Должностные инструкции

С развитием системы управления на российских предприятиях возник вопрос о необходимости использования должностных инструкций, составленных для сотрудников. Мнения управленцев расходятся: одни считают, что должностные инструкции вовсе не нужны, другие – что они определяют всю работу сотрудника и являются необходимым документом [1].

Согласно А.Б. Борисову, должностная инструкция определяет круг поручений, обязанностей, работ, которые должно выполнять лицо, занимающее данную позицию на предприятии, фирме. Также следует сразу отметить, что для коммерческих организаций требование иметь должностные инструкции законодательно не установлено. Они могут составляться по желанию руководства.

Управление персоналом является деятельно-ориентированным, то есть направленным на практические действия, а не на создание дополнительных документов [2]. Таким образом, если организация состоит из пяти человек, и руководитель может постоянно говорить сотрудникам кому и что нужно делать, то должностные инструкции не нужны.

Но если нет возможности единолично контролировать все действия сотрудников, то возникает необходимость в разъяснении их должностных обязанностей, которые могут быть описаны в трудовом договоре, положении о подразделении или должностной инструкции.

В трудовом договоре, как правило, описывают общие обязанности сотрудника без конкретики. В положении о подразделении также не всегда представляется возможность детально описать обязанности каждого из сотрудников. Именно для этого предназначены должностные инструкции.

Управленцы некоторых предприятий не хотят заниматься разработкой должностных инструкций либо составляют их слишком обобщено, без конкретизации обязанностей разных сотрудников. При этом менеджеры обычно ссылаются на то, что организация может работать и без инструкций.

«Прилагать максимальные усилия…», «делать все возможное…», «всеми силами способствовать…» — эх!

Рассмотрим несколько случаев, когда инструкции являются необходимыми. Так, при приеме на работу нового сотрудника необходимо четко обсудить его обязанности [3]. Обсуждение упрощается, если имеется готовый документ, в котором они регламентированы.

Также на предприятиях часто возникают ситуации, когда ответственность за выполнение работы не закреплена ни за каким сотрудником. Инструкция определяет как обязанности, так и ответственность за их выполнение. Также могут возникнуть трудности с самоконтролем работы у сотрудников. Четкое разделение обязанностей упрощает самоконтроль. Можно найти и другие ситуации, когда инструкции либо необходимы, либо намного упрощают работу с персоналом.

Соответственно, возникает вопрос: почему не применяют должностные инструкции постоянно? Многие руководители ссылаются на то, что инструкция – это лишний документ, не несущий никакой необходимости.

Однако такая позиция связана с неправильным составлением инструкции. Во многих из них фигурируют следующие выражения: «прилагать максимальные усилия…», «делать все возможное…», «всеми силами способствовать…» и пр. Трудно определить соответствие выполненной работы таким абстрактным задачам. Сотрудник приложил все усилия или что-то оставил себе? Какими именно силами должен обладать сотрудник, чтобы способствовать выполнению работы?

Следовательно, требуется четкая формулировка при составлении инструкции. А это предполагает, что за выполнение дополнительных обязанностей нужно будет дополнительно оплачивать труд сотрудника. Также, если указаны обязанности работодателя, то их придется выполнять.

Если в организации нет четкой регламентации обязанностей, то все управление можно свести к межличностному общению, к симпатиям и антипатиям руководителя.

Как правильно составлять должностные инструкции?

Оптимальным вариантом будет составление должностной инструкции, отвечающей реально выполняемым обязанностям.

Определим основные пункты в должностной инструкции:

1) общие положения;

2) требования к квалификации сотрудника;

3) права и обязанности сотрудника;

4) права и обязанности руководства;

5) критерии, по которым определяется успешность выполнения работы;

6) ответственность сотрудника [4].

В должностной инструкции должен быть дан перечень документов, регламентирующих взаимоотношение сотрудника и работодателя. Этими документами являются Трудовой кодекс РФ, положение по подразделению и прочие внутренние документы.

Необходимо четко указать, от кого сотрудник получает информацию, что он с ней делает, кому и в какие сроки передает выполненную работу. Также, каким образом подтверждается получение и передача информации. Это может быть электронная почта либо подписи сотрудников в получении документов. Также необходимо указать, в какой форме и размере сотрудник несет ответственность.

В критериях по определению эффективности труда указываются не только показатели выполнения основной работы сотрудника, но и прочие требования, влияющие на выполнение обязанностей. Это может быть внешний вид, уход за рабочим местом, соблюдение внутреннего распорядка и пр. Как правило, пункт критериев связывают с положением о премировании, чтобы у сотрудников была материальная заинтересованность в выполнении всех требований предприятия.

Подробная должностная инструкция представляет собой достаточно громоздкий и сложный для восприятия документ. Именно поэтому многие части инструкции представляют в виде схем и таблиц.

Таким образом, можно говорить, что должностные инструкции необходимы на большинстве предприятий. И важно не столько наличие должностной инструкции как таковой, сколько ее правильное составление. Именно от этого зависит, будет ли она работать или пылиться в архиве.

Также известно, что часть руководства компаний предпочитает управление на основе межличностных отношений, чем на основе инструкций. Действительно, роль должностных инструкций на предприятиях сравнивают с ролью законов в государстве. Как граждане государства равны перед законом, так и сотрудники предприятия вне зависимости от занимаемых ими должностей должны следовать положениям должностных инструкций, отражающих требования предприятия.