Организация системы управления имуществом образовательных организаций в условиях расширения их взаимодействий со стейкхолдерами

Введение

В настоящее время роль имущества современных образовательных организаций высшего образования в обеспечении эффективности процессов их функционирования и развития постоянно возрастает, при этом наблюдается расширение спектра взаимодействия многих образовательных организаций нашей страны со стейкхолдерами, которые все в большей степени вовлекаются в решение вопросов создания всех необходимых условий для успешного осуществления образовательной, научной и воспитательной деятельности вузов. В рамках проводимой в нашей стране государственной политики в области высшего образования, образовательными организациями совместно со стейкходерами осуществляется значительное количество программ и проектов развития, где стороны выступают в партнерстве и находятся в режиме постоянного активного взаимодействия, в том числе и в отношении решения вопросов, связанным с совершенствованием имущественных комплексов. К наиболее известным относятся проекты, направленные на выполнение Национального проекта «Наука и университеты», осуществляемого на основе интеграционных процессов в сфере науки, высшего образования и индустрии, выполнения масштабных научных и научно-технологических проектов по приоритетным исследовательским направлениям, развития инфраструктуры для научных исследований и подготовки кадров и ряда других, выполнение которых неразрывно связано с необходимостью существенных преобразований имущественной базы современных образовательных организаций [1,10 ,16 ].

В представляемом исследовании был проведен анализ текущего состояния имущества образовательных организаций высшего образования в нашей стране. В целом за последнее пятилетие наблюдается возрастание объемов финансовых средств, направляемых на развитие и поддержание в надлежащем состоянии имущества образовательных организаций, но при этом темпы вложений государственных средств сокращались при одновременном увеличении доли внебюджетных средств, поступающих от стейкхолдеров. За последние годы общий объем имущества образовательных организаций вырос на 23,9% - с 1 339 908 890,5 тыс. руб. в 2019 г. до 1 660 168 893,3 тыс. рублей в 2023 г. [14]. Однако, при этом авторами были выявлены условия, определяющие необходимость совершенствования традиционных инструментов управления этой деятельностью, которая в настоящее время не приводит к желаемым результатам. В частности, был отмечен значительный физический износ имущественных комплексов образовательных организаций в целом по стране, наличие морально устаревших объектов в составе их имущества, а также неравномерность в обеспечении объектами имущества между отдельными региональными регионами и столичными образовательными организациями.

Вопросам управления имуществом посвящено относительно мало исследований, в силу приоритета внимания ученых и практиков к образовательной и научной деятельности, традиционно являющихся основными для образовательных организаций [4,7,13,15]. Однако, усиление внимания в последнее время и к третьей миссии образовательных организаций – воспитательной, постепенно приводит к переносу «центра тяжести» в управлении с основных на обеспечивающие виды деятельности, так эффективное функционирование образовательных организаций достигается только при условии паритетного внимания менеджмента ко всем функциональным областям управления в сочетании с должным вниманием к взаимодействию со всеми заинтересованными сторонами.

Все это позволяет авторам констатировать наличие тенденции к формированию новых требований к отдельным группам и объектам имущества, расширению их номенклатуры, а на этой основе - усложнению процессов управления имуществом. В этой связи в проведенном исследовании была поставлена цель разработки подхода к структуризации этой функциональной области управления в общей системе управления образовательной организации с учетом происходящих изменений. Научная новизна исследования заключается в определении предпосылок и условий совершенствования управления имуществом современных вузов на основе рассмотрения этой области как целеориентированной системы, ее представления в виде упорядоченной структуры, а также в конкретизации процессов и взаимосвязей, характерных для ориентацией ее на обеспечение эффективного взаимодействия со стейкхолдерами

Авторская гипотеза состоит в предположении того, что актуализация позиционирования деятельности по управлению имуществом в организационной системе управления вузами, определение ее новой содержательной характеристики с обязательным выделением компоненты организации взаимодействий со стейкхолдерами может способствовать повышению эффективности деятельности образовательных организаций в современных условиях. Для этого авторами используется термин «система управления имуществом», которая позиционируется как часть общей системы управления образовательной организацией (т.е. является «подсистемой управления»). Она в проведенном исследовании выделяется в отдельную функциональную область, применительно к которой осуществляется структуризация.

