Интеграция информационной системы в корпоративную культуру компании

Конягина М.Н.1
1 Северо-Западный институт управления – филиал Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации

Статья в журнале

Лидерство и менеджмент (РИНЦ, ВАК)
опубликовать статью | оформить подписку

Том 11, Номер 3 (Июль-сентябрь 2024)

Цитировать эту статью:

Эта статья проиндексирована РИНЦ, см. https://elibrary.ru/item.asp?id=73654399

Аннотация:
Нововведения в привычные процессы трудовой деятельности рабочих и служащих часто вызывают общее сопротивление коллектива организаций. Это характерно и для цифровизации рутинных процессов организаций, в частности внедрения информационных систем (ИС). Промежуточные опросы показывают, что более половины сотрудников компаний убеждены, что их принуждают заниматься чужими обязанностями: программистов, администраторов, иного персонала, - а необходимость дополнительного обучения для освоения новаций отнимает время. Такая ситуация представляет как практическую, так и научную проблемы, требующие методических разработок, облегчающих интеграцию инноваций в рабочие процессы коллектива. Для этого автор на основе практики внедрения ИС актуализировал преимущества и недостатки подходов к интеграции информационных систем в компаниях, систематизировал принципы выбора и основные требования к внедряемой информационной системе в корпоративную культуру компании. Следование принципам и требованиям к выбору информационных систем, а также рекомендациям по их интеграции в корпоративную культуру компании облегчит и ускорит этот непростой для коллектива процесс, сэкономив ресурсы организации. Статья будет интересна топ-менеджменту организаций, принимающим решение или внедряющим информационные системы в процесс управление, а также исследователям, разрабатывающим инструментарий ускоренной и адаптивной цифровизации корпоративных структур

Ключевые слова: инновации, информационные технологии, программное обеспечение, корпоративная культура, управление предприятием, цифровая экономика, эффективность

JEL-классификация: O31, O32, O33



Введение и анализ проблемы

Для успешного функционирования коммерческих и некоммерческих организаций менеджеры должны работать с большим объемом информации: собирать и анализировать данные о внутренней и внешней среде организации, оптимизировать бизнес-процессы и налаживать каналы коммуникации как между сотрудниками, так и между компанией и потребителями её товаров или услуг. В качестве одного из ключевых инструментов работы с информацией и взаимодействия можно выделить информационную систему (ИС). М.А. Плахотникова и Ю.В. Вертакова [9, с.20] определяют ее как совокупность материально-технических и социальных элементов, обеспечивающих сбор, обработку, хранение, распределение и отражение информации. Авторы отмечают, что с данным понятием тесно связан термин «автоматизированная информационная система» (далее АИС). Зачастую компании вынуждены работать с Big Data (крупномасштабным наборами данных, которые постоянно обновляются и дополняются), что приводит к необходимости создания автоматизированной системы их сбора, обработки и анализа. Необходимость грамотной интеграции информационной системы в работу организации и принятие ее коллективом – 2 важные задачи, которые необходимо решать в самом начале процесса внедрения цифровых технологий, оказывающих ощутимое влияние на традиции, правила и стандарты работы компании, т.е. ее корпоративную культуру, что делает исследования и практические разработки в этой области актуальными и востребованными.

Целью исследования является разработка базовых рекомендаций по интеграции информационной системы в корпоративную культуру компании независимо от цели ее деятельности. Для этого автор систематизировала принципы выбора информационной системы для организации и основные требования к внедряемой ИС, а также выделила ключевые преимущества и недостатки подходов к ее интеграции в корпоративную культуру компании.

Информационным системам посвящено немало опубликованных работ, но их интеграцию во внутреннюю среду и корпоративную культуру компании затрагивают немногие. За последние 2 года внедрение ИС в деятельность специализированных предприятий рассматривали А.П. Родионов [10], который изучил этот процесс в ресурсосберегающих компаниях, а также А.В. Шемякин, И.А. Успенский, О.Н. Дидманидзе и др. [2], рассмотревшие сферу транспорта и логистики. А.В. Уваров [13] посвятил статью непростой теме интеграции государственных ИС и образовательных организаций. Отдельные авторы, как У.Д. Савич [12], еще больше сужают процесс изучения интеграционных процессов – до спектра управления персоналом.

