Оценка уровня зрелости управления проектами в организации

В настоящее время проектный подход к управлению становится общепризнанным мировым стандартом работы. Он применяется все большим количеством российских предприятий. Поэтому особую актуальность приобретают вопросы оценки уровня зрелости компании в применении методов и инструментов управления проектами.

Центральным элементом при проведении оценки зрелости является концепция организационной проективности. Теоретической основой предлагаемого подхода являются:

— методология управления проектами, сформулированная и разработанная в многочисленных трудах отечественных и зарубежных авторов [1, 3, 4, 5, 7], позволяющая выявить и определить процессы управления проектом;

— методология организационной зрелости управления проектами, представленная в работах [2, 6], дающая направление для определения критериев и градации уровня развития предприятия при применении управления проектами;

— методология управления персоналом проектно-ориентированной организации, включающая подходы к мотивации, командообразованию, профессиональному развитию и подготовке кадров [1, 3, 8];

— методология создания и внедрения информационных систем управления проектами на базе современного программного обеспечения (MS Project, Primavera, Open Plan и др.) [3, 5].

Три составляющих готовности организации к управлению проектами

Под организационной проективностью понимается способность организации применять проектный подход для достижения своих целей и задач. Ее мерой является уровень зрелости организации (в процентном выражении или в балльных оценках), характеризующий степень проникновения проектного подхода в практику работы организации. В свою очередь, уровень зрелости организации характеризуется тремя составляющими: процессы, технологии, кадры.

Таким образом, организационная проективность определяется:

1) уровнем зрелости проектно-ориентированных процессов организации,

2) уровнем зрелости в применении проектно-ориентированных технологий,

3) уровнем зрелости кадрового обеспечения проектно-ориентированной деятельности организации.

Рассматривая оценку уровня зрелости процессов, необходимо отметить, что система управления проектами на организационном уровне включает следующие объекты: проект, программа, портфель проектов и программ.

На основании анализа профессиональных стандартов по управлению проектами в составе системы управления проектами организации можно выделить следующие группы процессов:

— процессы управления проектом (уровень монопроекта);

— процессы управления программой (уровень программы);

— процессы управления портфелем проектов и программ (уровень портфеля).

Процессы управления проектом и программой определяются пересечением групп процессов и предметных областей. К первой относятся: инициация, планирование, исполнение, контроль, завершение. Ко второй — управление: интеграцией, составом работ, стоимостью, качеством, коммуникациями, рисками, контрактами и поставками, человеческими ресурсами.

Процессы – технологии – персонал

Процессы управления портфелем проектов и программ можно подразделить на две подгруппы:

— процессы формирования портфеля (идентификация, категоризация, оценка и отбор, определение приоритетов, балансировка, авторизация);

— процессы мониторинга и контроля (обзор и отчетность, стратегические изменения).

Процессы управления портфелем, программой и проектом не являются дискретными, они перекрываются и переплетаются в рамках системы управления проектами.

Оценка уровня зрелости компании предполагает определение соотношения числа выявленных процессов управления проектами, программами и портфелями и общего возможного числа процессов из базы данных признанных «лучших практик».

Управление портфелями и проектами невозможно без использования соответствующих информационных технологий. В их основе лежит инструментарий, классифицируемый в современной профессиональной литературе как программное обеспечение управления проектами. В настоящее время на рынке доступны десятки пакетов, обеспечивающих поддержку процессов управления временными параметрами, стоимостью, ресурсами, рисками, коммуникациями.

Оценка уровня зрелости компании в области применения информационных технологий управления проектами включает:

— показатели оснащенности соответствующим техническим и программным обеспечением,

— наличие соответствующих методических и обучающих материалов,

— уровень владения технологиями персонала компании.

Важнейшей составляющей системы управления проектами организации являются люди.

Переход к проектно-ориентированной модели управления требует от персонала организации высокого уровня подготовки и мотивации. С этой точки зрения большое значение приобретают вопросы обучения сотрудников работе в новой проектной среде, которая включает новые процессы, технологии и элементы организационной структуры управления. Трансформация структуры предприятия приводит к появлению новых элементов:

— проектный офис;

— проектный комитет;

— менеджеры портфелей;

— менеджеры программ;

— менеджеры проектов;

— администраторы проектов;

— члены проектных команд.

Кадровое обеспечение системы управления проектами в организации включает полный цикл задач по подбору, подготовке, мотивации и оценке исполнения всех участников с целью достижения стратегических задач.

Оценка уровня зрелости персонала компании в области управления проектами включает как анализ знаний и навыков сотрудников, так и соответствие ряду критериев:

— наличие системы мотивации на проектно-ориентированную деятельность,

— внутренняя система сертификации по управлению проектами,

— четко определенные карьерные пути для сотрудников, занятых в проектно-ориентированной деятельности и др.

Интегральная оценка и ее этапы

Интегральная оценка уровня зрелости компании базируется на триаде «процессы – технологии – персонал». Она предполагает изучение материалов по управлению проектами, а также проведение анкетирования с представителями различных подразделений о практике организации проектной деятельности и включает следующие этапы:

— выявление существующих проблем в проектно-ориентированной деятельности компании;

— выявление «лучших практик» управления проектами в компании;

— определение количественных оценок уровня зрелости компании по организационным подразделениям, группам процессов и предметным областям управления проектами;

— определение предметных областей управления проектами, требующих первоочередного усовершенствования и развития;

— разработка рекомендаций на долгосрочную и среднесрочную перспективу по совершенствованию системы управления проектами.

Результатом оценки уровня зрелости управления проектами в компании является совокупность количественных оценок и качественных характеристик. Они позволяют дать всестороннее представление об уровне готовности процессов, технологий и персонала к эффективному и профессиональному управлению проектами, программами и портфелями проектов.