Smartphone as a manager's assistant

Введение

В мире происходит новая технологическая революция, которая изменяет управленческие практики и заставляет менеджера приспосабливаться под новые требования. Сегодня появляется возможность обеспечить новый прорывной результат в управлении организацией с помощью современных методик. Менеджер должен чувствовать новую ситуацию и использовать новый инструментарий в своей работе [4, c. 513–526] (Bikmetov, 2021, р. 513–526). К примеру, сегодня ближайшим помощником менеджера становится смартфон, с его помощью можно организовывать удаленную работу, создавать текстовые документы и презентации, вести органайзер и деловые заметки, работать с проектными задачами, осуществлять видеосъемку работ, сканировать документы. Мы проводим все больше времени в смартфоне и не замечаем, что он становится незаменимым ассистентом. Для рассмотрения мы возьмем смартфон на операционной системе «Андроид», поскольку такие смартфоны наиболее доступны для большинства работников организации и сегодня ими пользуется огромное количество людей по всему миру. Такие смартфоны относительно дешевые, но в то же время производительные. Смартфон в современном мире вырос в плане функциональности, он теперь не просто комбайн для развлечений, а сложное, многофункциональное устройство, заменяющее множество гаджетов. В этой статье мы рассмотрим смартфон в качестве ассистента менеджера и обозначим оптимальный режим его использования. Изучая литературные источники, можно сделать выводы, что большинство статей в крупных отечественных изданиях посвящены использованию смартфона в образовательной деятельности [5, 15] (Danilin, Anikeev, Shtonda, 2016, Plyusnina, 2016)), в аграрном секторе [27] (Zhukov, 2013), в туристической сфере [25] (Sharikova, 2019), юриспруденции [23] (Ishchenko, Kramarenko, Shevchenko, 2017), в сфере банковских и финансовых услуг [19] (Shenets, 2013), в сфере государственного управления [24] (Stavskikh, Postupinskikh, Yurina, 2018). Интерес представляют публикации, в которых рассматривается использование смартфона в медицинских исследованиях [22] (Poug, 2016), а также изучающие воздействие смартфона на здоровье человека [26] (Bezdetko, 2021). Опубликованы также статьи, изучающие роль смартфона в расширении человеческих возможностей [6] (Dzhanashiya, 2016). Для поиска использовалась база eLibrary.Ru – российская научная электронная библиотека, интегрированная с российским индексом научного цитирования. Поиск осуществлялся по запросам «смартфон» (60 результатов), «смартфон менеджер» (0 результатов), «смартфон управление» (0 результатов). Интерес представляли статьи об использовании смартфона в разных сферах деятельности, предпочтение отдавалось статьям, индексированным в РИНЦ. Лидером стала сфера образования, 11 публикаций – об использовании смартфона, далее следует сфера здравоохранения – 8 публикаций. Данная статья является пионером в плане изучение возможностей смартфона для повышения эффективности менеджера. По запросам подобных статей, посвященных продуктивному взаимодействию менеджера и смартфона, пока еще не опубликовано.

Актуальность статьи обуславливается появлением мощного электронного ассистента менеджера – смартфона. Цель статьи – разработка рекомендаций по превращению смартфона в эффективного электронного помощника менеджера, делающего его мобильным, многозадачным и результативным. Научная новизна исследования состоит в разработке универсальных рекомендаций использования смартфона для превращения его в эффективного помощника менеджера. Гипотеза исследования – использование универсальных рекомендаций способствует превращению смартфона в эффективного помощника менеджера, делающего его многозадачным и производительным.

Функционал смартфона, облегчающий работу менеджера

Смартфон прочно вошел в жизнь людей, без телефона мы чувствуем себя во многом беспомощными. Менеджер сегодня становится намного более эффективным благодаря смартфону. Смартфон сегодня заменяет ежедневник, диктофон, радио, сканер, телевизор, видеомагнитофон, архив данных. Благодаря смартфону можно легко работать в удаленном режиме и организовывать проектную работу [3, c. 1205–1216] (Bikmetov, 2022, р. 1205–1216). Обозначим те направления работы, в которых смартфон может стать эффективным помощником:

1. Работа с документами. Составление текстовых документов, таблиц, презентаций.

2. Работа в удаленном режиме с помощью мессенджеров с функцией видеозвонка.

3. Работа в различных социальных сетях.

4. Работа с проектными задачами с помощью электронного аналога доски «Канбан».

5. Работа с отечественными и зарубежными интернет-магазинами.

6. Работа с внутренними и внешними электронными платформами.

