Применение функционально-стоимостного анализа в совершенствовании трудовых процессов в организации пищевой промышленности

Введение

Предприятия пищевой промышленности в России являются динамично развивающейся сферой экономики. В условиях цифровизации [15] (Samarukha, Krasnova, Plotnikova, 2019), введения международных санкций, оказывающих непосредственное влияние на экономику, и политики импортозамещения, а также вызванных кризисными процессами трансформаций на рынке труда и снижения дополнительной потребности экономики в кадрах [1–4, 6] (Bylkov, 2022; Bylkov, 2015; Bylkov, 2021; Maslova, Kolesnikova, Okolelyh, 2022)особую актуальность на предприятиях пищевой промышленности приобретают проблемы снижения себестоимости переработки сельскохозяйственной продукции, а следовательно, поиска возможностей экономии различного рода затрат, в том числе затрат на реализацию функций управления персоналом. Одним из универсальных инструментов, позволяющих оптимизировать трудозатраты, является функционально-стоимостной анализ. На основании обзора научных статей за последние годы можно сделать вывод о достаточно широком спектре его применения для самых различных целей [9, 10, 17, 18] (Nikiforova, Solonenko, 2020; Nikolaeva, Zakharova, Goryunova, Ismailova, 2019; Turyanskaya, 2020; (Shcherbakov, 2019), в том числе для целей снижения затрат на управление трудом [14] (Panko, 2021) и оптимизации затрат в сфере осуществления отдельных функций управления персоналом [11–13, 16] (Nosyreva, Moskvitina, 2019; Nosyreva, Markova, 2021; Tinkov, Novikova, Babenko, 2019). Данный метод дает возможность сопоставления значимости различных трудовых функций с затратами на их выполнение, а затем повышения эффективности их реализации [7, 8] (Moskvitina, 2018; Moskvitina, 2021).

Основной целью исследования является формирование рекомендаций по совершенствованию трудовых процессов, осуществляемых службой управления персоналом на предприятии пищевой промышленности, посредством применения метода функционально-стоимостного анализа.

Научная новизна исследования состоит в попытке применить функционально-стоимостной подход к организации трудовых процессов службы управления персоналом в коммерческой организации, поскольку традиционное применение метода функционально-стоимостного анализа связано с минимизацией издержек и эксплуатационных расходов в сфере производства изделий с целью снижения их себестоимости. В ходе исследования авторами выделены основные управленческие функции, которые реализуются службой управления персоналом предприятия пищевой промышленности; рассчитаны затраты на реализацию каждой из этих функций с учетом периодичности выполнения в течение года и трудозатрат; построена функционально-стоимостная диаграмма, позволяющая исключить излишние функции и оптимизировать затраты на выполнение основных и вспомогательных функций; с помощью метода попарных сравнений с привлечением экспертов определена степень значимости управленческих функций службы управления персоналом; составлена совмещенная диаграмма значимости основных и вспомогательных функций, а также затрат на их осуществление, что дало возможность выявить несоответствия; рассчитаны коэффициенты качества реализации функций управления; предложены практические рекомендации по устранению излишних и дублирующих функций в сфере управления персоналом, повышению качества выполнения отдельных функций, оптимизации затрат и совершенствованию трудовых процессов в службе управления персоналом.

Основная часть

Применение функционально-стоимостного анализа при реализации управленческих функций позволяет оптимизировать затраты на выполнение данных функций с учетом степени значимости и качества их выполнения.

В условиях оптимизации затрат в рассматриваемой организации пищевой промышленности большое значение приобретает качественное выполнение функции подбора и расстановки персонала.

На аналитическом этапе проведения функционально-стоимостного анализа весь перечень функций управления, реализуемых службой персонала, классифицируется на основные, вспомогательные и излишние, а также рассчитываются затраты на выполнение функций.

Классификация функций управления персоналом [7] (Moskvitina, 2018), способствующих реализации функции подбора и расстановки персонала с учетом степени их значимости, дает возможность спроектировать функционально-стоимостную диаграмму, учитывающую затраты на реализацию данных функций (см. рис. 1).

Для каждой реализуемой функции рассчитываются материальные и временные затраты (исходя из которых рассчитываются затраты на оплату труда с учетом периодичности их выполнения), также включаются затраты на социальное страхование.

Стоимость материальных затрат рассчитывается, исходя из стоимости амортизационных отчислений от использования технических средств (компьютера, принтера, телефона) при реализации функции с учетом периодичности ее выполнения. Некоторые функции требуют использования интернета, стоимость которого также включается в стоимость функции, пропорционально времени использования.

