Теоретические подходы к информатизации контроллинга как метасистемы управления на предприятиях деревообработки Красноярского края

Современные условия функционирования деревообрабатывающих предприятий выдвигают требования совершенствовать процессы управления в части оптимизации и упорядочивания управленческих воздействий на экономическую сферу. Условия развития лесного комплекса Красноярского края выявили отсутствие составляющих, ответственных за осуществление полного анализа деятельности деревообрабатывающих предприятий с учетом количественных и качественных показателей и проведения оценки результатов функционирования и разработки рекомендаций по достижению желаемого состояния. Перечисленные функции может с успехом выполнять контроллинг как метасистема управления, где координация деятельности предприятия и адаптация стратегии его развития осуществляются через комбинирование подсистем управления и мониторинга внешней среды. Полученная в результате информатизации контроллинга как метасистемы управления информация предоставит возможность увидеть целостную картину состояния предприятия, и его перспективу наряду с деталями и нюансами его функциональных составляющих. Разработка новой модели информационного обеспечения контроллинга предполагает доработку и обоснование таких понятий как «цикл контроллинга», «элементы контроллинга» и «контуры контроллинга».

Контроллинг и составляющие его цикла

В последнее время стало ясно, что контроллинг является основным поставщиком информации для управления предприятием. Он, находясь на пересечении учета, анализа, информационного обеспечения, контроля и координации ориентирует усилия предприятия в направлении достижения поставленных целей, связывая воедино все функции управления, интегрируя и координируя их. В тоже время контроллинг не подменяет собой управление предприятием, а лишь переводит его на качественно новый уровень, являясь своеобразным механизмом саморегулирования.

Контроллинг:

– концентрируя цели управления, позволяет направить все усилия предприятия в перспективу, установить будущие изменения его обязательств перед сотрудниками, партнерами, инвесторами [1];

– предусматривает поиск «узких мест» в работе предприятия [7];

– анализирует отклонения от намеченной стратегической программы [5];

– своевременно корректирует цели предприятия в системе показателей с учетом соответствующих изменений на рынке [4];

– минимизирует отклонения в достижении текущих целей, содействует выявлению причин отклонений фактических показателей деятельности предприятия от плановых и позволяет внести коррективы в планы [6];

– мотивирует предприятие на инновационную деятельность.

Все это позволяет расширить общепринятый состав стадий цикла контроллинга:

1) концентрация целей управления с учетом будущих изменений;

2) планирование направления усилий предприятия в перспективе;

3) поиск «узких мест» предприятия;

4) анализ отклонений от намеченной стратегической программы;

5) своевременная корректировка показателей;

6) мотивация инновационной деятельности – это новая стадия цикла контроллинга, которая затрагивает изменение производственной функции предприятия (технико-технологические инновации) и результатов этой функции (товарно-продуктовые инновации).

Добавление мотивации инновационной деятельности в цикл контроллинга позволяет замкнуть его, что ранее было сделать затруднительно. Именно деятельность предприятия в сфере инноваций позволит вернуться к первому этапу цикла – целеполаганию, что обеспечит не столько количественные изменения в планах, сколько позволит поднять предприятие на качественно новый уровень развития.

Контроллинг как метасистема управления

В результате включение мотивации инновационной деятельности в цикл контроллинга позволяет ему стать метасистемой управления. В силу своего особого места контроллинг как метасистема управления осуществляет информационное обеспечение разработки и принятия управленческих решений в целях оптимального использования имеющихся ресурсов, объективной оценки сильных и слабых сторон предприятия, повышения уровня его конкурентоспособности. При отсутствии хотя бы одной из составляющих цикла контроллинг перестает быть метасистемой управления и превращается в систему управления затратами или становится управленческим учетом.

Все вышесказанное позволяет отразить, контроллинг как метасистему, интегрирующую все информационные потоки в управлении предприятием с целью мотивации его деятельности на перспективу. Такое понимание контроллинга требует детального рассмотрения элементов, контуров и цикла контроллинга.

