Информационный портал для виртуальных организаций Краснодарского края

На основе анализа существующих точек зрения авторами было сформулировано собственное определение виртуального предприятия как «временного или постоянного образования экономически независимых и географически разрозненных рыночных агентов, комбинирующих человеческий, физический, финансовый, социальный капиталы и ключевые компетенции, обладающих единой сетевой организационной культурой, действующих в рамках контракта и единого информационного пространства и производящих на их основе конечный продукт или услугу. При этом, конечный продукт или услуга могут быть как виртуальными, так и традиционными».

Область построения виртуальной организации

Для повышения эффективности функционирования частично виртуальных организаций в Краснодарском крае необходимо создать портал, который представляет собой сообщество информационных ресурсов (сайтов), а также совокупность услуг, доступ к которым может быть осуществлен через единую точку входа.

В Краснодарском крае в настоящее время функционируют компании-аутсорсеры, которые предоставляют услуги, отвечающие основным потребностям клиентов. Данный процесс нашел свое применение в: сфере услуг (IT-индустрия, транспортные, туристические, услуги связи, финансовые и др.), сфере производства, управления, так же аутсорсинг человеческих ресурсов.

Исследуемый сектор отрасли представляется наиболее интересным для реализации в нем виртуальной организации. Это связано с несколькими причинами:

– сфера деятельности является крайне инновационной, что требует в наибольшей степени раскрытия предпринимательского и творческого потенциала;

– сфера деятельности развивается крайне динамично;

– большая часть аутсорсинговых услуг в настоящее время представляется достаточно небольшими компаниями.

Следовательно, данная область является крайне привлекательной для построения виртуальной организации и создания необходимой для ее функционирования инфраструктуры.

Портал частично виртуальных организаций

В рамках портала можно создать ряд проектов. Например, «Клуб аутсорсеров Краснодарского края», который будет выступать в качестве открытой дискуссионной площадки для всех участников рынка аутсорсинга, включая поставщиков и заказчиков услуг, регуляторов рынка, профессионалов аутсорсинга и руководителей бизнеса, представителей коммерческих и государственных структур, экспертов, аналитиков рынка и консультантов.

Предлагаемая инфраструктура должна включать возможности для организации проектов всеми участниками, как реальными, так и потенциальными. Тогда основными функциями портала, объединяющего частично виртуальные организации (аутсорсинговые компании) Краснодарского края, будут:

– создание единого информационного пространства поставщиков аутсорсинговых услуг, что повысит их гибкость и скорость работы, даст возможность снизить издержки, предоставит высокую скорость взаимного обмена информацией;

– поддержка проектов и продуктов участников проекта;

– информирование потенциальных клиентов о достоинствах предоставляемых аутсорсерами края услуг;

– оптимизация бизнес-процессов компаний-потребителей.

Таким образом, предлагаемый портал частично виртуальных организаций:

– создает инфраструктуру для функционирования виртуальных проектов;

– обеспечивает технологическое сопровождение в части их интеграции с базой данных портала, обработки и трансформации информационного контента;

– осуществляет расчеты с провайдерами;

– управляет рисками;

– развивает новые услуги в рамках новых проектов.

Информационный контент должен размещаться в базе данных портала в оговоренном формате. Причем, приложения должны быть интегрированы с программным обеспечением портала. Функции по донесению услуг до потребителей, продвижению продуктов предприятий-партнеров, а также по расчетам между участниками сети будет брать на себя портал.

Сообщество аутсорсеров может стимулировать творческий поиск новых идей и проектов, предоставлять авторам возможность создавать их самим или участвовать в их создании. Кроме того, участники данного сообщества способны стать стратегическим ресурсом развития инновационной экономики Краснодарского края. Тогда сообщество аутсорсеров можно рассматривать в качестве бизнес-сети, лежащей в основе всех формируемых проектов. Каждый проект может рассматриваться как отдельная виртуальная организация.

1. Процесс инициации создания виртуальной организации

Предлагаемый портал для виртуальной организации Краснодарского края должен поддерживать ряд функций виртуальной сети.

Процесс инициации создания виртуальной организации включает следующее:

а) идентификация проекта;

б) создание виртуальной организации;

в) организация единой информационной среды для совместной работы. Идентификация проекта начинается с регистрации «паспорта организации», который сохраняется в базе данных службы идентификации.

После инициации проекта, происходит создание виртуальной организации. Каждым из участников при регистрации определяется список своих ключевых компетенций, которые выбираются из каталога компетенций, разработанного в рамках сообщества, и детализируются с помощью текстовой информации. Данные сохраняются в индивидуальных профилях агентов и в дальнейшем могут быть скорректированы.