При этом нельзя назвать несвоевременными выводы О.А. Медведевой [6], которая подчеркивает свершившийся факт создание нового информационного механизма, который связан с современным типом общественных отношений, реальностью, информационными технологиями различных видов деятельности, а также И.В. Шиляева [14], показывающего на конкретных примерах, что внедрение CRM-систем способствует увеличению на треть продаж, сокращению времени на обработку клиентских запросов и повышению общей удовлетворенности клиентов на 40%. Подчеркнем, что несмотря на популярность темы цифровой экономики, вопросы интеграции ИС в систему управления предприятием, частью которой является корпоративная культура, поднимаются редко, что заставляет нас обратиться к этой важной проблеме.

Методологической базой исследования стали публикации в периодических изданиях, официальные сайты производителей и вендеров программного обеспечения, контент-анализ и сбор экспертных мнений, представленных в средствах массовой информации, анализ научной литературы, эмпирическое исследование, обобщение и систематизация опыта специалистов по внедрению ИС, наблюдение за процессом внедрения и совершенствования информационных систем.

Принципы и подходы к успешному внедрению информационной системы в корпоративную культуру компании

ИС применяется для работы со всеми видами информационных процессов с целью эффективного управления. Принцип ее работы выглядит следующим образом (рис.1): сначала в систему вводятся исходные данные, затем происходит процесс их обработки, после чего пользователь получает информацию, необходимую для принятия решения.

Изображение выглядит как текст, электроника, снимок экрана, программное обеспечение

Автоматически созданное описание

Рис. 1. Работа информационной системы в организации

Источник: [8, с.6]

Как и любая система, ИС обладает свойством эмержентности, сущность которого заключается в том, что целостность системы достигается посредством возникновения зависимости между её элементами и их взаимодействия. Чтобы более подробно изучить этот аспект, рассмотрим основные компоненты ИС (табл. 1).

Таблица 1 - Компоненты информационной системы

Компонент
Сущность компонента
Элементы
1
2
3
Аппаратное обеспечение (Hardware)
Физическое обеспечение информационных процессов и взаимодействия с пользователями.
Персональные компьютеры, периферийное и сетевое оборудование, серверы и т.д.
Программное обеспечение (Software)
Обеспечение информационных процессов и взаимодействия с пользователями при помощи программ и приложений.
Системные (управление работой компьютера и обеспечение взаимодействия с пользователем), прикладные (решение практических задач) и инструментальные (создание программных алгоритмов) программы.
Данные
Совокупность зафиксированных на каком-либо носителе сведений, пригодная для хранения, обработки и передачи.
Электронные документы и таблицы, аудио- и видеозаписи и т.д.
Процессы
Совокупность действий, осуществляемых ИС для достижения поставленных целей
Хранение, обработка и передача информации
Пользователи
Люди, взаимодействующие с ИС.
Разработчики, специалисты по анализу данных и другие сотрудники
Локальные, глобальные и виртуальные сети
Обеспечение взаимодействия между различными компонентами информационной системы
Разнообразные сетевые технологии
Источник: составлено автором на основе [7; 8]

Успешное функционирование ИС во многом зависит от корректного подбора её элементов и их эффективного взаимодействия. При формировании или выборе ИС очень важно учитывать уровень цифровой грамотности пользователей, соответствие программного обеспечения (ПО) аппаратному обеспечению и характеру данных и др. Кроме эмержетности можно выделить еще семь принципов, которым должна соответствовать информационная система:

1. Принцип динамичности и возможности развития ИС. Организация является динамичной системой: в компании появляются новые бизнес-процессы, выделяются новые направления развития, а аппаратное и программное обеспечение изнашивается и морально устаревает. Эти процессы приводят к необходимости обновления и совершенствования ИС.

