Практика внедрения контроллинга на отечественном предприятии

«ТЕХСНАБЭКСПОРТ» одна из ведущих мировых компаний, поставляющих продукцию ядерно-топливного комплекса и оказывающих услуги в этой сфере. Начиная с 1999 г., в компании проводится системная реструктуризация, которая направлена на внедрение современных технологий корпоративного управления. В данный момент осуществляется переход к внедрению системы управления качеством по ISO 9000-2000.

В ходе реструктуризации в компании была разработана концепция контроллинга и в течение 2-х лет осуществлялась ее практическая реализация. Остановимся на основных положениях системы контроллинга, с учетом особенностей управления предприятиями в России, а также на полученных результатах.

Контроллинг в нашей концепции - это новое явление в теории и практике современного управления, возникшее на стыке экономического анализа, планирования, управленческого учета и менеджмента. Он ориентирован, прежде всего, на поддержку процессов принятия управленческих решений. Одной из основных задач контроллинга является адаптация традиционной системы учета на предприятии к информационным потребностям должностных лиц, принимающих решения, т.е. в функции контроллинга входит создание, обработка, проверка и предоставление системной управленческой информации. Задачи контроллинга включают в себя мероприятия по поддержке и координации всех процессов финансово-экономического анализа и планирования в компании «ТЕХСНАБЭКСПОРТ».

Служба контроллинга отвечает за информационную поддержку всех бизнес-процессов и создание программных инструментов контроля для своевременного предупреждения негативных отклонений, которые могут возникнуть в ходе исполнения плановых заданий в текущей деятельности компании.

При внедрении системы контроллинга для руководства предприятия очень важно достаточно быстро увидеть практические результаты. Проше всего эту задачу решать путем разработки относительно простых программных средств и предоставления их руководству для информационно-аналитического обеспечения процессов управления.

Что дало решение этой первоочередной задачи? Если раньше, два года назад, целостную картину положения дел в компании знали лишь генеральный директор и две-три ключевые фигуры, то сейчас достоверным комплексным анализом владеет все руководство высшего уровня и ведущие специалисты, а это более 30-40 человек.

Каждый работник компании сегодня имеет четкие обязанности, понимая уровень своей ответственности. Высокая исполнительская дисциплина - это один из результатов реструктуризации.

На практике контроллинг зачастую реализуется лишь в виде рутинных процессов ввода и хранения данных, расшифровку которых способны сделать только отдельные специалисты службы контроллинга. Для менеджеров высшего звена, принимающих важные управленческие решения, необходимо предоставить «подручные» инструменты оперативного контроля и анализа с возможностью собственной интерпретации.

В компании «ТЕХСНАБЭКСПОРТ» задача информационно-аналитической поддержки стратегического менеджмента была решена в первую очередь. Например, сегодня руководитель компании в оперативном режиме владеет информацией о фактическом исполнении плановых показателей, наличии денежных средств на расчетных счетах, исполнении бюджета и контроле исполнения основных резолюций на документах. Если руководитель владеет этими данными в системном виде, то совершенно другие вопросы задает своим подчиненным.

Данные по фактическому исполнению плановых показателей и бюджета, как правило, получают в результате обращения к бухгалтерским программам. Строгие правила бухгалтерского учета не всегда совместимы с необходимостью учета еще несовершенных или незавершенных операций. Было принято решение не загружать специалистов бухгалтерии и ее программные продукты дополнительными аналитическими обработками проводок. Тем самым у бухгалтерии остается достаточно времени для корректной обработки операций, что способствует снижению финансовых и налоговых рисков. Таким образом, бухгалтерия в компании «ТЕХСНАБЭКСПОРТ» не вовлекается в процессы управленческого учета.

Рассмотрим, например, традиционную схему прохождения документов. Любой платеж делается на основании некоего документа. Он пишется на бумажном носителе, потом переносится физически в бухгалтерию, а бухгалтерия осуществляет платеж. Вся процедура, предшествующая действиям бухгалтерии, в компании «ТЕХСНАБЭКСПОРТ» решена в электронном виде посредством стандартизированных шаблонов.

