Problems of implementation and development of knowledge management system in higher education institutions

Введение

В процессе цифровизации, стремительного развития технологий и постоянного потока информации, эффективное управление знаниями становится неотъемлемой частью успешной стратегии развития высшего учебного заведения (вуз). Рост конкуренции в сфере высшего образования подталкивает их к расширению направлений деятельности для укрепления своих позиций на рынке, что приводит к увеличению функционала и к усложнению процесса принятия управленческих решений.

Современные вузы уже давно вышли за пределы своей традиционной роли как центров сбора, накопления и передачи знаний. Первая академическая революция конца XIX века ознаменовала переход к активной научной деятельности, а вторая – к ориентации на экономическое развитие и предпринимательство [34]. Сегодня мировые вузы стремятся занять свое место в модели тройной спирали Г. Ицковица, не просто сотрудничать с государством и предприятиями, а выстроить совместную стратегию социально-экономического развития региона [1]. Такая эволюция требует от вузов не только создания новых знаний, но и эффективного их применения в различных секторах экономики. При этом стремление к интеграции в рыночную среду несет как возможности, так и вызовы, влияя на баланс между академической свободой и коммерческими интересами [5]. Чтобы соответствовать требованиям современного рынка, вузы должны развивать свой запас знаний, накапливая их, в том числе интеллектуальный капитал, и поэтому должны непрерывно обучаться. В условиях трансформации высшего образования вузам рекомендуется внедрять системы управления знаниями (СУЗ) для эффективного управления и распространения знаний внутри организации [6].

В настоящее время управление знаниями занимает ключевое место в деятельности вуза, выполняя как основную функцию, так и способствуя укреплению и развития бренда учебного заведения. В последние годы исследования в области управления знаниями проводятся по всему миру, акцентируя внимание на проблемы, связанные с созданием, приобретением, накоплением, хранением, обменом, распространением и внедрением знаний как отдельными лицами, так и группами внутри организации с целью повышения ее эффективности [8, 13, 27, 28, 30, 33]. В статье «Системы управления знаниями в высшем образовании: всестороннее исследование на основе систематического обзора литературы и библиометрического анализа (2019-2023)» представлен анализ научных публикаций и материалов конференций индексируемых Scopus с 2019 по 2023 год, который показывает, что управление знаниями стало критическим инструментом для повышения качества преподавания, обучения и научных исследований в университетах. Оно способствует адаптации высших учебных заведений к внешним изменениям и помогает достигать стратегических целей, включая устойчивое развитие и укрепление международных связей [16]. В то же время исследователями проводятся дискуссии на новые темы, связанные с системами управления знаниями, включая эффективное использование инновационных информационных ресурсов.

Целью настоящего исследования является исследование многоаспектной роли СУЗ в высших учебных заведениях. Особое внимание будет уделено тому, как система поддерживает стратегию развития вуза, улучшая административную, образовательную, научно-исследовательскую и предпринимательскую деятельность

Научная новизна исследования заключается в обосновании системного подхода к формированию модели СУЗ, основанного на организации процесса управления, учитывающего все виды деятельности вуза и тем самым снижающего барьеры внедрения системы управления знаниями.

Авторская гипотеза связана с тем, что при существующих тенденциях развития сферы образования вузы расширяют направления деятельности, которые требуют способности осуществлять не только образовательную и научно-исследовательскую деятельность, но и экспертно-аналитическую, производственную, предпринимательскую и другие. Новые виды деятельности невозможно полноценно реализовывать без внедрения системы управления знаниями.

Методология исследования предполагает системный анализ зарубежной и отечественной литературы, посвященной изучению менеджмента знаний и СУЗ в высших учебных заведениях, сравнительное изучение успешных кейсов создания и развития менеджмента знаний и СУЗ в зарубежных университетах. В ходе работы применялись следующие методы: статистическая обработка данных, сравнение и обобщение, логико-структурный анализ.

