Совершенствование структуры управления организации на основе моделирования бизнес-процессов

Динамика внешней среды и усиление конкуренции потребовали от предприятий разработки технологий, позволяющих быстро адаптироваться к меняющимся внешним условиям и настраивать организационный механизм в соответствии с новыми целями и стратегией. Одной из них является моделирование бизнес-процессов организации.

Моделирование внутрихозяйственной деятельности организации позволяет описывать все процессы, происходящие на предприятии, во взаимосвязи. Это дает возможность определить роль каждого сотрудника, охарактеризовать его функции, которые выполняются внутри компании, и их место в процессе достижения стратегических целей. Кроме того, эта технология позволяет формализовать полученное представление о хозяйственных процессах в их количественную оценку, что является основой для совершенствования организационной структуры управления.

В научной литературе предлагается множество подходов и методик практической реализации данной технологии, описываются преимущества и недостатки различных видов программного обеспечения [1, 2, 3]. В каждой конкретной ситуации необходимо исходить из поставленной цели. Когда речь идет о совершенствовании организационной структуры управления, прежде всего, моделируется численность работников. В связи с этим цель состоит в получении численного распределения персонала по должностям, входящим в организационную структуру. Поиск такого оптимального распределения осуществляется на основе модели бизнес-процессов, имитирующих функционирование предприятия во времени. Подобные задачи можно решать аналитическим методом или с помощью аппарата имитационного моделирования [4].

Использование аналитического метода ограничено в силу сложности функций и взаимосвязей между подразделениями и отдельными видами работ, отчего система уравнений, описывающих процесс, может быть не всегда разрешена. Построив имитационную модель реальной системы, можно подбирать значения численности персонала по каждой функции и/или должности. Распределение численности происходит путем подбора оптимальных значений через серию экспериментов.

То есть, для совершенствования структуры управления организации целесообразно использование аппарата имитационного моделирования в целях подбора значений численности персонала по каждой должности посредством проведения серии экспериментов в сочетании с элементами математического программирования.

Описать всю технологию моделирования бизнес-процессов в данной статье не представляется возможным, да и не является главной целью. Отметим лишь, что модель должна состоять из двух частей:

‑ первая предназначена для определения потребности в персонале для каждого вида работы на каждый момент времени;

‑ вторая – для определения, может ли ограниченное исследователем количество работников с заданным кругом должностных обязанностей обеспечить выполнение работ на конкретный момент.

Выбор оптимальных значений из допустимых вариантов и принятие конкретного решения происходит на основе критерия эффективности, в качестве которого выступает либо минимизация затрат на содержание организационной структуры, либо максимизация прибыли при заданной оргструктуре, как параметр, характеризующий достижение главной цели предприятия.

Оставляя детальное рассмотрение всех нюансов математического моделирования за пределами статьи, остановимся на примере использования разработанной модели и практических результатах эксперимента, проведенного на одном из производственных предприятий Новосибирской области. Для формирования исходной информации модели совершенствования организационной структуры нами разработана база данных на основе Microsoft Access.

В качестве источников информации о предприятии использованы беседы с руководителями, специалистами и исполнителями, а также наблюдение за производственными процессами, изучение должностных инструкций и других внутренних документов. В результате такой работы выявлены основные функции, которые реализуются в организации для производства и продажи продукции, проведена их дальнейшая декомпозиция до конкретных задач, каждой из которых присвоены входные и выходные параметры, а также определены управляющие воздействия. В итоге была получена модель бизнес-процессов исследуемого предприятия, описанная с помощью программного обеспечения BPWin 2.5. В модель вошли 46 работ нижнего уровня, 80 входных/выходных потоков и управляющих воздействий, из которых 29 определяются внешней средой.

Определение значений внешних параметров проводилось с участием руководителей и специалистов предприятия.

На основе полученной модели бизнес-процессов, внутри программы сформирована система уравнений для расчета потребности в трудовых ресурсах на каждом шаге моделирования. Для серии экспериментов, проведенных в феврале-марте 2007 г., выбран горизонт моделирования, равный трем месяцам, поскольку в этот период все работы в рамках модели бизнес-процессов выполняются хотя бы один раз. За основу была взята пятидневная рабочая неделя, восьмичасовой трудовой день, то есть имитация функционирования предприятия проведена на 2120 периодах.

В результате имитационного моделирования была получена необходимая в каждый момент времени численность персонала для выполнения каждой работы, а также количество работников по предприятию в целом. Для демонстрации результатов приведем наиболее рациональные комбинации сотрудников по руководящим должностям (таблица 1).

Таблица 1. Результаты имитационного моделирования численности руководителей и специалистов предприятия с использованием программного обеспечения BPWin 2.5

Полученные варианты организационной структуры позволяют сократить общее количество работников, а также уменьшить расходы на заработную плату, что существенно выше затрат на проведение исследования и характеризует экономический эффект от использования подобного моделирования.

Предложенная комбинация параметров организационной структуры обладает следующими свойствами:

– обеспечивает бесперебойную работу предприятия в течение трех месяцев при минимальных затратах на содержание организационной структуры;

– оптимизирует численность работников;

– сокращает расходы на заработную плату, приводя их в рациональное соотношение с производительностью труда;

– обеспечивает соответствие параметров организационной структуры характеристикам внешней среды, а также планируемой интенсивности работ за счет перераспределения сотрудников по должностям в оргструктуре.

Для анализа адекватности разработанной модели проведена оценка ее верификации и валидации. Сделан вывод, что полученные результаты применения модели адекватно имитируют работу реального предприятия, а параметры организационной структуры превосходят реальные значения, поскольку обеспечивают ее более тонкую настройку при меньших затратах на содержание. Кроме того, полученные варианты организационной структуры соответствуют требованиям руководства исследуемой организации, которые были положены в основу модели.

Таким образом, используя метод моделирования бизнес-процессов, можно получить представление обо всех процессах внутри организации и описать все причинно-следственные связи, которые приводят к созданию и обслуживанию продукта или услуги. Это способствует оптимизации организационной структуры управления, и, как следствие – сокращению управленческих расходов, повышению эффективности управленческих решений.