Мероприятия по повышению эффективности и качества торговых выставок и оптовых ярмарок
Скачать PDF | Загрузок: 12
Статья в журнале
Российское предпринимательство *
№ 15 (261), Август 2014
* Этот журнал не выпускается в Первом экономическом издательстве
Аннотация:
Рассмотрены мероприятия, направленные на обеспечение эффективности и качества выставок: вовлечение в работу выставок целевых групп профессиональных покупателей, оказание на выставках коммуникационной и информационно-справочной поддержки экспонентам и посетителям, модернизация и развитие материально-технической базы и инфраструктуры выставочно-ярмарочной деятельности, использование IT в работе с экспонентами и посетителями, клиентоориентированный подход экспобизнеса, работа с отзывами и претензиями участников выставок, сервисное обеспечение выставок, предложение экспонентам рекламно-информационных услуг, защита прав интеллектуальной и промышленной собственности на выставках, упрощение таможенной процедуры ввоза-вывоза экспонатов и выставочных образцов, организация охраны и гарантия безопасности на выставках и др.
Ключевые слова: выставка, выставочные услуги, выставочное дело, повышение качества, выставочно-ярмарочное мероприятие, выставочное предпринимательство, экспобизнес
Трактовка категории «качество» применительно к выставочно-ярмарочным мероприятиям [1] была дана в [2]. Там же обсуждались особенности ее оценки, предлагались показатели и критерии для сравнения эффективности выставок формата В2В. Также была показана необходимость независимых статистических исследований и анализа для определения уровня и составления рейтинга экспомероприятий. При этом вопросы обеспечения качества затронуты не были. О возможностях и технологиях подъема эффективности и качества торговых выставок и оптовых ярмарок речь пойдет ниже.
Вовлечение в работу выставок целевых групп профессиональных покупателей
Вовлечение в работу выставок целевых групп профессиональных покупателей (специалистов-байеров, коммерческих посетителей, крупных дистрибуторов, оптовиков, владельцев розничных сетей, магазинов и др.) посредством следующих мероприятий и действий:
- реклама выставок в отраслевых и профессиональных изданиях, в интернете и СМИ;
- сотрудничество устроителей выставок с промышленными ассоциациями, отраслевыми союзами, профессиональными объединениями, государственными структурами и общественными организациями;
- персонифицированное обращение к целевым посетителям и адресная доставка пригласительных билетов на выставку;
- организация рассылки приглашений на стенды желанным гостям и потенциальным клиентам от лица компаний-экспонентов;
- предложение возможности on-line регистрации на сайте выставки с последующей автоматической отправкой электронного билета;
- создание виртуальной платформы, используя которую экспоненты и посетители предстоящих экспомероприятий заблаговременно находят друг друга и договариваются о встрече на выставке (так называемый «matchmaking» - система предварительного планирования переговоров и согласования графика рабочего взаимодействия на выставке посредством интернета) [3];
- проведение серии предшествующих выставке мероприятий (презентации, семинары, конференции и пр.) с участием ключевых экспонентов и целевых посетителей-специалистов;
- доставка бизнес-посетителей на выставку за счет организатора (байерские программы «hosted bayers») [4];
- организация на выставках конгрессных мероприятий, что дополнительно способствует привлечению специалистов и потенциальных коммерческих партнеров [5];
- проведение в рамках выставок специальных программ, направленных на создание благоприятной среды для делового общения участников (примеры: Партнериат и биржа деловых контактов, Ярмарка вакансий и трудовых ресурсов для промышленных предприятий, День молодого специалиста) [6].
Оказание на выставках коммуникационной и информационно-справочной поддержки экспонентам и посетителям
Осуществляется с целью сделать их работу максимально продуктивной и удобной и подразумевает применение следующих технологий и инструментов: виртуальная информационно-коммуникативная платформа (на базе интернета, Google, Facebook, Linkln, Skype) [7], системы навигации по выставке на основе дополнительных функций устройств мобильной связи (пример: система «qbExpo+» [8], работающая на платформах iOS (iPhone / iPad / iPod и Android), интерактивный каталог и путеводитель по выставке [9], навигационные ориентиры и указатели, информационно-справочные интерактивные терминалы и др.
Модернизация и развитие материально-технической базы и инфраструктуры выставочно-ярмарочной деятельности
Реконструкция, модернизация и техническое переоснащение уже имеющихся объектов выставочной недвижимости, а также строительство новых выставочных центров и экспозиционных комплексов во многом определяет возможные перспективы повышения эффективности и качества выставок [10, 11, 12, 13].
