Цифровая трансформация в сфере физической культуры и спорта: на пути к созданию единой цифровой экосистемы организации

Введение. Функционирование информационного общества предполагает качественные изменения в отношении обращения с информацией, организации процесса управления и взаимодействия его участников во всех отраслях деятельности. Цифровая трансформация государственного электронного документооборота – одна из задач федерального проекта «Цифровое государственное управление» национальной программы «Цифровая экономика» [1, 2].

Цифровая трансформация предполагает внесение коренных изменений в процессы, процедуры, принципы и технологии сбора и обработки информации, внутри- и межорганизационного взаимодействия, корпоративную политику на основе использования цифровых инструментов. Процесс перехода на цифровые технологии затронул все сферы общественных отношений, в том числе и сферу ФКиС, различные аспекты цифровизации и цифровой трансформации которой рассматриваются множеством авторов [3; 4; 5; 6 и др.] (Vishnyakova, 2023; Gudkov, 2023; Zhukova, 2023; Kamaev, 2023 et al.).

В условиях постоянного нарастания объемов данных, связанного с цифровой трансформацией процессов управления, актуальной становится заинтересованность большинства современных физкультурно-спортивных организаций и органов управления отраслью в упорядочении своего документального фонда, что делает информацию важнейшим стратегическим ресурсом и одним из значимых инструментов повышения эффективности деятельности организации. Перевод данных в области ФКиС в электронный вид, использование единых форматов обмена данными, межведомственное взаимодействие между субъектами ФКиС на всех уровнях управления являются задачами стратегического направления [7].

Вместе с тем цифровизация управленческой деятельности, внедрение электронного документооборота, работа с данными в цифровой форме ставят перед руководящим составом отрасли множество проблем, нерешенность которых до настоящего времени является причиной возникновения организационных, технических и технологических сложностей в процессе дальнейшего внедрения цифровых технологий в управленческую практику. Вопросы управления цифровой трансформацией ФКиС в контексте государственного управления рассматриваются в работах А.В. Павловой, Р.Т. Бурганова [8] (Pavlova et al., 2024), Аратова В.Е., В. Мэн, М.В. Жийяр [9] (Aratov et al., 2023), Е.А. Железняк [10] (Zheleznyak, 2023).

Научная новизна исследования заключается в обосновании необходимости построения системы управления документами физкультурно-спортивной организации, предложениях по организационному, методическому и документационному обеспечению процессов цифровизации управления физкультурно-спортивной деятельностью.

Основная часть. Органы управления в сфере ФКиС находятся в поиске наиболее приемлемых, удобных и практичных инструментов управления информационными потоками, внутренними и межведомственными коммуникациями. Все больше документов являются изначально электронными, не имеющими бумажного оригинала. Они создаются, обрабатываются и хранятся в специализированных информационных системах, которые используются, в первую очередь, с целью повышения эффективности основной деятельности посредством ее автоматизации.

Цифровые решения для управления процессами и документами имеют ряд преимуществ. Во-первых, это автоматизация и эффективность, т. е. цифровые решения позволяют автоматизировать рутинные задачи по обработке и управлению документами и процессами, снижая вероятность ошибок и повышая эффективность работы. Цифровые решения позволяют сократить время, затрачиваемое на поиск, обработку и передачу документов, минимизировать ручной ввод данных, а также повысить эффективность работы с процессами. Они также позволяют сократить затраты на печать, хранение и передачу бумажных документов. Такие тактические преимущества применения цифровых технологий управления информацией дополняются стратегическими возможностями сбора и анализа данных о процессах и документах, что позволяет руководству отраслью или отдельной физкультурно-спортивной организацией принимать более обоснованные и взвешенные решения, оптимизировать внутренние процессы и повышать производительность подчиненных структур.

Но, несмотря на преимущества, при внедрении цифровых решений для управления процессами и документами могут возникнуть проблемы, связанные с необходимостью управления стремительно создаваемой информационной инфраструктурой. Одной из ключевых задач в данном ракурсе является стандартизация данных и процессов. В различных отделах и организациях могут использоваться разные форматы данных и методы работы с документами, что затрудняет их интеграцию и автоматизацию деятельности физкультурно-спортивной организации.