При формировании бумажного носителя, который потом пойдет в бухгалтерию для исполнения, все сведения уже попадают в информационную систему непосредственно с рабочих мест исполнителей. Когда выписывается платежное поручение, то уже виден формуляр - готовая форма, сформированная цепочкой функциональных отделов. Бухгалтерия только проверяет наличие правильно заполненных реквизитов, а на форму к этому времени уже «навешена» вся управленческая информация: по какой статье бюджета этот расход будет проведен; каков источник финансирования расхода; что за признак подразделения; относится ли расход на себестоимость или прибыль и т.п.

В системе мы видим в сравнении с планом текущее состояние каждой расходной статьи на текущий же момент, естественно, с учетом тех расходов, о которых еще нет никаких данных в программе бухгалтерского учета. Суть управленческого учета как раз заключается в том, чтобы была уверенность в правильности принимаемого решения в данный конкретный момент времени. По всем статьям бюджета есть установленные плановые лимиты. Если с учетом той суммы, которая должна уйти с расчетного счета, превышается лимит расхода по данной статье, компьютерная программа просто не регистрирует эту заявку, запрещает выписывать платежное поручение. Это означает, что необходимо провести дополнительный анализ. В результате такого анализа можно сказать, по каким статьям к этому времени существуют резервы, перегруппировать лимиты или просто их увеличить.

Все программные продукты, используемые в компании «ТЕХСНАБЭКСПОРТ», разработаны собственными силами, поэтому всегда есть возможность добавить или изменить базы данных, если каких-то сведений не хватает.

Не следует питать особых иллюзий относительно того, что создаваемый программный продукт будет отслеживать каждый ваш неверный шаг. Большую ошибку совершают программисты, пытающиеся изначально ставить перед собой задачу разработки программы, которая может учесть все. В погоне за этим процесс разработки становится бесконечным: растягивается на долгие месяцы, а то и на годы. Результат деятельности службы контроллинга нужно продемонстрировать руководству как можно быстрее. Деятельность компании не может останавливаться и ждать получения результата в долгосрочной перспективе. На наш взгляд, на первом этапе необходимо создавать доступные и простые программные продукты, которые бы стабильно выдавали сводную информацию для оперативного использования руководством. Задачи комплексного анализа практически любого уровня сложности могут решать опытные специалисты плановых и финансовых служб.

Проиллюстрируем на практическом примере принятие управленческих решений с использованием разработанных в компании «ТЕХСНАБЭКСПОРТ» программных продуктов. Для реализации задач компании необходимо приобрести автомобиль. Руководителю в этом случае понадобится ровно три минуты, чтобы без всяких дополнительных консультаций принять решение. Для этого следует открыть одну из бюджетных программ «Контроль расходов по статьям бюджета» и выбрать соответствующую статью. Группировка статей здесь не совпадает с планом счетов бухучета. Они сгруппированы так, как нужно с точки зрения управленческого учета. Выбираем статью «Приобретение автотранспорта». Видим план, состояние на текущую дату и процент исполнения. В нашем случае видно, что план по текущему кварталу выполнен на 90%. Это означает, что фактических резервов для того, чтобы купить автомобиль, сегодня нет. Но при этом видно, что такая возможность есть во 2-ом квартале. Чтобы узнать это, нет необходимости обращаться ни в бухгалтерию, ни в планово-финансовый отдел.

На большинстве отечественных предприятий директора или представители высшего руководящего звена, даже если они пошлют запрос в соответствующие подразделения и инстанции, не могут оперативно ответить на вопрос: «Сколько у вас денег на расчетных счетах, в каких банках и в какой валюте?». Для ответа на этот вопрос в традиционном учете требуется немало времени и усилий.