Временные затраты рассчитываются в часах – это время на обработку и составление документа в течение года специалистом по работе с персоналом.

Расчет затрат на выполнение каждой функции представлен в таблице 1.

Таблица 1

Затраты на осуществление функций

При осуществлении функций используется оргтехника: принтер стоимостью 5 000 руб., телефон стоимостью 3 000 руб., компьютер стоимостью 30 000 руб. Исполнителями вышеуказанных функций являются заместитель директора по работе с персоналом со среднемесячной заработной платой 35 000 руб., специалист по работе с персоналом со среднемесячной заработной платой 30 000 руб.

Всего стоимость функций управления, осуществляемых службой персонала, составила 501 022 руб.

Таким образом, на основе классификации функций, определения стоимости каждой функции составляется функционально-стоимостная диаграмма, которая позволяет определить основные направления, по которым необходимо проводить работу и оптимизировать затраты на выполнение основных и вспомогательных функций, а также исключить излишние и наиболее затратные функции.

Рисунок 1. Функционально-стоимостная диаграмма основных и вспомогательных функций службы персонала

Источник: составлено авторами.

Функционально-стоимостная диаграмма позволяет уточнить излишние и несвойственные функции, а также те функции, которые в настоящее время не реализуются.

Так, основными функциями являются девять функций (см. табл. 1). Общая стоимость основных функций составляет 179 332 руб. (36% от общей стоимости функций) (рис. 2).

Рисунок 2. Распределение затрат по видам функций

Источник: составлено авторами.

Вспомогательными являются одиннадцать функций (см. табл. 1). Общая стоимость вспомогательных функций составляет 314 874 руб. (63% от общей стоимости функций).

Излишней является функция «Взаимодействовать со средствами массовой информации в области PR», трудозатраты на нее составляют 6 816 руб. (1% от общей стоимости функций). Что касается излишних функций, то они в целом ложатся дополнительной излишней материальной нагрузкой и потерей времени на исполнителей и препятствуют выполнению их прямых обязанностей. Так, служба персонала не выполняет функцию «Формировать систему оценки при найме персонала». Целесообразно уделить внимание данной функции и затраты на ее выполнение переключить с излишней функции.

Следующим этапом необходимо определить степень значимости функций управления методом попарных сравнений. Нужно определить те функции, которые действительно наиболее важны в данный период для организации. Для этого создается экспертная группа, в которую входят специалисты предприятия, руководители и сторонние эксперты.

Каждым экспертом заполняется матрица сравнения основных и вспомогательных функций, после чего данные значения всех экспертов заносятся в сводную матрицу и функции ранжируются по степени значимости. Результаты мнений экспертов представлены в сводной матрице попарных сравнений (табл. 2). Излишнюю функцию «Взаимодействовать со средствами массовой информации в области PR» не включили в рассматриваемый перечень.

Таблица 2

Матрица попарных сравнений функций службы управления персоналом

На основании сводной матрицы составляется совмещенная диаграмма значимости основных и вспомогательных функций, а также затрат на их осуществление. Совмещенная диаграмма значимости функций и затрат на них позволяет выявить функции, уровень затрат на которые не совпадает со степенью значимости. Применяя формулы расчета коэффициента качества функций управления автора Кибанова А. Я. [5] (Kibanov, 2009), рассчитаем эти коэффициенты по каждой функции управления (табл. 4). Данный коэффициент позволяет оценить уровень качества выполнения функции, чтобы в дальнейшем знать, на какую функцию следует обратить внимание для улучшения ее выполнения.

Данные графики наглядно представляют, какие затраты на выполняемые функции нужно сбалансировать (рис. 3, 4).

Рисунок 3. Совмещенная диаграмма ранжирования основных функций по степени значимости и затратам на их осуществление

Рисунок 4. Совмещенная диаграмма ранжирования вспомогательных функций по степени значимости и затратам на их осуществление

Источник: составлено авторами.

Таким образом, рассматривая соотношение затрат на выполнение функций управления, степени значимости функций и коэффициента качества, наглядно видно неравномерное распределение затрат по приоритетным функциям. Качество выполнения функций в целом – на высоком уровне.

Но стоит повысить качество выполнения основных функций: «Формировать кадровую политику и стратегию управления персоналом», «Проводить аттестацию», «Осуществлять подбор и расстановку кадров». Так, при высоких затратах на данные функции качество выполнения – невысокое.