Одной из попыток совершенствования организации физкультурно-спортивной деятельности в Российской Федерации стала разработка автоматизированной информационной системы для различных ее субъектов – спортсменов и их родителей, тренеров, спортивных федераций, спортивных организаций и органов власти [11]. Функциональные возможности данной платформы покрывают все ежедневные процессы, связанные с работой в спортивной организации: платформа предлагает возможность заменить заполнение бумажного журнала, направление заявок на соревнования, автоматическое оформление протоколов соревнований, ведение журнала учёта спортивной подготовки и заполнение тренировочных планов. Недостатком работы в системе является ручной ввод данных, вследствие которого возрастает вероятность ошибок, отсутствие возможности межорганизационного обмена информацией.

Создать единый цифровой контур спортивной отрасли страны должна государственная информационная система «Единая цифровая платформа «Физическая культура и спорт» (далее – ГИС ФКиС), проектируемая в целях повышения эффективности государственного управления отраслью и интеграции с информационными системами спортивной медицины, науки, образования [12]. Среди основных направлений реализации упоминаются, в том числе, регламентация вопросов перехода к электронному документообороту между субъектами сферы ФКиС, использования электронной подписи, разработка и внедрение единого электронного формата обмена данными, обеспечение информационного взаимодействия ГИС ФКиС с информационными системами органов исполнительной власти и организаций с использованием инфраструктуры электронного правительства.

Таким образом, основные управленческие процедуры, цифровизация которых активно ведется сегодня, связаны с оформлением и движением документов как внутри физкультурно-спортивной организации, так и за ее пределами. Вопросы организации информационного взаимодействия, которое осуществляется преимущественно посредством обмена документами и данными, и управления электронными документами являются неотъемлемой частью политики цифровой трансформации отрасли и остро стоят на повестке дня.

Вместе с тем, специализированным средством, реализующим функции комплексной автоматизации документационного обеспечения управленческой деятельности, традиционно считаются системы электронного документооборота (далее – СЭД) – автоматизированные информационные системы, обеспечивающие создание электронных документов, включение документов в систему и управление ими в течение времени [13]. Начиная с 1990-х гг., СЭД внедрялись в нашей стране как один из значимых элементов корпоративной информационной инфраструктуры, постепенно охватывая все больше процессов, подразделений и видов обрабатываемой структурированной и неструктурированной информации. Их особенность заключается в применении единого подхода к управлению документами с учетом их ценности и значения с административной, правовой, социальной, исторической точек зрения на протяжении всего их жизненного цикла – с момента создания или получения (заявления, заявки, приказа, договора, служебной записки и др.) до завершения исполнения и передачи на хранение либо отправки – объединяя разрозненные потоки документов в единую систему.

Непрерывность документационных процессов в СЭД реализуется возможностью согласования и совместной работы с документами и проектами документов физкультурно-спортивной организации, создания маршрутов документов, автоматического перенаправления документов и поручений в случае отсутствия должностного лица. Данный функционал, безусловно, способствует оперативному выполнению задач и повышает качество взаимодействия сотрудников физкультурно-спортивных организаций как внутри структурных подразделений, так и во внешней среде.

Более того, каждая физкультурно-спортивная организация как хозяйствующий субъект находится в непрерывном взаимодействии с внешней средой: поставщиками, подрядчиками, спонсорами, финансово-кредитными организациями, органами исполнительной власти. Межорганизационный обмен документами в соответствии с ГОСТ Р 53898-2013 [14], сопровождение договорной работы, возможность синхронизации с учетными бухгалтерскими системами делают СЭД неотъемлемой частью цифровой трансформации.

Возможность интеграции с внешними информационными системами, такими как Единый портал государственных услуг или Система межведомственного электронного взаимодействия позволяет реализовать оказание государственных и муниципальных услуг на базе СЭД. Это позволит автоматизировать работу с документами и связанными с ними процессами, например, присвоение спортивных званий, заполнение единого цифрового реестра аккредитованных спортивных федераций, прием граждан для прохождения спортивной подготовки и др., направлять межведомственные запросы. В этом случае регистрация заявлений, поступающих из внешних систем, унификация процессов обработки данных, контроль сроков исполнения поручений, формирование отчетности и хранение истории обработки заявок будут осуществляться в электронном виде благодаря автоматизации всех функций, необходимых для оказания услуг на всех уровнях управления.

Каждая из систем, обеспечивая эффективную реализацию изначально возложенных на нее задач, не имеет возможности в полной мере покрыть потребности физкультурно-спортивной организации в управлении ее информационными потоками. Так, попытки решения в СЭД отдельных специфических задач (ведение электронного дневника самоконтроля, формирование индивидуальных планов подготовки, проведение тренировочных сборов, прием контрольно-переводных нормативов и др.) не будут эффективны. Решением может стать хранение информации в структурированном виде в базах данных. Вместе с тем, документы, создаваемые на специализированных платформах ФКиС, требующие исполнения, учета или использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические и др.), должны иметь возможность согласования, подписания, регистрации, передачи, контроля исполнения и хранения в электронном виде прямо в информационной системе.

