Интеграция информационной системы в корпоративную культуру компании
Конягина М.Н.1
1 Северо-Западный институт управления – филиал Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации
Статья в журнале
Лидерство и менеджмент (РИНЦ, ВАК)
опубликовать статью | оформить подписку
Том 11, Номер 3 (Июль-сентябрь 2024)
Цитировать:
Конягина М.Н. Интеграция информационной системы в корпоративную культуру компании // Лидерство и менеджмент. – 2024. – Том 11. – № 3. – doi: 10.18334/lim.11.3.121734.
Аннотация:
Нововведения в привычные процессы трудовой деятельности рабочих и служащих часто вызывают общее сопротивление коллектива организаций. Это характерно и для цифровизации рутинных процессов организаций, в частности внедрения информационных систем (ИС). Промежуточные опросы показывают, что более половины сотрудников компаний убеждены, что их принуждают заниматься чужими обязанностями: программистов, администраторов, иного персонала, - а необходимость дополнительного обучения для освоения новаций отнимает время. Такая ситуация представляет как практическую, так и научную проблемы, требующие методических разработок, облегчающих интеграцию инноваций в рабочие процессы коллектива. Для этого автор на основе практики внедрения ИС актуализировал преимущества и недостатки подходов к интеграции информационных систем в компаниях, систематизировал принципы выбора и основные требования к внедряемой информационной системе в корпоративную культуру компании. Следование принципам и требованиям к выбору информационных систем, а также рекомендациям по их интеграции в корпоративную культуру компании облегчит и ускорит этот непростой для коллектива процесс, сэкономив ресурсы организации. Статья будет интересна топ-менеджменту организаций, принимающим решение или внедряющим информационные системы в процесс управление, а также исследователям, разрабатывающим инструментарий ускоренной и адаптивной цифровизации корпоративных структур
Ключевые слова: инновации, информационные технологии, программное обеспечение, корпоративная культура, управление предприятием, цифровая экономика, эффективность
JEL-классификация: O31, O32, O33
Введение и анализ проблемы
Для успешного функционирования коммерческих и некоммерческих организаций менеджеры должны работать с большим объемом информации: собирать и анализировать данные о внутренней и внешней среде организации, оптимизировать бизнес-процессы и налаживать каналы коммуникации как между сотрудниками, так и между компанией и потребителями её товаров или услуг. В качестве одного из ключевых инструментов работы с информацией и взаимодействия можно выделить информационную систему (ИС). М.А. Плахотникова и Ю.В. Вертакова [9, с.20] определяют ее как совокупность материально-технических и социальных элементов, обеспечивающих сбор, обработку, хранение, распределение и отражение информации. Авторы отмечают, что с данным понятием тесно связан термин «автоматизированная информационная система» (далее АИС). Зачастую компании вынуждены работать с Big Data (крупномасштабным наборами данных, которые постоянно обновляются и дополняются), что приводит к необходимости создания автоматизированной системы их сбора, обработки и анализа. Необходимость грамотной интеграции информационной системы в работу организации и принятие ее коллективом – 2 важные задачи, которые необходимо решать в самом начале процесса внедрения цифровых технологий, оказывающих ощутимое влияние на традиции, правила и стандарты работы компании, т.е. ее корпоративную культуру, что делает исследования и практические разработки в этой области актуальными и востребованными.
Целью исследования является разработка базовых рекомендаций по интеграции информационной системы в корпоративную культуру компании независимо от цели ее деятельности. Для этого автор систематизировала принципы выбора информационной системы для организации и основные требования к внедряемой ИС, а также выделила ключевые преимущества и недостатки подходов к ее интеграции в корпоративную культуру компании.
