Использование новейших информационных технологий на предприятиях малого и среднего бизнеса

"Хорошее начало – половина дела"

Платон

Здравствуйте, уважаемые читатели! Сегодня на страницах этого интересного журнала я хочу поговорить с вами об организации работы на малом предприятии. В процессе беседы я расскажу вам о внутри организационных проблемах, с которыми сталкивается предприниматель, опишу бизнес-процессы предприятия и покажу, как можно их автоматизировать с помощью уникальной российской разработки CRM системы (система управления взаимоотношениями с клиентами и поставщиками) Client Manager.

Для начала проясним, что же такое бизнес-процесс.

Бизнес-процесс – это практические мероприятия и ресурсы, направленные на создание, реструктуризацию и реформирование компании с целью улучшения ее деятельности, а именно: повышения прибыли, улучшения качества продукции, достижения экологических стандартов и т. д. В состав этих мероприятий входят организационные, технологические, экономические, финансовые, правовые и другие действия. Таким образом, бизнес-процесс – это связанные цепочки хозяйственных операций [1].

Возьмем для примера оптово-торговое предприятие. В нашей стране это наиболее распространенная малая форма бизнеса. Для организации такого бизнеса необходимы финансовые вложения в товар, аренду помещений, покупку оргтехники и самое основное ‑ затраты на зарплату персонала, которые порой очень существенны. Найти деньги на покупку товара и аренду помещений еще возможно. Но нанять высоко квалифицированных менеджеров и бухгалтера соответствующей квалификации бывает очень проблематично по причине их высокой стоимости на рынке труда. Но ведь должен же кто-то работать? И предприниматель вынужден нанимать людей со средним образование и своими силами обучать их работе, учась вместе с ними. Это долгий путь, который не всегда успешен по причине текучести кадров. Поэтому большинство предпринимателей заинтересовано в использовании недорогих информационно-технологических инструментов для максимально быстрой подготовки своих сотрудников.

Возникает вопрос, возможно ли сделать так, чтобы человек с не высокой квалификацией максимально быстро входил в курс дела, например, за один день? Да такая возможность есть.

В 1998 году российские программисты из компании General Programming and Research на основании запросов руководителей предприятий и по результатам наблюдения за работой менеджеров разработали автоматизированный комплекс Client Manager. Уникальность программы в том, что она позволяет специалисту средней квалификации иметь инструмент, обеспечивающий адекватное взаимодействие с другими предприятиями, используя унифицированные документы. Программа имеет “дружественный” интерфейс для пользователя, состоит из пяти взаимосвязанных окон и позволяет вывести на экран компьютера максимальное количество необходимой для работы информации.

С первого знакомства с программой покоряет простота, надежность и удобство работы для пользователя. Одним из серьезных достоинств программы Client Manager является легкая настройка на любые бизнес-процессы предприятия, порою даже очень специфические. Работа с программой не требует никаких специальных знаний о компьютере, файловой системе и т.д. Сотрудник, даже не умеющий пользоваться MS Word, сможет создавать качественные и грамотные документы.

Программа Client Manager базируется на трех “китах”: клиенты, документы, товар (услуга). Ядром программы Client Manager является офисный документооборот. Что мы подразумеваем под этим выражением. Документы делятся на три группы: исходящие, входящие и внутренние.

В “исходящих” обычно фиксируются все действия и документы, выходящие за пределы компании. Это могут быть звонки, визиты, предложения, счета, накладные, “платежки”, договора и т.д.

Во “входящие” входит стандартный набор документов. Это могут быть запросы, счета, счета-фактуры, платежи, товарные накладные и т.п.

“Внутренними” могут быть: договора, письма, типовые текстовые блоки, чаще всего использующиеся типовые письма, отчеты и другие документы, “настраиваемые” под конкретное предприятие.

На основании выше приведенной информации рассмотрим, как можно автоматизировать коммерческий документооборот торговой компании, назовем ее ООО “Малый Бизнес”. Допустим, компания занимается продажей фототоваров в розницу и мелким оптом (работает с фотографами). У нее есть 3 палатки, находящиеся в Универсамах. ООО “Малый Бизнес” имеет 10 основных поставщиков, у которых периодически покупает товар. Имея такие данные, начинаем настраивать программу Client Manager на это предприятие.

