Повышение эффективности формирования сводной отчётности коммерческого банка

В современных коммерческих банках подразделениям, отвечающим за формирование сводной отчетности отводится существенная роль в их повседневной деятельности. За последние несколько лет существенно вырос отчётный потенциал (количество отчётных форм), предоставляемый коммерческими банками Центральному Банку Российской Федерации (ЦБ РФ), сократились сроки сдачи отчётных документов, что обусловлено ужесточением контроля за банковской деятельностью в нашей стране.

Своевременное формирование и предоставление отчётных документов в ЦБ РФ соответствующими подразделениями ‑ одна из основных задач коммерческих банков (КБ). Несмотря на всё возрастающие требования Центрального Банка информационное обеспечение подразделений сводной отчётности во многих банках оставляет желать лучшего. Часто несвоевременная, неполная, неактуальная информация является причиной весомых штрафных санкций, накладываемых ЦБ на кредитную организацию. В последнее время эта проблема встала наиболее остро, иногда даже получасовая просрочка предоставления отчётного документа может послужить причиной штрафных санкций от нескольких десятков тысяч рублей.

Основная цель данной статьи ‑ помочь кредитной организации наладить информационное обеспечение подразделения сводной отчётности таким образом, чтобы полностью исключить или свести к минимуму размер штрафных санкций, накладываемых на кредитные организации ЦБ РФ в связи с несвоевременным предоставлением отчётных документов.

Концепция информационной системы

Цели создания подразделения сводной отчётности

Основные задачи подразделения:

- сбор и анализ информации ЦБ РФ, касающейся вновь появившихся, изменения текущих и изъятия существующих отчётных форм.

- сбор и анализ информации от филиалов и структурных подразделений банка, необходимой для составления отчётных документов;

- формирование, проверка корректности и предоставление отчётности в Главное Управление ЦБ РФ.

Информационные ресурсы и их источники

Для своевременного предоставления подготовленных отчётных документов кредитной организацией в Главное Управление ЦБ РФ подразделению сводной отчётности необходима в первую очередь информация о существующих в настоящий момент отчётных требованиях ЦБ, о внесенных изменениях, об упразнённых отчётных формах. Данную информацию может предоставить только ЦБ РФ. Существует три источника получения информации: интернет - Web-сервер ЦБ РФ, электронная почта ЦБ РФ и бумажные носители.

Преимущества и недостатки информационных источников

В настоящее время большинство банков частично или полностью игнорируют информацию, предоставляемую посредством web-сервера ЦБ РФ, в основном полагаясь только на документы, поставляемые на бумажных носителях. Недостаточное внимание уделено использованию информационных ресурсов электронной почты Главного Управления ЦБ РФ. Опираясь только на бумажные информационные носители банки тем самым проигрывают по времени поступления необходимых подразделениям информационных ресурсов. Возможны случаи утери или непредоставления Центральным банком информации на бумажных носителях кредитным организациям, при этом отсутствие других источников поступления информации может привести к фатальным для банка последствиям.

Из представленной выше таблицы однозначно можно выбрать два информационных источника, являющихся своеобразным дополнением друг к другу - web-сервер ЦБ РФ и электронная почта ГУ ЦБ РФ.

Информационные ресурсы, предоставляемые ЦБ РФ

Оптимальным является грамотное сочетание всех трёх источников информационных ресурсов.

Помимо информации о составе и структуре отчётных форм, а также программного обеспечения для их подготовки, необходимо собрать информацию от подразделений для формирования отчётности. В основном это филиалы кредитной организации. Информационными ресурсами здесь выступают балансы, внебалансовые отчёты, расшифровки счетов и т.п. Главное точно определить какие информационные ресурсы и где необходимо получить для формирования отчётных документов.

Планирование процесса получения информационных ресурсов

Существует несколько типов (видов) предоставляемой коммерческими банками отчётности: ежедневная, еженедельная, ежемесячная, ежеквартальная и ежегодная. Наибольший объём отчётных документов, предоставляемых Центральному банку, приходится на предновогодний период, несколько меньший на конец квартала, еще меньший на конец месяца.

Большинство кредитных организаций недостаточно внимания уделяют процессу планирования получения как внешних информационных ресурсов, необходимых для формирования отчётных документов, так и внутренних. В основном вне зависимости от отчётного периода получение внешней информации происходит в середине дня 11 - 12 часов, что зачастую является причиной несвоевременно подготовленного отчётного документа.

Необходимо таким образом составить план получения информационных ресурсов, чтобы c одной стороны выполнялся критерий своевременности, с другой - оптимальным образом использовались средства сбора, предоставления, анализа и хранения информации.

Количество отчётных форм.

На начало 1999 г. число ежегодных отчётных форм предоставляемых кредитным организация Центральному банку составляло около 10, ежеквартальных - 30, ежемесячных - 50, еженедельных - 10, ежедневных - 5.

Сроки сдачи отчётных форм.

Ежедневные отчётные формы ‑ до 10-12 часов следующего за отчётным рабочего дня, еженедельные ‑ от 10-12 часов следующего за отчётным рабочего дня до конца рабочего дня, ежемесячные ‑ от 1 до 10-15 дней, ежеквартальные - от 10 до 15 дней, ежегодные ‑ от 5 до 15 дней.

Для большей наглядности приведём следующий график зависимости количества отчётных документов от периода подготовки и предоставления отчётности ЦБ РФ.

Динамика изменения количества формируемых отчётных документов на первый квартал

Динамика предоставления отчётных документов в ЦБ РФ в течении дня

В настоящее время коммерческие банки получают данные из ЦБ и отправляют сформированные отчётные формы в ЦБ с существенными временными задержками, что вызвано отсутствием утверждённого плана информационного обмена с ЦБ РФ. Приём и отправка документов в основном ведётся от случая к случаю.

Оптимальным будет следующий план получения внешних информационных ресурсов ЦБ РФ:

План-график информационного обмена коммерческого банка с Центральным банком

Кредитные организации, особенно многофилиальные недостаточно внимания уделяют оптимизации времени, прошедшего с момента отправки отчётного документа из филиала до момента его получения подразделением сводной отчётности. В основном данный временной интервал колеблется от 30 минут до нескольких часов, что вызвано несовершенной технологией обмена документами филиал <=> банк и выбранными методами.

Время доставки внутреннего информационного ресурса с момента его отправки до получения должно составлять не более 10 минут.

О методах получения, хранения и обработки информационных ресурсов в кредитных организациях – разговор впереди.