. Использование систем автоматизации, например, делопроизводства, предполагает грамотное управление предприятием, фирмой, холдингом, комплексом. К сожалению, многие руководители считают, что сейчас не время революционных перестроек и рискованных капиталовложений. И в этом, пожалуй, заключается их трагическая ошибка.

Поэтому НТЦ Института Развития Москвы – головная организация по разработке информационных систем, выпустившая целую серию новых информационных технологий под общим названием “Золушка”, ‑ не только разрабатывает, производит и реализует системы документооборота различным организациям, но и консультирует, сопровождает их установку, иногда проводя самый обыкновенный “ликбез” среди разного рода представителей бюрократического аппарата.

Наши технологии уже полностью доказали свое право на существование. Их применение приносит ощутимые результаты при внедрении. И сегодня в наши планы входит распространение наших информационных технологий на территории всей России.