Интеграция информационной системы в корпоративную культуру компании

Введение и анализ проблемы

Для успешного функционирования коммерческих и некоммерческих организаций менеджеры должны работать с большим объемом информации: собирать и анализировать данные о внутренней и внешней среде организации, оптимизировать бизнес-процессы и налаживать каналы коммуникации как между сотрудниками, так и между компанией и потребителями её товаров или услуг. В качестве одного из ключевых инструментов работы с информацией и взаимодействия можно выделить информационную систему (ИС). М.А. Плахотникова и Ю.В. Вертакова [9, с.20] определяют ее как совокупность материально-технических и социальных элементов, обеспечивающих сбор, обработку, хранение, распределение и отражение информации. Авторы отмечают, что с данным понятием тесно связан термин «автоматизированная информационная система» (далее АИС). Зачастую компании вынуждены работать с Big Data (крупномасштабным наборами данных, которые постоянно обновляются и дополняются), что приводит к необходимости создания автоматизированной системы их сбора, обработки и анализа. Необходимость грамотной интеграции информационной системы в работу организации и принятие ее коллективом – 2 важные задачи, которые необходимо решать в самом начале процесса внедрения цифровых технологий, оказывающих ощутимое влияние на традиции, правила и стандарты работы компании, т.е. ее корпоративную культуру, что делает исследования и практические разработки в этой области актуальными и востребованными.

Целью исследования является разработка базовых рекомендаций по интеграции информационной системы в корпоративную культуру компании независимо от цели ее деятельности. Для этого автор систематизировала принципы выбора информационной системы для организации и основные требования к внедряемой ИС, а также выделила ключевые преимущества и недостатки подходов к ее интеграции в корпоративную культуру компании.

Информационным системам посвящено немало опубликованных работ, но их интеграцию во внутреннюю среду и корпоративную культуру компании затрагивают немногие. За последние 2 года внедрение ИС в деятельность специализированных предприятий рассматривали А.П. Родионов [10], который изучил этот процесс в ресурсосберегающих компаниях, а также А.В. Шемякин, И.А. Успенский, О.Н. Дидманидзе и др. [2], рассмотревшие сферу транспорта и логистики. А.В. Уваров [13] посвятил статью непростой теме интеграции государственных ИС и образовательных организаций. Отдельные авторы, как У.Д. Савич [12], еще больше сужают процесс изучения интеграционных процессов – до спектра управления персоналом.

При этом нельзя назвать несвоевременными выводы О.А. Медведевой [6], которая подчеркивает свершившийся факт создание нового информационного механизма, который связан с современным типом общественных отношений, реальностью, информационными технологиями различных видов деятельности, а также И.В. Шиляева [14], показывающего на конкретных примерах, что внедрение CRM-систем способствует увеличению на треть продаж, сокращению времени на обработку клиентских запросов и повышению общей удовлетворенности клиентов на 40%. Подчеркнем, что несмотря на популярность темы цифровой экономики, вопросы интеграции ИС в систему управления предприятием, частью которой является корпоративная культура, поднимаются редко, что заставляет нас обратиться к этой важной проблеме.

Методологической базой исследования стали публикации в периодических изданиях, официальные сайты производителей и вендеров программного обеспечения, контент-анализ и сбор экспертных мнений, представленных в средствах массовой информации, анализ научной литературы, эмпирическое исследование, обобщение и систематизация опыта специалистов по внедрению ИС, наблюдение за процессом внедрения и совершенствования информационных систем.

Принципы и подходы к успешному внедрению информационной системы в корпоративную культуру компании

ИС применяется для работы со всеми видами информационных процессов с целью эффективного управления. Принцип ее работы выглядит следующим образом (рис.1): сначала в систему вводятся исходные данные, затем происходит процесс их обработки, после чего пользователь получает информацию, необходимую для принятия решения.