Роль системы управления знаниями в деятельности вуза

Управление знаниями играет одну из важных ролей в развитии вуза, так как охватывает разные аспекты административной, образовательной, научно-исследовательской, предпринимательской и других видов деятельности. Организации с комплексной СУЗ являются более инновационными и показывают лучшие финансовые результаты [7]. По данным статистических показателей World Bank EdStats, к 2023 году около 62% университетов мира в той или иной форме используют системы управления знаниями для оптимизации операций и управления исследованиями. В Северной Америке более 78 % университетов отмечают повышение административной эффективности после внедрения СУЗ. В Европе технические университеты, такие как Делфтский технологический университет, используют СУЗ в своих образовательных и административных процессах, что поспособствовало к 30 % увеличению межфакультетского взаимодействия и улучшению качества обучения студентов [43]. Исследования Расмуссена и Андерсена, Морейры и Пассоса, а также Л. Фильо и др. тоже подтверждают положительное влияние управления знаниями на деятельность вузов [22, 26, 32].

Современные вузы представляют собой организации со сложными организационными структурами, которые можно представить как сложные системы, находящиеся в постоянном движении. Результативность этих структур напрямую влияет на качество предоставляемых образовательных услуг, научных исследований, управленческих решений. В настоящее время вузы сталкиваются с растущей сложностью задач: от развития междисциплинарного сотрудничества до управления масштабными исследовательскими проектами. Поэтому оптимизация внутренних процессов становится важной задачей не только для административных органов, но и для каждого подразделения и образовательного учреждения в целом.

Основная цель управления знаниями в высшем образовании - это стабильность вуза и способность эффективно использовать существующие знания, а также подготовка к приобретению новых знаний и развитию компетенций справляться с вызовами [8].

В результате проведенных исследований была разработана концептуальная схема потоков знаний в вузе по видам деятельности (рис. 1).

Рис. 1 Концептуальная схема потоков знаний в вузе по видам деятельности (составлено автором)

Ядро СУЗ вуза содержит структурированные знания, накопленные организацией за все время существования, которые применяются в разных направлениях деятельности. В некоторых вузах разные департаменты, подразделения, кафедры или проекты выполняют схожие задачи или исследования, не имея четкого представления о деятельности друг друга, и не используют накопленный опыт. Это приводит к дублированию усилий и потере ресурсов. Применяя СУЗ, эти избыточности могут быть обнаружены и устранены, что максимизирует эффективность. Оптимизация процессов является еще одной важной задачей СУЗ. Иногда процессы, которые развивались годами, могут стать излишне сложными, забюрократизированными, что приводит к задержкам и ошибкам в деятельности вуза. СУЗ позволяет проанализировать эти процессы, выявить узкие места и разработать более простые и гибкие решения. Эта ясность имеет решающее значение, когда речь идет о распределении ресурсов. Обладая глубоким пониманием потребностей и приоритетов учреждения, можно гарантировать, что каждая инвестиция, будь то в технологии, инфраструктуру или человеческий капитал оказывают максимальное влияние на достижение результатов [29].

Внутренняя коммуникация - основа любой организации. Системное управление знаниями гарантирует, что правильная информация дойдет до нужных людей за требуемое время. Это устраняет путаницу, сводит к минимуму недопонимание и способствует формированию культуры прозрачности и сотрудничества. Исследование М. Кретовича отражает влияние практики управления знаниями на качество обмена знаниями в сфере высшего образования, подчеркивая положительное влияние на сотрудничество и распространение знаний в организации [20].

Вуз, который использует СУЗ для постоянного совершенствования и адаптации к изменяющимся требованиям академической среды, будет восприниматься как прогрессивный и инновационный, что повышает его шансы на привлечение новых талантов и стратегических партнерств, ориентированных на передовые исследования.

В первую очередь СУЗ оптимизирует административную деятельность. Способность анализировать, осознавать и действовать на основе обоснованного принятия решений дает существенное преимущество вузу. Это помогает проводить самооценку, точно определять не только сильные стороны и возможности вуза, но и те области для развития, которые часто остаются незамеченными. Скрытые возможности, при должном внимании и развитии, могут стать важными конкурентными преимуществами. Используя эти «результаты», вуз может разрабатывать актуальные академические программы, привлекать средства на передовые исследования и инновации, укреплять свою позицию в качестве лидера в своей области. Таким образом, университетское управление и организация будет не только более гибкими, но и более точными и успешными.

