Corporate portal as a cross-platform communication tool for digital organizational change

Введение

Цифровые трансформации влекут за собой наибольшие организационные изменения. Они включают в себя внедрение и интеграцию цифровых технологий, процессов и стратегий в рамках всей организации, чтобы добиться значительных изменений в том, как организация работает и создает ценность. Эти изменения могут повлиять на различные аспекты организации, включая ее структуру, культуру, операции и взаимодействие с клиентами.

Особенности функционирования предприятий в условиях цифровой экономики рассматриваются в работах Бабановой Ю.В., Орловой В.М., Антонян Р.С. [1], Масюк Н. Н., Чжао Чэнь, Васюковой Л.К. [2], Хачатуровой Э.Э., Бицоевой Д.А. [3], Швеевой Е.И. [4], Ширинкиной Е.В. [5,6] и др. Эта тема отражена также в работах зарубежных авторов [7-9].

Все авторы отмечают тот факт, что изменения являются неотъемлемой частью деятельности успешной организации. Одними из первых тему изменений затронули Барки Г. и Хафф С. [10], но не только они. Так, Д.М. Джордж, в одной из своих работ отмечает: «Организационные изменения – это процесс, включающий в себя трансформацию или перемену состояния организации в целом или ее элементов в определенном пространственно-временном формате как реакция на нестабильность внешней и внутренней среды» [11].

Авторы Коротков Э.М., Жернакова М. Б., Кротенко Т.Ю. характеризуют организационные изменения как: «появление новых элементов или их связей в функционирующей и развивающийся организации, последовательность сменяющихся состояний системы, определяющих ее функционирование и развитие [12]. Роль цифровых трансформаций, их значимость и влияние на организационные изменения в бизнес-структурах подробно рассматривается во работах многих авторов, в их числе Авдеева И.Л., Головина Т.А., Полянин А.В., Вертакова Ю.В. [13], Антонов В.Г., Купцова Е.В., Купцова Е.С. [14], Ищенко А.И., Шматко А.Д. [15], Исохужаева М.Я. [16], Лопатина Е.И., Митрофанова Д.Е., Онучина А.А., Прохоров З.С., Шпак Е.В. [17], Масюк Н.Н., Пугач А.А. [18], Павлова О.П. [19], Патрушев В.С., Попов В.Л. [20], Семушкина С.Р. [21] и др., а также авторы ряда монографий, посвященных данной теме [22,23].

Этот далеко не полный перечень авторов и их работ, посвященных организационным изменениям в условиях цифровых трансформаций, говорит об актуальности исследуемой проблематики.

Из вышеперечисленных определений следует, что организационные изменения определяются как принятие и внедрение компанией новых идей или форм поведения, будь то внедрение новых технологий, смена бизнес-модели или смена руководства.

Особую роль в современных реалиях занимают организационные изменения в контексте цифровых трансформаций [24-26]. «Это особый вид изменений, который направлен на усовершенствование существующих процессов с целью их оптимизации, увеличению и улучшению производства и продуктов, а также трансформации подходов, ориентируемый на экономическую выгоду и экономическое развитие» [27].

Цель исследования

Цель работы состоит в том, чтобы рассмотреть корпоративные порталы организаций, определить их место и роль как центральной платформы для коммуникаций при проведении организационных изменений, связанных с внедрением цифровых технологий в бизнес-процессы компании, а также показать преимущества и сложности внедрения.

Материал и методы исследования

При выполнении работы использовались современные методы анализа и синтеза, системный подход, методы систематического обзора и контент-анализа с целью выявления роли и места корпоративных порталов в организационных изменениях, связанных с цифровизацией.

Результаты исследования и их обсуждение

Корпоративный портал организации обычно служит центральным узлом для сотрудников, клиентов, партнеров и других заинтересованных сторон для доступа к информации и ресурсам, связанным с организацией. Наличие корпоративного портала особенно важно в условиях организационных изменений в компании.

В наибольшей степени организационные изменения затрагивают самый важный актив компании — персонал. Причем, влияние реакции сотрудников на изменение настолько сильное, что проблема подготовки персонала к организационным изменениям до сих пор актуальна и широко изучается российскими и зарубежными учеными.

