Мероприятия по повышению эффективности и качества торговых выставок и оптовых ярмарок

Трактовка категории «качество» применительно к выставочно-ярмарочным мероприятиям [1] была дана в [2]. Там же обсуждались особенности ее оценки, предлагались показатели и критерии для сравнения эффективности выставок формата В2В. Также была показана необходимость независимых статистических исследований и анализа для определения уровня и составления рейтинга экспомероприятий. При этом вопросы обеспечения качества затронуты не были. О возможностях и технологиях подъема эффективности и качества торговых выставок и оптовых ярмарок речь пойдет ниже.

Вовлечение в работу выставок целевых групп профессиональных покупателей

Вовлечение в работу выставок целевых групп профессиональных покупателей (специалистов-байеров, коммерческих посетителей, крупных дистрибуторов, оптовиков, владельцев розничных сетей, магазинов и др.) посредством следующих мероприятий и действий:

- реклама выставок в отраслевых и профессиональных изданиях, в интернете и СМИ;

- сотрудничество устроителей выставок с промышленными ассоциациями, отраслевыми союзами, профессиональными объединениями, государственными структурами и общественными организациями;

- персонифицированное обращение к целевым посетителям и адресная доставка пригласительных билетов на выставку;

- организация рассылки приглашений на стенды желанным гостям и потенциальным клиентам от лица компаний-экспонентов;

- предложение возможности on-line регистрации на сайте выставки с последующей автоматической отправкой электронного билета;

- создание виртуальной платформы, используя которую экспоненты и посетители предстоящих экспомероприятий заблаговременно находят друг друга и договариваются о встрече на выставке (так называемый «matchmaking» - система предварительного планирования переговоров и согласования графика рабочего взаимодействия на выставке посредством интернета) [3];

- проведение серии предшествующих выставке мероприятий (презентации, семинары, конференции и пр.) с участием ключевых экспонентов и целевых посетителей-специалистов;

- доставка бизнес-посетителей на выставку за счет организатора (байерские программы «hosted bayers») [4];

- организация на выставках конгрессных мероприятий, что дополнительно способствует привлечению специалистов и потенциальных коммерческих партнеров [5];

- проведение в рамках выставок специальных программ, направленных на создание благоприятной среды для делового общения участников (примеры: Партнериат и биржа деловых контактов, Ярмарка вакансий и трудовых ресурсов для промышленных предприятий, День молодого специалиста) [6].

Оказание на выставках коммуникационной и информационно-справочной поддержки экспонентам и посетителям

Осуществляется с целью сделать их работу максимально продуктивной и удобной и подразумевает применение следующих технологий и инструментов: виртуальная информационно-коммуникативная платформа (на базе интернета, Google, Facebook, Linkln, Skype) [7], системы навигации по выставке на основе дополнительных функций устройств мобильной связи (пример: система «qbExpo+» [8], работающая на платформах iOS (iPhone / iPad / iPod и Android), интерактивный каталог и путеводитель по выставке [9], навигационные ориентиры и указатели, информационно-справочные интерактивные терминалы и др.

Модернизация и развитие материально-технической базы и инфраструктуры выставочно-ярмарочной деятельности

Реконструкция, модернизация и техническое переоснащение уже имеющихся объектов выставочной недвижимости, а также строительство новых выставочных центров и экспозиционных комплексов во многом определяет возможные перспективы повышения эффективности и качества выставок [10, 11, 12, 13].

Использование IT в работе с экспонентами и посетителями

Использование IT включает:

- освоение экспобизнесом интернет-технологий (сайты, социальные сети, интернет-комьюнити, блогосфера и др.);

- внедрение специализированного программного обеспечения, что существенно повышает уровень обслуживания участников выставок (так, система «ExpoGlobus» [14] помимо информационно-справочного сопровождения работы на экспозиции обеспечивает опцию предварительного назначения деловых встреч и возможность создания личных кабинетов экспонентов и посетителей, где, в частности, отображается график переговоров в ходе выставки и расписание деловых мероприятий) [15];

- применение систем управления взаимоотношениями с клиентами, в числе которых системы «Microsoft CRM», «SalesLogix» и «Terrasoft CRM» [16].

Клиентоориентированный подход выставочных работников к экспонентам и посетителям

В значительной степени определяет воспринимаемое качество выставок. В этой связи необходимо обеспечивать профессиональную компетентность, отмобилизованность и постоянное совершенствование сотрудников в вопросах работы с клиентами. Успешные действия персонала, способствующие высокой оценке выставки участниками, предполагают: убедительность, компетентность, ответственность и корректность; индивидуальный подход к экспонентам; отзывчивость, стремление оказать всяческое содействие; способность предоставить услуги основательно и в полном объеме.

Работа с отзывами и претензиями участников выставок

Состоит в сборе и обработке предложений, пожеланий и жалоб экспонентов и посетителей, а также в оперативном принятии мер по их замечаниям.