Для начала выстраиваем цепочку документов, которые предприятие использует ежедневно в своей бизнес деятельности. Каждому документу в программе присваиваются определенные свойства, благодаря которым программа сама будет анализировать информацию о документе. Например, для определения положения товара на складе, документ “исходящий счет” имеет одно из свойств – резервирование товара. Это означает, что предприятие выписывает счет мелкооптовому покупателю, а товар автоматически резервируется на складе.

Затем мы вводим в программу всю номенклатуру товара, который может использоваться предприятием для дальнейшей реализации. Это не обязательно должен быть товар, имеющийся в наличии. В карточку товара заносятся: артикул, единица измерения, скидка, НДС, таможенная пошлина (для внешнеторговых предприятий). По ней можно проследить всю историю и движение товара.

Следующий шаг – занесение информации о клиентах, поставщиках и магазинах, в которых реализуется товар. На каждого клиента и поставщика заполняется подробная карточка, куда заносятся следующие данные: адреса, телефоны, Интернет, банковские реквизиты, сотрудники компании и любая дополнительная информация. Затем клиент (поставщик) “сегментируется”

а) по категориям деятельности (каким видом деятельности занимается);

б) по месту нахождения фирмы или организации;

в) по группам (поставщик, клиент, неплательщик, VIP и т.д.).

Процедура заполнения карточки необходима для того, чтобы в дальнейшем при формировании любого документа программа “вставляла” все необходимые данные из карточки в требуемый документ.

Например, необходимо оформить исходящий платеж. Пользователь выбирает поставщика, товар, за который платит, нажимает кнопку платеж и программа автоматически формирует платежное поручение, в которое вставляет из карточки название клиента и все необходимые банковские реквизиты. Надо отметить, что карточка заполняется всего лишь один раз.

Возьмем бизнес-процесс “покупка товара у поставщика и выписка его на точки”, в котором используются следующие документы:

1. Исходящие запросы поставщикам. Допустим, предприятию необходимо купить модельный ряд фотоаппаратов марки КОДАК. Пользователь программы Client Manager нажимает кнопку ЗАПРОС, перед ним появляется специальное окно, в котором он выбирает, кому отправить запрос. В данном случае ‑ всем поставщикам. Нажимает кнопку калькуляция и попадает на склад. Указав необходимый товар, пользователь автоматически переносит его в документ. При нажатии клавиши “ОК” программа сформирует персонифицированные, типовые запросы в формате MS Word всем поставщикам. Остается распечатать эти запросы и отправить по факсу или по электронной почте.

2. Входящие предложения от поставщиков. Пользователю нет необходимости забивать вручную все входящие данные. Чтобы ввести предложение от поставщика в программу необходимо нажать всего одну кнопку связь документов (скрепка) исходящего запроса с входящим предложением. Если цена не соответствует той, которая у пользователя, то происходит корректировка. После получения от поставщиков предложений пользователь может легко определить какой поставщик предлагает самые выгодные цены. Для этого необходимо “зайти” в карточку товара, по которому производился запрос. В карточке на основании предложений от поставщиков сформировался конкурентный лист. На основании данных из конкурентного листа принимается решение у кого покупать товар. Пользователь звонит в компанию, являющуюся поставщиком и ему высылают счет.

3. Входящий счет. Мы снова делаем “связку” документов, и все необходимые данные переносятся из предложения в счет. Для этой процедуры необходимо нажать только кнопку связь документов и ОК. Документ готов.

4. Исходящий платеж. Предприниматель имеет два варианта оплаты товара: наличными деньгами и через безналичный расчет. Если оплата происходит безналичным платежом, то, используя кнопку связь документов, можно за несколько секунд сформировать стандартное платежное поручение. Если оплата происходит наличными средствами, то просто фиксируется сумма оплаты.

5. Входящая товарная накладная. Применяется все та же кнопка связи документов. Программа сама оприходует товар на складе.

6. Исходящая товарная накладная на точки. Формируется выпиской со склада.

Для малого бизнеса такая степень автоматизации документооборота и обработки данных позволяет использовать всего одного человека для ведения делопроизводства компании, учета и анализа данных. Обычно предпринимателю требуется до 10 дней, чтобы свести остатки по фирме и узнать общее количество денег на определенную дату (это далеко не бухгалтерский баланс). С программой Client Manager предприниматель может в любой момент в течение нескольких минут свести остатки по фирме.

Об анализе и прогнозе хода продаж поговорим в следующий раз.