СУЗ способствует постоянному развитию образовательной деятельности. В условиях глобализации и онлайн-обучения, которые разрушили барьеры в сфере знаний и образования, вузы соревнуются не только в рамках страны, но и на международной арене. Студенты со всего мира оценивают академические возможности на разных континентах, и учебные заведения стремятся занять высокие места в международных рейтингах. В этой динамичной и сложной среде СУЗ выступает в качестве важного катализатора повышения академической конкурентоспособности.

Одним из ключевых аспектов СУЗ в высшем образовании является поддержка эффективного взаимодействия между всеми студентами, научно-педагогическими работниками, учебно-вспомогательным персоналом и администрацией [11]. При рассмотрении образовательного процесса СУЗ позволяет обучающимся и сотрудникам учиться на опыте друг друга, совместно находить решения общих проблемы, что приводит к совершенствованию методов обучения, разработке актуальных учебных программ и общему повешению качества образования [9].

При разработке академических программ СУЗ может дать ценную информацию о возникающих тенденциях в отрасли, требованиях к работе и меняющихся ожиданиях студентов. Эти аналитические данные позволяют университетам создавать учебные программы, которые актуальны не только в настоящий момент, но и подготавливают сотрудников образовательных учреждений к решению задач будущего [9].

СУЗ повышает качество процессов научно-исследовательской деятельности вуза. На сегодняшний день вузы занимают центральное место в создании инноваций, разработке новых технологий, поэтому СУЗ незаменимы для управления огромными объемами данных, которые генерируются в научном обществе. СУЗ помогает организовывать и централизовать исследовательские данные, что позволяет выявлять новые тенденции, находить партнеров и определять возможности финансирования. Высшие учебные заведения должны обладать более передовыми технологиями и развиваться быстрее, чем предприятия, поскольку их задача — предлагать инновационные решения и продуктивное сотрудничество с рынком [14]. Исследование, проведенное в одном из индонезийских университетов, показало, что CУЗ положительно и значительно повлияла на качество исследований в учебном заведении. Такие факторы, как экспертные группы, совместные исследования и партнерство с внешними учреждениями, обеспечили повышение способности сотрудников генерировать идеи и участвовать в исследовательской деятельности [3].

СУЗ оказывает значительное влияние на предпринимательскую деятельность, способствуя развитию инноваций, повышению конкурентоспособности и улучшению взаимодействия с бизнес-сообществом. Основной момент заключается в том, что адаптивность к рынку — это не просто реакция на изменения, а способность предугадывать, понимать и, в конечном итоге, возглавлять эти изменения. СУЗ, с ее структурированным подходом к сбору, анализу и применению информации, позволяет вузам делать именно это, генерировать новые идеи, создавать востребованные продукты и услуги. Компании получают доступ к актуальным исследованиям и инновационным решениям, а вузы – к финансированию и практическому опыту.

Таким образом, сегодня образовательные учреждения по всему миру благодаря СУЗ становятся более предприимчивыми, разносторонними, адаптивными, так как хотят оставаться востребованными у абитуриентов, компаний и государства.

Одним из самых популярных инструментов СУЗ является создание инновационных платформ. Например, в Массачусетском технологическом институте (MIT) используют свою платформу открытого доступа MIT OpenCourseWare как часть своей стратегии управления знаниями [25]. Платформа позволяет беспрепятственно делиться учебными материалами, делая образовательные ресурсы доступными по всему миру и расширяя возможности для сотрудничества с другими учреждениями. Это поддерживает миссию MIT по продвижению знаний и обучению студентов через инновации, обеспечивая свободный доступ к знаниям. Другой пример, Стэнфордский цифровой репозиторий (The Stanford Digital Repository) поддерживает управление научными информационными ресурсами, представляющими ценность для вуза [39]. Преподаватели, студенты и исследователи, а также ученые по всему миру, используют сервисы SDR для сохранения и распространения результатов своей работы. Интеграция таких репозиториев показывает, как вузы могут организовывать и систематизировать большие объемы исследовательских данных, одновременно увеличивая видимость и полезность академических работ.

В целом, внедрение систем управления знаниями в высших учебных заведениях по всему миру привело к значительному повышению административной эффективности, межфакультетского взаимодействия и общей академической успеваемости. Кроме внутренних задач, СУЗ способствует взаимодействию с внешними партнерами, такими как промышленные предприятия, государственные органы и сообщества выпускников.