В качестве основных научных подходов авторами были использованы два подхода к организации управления, которые рассматривались ранее в их работах по данной проблематике и которые также целесообразно использовать при решении проблемных вопросов структуризации управления имуществом образовательных организаций [2,8 ,12,15]:

- системный, определяющий базовые положения по формированию структуры управления имуществом, определению требуемых элементов соответствующей подсистемы управления, и позиционированию этой деятельности в составе организационной системы управления организации, закрепляемой в ее внутренних регламентах;

- стейкхолдерский, определяющий целеориентацию управления имуществом образовательных организаций, особенности выполнения управленческих процессов и показатели их оценивания, а также состав управленческого инструментария и область его использования в зависимости от управленческих ситуаций.

Важным методологическим аспектом проведенного исследования является использование наряду с приведенными выше и других научных подходов, применяемых при осуществлении структуризации каких-либо функциональных областей управления, в том числе и функционального, процессного, ресурсного, ситуационного подходов. Они позиционируются как необходимые и дополняющие два основных подхода при решении отдельных вопросов организации управления имуществом в условиях расширения взаимодействий со стейкхолдерами образовательных организаций в настоящее время.

Основная часть

Анализ практики организации управления имуществом в образовательных организациях высшего образования в нашей стране показал, что преобладает традиционный подход к структуризации, сложившийся «исторически» на основе формата линейно-функциональных структур, которые были ориентированы на преимущественно автономное управление функционированием и развитием имущественного комплекса вуза со стороны его менеджмента. В целом ряде образовательных организаций и в настоящее время ориентируются на этот формат, однако, присутствует осознание необходимости существенных изменений при выполнении различных Программ и проектов развития (для которых также формировались отдельные проектные структуры) во взаимодействии со стейкхолдерами. В исследовании были выявлены основные характеристики традиционных решений по структуризации, которые отличаются следующим:

- сохранение в качестве основной функции учета объектов имущества, фиксацию их наличия и состояния в соответствии с принятой классификацией, которые регламентированы. При этом функция сконцентрирована в бухгалтерских службах, а информация о состоянии объектов имущества формируется и предоставляется для решения задач управления в соответствии с требованиями бухгалтерского и налогового учета;

- выполнение всех функций по управлению имуществом вуза в целом и отдельными его объектами в государственных образовательных организациях осуществляется под контролем учредителя. Решения стратегического характера, связанные с имуществом, принимаются в условиях обеспечения ведущей роли учредителя. По отдельным видам имущества решения принимаются в особом порядке, устанавливаемом Минобрнауки России;

- функция планирования концентрируется в ПФУ, результатом которой является составление смет на выполнение мероприятий, связанных с изменением состояния объектов имущества различного характера, в том числе их приобретения, строительства, ремонта, ликвидации и др. При этом решаются вопросы определения источников финансирования, среди которых все чаще используются средства стейкхолдеров;

- отдельный функционал сконцентрирован в области проведения закупок, необходимых для осуществления изменений в составе имущественного комплекса вузов. При этом производится составление документации и сопровождение этих процессов специализированным подразделением, приоритеты в работе которого – корректно сформировать требуемые документы и осуществить конкурсные процедуры;

- вновь создаваемые структуры в связи с выполнением Программ и проектов развития вузов аккумулируют инициативы различного уровня, связанные с развитием имущественного комплекса образовательной организации, анализируют и обеспечивают их оценку. После утверждения ими детализируются инициативы до уровня передачи информации в постоянно действующие функциональные структурные подразделения вуза.