Рис. 1. Работа информационной системы в организации

Источник: [8, с.6]

Как и любая система, ИС обладает свойством эмержентности, сущность которого заключается в том, что целостность системы достигается посредством возникновения зависимости между её элементами и их взаимодействия. Чтобы более подробно изучить этот аспект, рассмотрим основные компоненты ИС (табл. 1).

Таблица 1 - Компоненты информационной системы

Успешное функционирование ИС во многом зависит от корректного подбора её элементов и их эффективного взаимодействия. При формировании или выборе ИС очень важно учитывать уровень цифровой грамотности пользователей, соответствие программного обеспечения (ПО) аппаратному обеспечению и характеру данных и др. Кроме эмержетности можно выделить еще семь принципов, которым должна соответствовать информационная система:

1. Принцип динамичности и возможности развития ИС. Организация является динамичной системой: в компании появляются новые бизнес-процессы, выделяются новые направления развития, а аппаратное и программное обеспечение изнашивается и морально устаревает. Эти процессы приводят к необходимости обновления и совершенствования ИС.

2. Принцип совместимости. Любое предприятие находится в процессе взаимодействия с внешней средой: у компании есть поставщики, подрядчики, корпоративные клиенты и т.д., которые используют свои ИС. Поэтому перед организациями встаёт задача обеспечения взаимодействия между такими системами.

3. Принцип стандартизации и унификации. Несмотря на то, что каждое предприятие имеет свою специфику, ИС должна соответствовать ряду стандартов. Такая необходимость обусловлена набором причин: ИС предприятий могут взаимодействовать с органами государственной власти, которые требуют передачу формализованных в соответствии с протоколами данных; новые сотрудники не должны затрачивать значительный объем времени на обучение работе с ИС и т.д.

4. Принцип экономической эффективности. Внедрение, обслуживание и эксплуатация ИС должны быть рационализованы и направлены на достижение цели предприятия - увеличение прибыли.

5. Принцип информационной безопасности. Данные, вводимые в систему, должны быть защищены от утечек.

6. Принцип надёжности. Система должна быть устойчива к сбоям. Преимуществом ИС является возможность обращения пользователей в службу технической поддержки в случаях неисправности.

7. Принцип удобства. ИС должна обладать понятным и удобным пользовательским интерфейсом, способствуя оптимизации процессов, а не их усложнению

Важно отметить, что данный набор принципов не является исчерпывающим: каждая организация обладает своей спецификой и может сформулировать дополнительные требования к ИС, например открытость кода (возможность доработки ИС силами предприятия без обращения в службу технической поддержки).

Краткая характеристика подходов к интеграции ИС в корпоративную культуру организации представлена в табл. 2. Очень важно, чтобы ИС была грамотно интегрирована: она должна обеспечивать эффективную работу, а не препятствовать ей. Сотрудники должны понимать, что ИС призвана автоматизировать бизнес-процессы, а не заменить работников, осознавать необходимость обучения работе с ПО и т. д. Только в результате грамотного внедрения и правильной эксплуатации ИС может стать мощным инструментом развития организации.

Таблица 2 - Преимущества и недостатки подходов к интеграции информационных систем в корпоративную культуру организации

Рекомендуемые требования к информационным системам для облегчения их интеграции в корпоративную культуру компании

Можно выделить несколько основных требований к современной ИС для организаций разных видов экономической деятельности:

• простой пользовательский интерфейс,

• высокая степень адаптивности,

• наличие электронного документооборота.

• разграничение прав доступа (в системе должна быть возможность создания пользовательских ролей: для каждого сотрудника необходимо организовать свой «рабочий стол», чтобы персонал мог эффективно использовать ИС),

• соответствие законодательной базе РФ (например, в Федеральном законе «О персональных данных» [1] указано, для обработки медицинских персональных данных требуется, как минимум, 3 уровень защищенности данных, поэтому очень важно работать с ИС, прошедшей государственную аттестацию),

• возможность интеграций с другими ИС. Современные предприятия и организации сотрудничают с сервисами подбора персонала, где запись ведется дистанционно, нужно получать данные от сторонних организаций, пересылать сведения в органы государственной власти и т.д. Вся эта информация должна быть передана из одной ИС в другую, а для этого необходима корректная настройка интеграции.

