Managing remote IT teams: current status and development trends

ВВЕДЕНИЕ

В условиях глобализации, пандемии COVID-19, высокого спроса на эффективность в бизнесе в связи с экономическими затруднениями стран, развития интернета и цифровых технологий, большое количество команд, особенно ИТ сектора работают удаленно от офиса. Все эти факторы формируют особую систему управления удаленными командами и в наше время это является серьезным вызовом для управленцев компаний, которые по собственному желанию или вынужденно переходят на формат распределенных команд. Новая форма организации труда раскрыла дополнительные преимущества для работодателей и сотрудников.

Сама парадигма распределенной работы предусматривает, что наличие сотрудника на рабочем месте и его ежедневное присутствие в офисе не должно влиять на степень его участия в решении рабочих задач и тем более на производительность и показатели достижений. Кроме того, данная модель практикуется в кампания, в которых сотрудники физически работают в разных географических локациях. Тем самым, технологические достижения в области развития цифровых сервисов для онлайн коммуникаций, менеджмента и коллаборативной работы увеличивают возможности компаний в организации географически распределенной работы своих сотрудников.

Возросший интерес исследователей к вопросам формирования распределенных проектных команд отразился на количестве отечественных и зарубежных публикаций за последние годы (М.В. Орлова, В.А. Пшеничникова [7]). Примечательно, что в рамках изучаемой тематики авторы обращаются и к результатам собственных исследований российских компаний, которые успешно тиражируют практику распределенной рабочей силы.

Управление удаленными командами – одна из ключевых тем для обсуждения в исследовательской среде (С.Д. Иконников, А.А. Канке, И.А. Ковалева, А.Д. Портная, А.О. Сушенко, М.Б. Табачникова, С.Е. Чеснокова и др. [1, 2, 9, 10]). Авторы отмечают преимущества распределенных команд, а именно: гибкость, широкий географических охват рекрутинга штатных высококвалифицированных сотрудников, экономия на технике, офисах и т.п. А.В. Скавитин и О.А. Колесникова на страницах изданий обсуждают существующие отечественные практики удаленной работы и перспективы развития онлайн-формата на российской рынке труда [3, 8]. Отдельное внимание исследователей уделяется вопросам мотивации персонала распределенных команд [12]. С распространением практики удаленной работы для офисного персонала возникают вопросы, связанные с тем, как обеспечить эффективное взаимодействие между сотрудниками удаленных команд и их руководством. В связи с чем, авторы обращаются к проблемам эффективности коммуникаций в распределенных командах [4]. Так, А.А. Малышевой предложены методы для эффективного взаимодействия руководства и удаленных сотрудников [5].

Однако, по нашему глубокому убеждению, данная тема требует дальнейшего и всестороннего изучения.

Цель нашего исследования состояла в том, чтобы оценить изменения в управления работой распределенных IT-команд в условиях развития форм виртуальной занятости.

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

Модель удаленной работы в качестве альтернативы традиционной работы в офисе продемонстрировала свою жизнеспособность в начале 90-х XX в. Появление первых персональных компьютеров, доступ к сети Интернет и в дальнейшем возможности технологии беспроводной локальной сети послужили своего рода катализатором для организации работы сотрудников вне офиса. Причины трансформации классической модели трудовой деятельности объяснялись и стремлением к повышению конкуретноспособности бизнеса в борьбе за лучших сотрудников на глобальном рынке труда, возможностью работать с персоналом вне рамок отдельно взятой географии местоположения офиса компании.

Эпидемия коронавирусной инфекции стимулировала распространения эффективной модели организации удаленного формата работы сотрудников как в зарубежных, так и отечественных кампаний. В связи с этим важно обратиться к анализу практики организации распределенных команд в условиях новых вызовов времени.