Барьеры внедрения системы управления знаниями в вузе и подходы к их преодолению

Исследования в области проектирования, внедрения и развития СУЗ в высших учебных заведениях позволили определить наиболее часто встречающиеся барьеры [17, 21, 41].

1. Низкая вовлеченность администрации в развитие СУЗ является барьером, который приводит к нежеланию сотрудников участвовать в процессах создания, передачи и использования знаний, следовательно делает невозможным эффективное функционирование СУЗ. Для преодоления барьера административно-управленческий персонал должен осознавать ценность знаний как стратегического ресурса, который помогает вузу адаптироваться к изменяющимся условиям и обеспечивать конкурентоспособность.

2. Отсутствие организационной культуры знаний, широко исследуется как барьер, препятствующий управлению знаниями, созданию знаний, их обмену и передаче в высших учебных заведениях [19, 31, 38]. Отсутствие открытой, дружественной и поддерживающей среды у сотрудников ухудшает эффективность СУЗ, так как сотрудники должны доверять друг другу, стремиться к совместной работе, легко создавать и делиться знаниями [24, 40]. Некоторые вузы устраняют этот барьер, неформально практикуя обмен опытом, частично используя СУЗ в отдельных бизнес-процессах, но для того, чтобы это стало частью официальной стратегии управления знаниями, вузы должны предпринять шаги по формализации этой практики и закрепить её в своих нормативных актах. Разработка четких политик и рекомендаций по управлению знаниями, включая определение ролей и обязанностей, поможет также упростить процессы и обеспечить согласованность.

Преподавательский состав должен быть мотивирован обучать молодых ученых, что помогает сохранить знания, приобретенные опытными профессорами, которые могут покинуть систему. В этой связи вузам следует разработать политику, стимулирующую опытных преподавателей передавать знания новичкам [36]. Также необходимо уделить внимание планированию преемственности, которое является важным способом сохранения и передачи знаний среди сотрудников образовательных учреждений [42].

3. В настоящее время отсутствие информационных технологий является серьезным барьером, который не позволяет создать СУЗ [37]. Технологии рассматриваются как ключевой фактор, способствующий развитию, управлению, созданию новых знаний и их обмену в вузах [15, 31]. Общепризнано, что использование соответствующих информационно-коммуникационных технологий может помочь вузам трансформироваться в организации, ориентированные на управление знаниями. На данный момент многие вузы используют устаревшие системы, которые несовместимы с современными платформами СУЗ. Интеграция новых технологий с существующей инфраструктурой иногда является долгим и дорогостоящим процессом.

Для успешного преодоления этого барьера внедрения СУЗ важным элементом является инвестирование в соответствующую технологическую инфраструктуру и ресурсы для эффективной интеграции и использования платформ СУЗ. Учреждения должны предоставить необходимое обучение и поддержку преподавателям, сотрудникам и студентам для повышения их цифровой грамотности и навыков работы с СУЗ [36]. Внедряя инновационные системы и передавая культурные и технологические знания, они будут способствовать разработке эффективных стратегий обучения персонала, обмену практическим опытом, продвижению стандартизации и повышению уровня передового опыта во всем учреждении.

4. Отсутствие вознаграждения и стимулирующих механизмов при внедрении и развитии СУЗ делают невозможным транслирование сотрудникам ценностей корпоративной культуры знаний. Важность этого аспекта заключается в том, что отсутствие стимулов снижает мотивацию к активному участию сотрудников в процессах создания и обмена знаний, особенно если это не отражается на их карьерном росте или не приводит к материальным и/или нематериальным поощрениям. Кроме того, отсутствие стимулов для активного участия в поддержке и развитие СУЗ способствует формированию пассивной корпоративной культуры, в которой сотрудники ориентируются на выполнение своих непосредственных обязанностей, не включая в работу обмен знаниями.