Информационным системам посвящено немало опубликованных работ, но их интеграцию во внутреннюю среду и корпоративную культуру компании затрагивают немногие. За последние 2 года внедрение ИС в деятельность специализированных предприятий рассматривали А.П. Родионов [10], который изучил этот процесс в ресурсосберегающих компаниях, а также А.В. Шемякин, И.А. Успенский, О.Н. Дидманидзе и др. [2], рассмотревшие сферу транспорта и логистики. А.В. Уваров [13] посвятил статью непростой теме интеграции государственных ИС и образовательных организаций. Отдельные авторы, как У.Д. Савич [12], еще больше сужают процесс изучения интеграционных процессов – до спектра управления персоналом.
При этом нельзя назвать несвоевременными выводы О.А. Медведевой [6], которая подчеркивает свершившийся факт создание нового информационного механизма, который связан с современным типом общественных отношений, реальностью, информационными технологиями различных видов деятельности, а также И.В. Шиляева [14], показывающего на конкретных примерах, что внедрение CRM-систем способствует увеличению на треть продаж, сокращению времени на обработку клиентских запросов и повышению общей удовлетворенности клиентов на 40%. Подчеркнем, что несмотря на популярность темы цифровой экономики, вопросы интеграции ИС в систему управления предприятием, частью которой является корпоративная культура, поднимаются редко, что заставляет нас обратиться к этой важной проблеме.
Методологической базой исследования стали публикации в периодических изданиях, официальные сайты производителей и вендеров программного обеспечения, контент-анализ и сбор экспертных мнений, представленных в средствах массовой информации, анализ научной литературы, эмпирическое исследование, обобщение и систематизация опыта специалистов по внедрению ИС, наблюдение за процессом внедрения и совершенствования информационных систем.
Принципы и подходы к успешному внедрению информационной системы в корпоративную культуру компании
ИС применяется для работы со всеми видами информационных процессов с целью эффективного управления. Принцип ее работы выглядит следующим образом (рис.1): сначала в систему вводятся исходные данные, затем происходит процесс их обработки, после чего пользователь получает информацию, необходимую для принятия решения.
Рис. 1. Работа информационной системы в организации
Источник: [8, с.6]
Как и любая система, ИС обладает свойством эмержентности, сущность которого заключается в том, что целостность системы достигается посредством возникновения зависимости между её элементами и их взаимодействия. Чтобы более подробно изучить этот аспект, рассмотрим основные компоненты ИС (табл. 1).
Таблица 1 - Компоненты информационной системы
Компонент
|
Сущность
компонента
|
Элементы
|
1
|
2
|
3
|
Аппаратное
обеспечение (Hardware)
|
Физическое
обеспечение информационных процессов и взаимодействия с пользователями.
|
Персональные
компьютеры, периферийное и сетевое оборудование, серверы и т.д.
|
Программное
обеспечение (Software)
|
Обеспечение
информационных процессов и взаимодействия с пользователями при помощи
программ и приложений.
|
Системные
(управление работой компьютера и обеспечение взаимодействия с пользователем),
прикладные (решение практических задач) и инструментальные (создание
программных алгоритмов) программы.
|
Данные
|
Совокупность
зафиксированных на каком-либо носителе сведений, пригодная для хранения,
обработки и передачи.
|
Электронные
документы и таблицы, аудио- и видеозаписи и т.д.
|
Процессы
|
Совокупность
действий, осуществляемых ИС для достижения поставленных целей
|
Хранение,
обработка и передача информации
|
Пользователи
|
Люди,
взаимодействующие с ИС.
|
Разработчики,
специалисты по анализу данных и другие сотрудники
|
Локальные,
глобальные и виртуальные сети
|
Обеспечение
взаимодействия между различными компонентами информационной системы
|
Разнообразные
сетевые технологии
|
Успешное функционирование ИС во многом зависит от корректного подбора её элементов и их эффективного взаимодействия. При формировании или выборе ИС очень важно учитывать уровень цифровой грамотности пользователей, соответствие программного обеспечения (ПО) аппаратному обеспечению и характеру данных и др. Кроме эмержетности можно выделить еще семь принципов, которым должна соответствовать информационная система:
1. Принцип динамичности и возможности развития ИС. Организация является динамичной системой: в компании появляются новые бизнес-процессы, выделяются новые направления развития, а аппаратное и программное обеспечение изнашивается и морально устаревает. Эти процессы приводят к необходимости обновления и совершенствования ИС.