Сервисное обеспечение выставок

Предполагает создание системы обслуживания участников. Минимальный сервисный пакет выглядит следующим образом: проектирование, дизайн, оформление, монтаж (демонтаж) стендов; прокат выставочного и технологического оборудования; рекламно-информационная поддержка; услуги связи (Интернет, экспресс-почта и пр.); инженерные услуги (электро- и водоснабжение); синхронный перевод и временный персонал; оперативная полиграфия и фото-сервис; транспортно-экспедиторское и таможенное обслуживание, страхование; охрана и уборка стенда; финансовое обслуживание и медицинская помощь. Дополнительные и нетрадиционные элементы выставочного сервиса: организация посещения рекреационных мероприятий, услуги временного детского сада, условия для отправления религиозного культа, обеспечение специальной едой и др. [17].

Предложение экспонентам рекламно-информационных услуг

Реклама в официальном каталоге и путеводителе выставки, реклама на плазменных панелях и интерактивных терминалах, реклама на мобильных и стационарных конструкциях, помощь в проведении показов образцов и коллекций, содействие устроению имиджевых мероприятий, выполнение заказов по организации выступлений в СМИ, интернет-трансляции со стендов и др. [18].

Защита прав интеллектуальной и промышленной собственности на выставках Экспонирование новых моделей, изобретений и инноваций приводит к раскрытию их сущности и содержания, что нередко сопровождается нарушением прав их владельцев. В этой связи экспоненты должны ощущать постоянную заинтересованность и поддержку со стороны организаторов выставок в деле охраны прав и защиты приоритета интеллектуальной и промышленной собственности, предотвращения заимствования представляемых инновационных разработок и пресечения демонстрации контрафактной продукции [19]. Организаторам следует обеспечить присутствие на выставочной площадке и при необходимости оперативное подключение к конфликтной ситуации патентоведов и арбитров. Кроме того, должна вестись разъяснительная работа среди экспонентов-правообладателей интеллектуальной и промышленной собственности, чтобы, прибывая на выставку, последние имели при себе патенты, свидетельства об изобретениях и прочие удостоверяющие авторские права документы [20].

Упрощение таможенной процедуры ввоза-вывоза экспонатов и выставочных образцов Поскольку выставочные грузы завозятся на короткий срок и не предназначены для коммерческого использования или продажи, порядок их передвижения через границы государств должен отличаться (в сторону упрощения) от правил экспорта-импорта товаров. Международным сообществом уже давно выработан и применяется специальный механизм, существенно ускоряющий и удешевляющий ввоз и вывоз выставочных грузов, когда вся операция таможенного оформления занимает 2–3 дня. Это система карнетов АТА, благодаря которой экспонаты и выставочные образцы могут прибывать за 3–4 дня до открытия экспозиции. По ее завершении они без задержки отправляются обратно или в следующий пункт назначения [21, 22].

Организация охраны и гарантия безопасности на выставках

Выставки - это массовые мероприятия, собирающие тысячи экспонентов и десятки тысяч посетителей. В работе выставок принимают участие видные политики, крупные бизнесмены, высокопоставленные чиновники, а порой даже руководители государств. Поэтому охрана порядка и обеспечение безопасности на выставках необходимы [23]. На первом плане - предотвращение угроз террористического характера, а также защита экспонентов и посетителей от последствий техногенных катастроф, чрезвычайных ситуаций, несчастных случаев и других происшествий (пожаров, обрушения конструкций, повреждения коммуникаций и т.п.). Кроме того, весьма актуальны охранные меры по пресечению расхищения экспонатов и выставочных образцов, а также работа службы контроля техники безопасности.

Выполнение сопутствующих условий повышения качества выставок

Вот еще несколько условий, необходимых, но недостаточных для обеспечения надлежащего уровня выставок: хорошее знание потребностей экспонентов и первоочередная ориентация на них на всех стадиях подготовки и проведения выставок; использование современных выставочных технологий; ясное представление о перспективах развития экспобизнеса.

Прочие составляющие качества выставок

В конечном счете, на обеспечение эффективности и качества выставочно-ярмарочных мероприятий нацелены и менеджмент выставочно-ярмарочной деятельности, и управление экспобизнеса. Методические подходы, присущие этим направлениям работы выставочного предпринимательства, подробно рассмотрены в монографии [24].

Выводы

1. Запросы участников перманентно меняются в сторону требований по обеспечению стабильно высокого уровня эффективности и качества выставок.

2. Выставочный бизнес не несет прямой ответственности за непосредственное продвижение продукции экспонентов, его задача - обеспечить удовлетворяющую участников интенсивность и уровень делового общения в ходе выставки, хорошо предсказуемую возможность делового взаимодействия и реальные шансы установления целевых бизнес-контактов с прогнозируемым положительным результатом.

3. Помимо кропотливой и методичной работы, системный подход к обеспечению стабильно высокого качества выставок предполагает реализацию устроителями целого комплекса обязательных мер и системных действий.

4. Определенной гарантией качества выставок могли бы стать лицензирование выставочно-ярмарочной деятельности и сертификация организаторов.

5. Достижение высокого уровня качества выставок требует интеграции ресурсов, активов, производственных возможностей и мощностей предприятий различного профиля. Оно основывается на объединении усилий, творческого потенциала и практического опыта специалистов разных областей и профессий.