Адекватное восприятие персоналом происходящих организационных изменений в бизнес-структурах может привести к таким положительным результатам как: увеличение производительности работников, повышения конкурентоспособности компании, минимизации затрат и т.д., однако в большинстве случаев человек реагирует на изменение негативно, причем в компании негатив стремительно развивается по коллективу.

Чтобы предотвратить негативный настрой, необходимо проведение в компании подготовки персонала к предстоящим изменениям, которое можно реализовать путем различных методик и инструментов, причем как организационных: например, использование моделей К. Левина [28], Джона Коттера [29], Р. Баллока и Д. Баттона [30] и др., так и технологических. Все информационные технологии, которые связаны с персоналом, можно разделить на три группы:

1.Интернет –технологии. К ним относятся программное обеспечение, электронная почта, веб-сайты, программы мгновенного обмена сообщениями.

2.Технико –аппаратное обеспечение, которое включает все физические части компьютера, телефонная связь и т.д.

3.Специализированное программное обеспечение. В состав специализированного программного обеспечения, входят отдельные программы авторизации, информационно-правовые системы, ERP-системы и др.

Как таковые, эти инструменты предлагают корпорациям средство для управления и доступа к информации из разрозненных источников по всей фирме [31].

Одним из наиболее современных и популярных инструментов для проведения организационных преобразований в компании в условиях цифровизации становятся «порталы».

Корпоративный портал, иногда называемый корпоративным информационным порталом (или информационным порталом), представляет собой внутреннюю веб-сеть, очень похожую на интрасеть, для предоставления и эффективного распространения информации и услуг среди сотрудников корпорации. Предоставляя централизованный цифровой центр, корпоративный портал может обеспечить бесперебойную связь и совместную работу на различных платформах и устройствах.

Существует два видовых признака классификации информационных порталов: один связан с их средой (общедоступной или корпоративной), а другой - с их функциями (поддержка принятия решений и/или совместная обработка).

Так, общедоступным или же «порталом клиентов» называют тип платформы, которая ориентирована на клиента, и через персонализированную точку доступа с паролем и пользователем они могут получить доступ к нужным им данным организации. Например, клиент может видеть счета за оплачиваемую услугу, политики, заказы и поставки, а также иметь возможность онлайн-платежей.

Это тип веб-портала, который адаптируется к потребностям компании, предоставляющей различные услуги, например, телефонной компании, кабельного телевидения или даже пищевой компании, которой необходимо продавать свою продукцию в Интернете.

Образовательные порталы - веб-портал не только содержит обширную библиотеку документов, посвященных обучению, но и обеспечивает индивидуальный подход для каждого пользователя. Здесь студент может получить доступ ко всей информации, касающейся его карьеры, помимо просмотра текущего состояния текущего семестра или года, иметь информацию о своих интересующих его оценках и деятельности в учебном заведении.

Образовательный портал является одним из эффективных инструментов управления системой образования и используется для быстрого обмена, хранения, передачи и поиска информации, осуществления коммуникаций внутри системы образования и проведения ее внутрисистемной политики.

Информационный портал - этот тип веб-портала предоставляет специализированную информацию, привлекательную для пользователей. Примером веб-портала такого типа являются новости с одной подпиской, такие как The New Yorker, который содержит информационные разделы, новости о культуре, книгах и технологиях, а также специальные статьи, которые обеспечивают высокий ежедневный трафик [32-33].

К внутренним порталам относятся: порталы управления персоналом и корпоративные порталы.

Порталы управления персоналом — это тип порталов, которые специально разработаны для отдела кадров компании, где сотрудники могут получить доступ к информации, относящейся к этому отделу, и узнать обо всех процессах и потоках, которым они должны следовать в своей повседневной работе. Сотрудники могут подписывать заявления на отпуска, больничный, другие кадровые документы, тратя на это меньше времени, чем при бумажном заполнении заявления. Примером такого портала может служить HRlink - российская система, которая позволяет полностью перейти на цифровой документооборот с сотрудниками, формировать, подписывать и хранить электронные кадровые документы. Сервис обеспечивает экономию на доставке и хранении документов, защиту от рисков потери документов [34].