2. Принцип совместимости. Любое предприятие находится в процессе взаимодействия с внешней средой: у компании есть поставщики, подрядчики, корпоративные клиенты и т.д., которые используют свои ИС. Поэтому перед организациями встаёт задача обеспечения взаимодействия между такими системами.
3. Принцип стандартизации и унификации. Несмотря на то, что каждое предприятие имеет свою специфику, ИС должна соответствовать ряду стандартов. Такая необходимость обусловлена набором причин: ИС предприятий могут взаимодействовать с органами государственной власти, которые требуют передачу формализованных в соответствии с протоколами данных; новые сотрудники не должны затрачивать значительный объем времени на обучение работе с ИС и т.д.
4. Принцип экономической эффективности. Внедрение, обслуживание и эксплуатация ИС должны быть рационализованы и направлены на достижение цели предприятия - увеличение прибыли.
5. Принцип информационной безопасности. Данные, вводимые в систему, должны быть защищены от утечек.
6. Принцип надёжности. Система должна быть устойчива к сбоям. Преимуществом ИС является возможность обращения пользователей в службу технической поддержки в случаях неисправности.
7. Принцип удобства. ИС должна обладать понятным и удобным пользовательским интерфейсом, способствуя оптимизации процессов, а не их усложнению
Важно отметить, что данный набор принципов не является исчерпывающим: каждая организация обладает своей спецификой и может сформулировать дополнительные требования к ИС, например открытость кода (возможность доработки ИС силами предприятия без обращения в службу технической поддержки).
Краткая характеристика подходов к интеграции ИС в корпоративную культуру организации представлена в табл. 2. Очень важно, чтобы ИС была грамотно интегрирована: она должна обеспечивать эффективную работу, а не препятствовать ей. Сотрудники должны понимать, что ИС призвана автоматизировать бизнес-процессы, а не заменить работников, осознавать необходимость обучения работе с ПО и т. д. Только в результате грамотного внедрения и правильной эксплуатации ИС может стать мощным инструментом развития организации.
Таблица 2 - Преимущества и недостатки подходов к интеграции информационных систем в корпоративную культуру организации
Подход
|
Преимущества
|
Недостатки
|
Глубокая
интеграция
|
Простота
масштабирования: подключение новых блоков не требует изменений архитектуры ИС;
Не требует разработки приложений (функциональных единиц ИС) с нуля; Не предполагает больших затрат на обучение сотрудников. |
Для
разработки и поддержки интеграции необходимо иметь штат IT-специалистов;
Не предполагает совершенствования отдельных элементов системы, так как они являются готовыми программными решениями. |
Кардинальная
интеграция
|
Целостность
ИС;
Обновление информационных процессов. |
Необходимость
доработки ИС;
Высокая стоимость; Необходимость обучения сотрудников. |
Интеграция
интерфейсов
|
Не
требует разработки приложений (функциональных единиц ИС) с нуля;
Не предполагает больших затрат на обучение сотрудников. |
Сложность
организации взаимодействия с внешними ИС и сторонними приложениями;
Необходимость внесения изменений в существующий программный комплекс. |
ИС применяются для решения задач в различных сферах: они могут быть предназначены для автоматизации рутинных процедур в организации, способствовать принятию оптимальных управленческих решений и т.д. Уровень цифровизации и информатизации растёт во всех сферах деятельности общества. Они все интенсивнее работают с большими объемами данных, ведут производственную, торговую и сервисную деятельность, продвигают свои услуги на рынке, следят за экономическими показателями и т.д. Именно поэтому возникает необходимость в создании специализированных ИС.