В этой связи видится необходимым проводить единую политику и формулировать соответствующие ей цели, создавая систему управления документами физкультурно-спортивной организации [15], которая будет являться объединяющим стержнем для всех документных систем и данных, выполнять руководящие и контрольные функции в отношении документов и предусматривать соблюдение унифицированных принципов и регламентов их обработки, передачи и хранения.

В целях стратегического планирования и руководства построением единой системы управления цифровой информацией физкультурно-спортивной организации и хранения ее документального фонда предлагается в качестве методических помощников привлекать специалистов по управлению документами организации [16; 17; 18] (Dvoenosova, 2021; Orlova, 2024; Ul’yantseva, 2019) ориентированных на административно-управленческую, экспертно-аналитическую и проектную деятельность. На сегодняшний день, согласно профстандартам [19; 20], это специалисты, обладающие широким кругом знаний и умений, в том числе в области информационного менеджмента, программного обеспечения, информационных и телекоммуникационных сервисов, предоставляемых для управления документами. Их методическое сопровождение цифровой трансформации наряду с повышением компетентности сотрудников отрасли ФКиС в работе с информационными технологиями, необходимость которого также отмечается авторами [21; 22; 23] (Ermakov et al., 2022; Petrov, 2023; Selivanova et al., 2023) позволит управлять данными с позиции информационного менеджера, создавая единую корпоративную информационную среду и контент и интегрируя СЭД с другими корпоративными информационными системами; внедряя единую политику использования контента и организации доступа к информации по принципу «одного окна» и формируя таким образом единое информационное пространство физкультурно-спортивной организации.

Эффективность такой системы будет зависеть от качества и скорости удовлетворения информационных запросов пользователей, ее соответствия требованиям нормативно-правового и методического обеспечения внедрения информационных технологий в сферу ФКиС. Эксперты в области документоведения и документационного обеспечения управления отмечают, что поскольку управление документами напрямую связано с системой коммуникаций и информационной инфраструктурой организации, его результаты могут быть заметны не сразу или даже не заметны вообще (в том случае, если они связаны с предотвращением убытков, например, от потери документов) [24] (Larin et al., 2021).

Тем не менее, автоматизация документационного обеспечения управления физкультурно-спортивной организацией является ключевым шагом в цифровой трансформации процессов отрасли ФКиС, основой для дальнейшей работы в области достижения цифровой зрелости и технологической независимости, повышения эффективности управления объектами спортивной инфраструктуры и привлечения населения к занятиям физической культурой и спортом.

Выводы. В результате проведенного исследования автор пришел к выводу, что грамотно выстроенная методология управления документами и данными физкультурно-спортивных организаций — это один из обязательных элементов эффективного управления отраслью в настоящее время. Совмещение административных мер с использованием возможностей информационных систем приведет к повышению производительности, конкурентоспособности физкультурно-спортивных организаций, сделав управление ими более динамичным и эффективным.

Интеграция отраслевых информационных систем ФКиС и СЭД будет способствовать:

– формированию единого архива документов и данных, созданных в разных системах или загруженных заявителями, с возможностью доступа в соответствии с разграничением прав;

– маршрутизации бизнес-процессов, например, параллельному, последовательному или смешанному согласованию заявок, планов, отчетов и других управленческих документов, созданных в интегрированной системе, а также контролю реализации управленческих решений, зафиксированных в резолюции или распорядительном документе;

– предоставлению электронных сервисов в сфере ФКиС для граждан органами исполнительной власти и физкультурно-спортивными организациями;

– контролю исполнительской дисциплины;

– созданию документов и отчетности с использованием шаблонов на основании данных интегрированной системы;

– ведению юридически значимого документооборота благодаря использованию электронной подписи на документах;

– повышению качества нормативно-справочной информации за счет импорта справочников (к примеру, справочник спортивных школ, спортивных объектов, кадровая структура).

Результатом реализации подобного проекта может стать «сращивание» всех систем друг с другом, при котором данные будут извлекаться из единого портала, а пользователь – получать информацию, не задумываясь о том, откуда она приходит. Объединение всех коммуникационных процессов будет обеспечивать непрерывность жизненного цикла документа, что является важной тенденцией современных информационных систем и кроссплатформенных решений. В этом случае идея создания единой цифровой экосистемы организации становится реальностью сегодняшнего дня.