Корпоративные порталы — это одноточечные интерфейсы веб-браузера, используемые в организациях для содействия сбору, совместному использованию и распространению информации по всему предприятию. Такие порталы предлагают пользователям организаций возможность доступа к широкому спектру источников информации непосредственно с рабочего стола [35].

Хотя конкретные разделы корпоративных порталов могут различаться в зависимости от структуры и потребностей организации, но существуют некоторые общие основные разделы, которые можно найти практически на каждом корпоративном портале (Рис.1).

(составлено авторами)

Домашняя страница – это главная целевая страница портала, содержащая объявления, новости и обновления, актуальные для всех пользователей. Он также может включать быстрые ссылки на часто используемые ресурсы.

О нас. В этом разделе представлен обзор организации, ее миссии, видения, истории и ценностей. Он также может включать информацию о ключевых руководителях и организационной структуре.

Новости и события. Здесь представлены последние новости, пресс-релизы, предстоящие события и объявления компании.

Отделы и группы. Сюда включается информация о различных отделах и командах внутри организации, включая их функции, контактные данные и ключевой персонал.

Вакансии. Это раздел, посвященный вакансиям в организации, предоставляющий информацию о доступных вакансиях и процессе подачи заявок.

Партнеры и поставщики. Здесь должна содержаться информация и ресурсы для деловых партнеров и поставщиков, включая инструменты для совместной работы, процессы закупок и правила партнерства.

Ресурсы для сотрудников. Это раздел, посвященный сотрудникам, предоставляющий доступ к различным ресурсам, таким как кадровая политика, информация о льготах, сведения о заработной плате, учебные материалы и другие внутренние документы.

Приказы и документы. В этом разделе помещается вся нормативно-правовая документация компании, а также ее внутренние регламенты.

Политики и процедуры компании. Это хранилище политик, процедур и руководств компании, которые регулируют поведение сотрудников и взаимодействие в организации.

Безопасность и конфиденциальность – это информация о мерах безопасности портала, политике конфиденциальности и условиях использования.

Клиенты. Раздел предназначен для организаций, предоставляющих продукты или услуги, в этом разделе могут быть представлены ресурсы поддержки клиентов, такие как часто задаваемые вопросы, база знаний и контактная информация групп поддержки.

КСО - корпоративная социальная ответственность. Это информация об инициативах организации в области КСО, усилиях по обеспечению устойчивости и участии сообщества.

Инвесторы и акционеры. Раздел, предназначенный для инвесторов и акционеров, предоставляющий финансовые отчеты, отчеты о прибылях и убытках, информацию об акциях и другие материалы, связанные с инвесторами.

Контакты. Сюда включаются контактные данные различных отделов и отдельных лиц в организации, а также общие вопросы и каналы обратной связи.

Мультимедийная галерея. Это коллекция изображений, видео и других мультимедийных ресурсов, демонстрирующих события, продукты и достижения организации.

Выполняя функции базовой веб-инфраструктуры для управления информацией, корпоративные порталы являются частными внутренними веб-сетями, обычно ограниченными только участниками организации. Важно отметить, что эти классификации не являются взаимоисключающими, и корпоративные порталы могут иметь частично совпадающие функции или служить нескольким целям. Классификация корпоративного портала будет зависеть от конкретных потребностей, задач и целевой аудитории организации.

Таким образом, корпоративный портал — это информационное рабочее веб-пространство, облегчающее доступ к информационному содержанию, распространению информации, используемое для внутреннего обучения персонала, организационных коммуникациях, группового сотрудничества.

На рис.2 и 3 показаны фрагменты корпоративного портала ООО «ТаймЛизинг», а именно: рис.2 – домашняя страница; рис.3 – возможности корпоративного обучения, которое организация предоставляет сотрудникам.