Использование IT в работе с экспонентами и посетителями
Использование IT включает:
- освоение экспобизнесом интернет-технологий (сайты, социальные сети, интернет-комьюнити, блогосфера и др.);
- внедрение специализированного программного обеспечения, что существенно повышает уровень обслуживания участников выставок (так, система «ExpoGlobus» [14] помимо информационно-справочного сопровождения работы на экспозиции обеспечивает опцию предварительного назначения деловых встреч и возможность создания личных кабинетов экспонентов и посетителей, где, в частности, отображается график переговоров в ходе выставки и расписание деловых мероприятий) [15];
- применение систем управления взаимоотношениями с клиентами, в числе которых системы «Microsoft CRM», «SalesLogix» и «Terrasoft CRM» [16].
Клиентоориентированный подход выставочных работников к экспонентам и посетителям
В значительной степени определяет воспринимаемое качество выставок. В этой связи необходимо обеспечивать профессиональную компетентность, отмобилизованность и постоянное совершенствование сотрудников в вопросах работы с клиентами. Успешные действия персонала, способствующие высокой оценке выставки участниками, предполагают: убедительность, компетентность, ответственность и корректность; индивидуальный подход к экспонентам; отзывчивость, стремление оказать всяческое содействие; способность предоставить услуги основательно и в полном объеме.
Работа с отзывами и претензиями участников выставок
Состоит в сборе и обработке предложений, пожеланий и жалоб экспонентов и посетителей, а также в оперативном принятии мер по их замечаниям.
Сервисное обеспечение выставок
Предполагает создание системы обслуживания участников. Минимальный сервисный пакет выглядит следующим образом: проектирование, дизайн, оформление, монтаж (демонтаж) стендов; прокат выставочного и технологического оборудования; рекламно-информационная поддержка; услуги связи (Интернет, экспресс-почта и пр.); инженерные услуги (электро- и водоснабжение); синхронный перевод и временный персонал; оперативная полиграфия и фото-сервис; транспортно-экспедиторское и таможенное обслуживание, страхование; охрана и уборка стенда; финансовое обслуживание и медицинская помощь. Дополнительные и нетрадиционные элементы выставочного сервиса: организация посещения рекреационных мероприятий, услуги временного детского сада, условия для отправления религиозного культа, обеспечение специальной едой и др. [17].
Предложение экспонентам рекламно-информационных услуг
Реклама в официальном каталоге и путеводителе выставки, реклама на плазменных панелях и интерактивных терминалах, реклама на мобильных и стационарных конструкциях, помощь в проведении показов образцов и коллекций, содействие устроению имиджевых мероприятий, выполнение заказов по организации выступлений в СМИ, интернет-трансляции со стендов и др. [18].
Защита прав интеллектуальной и промышленной собственности на выставках Экспонирование новых моделей, изобретений и инноваций приводит к раскрытию их сущности и содержания, что нередко сопровождается нарушением прав их владельцев. В этой связи экспоненты должны ощущать постоянную заинтересованность и поддержку со стороны организаторов выставок в деле охраны прав и защиты приоритета интеллектуальной и промышленной собственности, предотвращения заимствования представляемых инновационных разработок и пресечения демонстрации контрафактной продукции [19]. Организаторам следует обеспечить присутствие на выставочной площадке и при необходимости оперативное подключение к конфликтной ситуации патентоведов и арбитров. Кроме того, должна вестись разъяснительная работа среди экспонентов-правообладателей интеллектуальной и промышленной собственности, чтобы, прибывая на выставку, последние имели при себе патенты, свидетельства об изобретениях и прочие удостоверяющие авторские права документы [20].
Упрощение таможенной процедуры ввоза-вывоза экспонатов и выставочных образцов Поскольку выставочные грузы завозятся на короткий срок и не предназначены для коммерческого использования или продажи, порядок их передвижения через границы государств должен отличаться (в сторону упрощения) от правил экспорта-импорта товаров. Международным сообществом уже давно выработан и применяется специальный механизм, существенно ускоряющий и удешевляющий ввоз и вывоз выставочных грузов, когда вся операция таможенного оформления занимает 2–3 дня. Это система карнетов АТА, благодаря которой экспонаты и выставочные образцы могут прибывать за 3–4 дня до открытия экспозиции. По ее завершении они без задержки отправляются обратно или в следующий пункт назначения [21, 22].
Организация охраны и гарантия безопасности на выставках
Выставки - это массовые мероприятия, собирающие тысячи экспонентов и десятки тысяч посетителей. В работе выставок принимают участие видные политики, крупные бизнесмены, высокопоставленные чиновники, а порой даже руководители государств. Поэтому охрана порядка и обеспечение безопасности на выставках необходимы [23]. На первом плане - предотвращение угроз террористического характера, а также защита экспонентов и посетителей от последствий техногенных катастроф, чрезвычайных ситуаций, несчастных случаев и других происшествий (пожаров, обрушения конструкций, повреждения коммуникаций и т.п.). Кроме того, весьма актуальны охранные меры по пресечению расхищения экспонатов и выставочных образцов, а также работа службы контроля техники безопасности.