2020 год стал для бизнеса серьезным испытанием за последние десятилетия. Пандемия и последовавший локдаун временно сняла возможные ограничения связанные с тиражированием модели удаленной работы для значительной части наемных сотрудников. По данным Eurofound, в 2020 г. после начала пандемии, в Европейском союзе 39% наемных сотрудников обратились к удаленному формату трудовой деятельности из дома, а 25% ранее не имели опыта подобной работы. Многие компании в условиях многозадачности социального эксперимента, вызванных жесткими рамками массового локдауна были вынуждены адаптироваться и взять курс на создание удаленных распределенных команд. Подобный подход, в свою очередь, потребовал от компаний оперативной гибкости, по созданию комфортной среды, в которой члены команды могли продуктивно коммуницировать и продолжать работать, а также разработки необходимого инструментария по управлению проектными командами в формате онлайн [20]. Переход на удаленный режим работы в большинстве компаний происходил в авральном порядке. ИТ-руководители многих компаний отмечали, что при этом приходилось спешно докупать недостающее оборудование, которое бы позволило сотрудникам работать из дома так же продуктивно, как и в офисе, но его не хватало на всех. Исследование CNews Analytics показало, что 35% компаний пришлось срочно искать и закупать дополнительные ноутбуки для работы сотрудников из дома, 29% справляться со сложностями информационной безопасности и решать другие технические вопросы. В подавляющем большинстве компаний для удаленной работы использовались и личные, и корпоративные компьютеры. Только личными устройствами довольствовались лишь сотрудники 5% компаний. В 9% компаний реального сектора удаленные сотрудники использовали только собственные устройства, в 67% – собственные и корпоративные, в 24% – только корпоративные. Торговые и финансовые структуры смогли полностью обеспечить своих сотрудников корпоративными устройствами, причем в 75% и 80% случаях соответственно они применялись вместе с личными устройствами сотрудников. Переход на удаленку стал нелегкой задачей для ИТ-департаментов. Более половины респондентов отметили резко выросшую нагрузку на ИТ-персонал. Так, 35% компаний пришлось срочно искать и закупать дополнительные ноутбуки для работы сотрудников из дома. 29% компания пришлось справляться со сложностями информационной безопасности и решать другие технические вопросы.

Таким образом, опыт организации массовой удаленной работы сотрудников в 2020 году получило подавляющее большинство российских крупных компаний [6]. Локдаун и ограничения, позволили работникам изменить свои привычки и переосмыслить свою роль и место в организации, а также процесс и условия труда. Примечательно, что данные исследования CNews Analytics в 2020 г. более 80% опрошенных высказались за использование преимуществ удаленного режима работы в будущем. В планы большинства компаний входило совершенствование и расширение инструментов для обеспечения удаленной работы своих сотрудников. 29% в первую очередь подчеркнули необходимость решения вопросов организации технической поддержки и обеспечения безопасности.

Удаленный режим работы обостряет необходимость в грамотной компоновке состава команд и процессов их взаимодействия. Структура команд во-многом определяет не только структуру коммуникаций, но и отражается в архитектуре итогового продукта. Так, некоторые компании уже на этапе собеседования проверяют кандидата на пригодность к удаленной работе, интересуются инструментами, которыми он владеет. В больших оффлайн-компаниях чаще пользуются программами пакета Microsoft. В распределенных командах предпочтение отдают облачным инструментам совместной работы – Google Space, Google Docs, таск- и тайм-трекерам, мессенджерам Slack или Discord. Отсутствие опыта не является причиной отказа кандидату, компания может предложи пройти обучение по той или иной программе.

Тиражирование практик применения распределенных команд стало следствием развития современного общества. Благодаря достижениям информационных технологий многие рутинные операции были упрощены в работе распределенных команд, тем самым открыв новые перспективны в управлении различных бизнес-процессах. Яркий пример – апгрейд протокола совещания. Так, на смену классической версии оформления протокола стал использоваться гугл-документ, предусматривающий возможностью общего доступа. Все участники онлайн-сессии могут комментировать, вносить необходимые уточнения, а также задавать вопросы. Стремление к улучшению процессуальной стороны деятельности команд привело к появлению дополнительных статей расходов компаний на приобретение качественного оборудования (гарнитуру, веб-камер), специализированного софта (Trello или Asana).

Приложения предоставили для участников распределенных команд удобные инструменты и технологии для организации совместных работ. Немаловажная роль отводится и развитию облачных технологий и расширениях их сферы применения.

