Анализ бюджетирования компании, как инструмента планирования, используя современные программные и технические средства

Система бюджетирования играет огромную роль в деятельности компаний. Она имеет огромное значение для правильного механизма функционирования организаций, как в теории, так и на практике.

Использование бюджетирования на предприятии повышает эффективность управления компанией и ее структурными подразделениями. Его внедрение поможет достичь поставленных целей при минимальных расходах, а также облегчит процесс согласования интересов различных подразделений.

С помощью этого метода оптимизируется финансовая структура, которая включает детальный анализ эффективности работы всей организации в целом, каждого отдела в частности, а также каждого его сотрудника.

По результатам анализа формулируется итог о «сильных» и «слабых» сторонах в цепи бюджета. Это поможет скорректировать и найти оптимальный вариант избежания финансовых «изъянов».

Плюсы использования системы Бюджетирования

Многие компании стремятся укоренить автоматизированную систему построения бюджетов, но на практике систе-мы рушатся и не приносят желаемого результата. Необходимо внедрять автоматизированную систему бюджетирования, которая действительно работает на практике. Для этого необходимо учитывать весь комплекс данных и выстраивать бюджетную модель гибкую, прозрачную с динамичной системой ввода и анализа данных.

Автоматизированная система бюджетирования обладает важными преимуществами. Единая система ведения финансовой отчетности контролирует непроизводительные расходы и ошибки сотрудников при выполнении различных процедур, приводящие к убыткам. Это мощное средство мотивации, коммуникации, координации сотрудничества между отделами и каждым сотрудником. Это стимулирует работника на самоорганизацию, обучение, выявление особо перспективных и продуктивных менеджеров из общего звена.

Цель деятельности любой компании – это получение прибыли. Если спланировать внедряемую систему бюджетирования правильно, это позволит равномерно и целенаправленно использовать ресурсы компании, чтобы получить максимальный доход и не остаться в убытке. Если же компания уйдет в минус, то с помощью системы можно корректировать данные, посмотреть, где и как произошел сбой.

Таким образом, внедрение системы бюджетирования на предприятии и решение проблем по этому внедрению приводят к созданию эффективной организации деятельности и, как следствие, способствует снижению издержек и увеличению прибыли. Бюджетное управление предназначено для «оцифровывания» деятельности компании в стоимостном выражении. Оно производит приведение показателей «физической», реальной деятельности, показателей экономической эффективности и показателей стоимости к одним единицам измерения.

Большинство коммерческих компаний создаются для обеспечения благосостояния собственника, а единицей измерения становятся деньги. Бюджеты являются средством управления денежной стороной [1].

Программные средства и решаемые задачи

Большинство компаний на начальном этапе получали опыт автоматизации на основе электронных таблиц, такой как MS Excel и на платформе программы 1С: Предприятие. В такой системе бюджетирования ЦФО заполняют и отправляют назад для согласования и утверждения. Проблемы возникают, когда ЦФО постоянно меняют формы бюджетов. Если это крупная компания и включает множество ЦФО, то система не справляется с большими объемами данных. Программа Excel решает не все задачи бюджетирования. Компания не должна подстраивать свою систему бюджетирования под возможности Excel. Недостатками программы являются:

– сложности перехода от плановых показателей к фактическим;

– недостаточные возможности анализа и прогнозирования;

– отсутствие системы связи групповой работы, и др.

Согласование бюджетов между подразделениями повторяются неоднократно. Это включает в себя пересчет всех бюджетов компании, что снижает эффективность работы. Так как это происходит вручную, то такой важнейший фактор как время, используется не рационально. На сегодняшний день бюджетный процесс не сможет быть реализован без качественных автоматизированных решений, разработанных на основе специализированных программных средств. При этом нужно придерживаться определенных задач, которые выведут компанию на путь укрепления стабильной системы бюджетирования. В том числе:

– организация взаимодействия в рамках бюджетного процесса большого количества подразделений и сотрудников компании;

– быстрое проведение регламентных процедур и соответствующих расчетов;

– обеспечение сотрудников широкими возможностями для анализа данных;

– интеграция с системами бухгалтерского, управленческого учета.

Целостность и непротиворечивость информации, информативность и удобство работы систем аналитической обработки, станут мощной информационной основой для принятия обоснованных управленческих решений.

Программы автоматизации Бюджетирования

Сейчас на рынке разработано много систем, автоматизирующих процессы бюджетирования: начиная от систем отечественных разработчиков и заканчивая решениями крупнейших западных компаний.

На основе мнения специалистов, рекомендующих различные программы, составлена таблица (см. на с. 64), в которой представленные наиболее используемые программы, в последовательности, отражающей степень их популярности.

Таблица

Популярность программ автоматизации бюджетирования

Наиболее популярной русской программой оказалась Инталев. Управление финансами. А среди зарубежных программ большинство предпочли Prestima. Ключевыми особенностями программного обеспечения Prestima являются разработка и настройка финансово-бюджетной структуры; определение плановых значений элементов бюджетов; учет фактических операций в разделе ЦФО, статей бюджетов по периодам планирования; текущий контроль исполнения бюджета; анализ план-фактных отклонений, выявление причин, выработка управленческих воздействий.

Направленность системы на полноценное решение именно этих задач обеспечивает их оптимальное решение и реальное повышение эффективности работы сотрудников планово-экономических и финансовых служб, руководителей среднего звена и топ-менеджеров компании [2].

Основная цель работы программы Инталев, определяет построение бизнес-процесса планирования бюджетов; возможность моделировать свое финансовое состояние: рентабельность, ликвидность, оборачиваемость, что особенно актуально в сложны экономических условиях; способность оценивать эффективность своего бизнеса через конкретные показателей, на базе чего производить эффективные корректировки ситуации в своем бизнесе [3].

Задача автоматизации состоит в том, чтобы создать в компании среду, в которой все возможности бюджетного подхода к управлению могли быть реализованы в полной мере [4].

От чего зависит эффективность?

Эффективная работа автоматизированной системы бюджетирования снижает неопределенность относительно будущего предприятия и поэтому дает обоснованные и взвешенные решения. В итоге это приводит к улучшению управляемости и ясности построения работы компании, оптимизации использования ресурсов. Также компания становится более привлекательной для инвестиций. Успешность проекта по внедрению бюджетирования определяется отношением к этому руководства компании. Когда топ-менеджмент активно участвует и контролирует процесс внедрения, можно рассчитывать, что проект не будет «заброшен в долгий ящик» на фоне решения срочных оперативных вопросов.

Таким образом, положительным следствием внедрения бюджетирования на предприятии с использованием современных программных технических средств должно стать повышение его управляемости. Компании пре-доставляется возможность отследить то, насколько четко она функционирует в соответствии с разработанными ранее планами.