Рисунок 2 – Пример корпоративного портала ООО «ТаймЛизинг»

Источник: [36]

Рисунок 3 - Корпоративное обучение на портале ООО «ТаймЛизинг»

Источник: [36]

Однако, в большинстве исследований, связанных с использованием корпоративных порталов в деятельности организаций, не обращается должного внимания на платформенный характер корпоративных порталов и их значимость в кроссплатформенных коммуникациях.

Функции корпоративных порталов как кроссплатформенных инструментов коммуникации показаны в табл.1.

Рассмотрим каждую функцию, приведенную в таблице 1, более подробно.

Централизованный доступ к информации. Корпоративный портал собирает и систематизирует информацию из различных источников и систем, делая ее легкодоступной для сотрудников. Он может интегрироваться с системами электронной почты, платформами обмена мгновенными сообщениями, репозиториями документов, инструментами управления проектами и другими каналами связи. Сотрудники могут получать доступ к информации и извлекать ее из единого портала, что избавляет от необходимости переключаться между несколькими платформами.

Внутренний обмен сообщениями и чат. Корпоративный портал может включать функции внутреннего обмена сообщениями и чата, что позволяет сотрудникам общаться в режиме реального времени.

Таблица 1 - Функции корпоративных порталов как кроссплатформенных инструментов коммуникации

Эта функция позволяет сотрудникам мгновенно общаться, обмениваться обновлениями и совместно работать над проектами без необходимости использования отдельных приложений для обмена сообщениями. Это способствует эффективному общению и снижает зависимость от внешних средств связи.

Дискуссионные форумы и социальные пространства. Портал может включать дискуссионные форумы или социальные пространства, где сотрудники могут участвовать в групповых обсуждениях, задавать вопросы и делиться идеями. Эти форумы создают среду для совместной работы, где сотрудники могут обмениваться знаниями, обращаться за советом и укреплять чувство общности внутри организации. Сотрудники могут участвовать в обсуждениях и делиться своим опытом независимо от их физического местонахождения.

Совместное использование документов и совместная работа. Корпоративный портал может поддерживать возможности совместного использования документов и совместной работы. Это позволяет сотрудникам безопасно загружать, хранить и обмениваться документами, презентациями и другими файлами. Сотрудники могут совместно работать над общими документами, отслеживать изменения и оставлять отзывы, гарантируя, что все работают с самой актуальной информацией. Это способствует эффективной командной работе и уменьшает проблемы с контролем версий.

Мобильная доступность. К хорошо спроектированному корпоративному порталу можно получить доступ с мобильных устройств, что гарантирует, что сотрудники могут оставаться на связи и общаться, даже когда они находятся в пути. Мобильная доступность позволяет сотрудникам получать важные обновления, участвовать в обсуждениях и удобно получать доступ к документам со своих смартфонов или планшетов. Это повышает гибкость коммуникации и гарантирует, что сотрудники могут оставаться занятыми независимо от их местонахождения.

Персонализированные уведомления и оповещения. Портал может предоставлять персонализированные уведомления и оповещения, чтобы информировать сотрудников о важных объявлениях, приближающихся сроках или изменениях в проектах. Эти уведомления могут быть доставлены по электронной почте, в виде push-уведомлений или внутри самого портала. Предоставляя актуальную информацию непосредственно сотрудникам, портал повышает эффективность коммуникации и помогает им оставаться в курсе событий.

Интеграция с внешними каналами связи. Корпоративный портал может интегрироваться с внешними каналами связи, такими как электронная почта, платформы для видеоконференций или социальные сети. Эта интеграция позволяет сотрудникам беспрепятственно общаться с внешними заинтересованными сторонами, клиентами или партнерами без необходимости переключения между различными инструментами или платформами. Это способствует эффективной внешней коммуникации и укрепляет отношения с внешними сторонами.

Корпоративный портал играет значительную роль в содействии и поддержке организационных изменений, связанных с внедрением цифровых технологий.

Далее перейдем к рассмотрению основных преимуществ, которые корпоративный портал предоставляет руководству и сотрудникам организации (табл.2).

