Процессный подход в управлении образовательными системами

Вложение средств в разработку образовательных стандартов нового поколения и в экстенсивное увеличение размеров образовательных учреждений – бесполезное занятие министерских идеологов. Этот путь соответствует мышлению вчерашнего дня, стремлению к достижению зыбкой стабильности. Постиндустриальная же эпоха – это эпоха постоянных изменений. Поэтому стандарты в образовании должны прописываться с опережением, то есть с прицелом на реальное развитие экономики и общества в целом.

Любая развивающаяся, в том числе и образовательная система, может быть подвержена процессному анализу, т.е. для более эффективного управления её развитием разделена на отдельные процессы. В конкурентном мире всегда существует потребность в поисках путей, обеспечивающих первенство и открывающих принципиально новые возможности в в том или ином сегменте рынка. Образовательная деятельность – не исключение, но здесь требуются механизмы, которые помогут упростить чрезмерно сложную существующую управленческую систему. Единой методологией в управлении глобальными системами-организациями, на наш взгляд, может стать процессный подход.

Управление деятельностными процессами в системе образования (управление бизнес-процессами) – это инструмент, призванный помочь в обстоятельствах, требующих масштабных изменений. Причем достижение результата в этом случае происходит с наибольшей эффективностью и результативностью.

Процессный подход может использовать большое количество инструментов и методов внутри обычной структуры образования. Прежде всего, он фокусирует своей внимание на объединении функций на макроорганизационном уровне. Это означает, что субпроцессы могут содержаться в рамках одной функции или целого подразделения, но в том и в другом случае к ним можно применить процессный подход.

Во-первых, речь идет о том, чтобы начать как бы с чистого листа. Во многих случаях для этого требуется ум – свободный и способный думать за пределами существующей системы, порядка дел и исходных предположений.

Во-вторых, процессный подход ставит под сомнение многие общепринятые предположения, которые делаются в отношении многих происходящих явлений. Это единственный способ справиться с огромным количеством получаемой информации. Это не означает, что не должно быть никаких предположений, если нужно остаться в рамках здравого смысла. Это еще одна ключевая черта данной методологии – «нет ничего неприкосновенного», или «подвергай все сомнению».

В-третьих, процессный подход требует значительных творческих усилий, которые соединяют ранее разъединенные объекты и идеи.

В-четвертых, требуется использование современных технологий в образовании – реальной движущей силы радикальных изменений. При этом процессный подход в управлении образованием не следует рассматривать только как стратегию, порожденную информационными технологиями (IT), поскольку это может привести к неадекватным и дорогостоящим решениям.

Сегодня информационные технологии широко доступны. Чтобы процессный подход мог продемонстрировать все свои возможности, потребуется профессиональная экспертиза самого различного вида. Эксперты по информационным технологиям в качестве проводников перемен должны занять свое достойное место в команде управления образованием.

Большинство организационных систем построено с учетом функций и уровней иерархии. Не является исключением и вся система образования, ставшая особенно неуклюжей в результате последней административной реформы.

Функциональное управление используется широко, хотя уже давно было признано, что оно порождает множество трудностей. Во-первых, различные функциональные структуры часто имеют очень узкий взгляд и не заинтересованы разбираться в том, что напрямую их не касается. Все они действуют по существующим нормативам и только.

Во-вторых, функциональная организация управления системами имеет свои особенности, которые проявляются в том, что разрушительная внутренняя конкуренция между ее структурными единицами (образовательными учреждениями) «поощряется» с большей энергией, чем борьба с внешними конкурентами. Вдоль всей образовательной цепочки теряется чувство клиента.

Если бы какая-то доля энергии и интеллекта, усилий и времени, которые затрачиваются на региональную межвузовскую конкуренцию, шла бы на поиск путей улучшения ситуации в борьбе с внешними конкурентами, российское образование обязательно бы выиграло.

Построение управления в соответствии с идеологией бизнес-процессов предполагает изменение всей системы обмена информацией с привлечением современных технологий. Обмен информацией на всех уровнях от министерства к агентствам и службам, от них к вузам и другим образовательным структурам часто тормозится из-за чрезмерной приверженности бюрократическим привычкам передавать сообщения наверх по цепочке начальнику функционального подразделения для того, чтобы передать их начальнику другого подразделения и лишь затем спустить вниз по цепочке. И это вместо того, чтобы передать информацию напрямую нужному получателю! Это происходит из-за множества причин, главным образом, из-за недостатка доверия к людям, а, следовательно, из-за страха подставить себя под удар или попасть в ловушку каким-либо образом.

Как министерство образования, так и вузы тратят громадные деньги и время на управление своей функциональной иерархией. Для большинства управленцев – это единственная цель их трудовой жизни. Но сама по себе работа не движется вверх и вниз вдоль функциональной иерархии, она представляет собой сквозной процесс, текущий сквозь организацию в виде набора действий, которые в большинстве образовательных организаций никем не управляются!

Такая довольно резкая оценка роли функционального управления – лишь одна сторона медали. Тем не менее, она заставляет поставить под сомнение предположения, которые до этого принимались как само собой разумеющиеся. Так что же такое процессный подход к управлению образовательными системами?

Наиболее простой ответ – это основанное на информационных технологиях систематизированное и последовательное исполнение функций, переходящих от одного элемента к другому внутри системы, направленное на достижение цели – предоставление образовательной услуги с качеством, удовлетворяющим клиента.

Для удовлетворения потребностей студентов с учетом трех различных уровней качества образовательного процесса следует использовать три разных подхода в менеджменте качества:

‑ для качества, которое «должно быть» – постоянное управление качеством;

‑ для качества – «больше – значит лучше» – постоянное улучшение качества;

‑ для «удивляющего качества» – постоянные инновации.

Основной характеристикой методологии бизнес-процессов является нацеленность на их совершенствование. Такая постановка вопроса увязывается с высказанной нами концепцией развития образования в увязке с постоянно меняющимися технологиями.

Процессы – это потоки работы, и у них есть свои границы, другими словами, начало и конец. Для любого отдельно взятого процесса эти границы установлены начальными, или первичными, входами, с которых он начинается. Эти входы открываются первичными поставщиками процесса. Процесс заканчивается выходом, который выдает результат первичным клиентам процесса.