7. Работа с облачными хранилищами для хранения данных.

8. Голосовые команды по разным направлениям.

9. Узкоспециализированные приложения, связанные с бизнес-планированием, управленческим учетом, кадровым учетом.

Но как организовать эту работу наиболее эффективно? Ведь смартфон может стать и очень серьезным поглотителем времени, много времени работники могут потратить на игры, социальные сети и другие развлекательные ресурсы в условиях удаленной работы [12, с. 63–67] (Lyashok, 2021, р. 63–67). Начнем с системных требований устройства. Они должны быть достаточными для работы, но недостаточными для большинства развлекательного контента [18, с. 74–83] (Sharko, 2021, р. 74–83). Для удаленной работы, для выполнения большинства обозначенных управленческих задач вполне достаточно 2 гигабайт оперативной памяти и 32 гигабайт встроенной памяти, размер экрана более 5–5,5 дюймов для сохранности зрения. Современные смартфоны постоянно растут в плане производительности, поэтому данные требования могут быстро меняться, менеджмент компании обязан отслеживать эти изменения и принимать необходимые меры. Отдельно нужно остановиться на стоимости аппаратов. В связи с пандемией и стремительно набирающей популярность удаленной работой, а также из-за торговых войн между США и КНР ноутбуки очень сильно подорожали [10, c. 26–28] (Layurova, 2020, р. 26–28). В России рост цен на эти устройства составил примерно 200%, цена на более или менее производительный ноутбук начинается от 27–28 тысяч рублей. Смартфоны также подорожали внушительно, но тем не менее они остаются дешевле ноутбуков. Использование смартфонов вместо ноутбуков позволяет компании сэкономить значительные средства. Более того, сегодня смартфон есть у каждого, а значит, приобретать дополнительные устройства не нужно.

Превращение смартфона в ассистента менеджера

Управленческие практики меняются, появляются различные талантливые менеджеры, но наличие умного и верного ассистента было востребовано во все времена. В литературе упоминаются классические примеры таких помощников – доктор Ватсон, который был помощником и архивариусом лондонского сыщика Шерлока Холмса, капитан Гастингс, неизменный ассистент бельгийского детектива Эркюля Пуаро. Какой бы ни был классный менеджер, без хорошего помощника ему будет сложно, всегда требуется напарник, партнер. В каком-то смысле эффективный менеджмент – это ведь тоже проектная работа [2, c. 427–438] (Bikmetov, 2020, р. 427–438). Сегодня у менеджера появился такой ассистент – это смартфон, который может выполнять множество функций. Смартфон – это уже больше, чем просто гаджет, это фактически простейший робот-ассистент менеджера. Смартфон позволяет менеджеру быть многозадачным, сэкономить кучу времени и преодолевать многие ограничения [5, c. 122–124] (Danilin, Anikeev, Shtonda, 2016, р. 122–124). Посмотрим, как менеджеру можно организовать работу благодаря смартфону.

Начнем с использования на смартфоне офисных пакетов. Их сегодня очень много, и практически каждый предоставляет возможность работать с текстовыми документами, таблицами и презентациями. Давайте перечислим наиболее распространенные программы – WPS Office, OfficeSuite, Google Docs, Polaris Office, офис от Microsoft. В этих программах довольно удобно работать с различными документами, к примеру, данная статья полностью набрана на смартфоне.

Следующее направление работы – удаленная работа, важнейшую функцию при этом выполняют мессенджеры с функцией видеозвонка [1, c. 24–29] (Belobrovskaya, Sidorova, 2021, р. 24–29). Здесь для управленца открываются огромные возможности. Удаленная работа, конференции, собрания, мозговой штурм – все эти мероприятия сегодня возможно организовать со смартфона. Для этого потребуется установить соответствующее программное обеспечение – Microsoft Teams, Zoom, WhatsApp, Яндекс. Телемост. Данные приложения будут нормально работать даже на относительно слабых смартфонах. При этом значительно снижаются транзакционные издержки и потеря времени, так как все мероприятия проводятся дистанционно, онлайн [7, c. 22–28] (Ivanovskaya, 2021, р. 22–28).

Для работы в различных социальных сетях можно использовать приложения Facebook, Instagram, Twitter и VK. С их помощью можно мониторить посты в соцсетях, размещать рекламу, создавать группы. Все эти операции вполне комфортно осуществлять со смартфона. Социальные сети – важный канал взаимодействия с потребителями продукции. Современный маркетинг немыслим без работы в социальных сетях. Если компания заинтересована в раскрутке своей продукции, она должна очень серьезно отнестись к данному важнейшему направлению маркетинга [17, c. 74–83] (Fedyunin, 2021, р. 74–83).