2. Принцип совместимости. Любое предприятие находится в процессе взаимодействия с внешней средой: у компании есть поставщики, подрядчики, корпоративные клиенты и т.д., которые используют свои ИС. Поэтому перед организациями встаёт задача обеспечения взаимодействия между такими системами.

3. Принцип стандартизации и унификации. Несмотря на то, что каждое предприятие имеет свою специфику, ИС должна соответствовать ряду стандартов. Такая необходимость обусловлена набором причин: ИС предприятий могут взаимодействовать с органами государственной власти, которые требуют передачу формализованных в соответствии с протоколами данных; новые сотрудники не должны затрачивать значительный объем времени на обучение работе с ИС и т.д.

4. Принцип экономической эффективности. Внедрение, обслуживание и эксплуатация ИС должны быть рационализованы и направлены на достижение цели предприятия - увеличение прибыли.

5. Принцип информационной безопасности. Данные, вводимые в систему, должны быть защищены от утечек.

6. Принцип надёжности. Система должна быть устойчива к сбоям. Преимуществом ИС является возможность обращения пользователей в службу технической поддержки в случаях неисправности.

7. Принцип удобства. ИС должна обладать понятным и удобным пользовательским интерфейсом, способствуя оптимизации процессов, а не их усложнению

Важно отметить, что данный набор принципов не является исчерпывающим: каждая организация обладает своей спецификой и может сформулировать дополнительные требования к ИС, например открытость кода (возможность доработки ИС силами предприятия без обращения в службу технической поддержки).

Краткая характеристика подходов к интеграции ИС в корпоративную культуру организации представлена в табл. 2. Очень важно, чтобы ИС была грамотно интегрирована: она должна обеспечивать эффективную работу, а не препятствовать ей. Сотрудники должны понимать, что ИС призвана автоматизировать бизнес-процессы, а не заменить работников, осознавать необходимость обучения работе с ПО и т. д. Только в результате грамотного внедрения и правильной эксплуатации ИС может стать мощным инструментом развития организации.

Таблица 2 - Преимущества и недостатки подходов к интеграции информационных систем в корпоративную культуру организации

Подход
Преимущества
Недостатки
Глубокая интеграция
Простота масштабирования: подключение новых блоков не требует изменений архитектуры ИС;
Не требует разработки приложений (функциональных единиц ИС) с нуля;
Не предполагает больших затрат на обучение сотрудников.
Для разработки и поддержки интеграции необходимо иметь штат IT-специалистов;
Не предполагает совершенствования отдельных элементов системы, так как они являются готовыми программными решениями.
Кардинальная интеграция
Целостность ИС;
Обновление информационных процессов.
Необходимость доработки ИС;
Высокая стоимость;
Необходимость обучения сотрудников.
Интеграция интерфейсов
Не требует разработки приложений (функциональных единиц ИС) с нуля;
Не предполагает больших затрат на обучение сотрудников.
Сложность организации взаимодействия с внешними ИС и сторонними приложениями;
Необходимость внесения изменений в существующий программный комплекс.
Источник: составлено автором на основе [3; 4; 5; 11]

ИС применяются для решения задач в различных сферах: они могут быть предназначены для автоматизации рутинных процедур в организации, способствовать принятию оптимальных управленческих решений и т.д. Уровень цифровизации и информатизации растёт во всех сферах деятельности общества. Они все интенсивнее работают с большими объемами данных, ведут производственную, торговую и сервисную деятельность, продвигают свои услуги на рынке, следят за экономическими показателями и т.д. Именно поэтому возникает необходимость в создании специализированных ИС.

Рекомендуемые требования к информационным системам для облегчения их интеграции в корпоративную культуру компании

Можно выделить несколько основных требований к современной ИС для организаций разных видов экономической деятельности:

• простой пользовательский интерфейс,

• высокая степень адаптивности,

• наличие электронного документооборота.