Рекомендуемые требования к информационным системам для облегчения их интеграции в корпоративную культуру компании
Можно выделить несколько основных требований к современной ИС для организаций разных видов экономической деятельности:
• простой пользовательский интерфейс,
• высокая степень адаптивности,
• наличие электронного документооборота.
• разграничение прав доступа (в системе должна быть возможность создания пользовательских ролей: для каждого сотрудника необходимо организовать свой «рабочий стол», чтобы персонал мог эффективно использовать ИС),
• соответствие законодательной базе РФ (например, в Федеральном законе «О персональных данных» [1] указано, для обработки медицинских персональных данных требуется, как минимум, 3 уровень защищенности данных, поэтому очень важно работать с ИС, прошедшей государственную аттестацию),
• возможность интеграций с другими ИС. Современные предприятия и организации сотрудничают с сервисами подбора персонала, где запись ведется дистанционно, нужно получать данные от сторонних организаций, пересылать сведения в органы государственной власти и т.д. Вся эта информация должна быть передана из одной ИС в другую, а для этого необходима корректная настройка интеграции.
Важно учитывать, что у каждой организации своя специфика работы, поэтому могут потребоваться дополнительные функции, например складской учёт, автоматические смс-рассылки клиентам и контрагентам с напоминанием, модуль для автоматического расчёта зарплаты сотрудников, платформа для работы в дистанционном режиме. Таким образом ИС должна выполнять разнообразные функции: от поддержки принятия управленческих решений до возможности ведения документации в электронном виде. В зависимости от функционала можно выделить несколько видов ИС [7, c.49-50], однако важно понимать, что конкретные информационные системы могут совмещать в себе сразу несколько модулей, отвечающих за отдельные бизнес-процессы (рис. 2).
Рис.2. Виды информационных систем на примере медицинской организации
Источник: составлено автором на основе [7]
Это связано с тем, что функционал системы электронного документооборота (ЭДО), например, ограничен ведением документации в электронном виде. Такое ПО может быть внедрено на первом этапе работы с ИС, чтобы обеспечить поступательность цифровизации учреждения. Базы данных, которые хранят информацию о клиентах, контрагентах, контактные данные и результаты проверок, мониторинга и диагностики, - такая система также может быть внедрена на первом этапе перехода к ИС. Важной особенностью этой системы является возможность настройки интеграции с личным кабинетом (ЛК) пользователей: в этом случае человек может самостоятельно загружать необходимые данные, что значительно упрощает работу сотрудников.
Система управления деятельностью предполагает ведение расписания работы персонала, основных и вспомогательных работников, учёт расходных материалов и т.д.
Часто порталы для пациентов, которые обеспечивают возможность самозаписи, загрузки и систематизации собственных данных и т.д., имеют возможность интеграции с ИС или CRM организаций.
Заключение
Системы поддержки принятия решений (специализированных, в т.ч. клинических, социальных, а также управленческих) позволяют работать с собранными данными, создавая модели и прогнозы в различных сферах деятельности организации. Есть возможность анализировать результативность преподавателей-тьюторов, эффективность назначенного лечения врачами медицинских центров, надежность ремонта машины, проведенную бригадой автосервиса и т.д. Система поддержки управленческих решений охватывает данные других сфер: финансовой, закупочной, инновационной деятельности компании и др.
Почти все представленные на рынке ИС являются модульными и комплексными. Эти свойства позволяет «собрать» систему под индивидуальные потребности организации, не затрачивая значительный объем времени и ресурсов на полную разработку. Одним из важных требований к ИС является обеспечение эффективной коммуникации не только между сотрудниками, но и другими участниками рабочего процесса. Этого легко добиться, если следовать предложенным требованиям к ИС, проводить обучение, разъяснительную работу и обеспечивать техническую поддержку на стадии внедрения информационной системы. Кроме того, важно использовать стимулы, побуждающие персонал пользоваться ИС, демонстрировать им положительные результаты интеграции информсистем в работу компании, устраивать конкуренцию между ячейками коллектива за освоение и повышение качества применения ИС.