Единое информационное пространство сообщества аутсорсинговых компаний Краснодарского края должно отличаться от других сообществ. Для этого можно использовать меморандум сообщества, включающий в себя: декларацию о видении, миссия, ценности сообщества, краткое описание принципов деятельности сообщества, порядок отношений в рамках проектов, роли портала и критериев поддержки проектов со стороны портала.

Сообщество аутсорсеров должно иметь свое название и символику, Интернет-сайт с отдельным входом для всех зарегистрированных пользователей (участников сообщества) и общей информацией о проектах для сторонних посетителей.

2. Процесс функционирования виртуальной организации

Процесс функционирования виртуальной организации включает следующие действия:

а) планирование технологического процесса работы виртуальной организации;

б) организация деятельности участников виртуальной организации;

в) стимулирование участников и повышение доверия;

г) координация действий участников и выполняемых ими процессов;

д) контроль и оценка исполнения проекта.

Для каждого проекта должны быть сформированы документы (примерный перечень):

– соглашение об участии в проекте – разработанный службой права типовой договор, в котором рассматриваются следующие вопросы: основные правила проекта, ответственность и права участников проекта. Регистрация нового участника виртуальной организации может происходить лишь при наличии данного документа;

– описание проекта – должно содержать текстовое описание основных характеристик проекта, его целей и задач;

– план-график выполнения проекта;

– представляет собой файл, содержащий основные задачи, сроки, роли участников виртуальной организации. Данный документ является основным инструментом координации работ по проекту. Для упрощения восприятия информации он может содержать диаграммы Ганта;

– бюджет проекта. Представляет собой файл с оценочными прогнозами потребности виртуальной организации в ресурсах и ожидания проекта.

Инструменты, с помощью которых будут реализовываться процессы по обеспечению коммуникации между участниками в рамках сообщества: список рассылки сообщества, лента новостей и анонсов, публикуемых на сайте сообщества, форум сообщества, необходимый для обсуждения вопросов в рамках выделяемых тем.

В рамках сообщества необходимо предусмотреть выделение модератора, то есть отдельного участника виртуальной сети, который пользуется уважением членов сообщества и наделен правом принимать текущие решения в рамках сообщества. Модератор избирается по результатам ежегодного опроса участников сообщества.

Реализация проекта происходит с помощью распределения прав и ролей, определяемых органом-координатором проекта. С точки зрения бизнес-сети в целом, в рамках виртуальной организации предлагаем выделять лишь три роли: орган-координатор, эксперт, партнер. В рамках же самого проекта, орган-координатор может сам формировать роли и распределять их между участниками.

Для планирования и текущей координации работы в рамках проекта будет использоваться план-график проекта.

При реализации проекта необходимо предусмотреть механизм субподряда, который позволит каждому из участников проекта подключать к проекту любого другого стороннего участника и делегировать ему любые полномочия в пределах своих прав, определяя любые роли, получив свое выделенное пространство для совместной работы, возможность создания своего соглашения и бюджета, создавая свои собственные планы-графики своей части работ. При этом любой из вновь подключенных к проекту участников будет иметь доступ к четырем основным документам всех вышестоящих уровней, а также к общему рабочему пространству и общему списку рассылки проекта.

Партнерам сообщества будет предоставлена возможность осуществлять электронные расчеты с использованием как внешних по отношению к виртуальной организации платежных систем, так и внутренней интегрированной платежной системы. Выбор типа платежной системы осуществляется голосованием участников.

3. Процесс завершения работы виртуальной организации

Процесс завершения работы виртуальной организации включает:

а) оценку результатов функционирования виртуальной организации;

б) распределение выигрыша между участниками виртуальной организации.

Завершение для проектов характеризуется подведением итогов и ми между участниками. Предлагаем данный процесс партнерам реализовывать самостоятельно. При возникновении спорных вопросов их урегулированием занимается служба права.

Использование предлагаемого портала для аутсорсинговых компаний Краснодарского края позволит на всех этапах функционирования виртуального пула сократить транзакционные издержки:

– связанные со сменой участников сети в процессе выполнения проекта;

– связанные с избыточностью коммуникаций;

– связанные с принятием решений;

– связанные с поиском партнеров и инициации связей между ними;

– связанные с недобросовестностью агентов сети;

– связанные с распределением активов, приобретаемых в результате реализации проекта;

– связанные с неопределенностью процессов планирования и координации ресурсов участников.