Таким образом, офис становится центром синергетического сотрудничества и коллективного пребывания, а не профессиональным местом постоянного пребывания. Акцент в данном случае смещается на создание продуктивной рабочей среды вне офиса и необходимости перераспределения статей расходов, связанных с его содержанием. Переход от традиционного формата выполнения трудовых обязанностей к инвариантной гибридной версии – популярный способ компаний повысить производительность персонала и достижения баланса между выполнением рабочих задач и личной жизнью.

Технологические решения и компьютерные сети позволяют передавать информацию на большие расстояния, что позволяет работать независимо от местонахождения. Коммуникационные технологии обеспечивают постоянную связь и участие в трудовом процессе, даже если сотрудник не находится в офисе. Компании все чаще привлекают фрилансеров и используют аутсорсинг, что размывает границы офиса и дает возможность людям формировать индивидуальные графики работы. Развитие сетевых технологий и доступ к Интернету расширил возможности для сотрудников, занятых умственным трудом, выйти за границы локальных рынков труда. Как следствие, многие исследователи приходят к выводы о явлении виртуальной трудовой миграции, позволяющая успешно преодолеть входные барьеры, обусловленные наличием жилья в непосредственной близости от места работы.

Виртуальная работа, вызванная жесткой необходимостью, показала бизнесу и новые возможности [13, 15, 16]. Многие компаний находят для себя выгоды в «удаленке» и не собираются полностью возвращаться в прежний режим работы. Так, согласно данным опросов аналитиков Gartner, после завершения пандемии, половина сотрудников компании продолжили работать в удаленном формате. Однако потребность в коммуникации, сформировал запрос на оптимальный гибридный режим работы. Как результат, сотрудники могут выполнять рабочие задачи онлайн, а по запросу приезжать в офис. По мнению С.А. Чекалкина, подобный формат работы, несомненно, сочетает достоинства удаленной модели с эпизодическим решением задач непосредственно в офисе [11, C. 415]. Удаленным сотрудникам в данном случае требуется такие инструменты, как средства удаленного доступа, видеоконференций, а также программное обеспечение для совместной деятельности без потери эффективности и производительности. В распределенных командах KPI всегда стоит выше контроля. Не имеет значения, на какое время суток приходятся твои самые продуктивные часы и сколько длится твой обеденный перерыв. Важно, чтобы поставленные задачи выполнялись в срок. Отсутствие невербального контакта компенсируется крепкими коммуникативными навыками и способностью доходчиво формулировать свои мысли.

Несмотря на то, что идея частичного перехода на удаленную работу показалась привлекательной большей части респондентов, полностью отказываться от офиса не собирается никто, а больше половины не собираются вообще ничего менять.

Согласно данным исследований Buffer, в 2023 году 22% респондентов считают, что виртуальный формат работы позволяет самостоятельно выстаивать свой график работы, для 19% ценят гибкость в выборе своего местоположения и возможности вести образ жизнь цифровых кочевников [18]. 13% – это гибкость в выборе места работы. Отсутствие необходимости добираться на работу — главное преимущество для удаленных cотрудников компаний. К примеру, опрос Ford European Commuter Survey, показал, что для респондетов «поездка на работу вызывает больше стресса, чем их реальная работа». С финансовый точки зрения, онлайн-работа значительно экономит средства на дорогу до офиса и еду. К примеру, по данным FlexJobs, сотрудники компаний в 2021 г. тратили от 2000 до 5000 долларов в год на дорогу до работы и 2700 долларов в год на обеды [19]. Поскольку удаленная работа практически исключает дорогу на работу (за исключением редких обстоятельств) и дает возможность готовить обед дома, сотрудники компаний сохраняют большую часть заработанных денег, что делает удаленную работу равносильной повышению зарплаты.

В целом, по результатам исследования Buffer, в 2023 г. 91% респондентов сообщили о положительном опыте удаленной работы [18, 19]. По статистике, 75% удаленных работников проводят на совещаниях от 1 до 10 часов рабочей недели. Совместная работа и процесс коммуникации в основном происходит посредством приложений (59%), далее - электронные письма (22%) и личные встречи (19%). Помимо этого, онлайн-трудовая деятельность позволяет сотрудникам успешно справляться со стрессом (65%) и избегать отвлекающих факторов (50%).