Систематизированные и предложенные требований к выбору современной ИС, а также принципы и подходы к успешному ее внедрению позволят преодолеть естественный процесс сопротивления коллектива компании внедрению инноваций. При этом их применение важно сочетать с приемами эмпатии, стимулирующими восприимчивость и адаптивность корпоративной культуры к новациям: опросы, открытость к критике и предложениям, разъяснительная работа и указание на то, как учитываются интересы членов коллектива организации.
Для корпоративной культуры любой компании, которая всегда довольно консервативна, внедрение ИС – это переход на новый уровень, всегда угрожающий некоторым «кризисом взросления» организации. Поэтому для коллектива необходимо внести элементы соревновательности и даже развлечения, чтоб освоение нового не стало ему испытанием и проверкой на выносливость.
Источники:
2. Шемякин А. В., Успенский И. А., Дидманидзе О. Н. Внедрение интеллектуальной системы в процессы перевозки грузов для увеличения безопасности транспортировки // Транспортное дело России. – 2023. – № 5. – c. 118–123. – doi: 10.52375/20728689_2023_5_118.
3. Виноградова М.В., Ларионов А.С. Подход к автоматическому определению и анализу проблем преобразования данных при интеграции информационных систем // Математические методы в технологиях и технике. – 2023. – № 4. – c. 100–104. – doi: 10.52348/2712–8873_MMTT_2023_4_100.
4. Карев А.Н., Федосин С.А. Семантические технологии для интеграции информационных систем // Перспективы науки. – 2024. – № 2(173). – c. 26–28.
5. Курочкина А.А., Лукина О.В., Чжан В. Интеграция процессного подхода на предприятии с помощью информационной системы управления персоналом // Глобальные вызовы цифровой трансформации рынков: Санкт-Петербург : Политех-Пресс. Санкт-Петербург, 2023. – c. 136–151.
6. Медведева О.А. Внедрение автоматизированных информационных систем управления предприятием // Альманах Крым. – 2023. – № 39. – c. 63–66.
7. Монаков Д.М., Алтунин Д.В. Медицинские информационные системы: современные реалии и перспективы // Российский журнал телемедицины и электронного здравоохранения. – 2022. – № 8(4). – c. 46-53. – doi: 10.29188/2712-9217-2022-8-4-46-53.
8. Моргунов А.Ф. Информационные технологии в менеджменте. / Учебник. – 1-е изд. - Москва : Издательство Юрайт, 2019. – 266 c.
9. Плахотникова М.А., Вертакова Ю.В. Информационные технологии в менеджменте. / учебник и практикум для вузов, — 2-е изд., перераб. и доп. - Москва : Издательство Юрайт, 2024. – 326 c.
10. Родионов А.П. Внедрение информационных систем в деятельность ресурсоснабжающих предприятий // Финансовый бизнес. – 2023. – № 5(239). – c. 165–168.
11. Рыбаков М.Б. Формирование единого информационного пространства в контексте цифровой трансформации машиностроительного холдинга // Экономический анализ: теория и практика. – 2022. – № 3(522). – c. 442–460. – doi: 10.24891/ea.21.3.442.
12. Савич У.Д. Внедрение информационных систем управлении персоналом // Оригинальные исследования. – 2023. – № 9. – c. 29–35.
13. Уваров А.В. Совершенствование управления экономикой образования и внедрение государственных информационных систем // Международная экономика. – 2023. – № 6. – c. 403–410. – doi: 10.33920/vne-04-2306-05.
14. Шиляев И.В. Разработка и внедрение информационных систем для повышения эффективности управления клиентскими отношениями: методологии, технологии и практические решения // Инновации и инвестиции. – 2023. – № 11. – c. 563–566.
Страница обновлена: 17.09.2024 в 23:22:43