Опыт внедрения системы финансового контроллинга в многофилиальном банке

Краткая характеристика организации. Полное официальное название организации: Открытое акционерное общество Коми региональный банк "УхтаБанк". Это крупнейший банк республики. Обслуживает более 2-х тысяч корпоративных и более тридцати тысяч частных клиентов. Корпоративная клиентура представлена в основном предприятиями топливно-энергетического комплекса, лесоперерабатывающей и пищевой промышленности, транспорта и торговли. Головная организация расположена в городе Ухта (республика Коми). Банк имеет шесть филиалов в городах Воркута, Инта, Москва, Печора, Сыктывкар, Усинск. Общее количество сотрудников ‑ около четырехсот человек.

Ужесточение конкуренции побуждает владельцев и менеджеров все большего числа предприятий не только задумываться над эффективностью использования имеющихся у них ресурсов, но и заставляет, как образно говорят, повернуться лицом к использованию современных управленческих технологий. Одной из центральных проблем, при этом, становиться организация такой системы учета, которая будет удобной для планирования, контроля и анализа деятельности предприятия. Однако, стандартный бухгалтерский учет (в банках ‑ в наибольшей степени) для этого совершенно недостаточен.

Во-первых, бухгалтерский учет в его современном виде ориентирован, прежде всего, на предоставление информации контролирующим и фискальным органам, что накладывает заметный отпечаток на выбор регистров учета и оценку значимости статей. Появление агрегированных документов [2] было шагом в нужном направлении, но далеко недостаточным.

Во-вторых, в управленческой триаде планирование-контроль-анализ бухгалтерия занимается, в основном, исключительно второй составляющей.

В третьих, управленческий учет должен ориентироваться на руководителей высшего и среднего звена и, возможно, на владельцев предприятия, т.е. на того "потребителя", который в большей степени заинтересован в реальной оценке эффективности работы предприятия и перспектив его развития. По известным причинам в бухгалтерском учете зачастую эта информация виртуозно камуфлируется.

В конце 1997 руководством "УхтаБанка" было принято решение о разработке и введении в действие единой системы финансового контроля и планирования. Цель ‑ повышение эффективности использования имеющихся в распоряжении банка ресурсов с использованием элементов управленческого учета. В качестве перспективной ставилась задача по созданию полностью автоматизированной системы финансового планирования, учета и контроля, максимально приближенной к западным стандартам.

Реализация задачи.

Использование главных элементов системы было достаточно традиционным, основные моменты описаны во многих изданиях, посвященных современным управленческим технологиям. Среди них были как популярные ‑ вроде широко известной библиотеки журнала "Эксперт", так и профессиональные издания. Не углубляясь в теоретические аспекты, постараемся вычленить те детали, которые принесли определенный позитивный или негативный результат.

Организационная структура.

При выделении учетных организационных единиц использовались два подхода.

Первый подход ‑ определение учетной организационной единицы по признаку единой ответственности за финансовый результат. Такие единицы были названы центрами финансового учета ‑ ЦФУ. Имеются два принципа выделения в ЦФУ. Первый и основной ‑ территориальный, когда в качестве ЦФУ выделялись территориально обособленные подразделения, как правило, имеющие самостоятельный баланс (филиалы). Второй ‑ функциональный, реализуемый в крупных подразделениях (филиалах), когда невозможно или нецелесообразно сосредоточить управление всеми направлениями деятельности в одних руках.

Возможно также выделение экстерриториальных ЦФУ, когда банком осваивается новое направление деятельности и важно знать насколько эффективны предпринимаемые усилия в данном направлении.

По сути, Центром Финансового Учета может быть подразделение или направление деятельности, вклад в общий результат работы банка которого важен для принятия управленческих решений.

Второй подход к определению организационной единицы осуществлялся по признаку единой ответственности за расходы и затраты, не связанные непосредственно с финансовой деятельностью банка, которые необходимы для поддержания его работы как абстрактного предприятия. Особый интерес к данным расходам и затратам потому, что они мало зависят от финансовой конъюнктуры, чрезвычайно инертны и наиболее доступны для злоупотреблений.