Важно учитывать, что у каждой организации своя специфика работы, поэтому могут потребоваться дополнительные функции, например складской учёт, автоматические смс-рассылки клиентам и контрагентам с напоминанием, модуль для автоматического расчёта зарплаты сотрудников, платформа для работы в дистанционном режиме. Таким образом ИС должна выполнять разнообразные функции: от поддержки принятия управленческих решений до возможности ведения документации в электронном виде. В зависимости от функционала можно выделить несколько видов ИС [7, c.49-50], однако важно понимать, что конкретные информационные системы могут совмещать в себе сразу несколько модулей, отвечающих за отдельные бизнес-процессы (рис. 2).

Рис.2. Виды информационных систем на примере медицинской организации

Источник: составлено автором на основе [7]

Это связано с тем, что функционал системы электронного документооборота (ЭДО), например, ограничен ведением документации в электронном виде. Такое ПО может быть внедрено на первом этапе работы с ИС, чтобы обеспечить поступательность цифровизации учреждения. Базы данных, которые хранят информацию о клиентах, контрагентах, контактные данные и результаты проверок, мониторинга и диагностики, - такая система также может быть внедрена на первом этапе перехода к ИС. Важной особенностью этой системы является возможность настройки интеграции с личным кабинетом (ЛК) пользователей: в этом случае человек может самостоятельно загружать необходимые данные, что значительно упрощает работу сотрудников.

Система управления деятельностью предполагает ведение расписания работы персонала, основных и вспомогательных работников, учёт расходных материалов и т.д.

Часто порталы для пациентов, которые обеспечивают возможность самозаписи, загрузки и систематизации собственных данных и т.д., имеют возможность интеграции с ИС или CRM организаций.

Заключение

Системы поддержки принятия решений (специализированных, в т.ч. клинических, социальных, а также управленческих) позволяют работать с собранными данными, создавая модели и прогнозы в различных сферах деятельности организации. Есть возможность анализировать результативность преподавателей-тьюторов, эффективность назначенного лечения врачами медицинских центров, надежность ремонта машины, проведенную бригадой автосервиса и т.д. Система поддержки управленческих решений охватывает данные других сфер: финансовой, закупочной, инновационной деятельности компании и др.

Почти все представленные на рынке ИС являются модульными и комплексными. Эти свойства позволяет «собрать» систему под индивидуальные потребности организации, не затрачивая значительный объем времени и ресурсов на полную разработку. Одним из важных требований к ИС является обеспечение эффективной коммуникации не только между сотрудниками, но и другими участниками рабочего процесса. Этого легко добиться, если следовать предложенным требованиям к ИС, проводить обучение, разъяснительную работу и обеспечивать техническую поддержку на стадии внедрения информационной системы. Кроме того, важно использовать стимулы, побуждающие персонал пользоваться ИС, демонстрировать им положительные результаты интеграции информсистем в работу компании, устраивать конкуренцию между ячейками коллектива за освоение и повышение качества применения ИС.

Систематизированные и предложенные требований к выбору современной ИС, а также принципы и подходы к успешному ее внедрению позволят преодолеть естественный процесс сопротивления коллектива компании внедрению инноваций. При этом их применение важно сочетать с приемами эмпатии, стимулирующими восприимчивость и адаптивность корпоративной культуры к новациям: опросы, открытость к критике и предложениям, разъяснительная работа и указание на то, как учитываются интересы членов коллектива организации.

Для корпоративной культуры любой компании, которая всегда довольно консервативна, внедрение ИС – это переход на новый уровень, всегда угрожающий некоторым «кризисом взросления» организации. Поэтому для коллектива необходимо внести элементы соревновательности и даже развлечения, чтоб освоение нового не стало ему испытанием и проверкой на выносливость.