Следующее направление работы – работа с задачами. Каждый менеджер хочет, чтобы все задачи были детализированы, для каждой задачи был бы назначен исполнитель [12, c. 63–67] (Lyashok, 2021, р. 63–67). Причем вся эта схема должна быть наглядной и доступной для исполнителя в любой момент. Кроме этого, сам руководитель, несомненно, хотел бы отслеживать ход выполнения работ и решения обозначенных проблем. Все это помогает организовать платформа Trello. Это фактически электронный аналог доски «Канбан».

Сегодня огромный объем торговых сделок совершается онлайн, интернет-торговля становится все более популярной [16, c. 68–71] (Sarychev, 2020, р. 68–71). Работа в системе различных интернет-магазинов также может быть востребована в компании. Такую работу тоже можно осуществлять со смартфона. Практически у каждого интернет-магазина есть несколько версий приложений – для розничных покупателей, для оптовых покупателей, локальные приложения, приложение для сотрудников и продавцов магазина.

В компании могут быть внешние и внутренние электронные платформы [11, c. 208–213] (Lobova, 2020, р. 208–213). Они создаются для различных задач – для обучения и оценки персонала, бухгалтерского и управленческого учета, маркетинга, планирования развития компании [19, с. 8–9] (Shenets, 2013, р. 8–9). Такие платформы должны быть адаптированы под смартфон, лучше, если они будут выполнены в виде отдельного приложения с персональным логином и паролем. Очень удобно использовать смартфон для обучения персонала, с помощью специальных дистанционных курсов на платформе Moodle [15, с. 72–78] (Plyusnina, 2016, р. 72–78).

Смартфон превращается из средства развлечения и просмотра видеороликов на Youtube в очень серьезного помощника менеджера и работника организации. Важно его правильно использовать. Должна быть установлена специальная программа, показывающая время, проведенное в смартфоне, кроме этого, работник может рассказать на ежедневной летучке, организованной дистанционно или офлайн, в коворкинге, что он сделал за прошедший день и что собирается сделать в текущем дне [20, с. 62–65] (Shishkina, 2019, р. 62–65).

Удобство смартфона в том, что он позволяет работать практически в любых условиях, что называется «на ногах», его использование не требует специально оборудованного рабочего места [6, c. 135–138] (Dzhanashiya, 2016, р. 135–138). Для персонального компьютера и ноутбука, к примеру, уже требуется персональное рабочее место (ПРМ). Смартфон в этом плане еще и позволяет человеку быть многозадачным, так как в этом случае нет жесткой привязки в офису или ПРМ [14, c. 114–118] (Pryazhnikova, 2020, р. 114–118). Современные смартфоны становятся все более производительными, у них постоянно растет диагональ экрана, появляются дополнительные функции, связанные с защитой глаз. Удобно, что смартфоном можно пользоваться даже лежа на диване, в комфортной позе, например в коворкинге [8, c. 42–44] (Ignateva, 2019, р. 42–44). Ведь установлено, что постоянное нахождение в позе сидя за ПК или ноутбуком может привести к серьезным проблемам со здоровьем (заболевания позвоночника, сердечно-сосудистой системы) [21, c. 318–321] (Fakhriev, Nozimova, Rasulova, 2019, р. 318–321).

Заключение

Менеджер постоянно вынужден искать пути повышения производительности своего труда [9, c. 11–22] (Korogodin, 2021, р. 11–22). Для достижения этой цели необходимо использовать высокие технологии. Удобным ассистентом, который позволяет менеджеру существенно повысить свой КПД, становится смартфон. Смартфон позволяет менеджеру быстро и эффективно решать множество задач – работать с документами, координировать действия сотрудников, осуществлять поиск персонала [13, c. 1135–1148] (Migranova, 2020, р. 1135–1148). Смартфон позволяет быть многозадачным, к примеру, одновременно участвовать в заседании и координировать работу проектных групп с помощью приложений Яндекс. Телемост, WhatsApp и Trello. При этом, если использовать смартфон в основном в развлекательных целях, он может превратиться в мощнейший хронофаг. Тогда менеджер столкнется с жесточайшим дефицитом времени. Современный управленец должен владеть богатым арсеналом приложений, позволяющих выполнять самые разные управленческие функции. Смартфон постепенно вытесняет все остальные устройства, становится полноценным функциональным помощником менеджера.