Элементы контроллинга наиболее полно с учетом его подсистем выделил Круссер Н.Г. [3] элементам контроллинга он относит: цели, задачи, законы и принципы, методы и функции, технология и практика, коммуникации, схема процесса, разработка и реализация решений, информационное обеспечение, функциональные структуры, схема организационных отношений, организационная структура, профессионализм персонала, компьютеризация и орг.техника, офисная мебель, сети связи, система документооборота.

Попытки выделения контуров контроллинга в литературных источниках редки, [2] а единая классификация позволяющая связать цикл, элементы и контуры контроллинга отсутствует.

Классификация элементов и контуров контроллинга в соответствии с уточненным циклом контроллинга выявила необходимость создания единого информационного пространства системы управления предприятием.

Выделенные элементы контроллинга продуцируют интеграцию системы управления предприятием и стадий цикла контроллинга в едином информационном пространстве. Это позволяет воздействовать на принимаемые управленческие решения и разрабатывать мероприятия по корректировке последних с учетом изменений во внешней среде.

Контроллинг и принятие управленческих решений

Функции, стадии цикла и элементы контроллинга, рассматриваемые исследователями, – от планирования до мониторинга и корректировки реализации планов – были необходимы в первую очередь для обеспечения возможности анализа выполнения планов, текущих результатов и отклонений фактических показателей от плановых. Создание единого информационного пространства в управлении предприятием через информатизацию метасистемы контроллинга позволяет сместить акценты с простого фиксирования прошлых фактов в сторону перспективного, опережающего планирования и контроля, а также оперативного отслеживания текущих событий. В результате в фокусе управления оказывается не прошлое и настоящее, а будущее состояние предприятия.

Таким образом, связь цикла, элементов и контуров контроллинга позволяет его представить как сложную конструкцию в системе управления предприятием и позволяющую определить состояние предприятия в будущем.

Для более детального понимания того, что умение быстро и качественно отбирать необходимую информацию напрямую связано с качеством принимаемых управленческих решений на предприятиях лесного комплекса, необходимо произвести взаимосвязь между релевантной информацией метасистемой контроллинга как инструмента эффективного управления предприятием и обеспечения его долгосрочного существования. Говоря об информации, помогающей службе контроллинга в ее действиях и решениях, а, следовательно, влияющей непосредственно на принятие управленческих решений, необходимо отметить, что информация не только является частью метасистемы контроллинга, но и, прежде всего, контроллинг как метасистему, нужно понимать как ту же информацию, только более конкретную, позволяющую обеспечить следующую взаимосвязь: «первичная информация – служба контроллинга – конечная информация – разработка и принятие управленческих решений».

Часто сама общая система информационных потоков на предприятиях лесного комплекса не выдерживает критики: документы проходят слишком медленно; никто не отвечает за документ в целом, каждый отвечает за часть документа. В таком случае не имеет смысла встраивать метасистему контроллинга, которая должна работать хорошо, в систему, которая работает плохо, тогда и система контроллинга будет работать плохо, поскольку она опирается на информацию из общей системы.

Информатизация метасистемы контроллинга

В рамках работы по внедрению метасистемы контроллинга на предприятиях лесного комплекса должна происходить перестройка и оптимизация всей системы информационных потоков (всего экономического документооборота) в соответствии с уровнями управления на предприятиях. Для доставки релевантной информации в реальном времени с низшего уровня управления наверх и в обратном направлении, с возможной обработкой этих данных требуется определенный класс инструментальных средств. Таким инструментарием в лесном комплексе может выступить метасистема контроллинга с последующей информатизацией.

В результате использования подсистем и уровней управления в качестве элементов архитектуры метасистемы контроллинга деятельность предприятия становится более прозрачной и управляемой, обеспечиваются условия интеграции всех его управленческих подсистем.

Важно то, что информатизация контроллинга как метасистемы позволяет разработать систему аналитики для целей управленческого учета, внедрить системы бюджетирования и автоматизированного документооборота, создать аналитические разрезы в бухгалтерском учете, которые позволят формировать все необходимые данные не только для бухгалтерского, но и для управленческого учета, бюджетирования и метасистемы контроллинга.

Таким образом, информатизация метасистемы контроллинга может помочь переориентировать вектор деятельности предприятий лесного комплекса в сторону источников эффективности во всех основных функциональных сферах их деятельности.