О службе контроллинга среднего по размеру предприятия

Типовое Положение о службе контроллинга среднего по размеру предприятия

Положение о структурном подразделении является внутренним юридическим документом предприятия, регламентирующим:

- характер подчиненности начальника подразделения вышестоящим руководителям;

- положение подразделения в структуре предприятия;

- цели, задачи и функции данного подразделения и его структурных звеньев;

- структуру подразделения;

- характер взаимодействия данного подразделения с другими подразделениями предприятия;

- права и сферу ответственности работников подразделения и его руководителя [1].

Цели, задачи и функции службы контроллинга, равно как и ее структура, в гораздо большей степени, нежели у других подразделений, зависят от позиционирования данной службы в структуре предприятия и характера ее взаимодействия с вышестоящими руководителями и руководителями подразделений этого же уровня управления. К примеру, такие подразделения, как отдел закупок, отдел кадров, бухгалтерия, цеха основного и вспомогательного производства будут выполнять свои основные функции независимо от положения в организационной структуре предприятия, поскольку они, в отличие от службы контроллинга:

Не проводят оценку деятельности ответственных лиц.

Выполняют понятные для работников предприятия функции, значимость которых в большинстве случаев не оспаривается.

Традиционно существуют на любом предприятии.

Поэтому, при разработке Положения о службе контроллинга, следует значительное внимание уделять вопросам подчинения руководителя службы, а также вопросам размещения службы в структуре предприятия.

На практике встречаются следующие варианты позиционирования службы контроллинга в организационной структуре предприятия [2]:

Служба контроллинга входит в состав подразделений финансово-экономического блока и подчиняется при этом заместителю директора по экономике и финансам (финансовому директору).

Служба контроллинга является самостоятельной во всех отношениях структурой и находится в непосредственном подчинении у директора предприятия.

Целью деятельности службы контроллинга является информационно-аналитическая и методическая поддержка руководителей всех уровней управления предприятием в процессе принятия ими управленческих решений.

Типовыми задачами службы контроллинга являются:

Организация, координация и методическая поддержка процессов планирования и бюджетирования на предприятии.

Организация, координация и методическая поддержка системы учета затрат и доходов на предприятии.

Разработка, поддержание и совершенствование системы диагностирования отклонений.

Разработка, поддержание и совершенствование системы анализа отклонений.

Предоставление аналитической информации руководителям всех рангов для обеспечения эффективного управления предприятием в целом и его структурными подразделениями.

Информационно-аналитическая и методическая поддержка реализации инвестиционных проектов и инновационных процессов.

Функции, которые должна выполнять служба контроллинга, можно классифицировать следующим образом (табл. 1):

Таблица 1

Этот классификатор достаточно четко определяет роль службы контроллинга в деятельности предприятия: служба контроллинга не замещает руководителей в процессе планирования, не ведет учет затрат вместо других подразделений и не накапливает контрольно-аналитическую информацию для собственных нужд, а проводит методическую, организационную, координационную и консультационную поддержку процессов планирования, учета, контроля и анализа с целью обеспечения руководителей необходимой информацией для эффективного управления предприятием и его структурными подразделениями.

Существуют два основных способа создания структуры службы контроллинга на средних по размеру предприятиях:

Служба контроллинга организуется в соответствии с функциями менеджмента. За поддержку каждой функции отвечает контроллер или группа контроллеров (Рис.1).

Служба контроллинга организуется в соответствии с функциональными сферами предприятия (производство, сбыт, закупки, финансы). За каждой сферой закрепляется контроллер или группа контроллеров (Рис. 2).

В ряде случаев целесообразно применять комбинацию этих способов.

В случае выбора варианта структурирования службы контроллинга по функциям менеджмента потребуются специалисты достаточно узкого профиля. Если же принимается вариант организации службы контроллинга по функциональным сферам, то, наоборот, специалисты широкого профиля. Это имеет свои позитивные и негативные стороны, которые руководство предприятия должно внимательно рассмотреть.

Современный контроллинг базируется на информационных технологиях, позволяющих значительно сократить затраты времени на обмен данными, снизить трудоемкость учетно-аналитических процедур, увеличить объемы перерабатываемой информации, поэтому наличие такого структурного звена, как бюро информационных технологий в службе контроллинга в настоящее время просто необходимо.

Характер взаимодействия службы контроллинга с другими подразделениями предприятия определяется в каждом конкретном случае на основе задач и функций, выполнение которых возложено на нее руководством предприятия.

На каждом предприятии существует свой порядок правовых отношений, однако вне зависимости от этого, основными правами работников службы контроллинга следует считать:

Право получать информацию от руководителей и сотрудников подразделений предприятия, необходимую для выполнения своих должностных обязанностей.

Право осуществлять связь с другими предприятиями и фирмами по вопросам, входящим в компетенцию службы.

Право давать обязательные для подразделений указания по вопросам методик планирования, учета затрат и анализа.

Право вносить предложения руководству предприятия о критериях и методах расчета вознаграждения работников за активную работу по улучшению показателей финансово-хозяйственной деятельности.

Руководитель службы контроллинга несет ответственность за:

Правильность применения методов, методик, инструментов и т.п., позволяющих получить достоверную и объективную информацию об эффективности деятельности предприятия и его подразделений.

Своевременность выполнения процедур, установленных регламентом.

Неразглашение конфиденциальной информации.

Невыполнение в полном объеме обязанностей и неиспользование прав согласно должностной инструкции.

Степень ответственности работников службы контроллинга в Положении, как правило, не регламентируется и устанавливается должностными инструкциями.

[1] Зачастую степень ответственности работников подразделения в Положении не прописывается, поскольку устанавливается должностными инструкциями.

[2] В случае централизованной службы контроллинга.