Необходимо отметить, что сложившаяся практика управления имуществом образовательных организаций является в целом положительной и может выступать фундаментом для дальнейшего совершенствования этой деятельности в современных условиях, когда значительно расширяется круг взаимодействий вузов и стейкхолдеров. К главным преимуществам этой практики можно отнести упорядоченность структуры и ее единообразие, сложившуюся систему документооборота, традиционный состав принимаемых управленческих решений. Но при этом наблюдается и возникновение новых проблемных вопросов, обусловливающих необходимость преобразований, в том числе и усиления внимания к этой функциональной области управления на основе формирования системы управления имуществом в рамках общей системы управления образовательной организации. Проведенный анализ показал, что в результате совершенствования этой деятельности необходимо преодолеть целый ряд негативных явлений, в том числе:

- для получения информации о состоянии отдельных объектов и имущества в целом, менеджменту приходится формировать ее из различных источников. Важно то, что учет в них осуществляется в разных, иногда в сложно сопоставляемых для анализа и формирования управленческих решений форматах;

- все функциональные структурные подразделения, имеющие отношение к вопросам управления имуществом, в большей степени занимаются выполнением текущих задач. Вновь возникающие задачи стратегического управления не получили должного управленческого инструментария реализации в их деятельности;

- при управлении имуществом структурные подразделения вуза действуют на основе своих «автономных» правил. Это относится к идентификации объектов управления и используемому инструментарию управления, а также к определению управленческих отношений с другими структурными подразделениями в этой области;

- вопрос относительно системного взаимодействия со стейкхолдерами по поводу обеспечения функционирования и развития имущественного комплекса образовательной организации ее менеджментом не ставится. Присутствует взаимодействие при реализации отдельных проектов развития объектов имущества, организация взаимоотношений в этой области носит эпизодический характер.

Решение вопросов, связанных со структуризацией системы управления (в данном случае подсистемы в составе общей системы управления образовательной организации) должно основываться на трех аспектах понятия «организация», определяющих системный подход к рассмотрению изучаемой проблематики. К ним относятся: рассмотрение организации с позиций целеориентированной системы, ее представление как упорядоченной структуры, а также конкретизации процессов и взаимосвязей, характерных для нее [8]. Проведенное исследование, в результате которого была обобщена практика взаимодействия заинтересованных сторон в деятельности образовательных организаций, позволило определить новые условия, существенные для актуализации управления имуществом вузов в современных условиях и проведению на этой основе структуризации этой функциональной области управления:

- целеориентация. Формирование в рамках всей системы высшего образования страны новых требований к целям и результатам управления имуществом вузов, дифференцируемых по стейкхолдерам образовательной организации и закрепляемых системой показателей, отражающих их интересы, которые используются в программах и проектах развития. На этой основе организуется мониторинг за выполнением целей в ходе управления, в том числе и с использованием современных методов обработки данных;

- упорядоченная структура. Наблюдается изменение функционала менеджмента при управлении имуществом вузов, усложнение условий выполнения задач управления в связи с необходимостью учета интересов стейкхолдеров и требований к обеспечению «нового качества» управления при их решении, появление в структуре управления новых должностных позиций (например, «кампус-менеджер», директор эндаумент фонда и др.);

- процессы. Изменяются условия выполнения традиционных процессов управления имуществом и возникают новые, которые реализуются в условиях усложнения законодательства и нормативной базы, появляются новые взаимосвязи между структурными подразделениями системы управления вузом и отдельными исполнителями, осуществляемые с учетом интересов и в условиях взаимодействия со стейкхолдерами.

Учитывая приведенные выше условия, перейдем к конкретизации каждого из трех аспектов, связанных с понятием «организация» в проекции решения вопросов управления имуществом вузов в современных условиях. Главным условием, определяющим целеориентацию предлагаемой системы управления имуществом с позиций системного и стейкхолдерского подходов, является обеспечение баланса интересов образовательной организации и стейкхолдеров, оказывающих положительное воздействие на ее деятельность и в том числе на развитие ее имущественного комплекса, при котором их взаимодействие осуществляется на системной основе. Целеориентация является первым и важнейшим этапом управленческого цикла в любой функциональной области управления, поскольку определяет направления действий и образ результата, который должен быть получен. Среди многочисленных вариантов трактовок понятия «цели», авторами был выделен и принят за основу анализ, проведенный исследователями Слинковой О.К. и Скачковым Р.А., который показал три важнейших позиции, связанные с этим понятием, которые необходимо использовать при структуризации системы управления имуществом вузов [12]:

- цель идентифицируется как система показателей (параметров, индикаторов, ориентиров) деятельности, связанной со спецификой этой деятельности – в данном случае с управлением имуществом во взаимодействии со стейкхолдерами;

- цель рассматривается как желаемое состояние или представление о желаемом состоянии объекта управления - в данном случае состояние имущественного комплекса вуза;

- цель определяется как предвосхищаемый результат или собственно результат управленческих действий, предпринимаемый менеджментом в отношении имущества образовательной организации.