• разграничение прав доступа (в системе должна быть возможность создания пользовательских ролей: для каждого сотрудника необходимо организовать свой «рабочий стол», чтобы персонал мог эффективно использовать ИС),

• соответствие законодательной базе РФ (например, в Федеральном законе «О персональных данных» [1] указано, для обработки медицинских персональных данных требуется, как минимум, 3 уровень защищенности данных, поэтому очень важно работать с ИС, прошедшей государственную аттестацию),

• возможность интеграций с другими ИС. Современные предприятия и организации сотрудничают с сервисами подбора персонала, где запись ведется дистанционно, нужно получать данные от сторонних организаций, пересылать сведения в органы государственной власти и т.д. Вся эта информация должна быть передана из одной ИС в другую, а для этого необходима корректная настройка интеграции.

Важно учитывать, что у каждой организации своя специфика работы, поэтому могут потребоваться дополнительные функции, например складской учёт, автоматические смс-рассылки клиентам и контрагентам с напоминанием, модуль для автоматического расчёта зарплаты сотрудников, платформа для работы в дистанционном режиме. Таким образом ИС должна выполнять разнообразные функции: от поддержки принятия управленческих решений до возможности ведения документации в электронном виде. В зависимости от функционала можно выделить несколько видов ИС [7, c.49-50], однако важно понимать, что конкретные информационные системы могут совмещать в себе сразу несколько модулей, отвечающих за отдельные бизнес-процессы (рис. 2).

Изображение выглядит как текст, снимок экрана, диаграмма, Шрифт

Автоматически созданное описание

Рис.2. Виды информационных систем на примере медицинской организации

Источник: составлено автором на основе [7]

Это связано с тем, что функционал системы электронного документооборота (ЭДО), например, ограничен ведением документации в электронном виде. Такое ПО может быть внедрено на первом этапе работы с ИС, чтобы обеспечить поступательность цифровизации учреждения. Базы данных, которые хранят информацию о клиентах, контрагентах, контактные данные и результаты проверок, мониторинга и диагностики, - такая система также может быть внедрена на первом этапе перехода к ИС. Важной особенностью этой системы является возможность настройки интеграции с личным кабинетом (ЛК) пользователей: в этом случае человек может самостоятельно загружать необходимые данные, что значительно упрощает работу сотрудников.

Система управления деятельностью предполагает ведение расписания работы персонала, основных и вспомогательных работников, учёт расходных материалов и т.д.

Часто порталы для пациентов, которые обеспечивают возможность самозаписи, загрузки и систематизации собственных данных и т.д., имеют возможность интеграции с ИС или CRM организаций.

Заключение

Системы поддержки принятия решений (специализированных, в т.ч. клинических, социальных, а также управленческих) позволяют работать с собранными данными, создавая модели и прогнозы в различных сферах деятельности организации. Есть возможность анализировать результативность преподавателей-тьюторов, эффективность назначенного лечения врачами медицинских центров, надежность ремонта машины, проведенную бригадой автосервиса и т.д. Система поддержки управленческих решений охватывает данные других сфер: финансовой, закупочной, инновационной деятельности компании и др.

Почти все представленные на рынке ИС являются модульными и комплексными. Эти свойства позволяет «собрать» систему под индивидуальные потребности организации, не затрачивая значительный объем времени и ресурсов на полную разработку. Одним из важных требований к ИС является обеспечение эффективной коммуникации не только между сотрудниками, но и другими участниками рабочего процесса. Этого легко добиться, если следовать предложенным требованиям к ИС, проводить обучение, разъяснительную работу и обеспечивать техническую поддержку на стадии внедрения информационной системы. Кроме того, важно использовать стимулы, побуждающие персонал пользоваться ИС, демонстрировать им положительные результаты интеграции информсистем в работу компании, устраивать конкуренцию между ячейками коллектива за освоение и повышение качества применения ИС.