Выполнение сопутствующих условий повышения качества выставок
Вот еще несколько условий, необходимых, но недостаточных для обеспечения надлежащего уровня выставок: хорошее знание потребностей экспонентов и первоочередная ориентация на них на всех стадиях подготовки и проведения выставок; использование современных выставочных технологий; ясное представление о перспективах развития экспобизнеса.
Прочие составляющие качества выставок
В конечном счете, на обеспечение эффективности и качества выставочно-ярмарочных мероприятий нацелены и менеджмент выставочно-ярмарочной деятельности, и управление экспобизнеса. Методические подходы, присущие этим направлениям работы выставочного предпринимательства, подробно рассмотрены в монографии [24].
Выводы
1. Запросы участников перманентно меняются в сторону требований по обеспечению стабильно высокого уровня эффективности и качества выставок.
2. Выставочный бизнес не несет прямой ответственности за непосредственное продвижение продукции экспонентов, его задача - обеспечить удовлетворяющую участников интенсивность и уровень делового общения в ходе выставки, хорошо предсказуемую возможность делового взаимодействия и реальные шансы установления целевых бизнес-контактов с прогнозируемым положительным результатом.
3. Помимо кропотливой и методичной работы, системный подход к обеспечению стабильно высокого качества выставок предполагает реализацию устроителями целого комплекса обязательных мер и системных действий.
4. Определенной гарантией качества выставок могли бы стать лицензирование выставочно-ярмарочной деятельности и сертификация организаторов.
5. Достижение высокого уровня качества выставок требует интеграции ресурсов, активов, производственных возможностей и мощностей предприятий различного профиля. Оно основывается на объединении усилий, творческого потенциала и практического опыта специалистов разных областей и профессий.
Источники:
2. Официальный сайт UFI [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.ufinet.org.
3. Байерские программы «Экспоцентра»: уникальный сервис для закупщиков // Удача Экспо. - 2012. - № 9. - с. 2.
4. ГОСТ Р 53524-2009. Конгрессная деятельность. Термины и определения. - М.: Стандартинформ, 2010. - 21 с.
5. Бычков И. Приоритет – инновационным технологиям // Экспо Ведомости. - 2010. - № 1. - с. 14.
6. Карасев Н. Совсем разные, но союзники // Мир Выставок. - 2012. - № 51.
7. «qbExpo» – взгляд на выставку в век информационных технологий // Удача Экспо. - 2011. - № 6-7. - с. 1.
8. Виртуальный каталог – новое качество оn-line сервиса // Удача Экспо. - 2012. - № 8. - с. 3.
9. Беляновский А.С. На перекрестье всех путей // Бизнес и выставки. - 2012. - 4 (58). - с. 5255.
10. Материалы Круглого стола «Об опыте работы выставочных комплексов в современных условиях и задачи по развитию материально-технической базы в регионах. 27 ноября 2009 г. // Официальный сайт ТПП РФ [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.tpprf.ru.
11. Методические рекомендации по проектированию, строительству и эксплуатации типовых региональных выставочно-конгрессных комплексов (из опыта работы ЦВК «Экспоцентр» и рекомендаций UFI и РСВЯ). ТПП РФ. - М. - 2009.
12. Борцов В.Г. Какой центр лучше // Бизнес и выставки. - 2008. - № 2 (31). - с. 51-53.
13. Программное обеспечение для выставок // Бизнес и выставки. - 2012. - № 1 (55). - с. 58-59.
14. ExpoGlobus IS: информационные системы для выставок и мероприятий // Мир Выставок. - 2012. - № 2 (48).
15. Информационно-коммуникационные технологии в выставочном деле // Мир выставок. - 2008. - № 2.
16. Беляновский А.С. Мелочи, создающие успех // Бизнес и выставки. - 2012. - № 5 (59). - с. 44-47.
17. Симонов К.В. Рекламно-информационное обеспечение выставочно-ярмарочной деятельности // Маркетинг в России и за рубежом». - 2014. - № 3.
18. Беднова Е. Выставки без контрафакта // Экспо Ведомости. - 2013. - № 1. - с. 23.
19. Рекомендации UFI по противодействию пиратству брендов и товаров на выставках // Официальный сайт РСВЯ [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.uefexpo.ru.
20. Скрибицкая И. За державу не обидно? // Бизнес и выставки. - 2010. - № 3 (46). - с. 56-57.
21. Скрибицкая И. Карнет АТА: 10 лет без права передвижки // Бизнес и выставки. - 2010. - № 5 (48). - с. 58-59.
22. Калмычкова Н. Безопасность как искусство // Бизнес и выставки. - 2012. - № 5 (59). - с. 48-50.
23. Симонов К.В. Современный экспобизнес: условия предпринимательства и управленческие технологии. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 656 с.
Страница обновлена: 22.09.2024 в 14:12:15