Исходя из этих позиций справедливо утверждать, что цели определяют задачи и функции, а также выбираемый инструментарий для организации управления имуществом современной образовательной организации, который должен быть направлен на обеспечение его желаемого состояния. При этом цель управления имуществом в рассматриваемой функциональной области управления однозначно определяет результат управленческих воздействий в отношении объекта, характеризующийся качественно и/или количественно.

Перейдем ко второму аспекту – «упорядоченной структуре» применительно к структуризации управления имуществом в основе которой находится идентификация объекта и субъекта управления. Объект управления в рассматриваемой системе – это имущественный комплекс, относительно формирования и развития которого осуществляются управленческие воздействия. Субъект управления– это составляющая данной системы, в которой вырабатываются и осуществляются управленческие воздействия на объект. С позиций системного и стейкхолдерского подходов в исследовании были установлены ряд особенностей, присущих современным имущественным комплексам образовательных организаций, определяющих содержательную характеристику взаимодействий объекта и субъекта управления в рассматриваемой функциональной области. К ним были отнесены следующие:

- неоднородность, которая определяется составом объектов имущества, отличающихся спецификой создания (приобретения), использования и вывода из эксплуатации (ликвидации);

- существенные размеры, которые определяются масштабами образовательной, научной и воспитательной деятельности вуза, непосредственно определяющие и масштаб субъекта управления;

- целостность, которая определяет, что каждый объект имущества должен нести свою функциональную нагрузку, при этом должны быть исключены неиспользуемые объекты;

- эмерджентность, которая предполагает рассмотрение особых свойств имущественного комплекса не тождественных сумме свойств отдельных объектов, входящих в его состав;

- особый режим учета и использования, имеющийся в государственных вузах, который регламентирован в части осуществления операций с объектами имущества и их коммерческим использованием;

- многофункциональность, которая обусловлена необходимостью учета субъектом управления интересов не только вуза, но и его стейкхолдеров по отношению к имуществу, что влияет на структуру и функционал субъекта.

Третий аспект, связанный с понятием «организация» и рассмотренный в исследовании, определяет процессы и взаимосвязи, характерные для данной функциональной системы управления, связанной и имуществом образовательных организаций. Общеизвестно, что управленческие процессы в организационных системах управления, формируются на основе реализации определенного набора классических функций: «планирование, организация, координация, мотивация, контроль». К процессам, охватывающим все этапы управленческих решений, могут быть отнесены взаимосвязанные процессы– информационного обеспечения, планирования действий, реализации управленческих решений, оценки и мониторинга их выполнения. Процессы выполняются на трех уровнях управления – стратегическом, тактическом и оперативном на основе специфических функций управления, которые определяются особенностями управления имущественным комплексом во взаимодействии со стейкхолдерами.

Основываясь на положениях по совершенствованию организации управления имуществом образовательных организаций, представленных выше, обоснованной будет постановка вопроса в практической плоскости – относительно перехода к новой конфигурации этой функциональной области. Для этого авторами был разработан алгоритм структуризации, выполнение этапов которого позволяет обеспечить желаемую конфигурацию и содержательную характеристику управления имуществом во взаимодействии со стейкхолдерами в современных условиях (рис.1).