Таблица 2 – Преимущества корпоративных порталов

Коммуникация и осведомленность. Корпоративный портал служит основным каналом связи для ознакомления и повышения осведомленности об организационных изменениях, вызванных цифровыми технологиями. На нем могут размещаться специальные разделы, обновления новостей и статьи, содержащие информацию об инициативах цифровой трансформации, их целях, преимуществах и ожидаемом влиянии на различные заинтересованные стороны. Портал гарантирует, что сотрудники имеют доступ к согласованной и своевременной информации, способствуя пониманию и одобрению изменений.

Обучение и тренинг. По мере внедрения цифровых технологий сотрудникам часто требуется обучение для адаптации к новым инструментам, системам и процессам. Корпоративный портал может служить центральным хранилищем учебных материалов, руководств и ресурсов. Он может предоставлять модули электронного обучения, видеоролики и интерактивные руководства, чтобы помочь сотрудникам приобрести необходимые цифровые навыки и знания. Портал также может включать тесты для самооценки или сертификаты для отслеживания и признания прогресса сотрудников в их цифровых компетенциях.

Совместная работа и обмен знаниями. Корпоративный портал поддерживает совместную работу и обмен знаниями между сотрудниками при внедрении цифровых технологий. Он может предлагать дискуссионные форумы, сообщества практиков или социальные пространства, где сотрудники могут делиться опытом, обмениваться идеями и искать рекомендации. Портал также может предоставить доступ к передовому опыту, кейсам и историям успеха, связанным с успешным внедрением цифровых технологий в организации. Эти совместные функции способствуют развитию культуры обучения и внедрению инноваций в процессе трансформации.

Управление организационными и рабочими процессами. Цифровые технологии часто влияют на организационные процессы и рабочие процессы. Корпоративный портал может документировать и сообщать об измененных процессах и рабочих процессах, гарантируя, что сотрудники имеют доступ к самым последним версиям. Он также может интегрировать инструменты управления процессами или платформы автоматизации рабочих процессов, позволяя сотрудникам получать доступ к цифровым процессам и выполнять их непосредственно с портала. Это способствует прозрачности, согласованности и эффективности внедрения новых цифровых процессов.

Обратная связь и постоянное совершенствование. Корпоративный портал может предоставить сотрудникам механизмы для обратной связи и предложений по внедрению цифровых технологий. Эта обратная связь может быть собрана с помощью опросов, опросов или специальных каналов обратной связи на портале. Сбор отзывов позволяет организации выявлять проблемы, решать проблемы и вносить итеративные улучшения в инициативы цифровой трансформации. Сотрудники чувствуют себя вовлеченными и наделенными полномочиями, имея право голоса в происходящих изменениях.

Мониторинг показателей. Корпоративный портал может интегрировать инструменты отслеживания производительности и информационные панели для мониторинга влияния и эффективности цифровых технологий. Он может отображать ключевые показатели эффективности (KPI), связанные с инициативами по цифровому преобразованию, такие как уровень внедрения, повышение производительности, экономия средств, показатели удовлетворенности клиентов и др. Отслеживание и визуализация этих показателей на портале позволяют сотрудникам и заинтересованным сторонам понять прогресс и преимущества цифровых изменений, поощряя постоянную приверженность и поддержку.

Заключение

В целом корпоративный портал играет важнейшую роль в проведении организационных изменений, связанных с внедрением цифровых технологий. Он действует как центральный узел для общения, обучения, совместной работы и обратной связи, способствуя взаимодействию, согласованию и постоянному совершенствованию на протяжении всего пути цифровой трансформации. Выступая в качестве кроссплатформенного средства коммуникации, корпоративный портал предоставляет сотрудникам единую и удобную платформу для подключения, совместной работы и общения. Он оптимизирует коммуникационные процессы, повышает доступность информации и способствует созданию сплоченной и взаимосвязанной рабочей среды внутри организации. Важно спроектировать корпоративный портал с учетом удобства для пользователей, чтобы пользователи могли легко перемещаться по разделам и эффективно находить нужную им информацию. Регулярные обновления и техническое обслуживание портала необходимы для поддержания актуальности контента.