Используя разработанную в компании «ТЕХСНАБЭКСПОРТ» информационную систему, генеральный директор может самостоятельно быстро увидеть картину по расчетным счетам в сводном виде на любую календарную дату с опережением по отношению к базе бухгалтерского учета.

Одна из основных практических задач контроллинга - организация документооборота. В компании «ТЕХСНАБЭКСПОРТ» принята концепция минимизации учетных данных по документам. Вводятся наиболее существенные признаки только тех документов, исполнение которых должно стоять на контроле. Преимущества: простой интерфейс и минимальное время ввода данных, а также получение немедленного результата. Если на документе есть резолюция с конкретным сроком исполнения, он автоматически поступает на контроль в единую информационную систему.

Если открыть базу «Контроль исполнения документов» и выбрать соответствующую дату, то можно увидеть число «просроченных» документов с их реквизитами, в том числе и ответственных исполнителей. Следует отметить, что эта база в любой момент времени доступна генеральному директору. Программа предусматривает режим автоматического напоминания о необходимости исполнения документа. Задача организации и управления документооборотом особенно важна для компании «ТЕХСНАБЭКСПОРТ», поскольку наша компания решает не только свои частные, но и государственные задачи, связанные с деятельностью Минатома России и ведущих его предприятий.

Что касается подходов к разработке всех наших программных продуктов информационной системы, то главный принцип заключается в простоте интерфейса и его «дружественности». В этом случае программными модулями интересно пользоваться, они становятся полезным и дают ощутимый результат. Разработку программных модулей в компании необходимо проводить последовательно, по мере необходимости. Фактором необходимости является четкое сформулированное техническое задание для будущих пользователей программ. Это четкий признак будущей востребованности готового продукта. При обсуждении задания необходимо выявить самые существенные цели, чтобы выдать программный продукт в минимальные сроки и не превращать процесс в бесконечный. При таком подходе появляется творческий азарт и удовлетворение от внедрения программ.

На наш взгляд, правильный выбор пограничных условий при постановке задачи для разработчиков программ очень важен для любой компании. Простая разработка, ограниченная в своих возможностях, но реализованная в кратчайшие сроки, иногда способна принести более ощутимый результат в практике принятия решений, чем это позволяют сложные системы класса ERP. С помощью довольно простых инструментов, на предприятии могут в достаточно короткие сроки начаться настоящие изменения.

Информационная система, поддерживаемая службой контроллинга, позволяет найти все необходимые для анализа плановые и фактические показатели за любой период: объем валютных поступлений, доходы, объем продаж, товарооборот и т.д. Это очень важно, так как, начиная в 1999 г. реструктуризацию, руководство компании ставило конкретную основную цель: смена динамики устойчивого падения показателей на их устойчивый рост. Перед глазами постоянно должны быть тренды показателей: нужен позитивный результат как психологический фактор воздействия на персонал. Начиная с конца 1999 г. компания «ТЕХСНАБЭКСПОРТ» демонстрирует стабильность положительных тенденций.

В информационной системе контроллинга выделен отдельный блок: «Руководитель подразделения». Здесь имеются все необходимые руководителю подразделения «шпаргалки»: бюджет в рамках той статьи, к которой он допущен; план-фактный анализ показателей; реестры контрактов и документов валютного контроля; справочники всех инофирм, с которыми мы работаем; справочники заводов-поставщиков. Руководитель может провести сравнительный анализ, посмотреть динамику показателей. Кроме того, на серверах размещены все презентационные материалы компании, все стандарты и положения, базы данных: законодательные документы, справочник телефонов и т.д., Из единой информационной системы можно войти в Интернет.

В настоящий момент, служба контроллинга компании «ТЕХСНАБЭКСПОРТ» находится на новом витке развития: идет работа над совершенствованием аналитического блока в информационной системе. Это позволит измерять и оценивать эффективность деятельности не только в разрезе бизнес единиц, но и отдельных контрактах с учетом высокой неопределенности и динамики внешней среды компании.