Как правило, каждое территориально обособленный ЦФУ является также и центром затрат (ЦЗ) в той части, в которой обслуживает самого себя. Однако, в крупных подразделениях могут выделится и несколько ЦЗ по функциональному признаку (служба безопасности, служба автоматизации и т.д.). Кроме того, специализированный ЦЗ может оказывать услуги нескольким ЦФУ и другим ЦЗ.

Некоторые типы затрат могут объединяться в проекты для всех ЦЗ. Так, наиболее крупные затраты на основные средства (строительство, реконструкцию, дорогостоящее или многочисленное оборудование) объединяются в план технического перевооружения. Точно также составлялись план обучение персонала и план рекламной кампании, включавший в себя кроме собственно рекламы всю деятельность связанную с PR, а именно: представительские расходы, расходы на благотворительность и т.п.

Документы.

Для планирования, контроля и анализа деятельности ЦФУ использовались два документа: бюджет и финансовый план.

Основным документом для центра финансового учета стал бюджет. Структурно это стандартный отчетом о прибылях и убытках [0], но с заметным изменением детализации, в основном коснувшейся укрупнения и добавления ряда статей, учитывающих корректировки финансового результата и отражающих финансовые взаимоотношения с другими ЦФУ, а также результаты некоторых технических операций.

Вторым, вспомогательным документом для ЦФУ, был определен финансовый план. Функционально, задача этого документа, раскрывая структуру требований и обязательств, служить обоснованием ряда статей бюджета. Прежде всего, это касается процентных доходов и расходов, налогов на имущество и т.п.

Теперь финансовый план представляет собой стандартный баланс [0], в котором статьи агрегированы таким образом, что их можно легко сопоставлять с соответствующими статьями расходов и доходов в бюджете. Также как и в бюджете, в финансовом плане сделаны ряд корректировок, играющих ту же роль, что и для бюджета.

Смета капитальных затрат и текущих расходов ‑ основной документ ЦЗ. По сути, он является частью бюджета. Данная смета включает в себя следующие типы затрат и расходов: расходы на персонал, содержание зданий и сооружений, оборудование, связь, охрану, услуги сторонних организаций и т.п. Эти затраты были также разделены на четыре типа по признаку сроков их "воздействия" на финансовый результат:

1. Иммобилизация ресурсов. Раздел включает в себя, прежде всего, капитальные затраты, а также все другие затраты, которые по каким-либо причинам не будут отнесены на финансовый результат отчетного периода (например, подписка, централизованная закупка расходных материалов и т.п.).

2. Текущие расходы. Это расходы, которые произведены и списаны на финансовый результат в данном отчетном периоде.

3. Амортизация и износ. Все амортизационные отчисления, износ, списания. Данный раздел отвечает за перенос необходимой части затрат первого раздела, произведенных в предыдущие отчетные периоды, на финансовый результат текущего.

4. Компенсации. Все виды доходов, получаемые банком не от кредитно-финансовой деятельности. В основном это аренда или субаренда

Упомянутая выше инертность затрат и расходов, фигурирующих в смете крайне опасна в случае резких колебаний доходности финансовых операций. Но та же инертность является залогом хорошей точности планов и реальной предпосылкой формализации процедур планирования и контроля. Предстоящие расходы с очень высокой точностью определяются на основе штатного расписания, имеющихся договоров на аренду, коммунальное обслуживание помещений, охрану, связь и т.п. Большая часть других расходов может планироваться на основе разработанных отраслевых или корпоративных нормативов. В последнем случае хорошим подспорьем становятся статистические данные. Для ряда статей двух первых разделов может быть предусмотрен резерв. Задача резерва ‑ дать возможность маневра исполнителю при росте цен, росте курса доллара и т.п.