Систематизированные и предложенные требований к выбору современной ИС, а также принципы и подходы к успешному ее внедрению позволят преодолеть естественный процесс сопротивления коллектива компании внедрению инноваций. При этом их применение важно сочетать с приемами эмпатии, стимулирующими восприимчивость и адаптивность корпоративной культуры к новациям: опросы, открытость к критике и предложениям, разъяснительная работа и указание на то, как учитываются интересы членов коллектива организации.

Для корпоративной культуры любой компании, которая всегда довольно консервативна, внедрение ИС – это переход на новый уровень, всегда угрожающий некоторым «кризисом взросления» организации. Поэтому для коллектива необходимо внести элементы соревновательности и даже развлечения, чтоб освоение нового не стало ему испытанием и проверкой на выносливость.


Источники:

1. Федеральный закон. КонсультантПлюс: информационно-правовая база. [Электронный ресурс]. URL: https://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/ (дата обращения: 28.08.2024).
2. Шемякин А. В., Успенский И. А., Дидманидзе О. Н. Внедрение интеллектуальной системы в процессы перевозки грузов для увеличения безопасности транспортировки // Транспортное дело России. – 2023. – № 5. – c. 118–123. – doi: 10.52375/20728689_2023_5_118.
3. Виноградова М.В., Ларионов А.С. Подход к автоматическому определению и анализу проблем преобразования данных при интеграции информационных систем // Математические методы в технологиях и технике. – 2023. – № 4. – c. 100–104. – doi: 10.52348/2712–8873_MMTT_2023_4_100.
4. Карев А.Н., Федосин С.А. Семантические технологии для интеграции информационных систем // Перспективы науки. – 2024. – № 2(173). – c. 26–28.
5. Курочкина А.А., Лукина О.В., Чжан В. Интеграция процессного подхода на предприятии с помощью информационной системы управления персоналом // Глобальные вызовы цифровой трансформации рынков: Санкт-Петербург : Политех-Пресс. Санкт-Петербург, 2023. – c. 136–151.
6. Медведева О.А. Внедрение автоматизированных информационных систем управления предприятием // Альманах Крым. – 2023. – № 39. – c. 63–66.
7. Монаков Д.М., Алтунин Д.В. Медицинские информационные системы: современные реалии и перспективы // Российский журнал телемедицины и электронного здравоохранения. – 2022. – № 8(4). – c. 46-53. – doi: 10.29188/2712-9217-2022-8-4-46-53.
8. Моргунов А.Ф. Информационные технологии в менеджменте. / Учебник. – 1-е изд. - Москва : Издательство Юрайт, 2019. – 266 c.
9. Плахотникова М.А., Вертакова Ю.В. Информационные технологии в менеджменте. / учебник и практикум для вузов, — 2-е изд., перераб. и доп. - Москва : Издательство Юрайт, 2024. – 326 c.
10. Родионов А.П. Внедрение информационных систем в деятельность ресурсоснабжающих предприятий // Финансовый бизнес. – 2023. – № 5(239). – c. 165–168.
11. Рыбаков М.Б. Формирование единого информационного пространства в контексте цифровой трансформации машиностроительного холдинга // Экономический анализ: теория и практика. – 2022. – № 3(522). – c. 442–460. – doi: 10.24891/ea.21.3.442.
12. Савич У.Д. Внедрение информационных систем управлении персоналом // Оригинальные исследования. – 2023. – № 9. – c. 29–35.
13. Уваров А.В. Совершенствование управления экономикой образования и внедрение государственных информационных систем // Международная экономика. – 2023. – № 6. – c. 403–410. – doi: 10.33920/vne-04-2306-05.
14. Шиляев И.В. Разработка и внедрение информационных систем для повышения эффективности управления клиентскими отношениями: методологии, технологии и практические решения // Инновации и инвестиции. – 2023. – № 11. – c. 563–566.

Страница обновлена: 03.12.2024 в 19:44:40