Исследования показали, что ключевыми факторами, влияющими на изменение культуры обмена знаниями, являются вознаграждения, признание и продвижение по службе: 53,3% респондентов согласились с тем, что обмен знаниями зависит от личного настроя, в то время как оставшиеся 46,7% были либо не уверены, либо не поддержали данное мнение. Важность вознаграждений была подтверждена 91,7% участников, 95% респондентов также отметили, что признание способствует к повышению лояльности. Более того, 80% участников заявили, что признание помогает в удержании и вовлечении сотрудников, 88,3% согласились с тем, что признание помогает привлечь талантливых специалистов, а 68,3% полагают, что продвижение по службе способствует повышению лояльности [23].

В итоге, можно заключить, что вознаграждения, признание, продвижение по службе и разного вида бонусы играют важную роль в развитии культуры обмена знаниями. Перекрестное сотрудничество способствует обмену идеями, опытом и освоению новых навыков или методов, которые затем могут быть переданы коллегам в подразделении, что способствует расширению базы знаний учреждения [4].

5. Отсутствие взаимодействия с внешними стейхолдерами негативно влияет на построение СУЗ с актуальной информацией. Без взаимодействия с внешней средой вуз станет неконкурентоспособным по всем направлениям деятельности. Д. Гимон выделяет несколько препятствий, таких как различия в исследовательских приоритетах вузов и компаний, а также различия в конечных целях (например, публикации в научных журналах против разработки новых продуктов) [12]. В вузах развивающихся стран эти проблемы становятся более острыми, так как часто они зависят от государства в вопросах разработки нормативно-правовой базы и системы стимулирования сотрудничества. Ограниченные бюджеты заставляют государство, бизнес и вузы выбирать между совместными проектами в области образования или науки, а также между сотрудничеством с крупными корпорациями или стартапами [12]. По мнению Д. Гертнера для обеспечения полноценного взаимодействия между академической средой и бизнесом требуется время, пространство, СУЗ, чтобы сформировать общее виденье долгосрочного плодотворного сотрудничества с учетом интересов друг друга [10].

6. Отсутствие физической инфраструктуры является еще одним из важных барьеров на пути к внедрению и использованию СУЗ [41]. Для успешного функционирования СУЗ необходимы рабочие пространства (коворкинги, конференц-залы, лаборатории, библиотеки и др.), способствующие взаимодействию между студентами, преподавателями, сотрудниками. Отсутствие таких пространств может привести к фрагментации знаний, снижению продуктивности совместной работы и усложнению передачи информации между подразделениями. Передовые вузы устраняют этот барьер с помощью системного подхода к выбору элементов инфраструктуры, которые поддерживают процессы управления знаниями.

7. Высокие первоначальные затраты и распределение ресурсов могут стать одним из главных барьеров при внедрении СУЗ в вузах. Лицензирование, инфраструктура и постоянные затраты на обслуживание могут быть чрезмерно дорогими для многих учреждений, особенно в развивающихся странах [2]. Вузы часто сталкиваются с необходимостью балансировать свои ограниченные бюджеты между инвестициями в технологии и другими актуальными потребностями. Одним из инструментов ликвидации этого барьера является вхождение вуза в число организаций, обеспечивающих реализацию федеральных и других приоритетных программ и проектов государства.

Таким образом, образовательным организациям необходимо учитывать существующие барьеры при разработке СУЗ, чтобы сформировать стратегию по их преодолению, а также повысить эффективность процессов менеджмента знаний.

Заключение

В качестве подведения итогов можно сказать, что в современном мире, где доступ к образованию и знаниям стал легче, чем когда-либо, вузам необходимо выйти за пределы привычных рамок, чтобы стать уникальными. Система управления знаниями, с ее аналитическим и проактивным подходом, предоставляет образовательным учреждениям необходимые инструменты для повышения их конкурентоспособности и устойчивого положения на международной арене.

Для разработки типовой методики внедрения эффективной СУЗ в вуз необходимо проводить дополнительные исследования. Важно выявлять и изучать лучшие практики и разрабатывать стратегии, которые будут учитывать особенности проблем, с которыми сталкиваются вузы. Сосредоточив внимание на рациональности управленческих решений, корпоративной культуре, технологиях, результативности взаимодействия с внешними партнерами возможно оптимизировать процессы внедрения и повысить эффективность СУЗ, что приведет к усовершенствованию практик управления знаниями и в конечном итоге принесет пользу всей системе высшего образования.