Рис.1. Алгоритм структуризации системы управления имуществом образовательных организаций. (источник: разработано авторами)

Перейдем к конкретизации этапов, началом которых выступает этап 1, в рамках которого происходит декларирование со стороны руководства образовательной организации необходимости преобразований и дальнейшее обсуждение на разных площадках, в ходе чего определяется необходимость создания подсистемы управления ИК ООВО и аккумулируются мнения сотрудников, специализирующихся в этой области, относительно возможностей улучшения этой деятельности в разрезе отдельных категорий имущества. На этой основе устанавливается целеориентация этой системы и ее конфигурация с учетом особенностей системы управления конкретной образовательной организации.

На этапе 2 проводится управленческая инвентаризация имущества, главной целью которой является идентификация объектов имущественного комплекса, оценка наличия информации о характеристиках всех объектов в его составе, определение ее достаточности для использования заинтересованными сторонами, возможностей применения информации для формирования управленческих решений в современных условиях. Анализ опыта управления в вузах в современных условиях показал, что на этом этапе целесообразно сформировать или актуализировать классификацию объектов имущества, основываясь уже на новых управленческих целях и задачах, возникающих в связи с расширением взаимодействия со стейкхолдерами. Ранее авторами уже были опубликованы результаты разработок таких классификаций, которые уже получили свою апробацию на практике [6].

Последующий этап 3 алгоритма предполагает решение важнейшего вопроса, связанного с целеполаганием системы - определением показателей, которые используются для оценки состояния имущества, а также организации его мониторинга с использованием этих показателей с учетом требований, формируемых как образовательной организацией, так и ее стейкхолдерами. При этом предполагается, что данные, которые будут получены в результате оценки имущества по предложенным показателям, обеспечивают требуемую информацию для принятия управленческих решений в рамках выполнения задач всех уровней, решаемых в формируемой системе управления имуществом.

Этап 4 связан с определением задач, функций, процессов управления имуществом образовательной организации, которые решаются на уровне оперативного, тактического и стратегического управления в рамках структурируемой системы с учетом устанавливаемых целей и текущего состояния объектов имущества вуза, относительно которого фиксируются интересы стейкхолдеров и условия организации взаимоотношений с ними в данной области. На этой основе осуществляется переход к следующему этапу 5, в рамках которого предполагается определение полного круга структурных подразделений, отдельных исполнителей, осуществляющих свою деятельность во взаимодействии со стейкхолдерами при решении задач управления имуществом вуза. Важным на этом этапе является организация информационной основы взаимодействий, которая в современных условиях предполагает в обязательном порядке использование цифровых технологий, позволяющих получить информацию гораздо более высокого качества, чем используемая в традиционном управлении [3,5].

Завершающий этап 6 алгоритма – это закрепление произведенных изменений во внутренних регламентах образовательной организации и организация осуществления между ними взаимодействий в рамках рассматриваемой функциональной области управления. Формирование системы регламентов предлагается осуществлять в логике стандартов ИСО, которая позволяет охватить все управленческие процессы на всех уровнях управления [3]. Первый уровень – это «Положение о системе управления имуществом вуза», второй – положения о структурных подразделениях, задействованных в управлении, третий – должностные инструкции исполнителей. Особую роль в преобразованиях играют регламенты, имеющие методический характер, относимые к отдельным инструментам, процессам, объектам управления имущественным комплексом образовательной организации.

В целом, представленные выше положения по организация системы управления имуществом образовательных организаций в современных условиях, основанные на исследованиях авторов, позволяют обеспечить условия для успешного взаимодействия со стейкхолдерами вуза и дальнейшего его совершенствования на основе реализации программ и проектов развития, что находится в контексте приоритетов государственной политики и тенденций развития современных российских образовательных организаций.

Выводы

Расширение взаимодействии современных образовательных организаций с ее основными стейкхолдерами при реализации программ и проектов развития вузов определило необходимость актуализации подходов к управлению имуществом вуза, которое все более часто становится объектом совместной деятельности. В проведенном исследовании рассмотрен опыт организации взаимодействий сторон, основанный на сложившихся традиционных форматах управления, который позволил определить направления его совершенствования и создания в структуре систем управления образовательных организаций отдельной функциональной области, в рамках которой будет сконцентрировано управление имуществом. Для осуществления этих процессов предложен алгоритм структуризации.