Также нужно обратить внимание на качество выполнения вспомогательных функций: «Формировать систему профессионально-должностного роста работников», «Разрабатывать систему тестирования», «Разрабатывать учебные программы и планы».

Также стоит начать выполнять функцию: «Формировать систему оценки при найме персонала», так как в настоящее время она не выполняется, но является важной для правильного подбора новых сотрудников и общего снижения затрат, связанных с текучестью кадров.

Таблица 3

Анализ значимости функций управления, затрат на их выполнение и уровня их качества

Таким образом, основываясь на результатах анализа функций, затрат на их осуществление и качества выполнения функций управления можно сформулировать задачи по совершенствованию трудовых процессов в службе персонала организации:

Функция – «Взаимодействовать со средствами массовой информации в области PR» – является излишней, поэтому данную функцию целесообразно передать в отдел связей с общественностью.

Организовать выполнение функции – «Формировать систему оценки при найме персонала».

Повысить уровень качества выполнения функций: «Формировать систему профессионально-должностного роста работников»; «Проводить аттестацию»; «Разрабатывать систему тестирования»; «Разрабатывать учебные программы и планы».

Сократить затраты на выполнение функций: «Формировать кадровую политику и стратегию управления персоналом»; «Осуществлять подбор и расстановку кадров»; «Осуществлять наем, оценку и отбор персонала»; «Проводить внутренний кадровый аудит»; «Разрабатывать параметры деловой оценки».

Уточнить формулировку некоторых функций для исключения дублирования.

Заключение

Таким образом, на основании проведенного функционально-стоимостного анализа и выявленных проблем можно сформулировать следующие направления совершенствования кадровой работы в рассматриваемой организации:

На основании проведенного анализа было выявлено пять функций, затраты на выполнение которых необходимо уменьшить.

1. Для снижения затрат на функцию «Осуществлять подбор и расстановку кадров» необходимо активно взаимодействовать со структурными подразделениями, где есть потребность в новых работниках, в частности:

– уточнять профессиональные компетенции и качества, которыми должен обладать кандидат;

– при составлении объявления о вакансии указывать все важные качества, чтобы сразу отсечь неподходящих кандидатов;

– для более быстрого и качественного подбора персонала использовать не только внешний, но и внутренний поиск среди сотрудников организации.

Использование данных рекомендаций сократит время на поиски нового кандидата и улучшит качество подбора.

2. Для снижения затрат на функцию «Осуществлять наем, оценку и отбор персонала» необходимо использовать следующие принципы, позволяющие снизить издержки:

– четкая формулировка требований к должности (вакансии) с указанием основных функций, ответственности;

– размещение объявлений на сайте компании, информирование о вакансии службы занятости;

– разработка системы оценки персонала для каждой должности при отборе как для руководителей структурных подразделений, так и для отдела кадров;

– ждать отклика нужного кандидата, который нужен компании.

Данная процедура сократит время на отбор, так как изначально по требованиям вакансии претендентов будет меньше, а улучшенная двусторонняя система оценки поможет качественно оценить все важные для работы характеристики кандидата и принять верное решение в короткие сроки.

3. Для снижения затрат на функцию «Формировать кадровую политику и стратегию управления персоналом» необходимо:

– взаимодействовать с руководством организации по выполнению стратегии, реализуемой в организации, на основе которой выстраивается стратегия управления персоналом;

– создание базы, в которую будут вноситься все вопросы и предложения, поступающие от работников предприятия, что поможет в дальнейшем определить направления кадровой политики.

4. Реализация функции «Разрабатывать параметры деловой оценки», в том числе для проведения аттестации, занимает достаточно много времени, так как приходится уточнять вопросы с руководителями структурных подразделений по проведению аттестации. Поэтому для снижения затрат на выполнение данной функции необходимо заранее предупреждать руководителей структурных подразделений о формировании и подаче вопросов на аттестацию.

5. Для сокращения затрат на функцию «Проведение кадрового аудита» целесообразно завести отчет о результатах в электронной форме, в котором ежедневно будут отмечаться результаты проделанной работы. С помощью данного отчета анализ деятельности будет сделать значительно быстрее, а также это ускорит всю работу службы управления персоналом в целом, так как будут записаны конкретные планы на рабочий день, которые необходимо выполнить.

Таким образом, данные рекомендации позволят сократить время, а значит, и издержки на выполнение функций. Это, в свою очередь, увеличит удельный вес затрат на выполнение основных функций за счет сокращения затрат на вспомогательные и излишние функции.