Однако, как показали результаты опроса Buffer, каждый третий удаленный сотрудник сообщает, о сложностях, связанных с удаленным форматом работы [18, 19]. Речь идет о «слишком большом количестве времени, проведенном дома» (44%). Следующей по популярности проблемой для удаленных работников стало одиночество: его выбрали 23% респондентов. 19% – работа в разных часовых поясах. Далее – невозможность отключиться от работы, стирание границ между работой и личной жизнью в едином пространстве. Более того, часть опрошенных заявили о том, что испытывают угрызения совести по причине дефицита общения с членами своей семью в связи с большой загруженностью по работе. Значительные трудности испытывают и «семейные» члены удаленных команд команды. В июне 2022 года Novakid проводил опрос среди сотрудников с детьми. 46% респондентов признались, что дети часто мешают им концентрироваться на работе. При этом 22% сталкиваются с этой проблемой ежедневно.

Интересными представляются результаты опроса службы исследований российской платформы онлайн-рекрутинга hh.ru, проведенного в 2022 г. среди более 5000 отечественных соискателей. Исследование было направлено на определение степени влияния удаленный работы на отношение сотрудников к работе. Так, больше 40% респондентов отдают предпочтение вакансиям, которые предлагают удаленный формат работы. Примечательно, что в период коронавирусной инфекции 46% перешли на удаленный режим работы. В 2020 г. только 27% работали из дома. По мнению участников опроса удаленная работа дает возможность решать сотрудникам многочисленные задачи за пределами своего корпоративного офиса, выбирать и контролировать место выполнения трудовых обязанностей.

В настоящее время многие компании видят будущее именно в гибридной модели деятельности своих сотрудников, стремясь к идеальному соотношению дней, проведенных в офисе и работы в онлайн-режиме. Спустя несколько лет в постпандемийный период работодатели ценят физическое присутствие сотрудников на рабочем месте в офисе [14, 17].

К основным проблемах организации удаленной трудовой деятельности сотрудников работодатели относят сложности с развитием социального капитала, обучением, наставничеством, вовлечением новичков. Отдельные сложности связаны с мониторингом и организации контроля производительности сотрудников, дополнительные траты сопряжены с организацией удаленных рабочих мест.

Сегодня возникает вопрос о том, как создать новую социальную реальность, которая будет соответствовать новым потребностям сотрудников, работодателей и других участников процесса. На данный момент все понимают, что полный возврат к старой системе организации труда невозможен, поэтому во многих компаниях и департаментах гибридный формат останется и после окончания пандемии.

Гибридный формат работы требует участия множества специалистов, которые должны работать слаженно в команде, чтобы проектировать и внедрять новую систему. Важно учитывать особенности управления людьми, организационные изменения и работу с сопротивлением изменениям, чтобы успешно перейти на гибридный формат работы.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

По нашему мнению, гибридные формы организации работы будут все больше использоваться в будущем по нескольким причинам.

Во-первых, технологический прогресс и цифровая трансформация приведут к увеличению числа удаленных рабочих мест.

Во-вторых, новое поколение сотрудников компаний с определенным набором ценностных установок будет отдавать предпочтение гибким формам организации трудовой деятельности.

В-третьих, развитие телекоммуникационных технологий обеспечивает высокое качество коммуникации для удаленных сотрудников.

В-четвертых, сами работодатели будут заинтересованы в сокращении финансовых издержек и привлечении талантливых сотрудников, предпочитающих гибкий формат работы.

Компании, которые решили использовать удаленный формат, вынуждены совершенствовать инфраструктуру, задачи лежат в нескольких плоскостях — собственно переход на облачные сервисы, организация удаленного доступа к рабочим инструментам, особые меры по обеспечению информационной безопасности и сопровождение членов команд («организация техподдержки», «контроль за действиями», «обновление парка оборудования», «управление пользовательскими устройствами»).

Таким образом, за последние годы в контексте современного мира все большую популярность приобретает формат удаленной работы благодаря достижения в развитии облачных технологий, созданию приложений для продуктивной совместной работы. Очевидно, возврат к ситуации, когда сто процентов сотрудников отечественных компаний работают в офисе, невозможен. На практике, онлайн формат трудовой деятельности сопряжен и с определенными рисками. Будущее – за гибкой рабочей средой, которая способна отвечать современным вызовам и требованиям.