Формирование автоматизированной системы управления деятельностью предприятия, участвующего в международном бизнесе

В условиях интенсивного развития и возрастания роли информационных технологий в управлении предприятиями все большее распространение получают автоматизированные системы управления (АСУ), создаваемые на основе концепций управления эффективностью бизнеса (Business Performance Management - BPM), когда один ключевой показатель деятельности не может отображать полную картину деятельности предприятия. Поэтому необходима разработка сбалансированной модели, использующей набор внутренних и внешних показателей, ориентированной на целевые факторы и демонстрирующей причинно-следственные связи, отражаемые в стратегических целях предприятия.

К основным характеристикам автоматизированной системы управления эффективностью деятельности предприятия следует отнести:

‑ ее гибкую структуру (для адаптации к динамичным условиям рынка);

‑ анализ, ориентированный на время обработки информации;

‑ экономическую безопасность обрабатываемых данных;

‑ аналитические возможности программного обеспечения;

‑ составление отчетов;

‑ возможность планирования.

Перечисленные характеристики должны быть присущи и той части автоматизированной системы управления предприятием, которая относится к внешнеэкономической деятельности (ВЭД) и заключается в создании единой (комплексной) системы, ответственной за:

‑ планирование внешнеэкономической деятельности,

‑ расчет задач эффективности ВЭД;

‑ оформление сделок;

‑ учет и анализ результатов на основе заданных критериев.

В связи с тем, что внешнеэкономическая деятельность является составной частью всей деятельности предприятия, автоматизация может осуществляться на уровне общих операций, с одной стороны, и специфических операций с другой. При этом характер использующихся программ и систем автоматизации ВЭД зависит от типа предприятия, осуществляющего эту деятельность.

Так, для нефтяной компании холдингового типа характерно применение различного вида программ или моделей, автоматизирующих отдельные участки деятельности: планирование, оформление, исполнение и учет сделок. Поэтому в структуре данной САУ в части выполнения специальных операций нами выделены четыре основных блока программ:

‑ информационно-правовой блок (содержит электронный справочник по валютному и таможенному законодательству, который включает в себя товарные номенклатуры ВЭД и справочник валют);

‑ блок внутрифирменного планирования (включает оптимизационные модели и алгоритмы расчета эффективности осуществления внешнеэкономических сделок);

‑ блок внешнеэкономических процедур (содержит автоматизированные элементы операций ВЭД, включая оформление внешнеэкономической сделки);

‑ блок учета, анализа и отчетности (является заключительным блоком и содержит программы по учету, анализу и формированию отчетности ВЭД).

Данная структура отображает основные принципы построения системы и является основой реализации интегрированной автоматизации внешнеэкономической деятельности, объединяющей все функции управления данной деятельностью, начиная от планирования и заканчивая учетом операций ВЭД с созданием единой базы данных и подключением к правовой системе с получением соответствующей информации через Интернет.

Кроме общих функций управления, свойственных любому виду управленческой деятельности, управление ВЭД на уровне предприятия выполняет ряд специфических функций, к которым относятся:

‑ аналитическая функция по изучению международной рыночной среды;

‑ товарно-производственная функция, предполагающая производство товара, соответствующего требованиям качества международного рынка;

‑ сбытовая функция по организации продаж за рубежом и международного маркетирования.

Ведение специфических функций ВЭД может быть реализовано за счет внедрения информационных систем управления следующих направлений:

‑ управленческой информации;

‑ планирования поставок и продаж;

‑ поддержки решений;

‑ маркетинговых решений;

‑ выбора рынков.

Создание такой единой системы позволит:

‑ иметь структурированный банк данных внешнеэкономической информации;

‑ использовать возможности проигрывания ситуаций в целях оптимизации работы на внешних рынках и принятия управленческих решений на более квалифицированном, обоснованном уровне;

‑ осуществлять оперативное и качественное сопровождение внешнеэкономических сделок в части формирования требуемых документов, а также своевременный учет и анализ операций.

Построение активного блока автоматизированной системы управления определяется функциональностью ВЭД. При этом систематизация функций управления внешнеэкономической деятельностью для целей построения АСУ может быть проведена на основе следующих функций управления ВЭД: общего технико-экономического управления и оперативного управления.

Таблица 1

Систематизация функций управления ВЭД для целей построения автоматизированной системы управления

№ п/п	Наименование функции	Назначение функции	Цель функции
1. Общее технико-экономическое управление
1.1.	Стратегическое планирование внешнеэкономических операций.	Разработка плановых технико-экономических показателей на долгосрочную перспективу, установление целевых ориентиров	Повышение доходности на вложенный капитал, рациональное использование ресурсов
1.2.	Учет операций ВЭД и формирование отчетности.	Отражение ВЭД предприятия по разделам баланса (активы и пассивы)	Определение фактического состояния объекта и его элементов в денежном выражении
1.3.	Технико-экономический, финансовый анализ ВЭД.	Определение причин отклонения показателей ВЭД (план-факт)	Подготовка информации для выработки управленческих решений
2. Оперативное управление
2.1.	Оперативное планирование ВЭД.	Разработка текущих и среднесрочных плановых показателей ВЭД	Повышение эффективности деятельности
2.2.	Исполнение внешнеэкономических сделок.	Оформление и регистрация сделок в системе и их документальное сопровождение	Обеспечение эффективного и качественного исполнения сделок.
2.3.	Управленческий учет и отчетность.	Оперативное отслеживание операций ВЭД	Осуществление оперативного анализа и принятие решений по управлению производственно-коммерческим процессом
2.4.	Оперативный экономический анализ.	Определение причин отклонения показателей от плановых	Подготовка информации для выработки оперативных управленческих решений
2.5.	Оперативное принятие решений.	Оперативное устранение отклонений и повышение эффективности	Выработка оперативного управляющего воздействия для реализации управленческого решения

Таким образом, система комплексной автоматизации внешнеэкономической деятельности должна состоять из вышеперечисленных четырех основных блоков и соответствовать возможностям реализации:

‑ эффективного ввода данных,

‑ осуществления экономических расчетов эффективности и формирования аналитических отчетов,

‑ экспорта данных в электронные таблицы Excel,

‑ оформления документов, требуемых для осуществления сделок по внешнеэкономической деятельности (типового контракта, паспорта сделок, платежных поручений, таможенных деклараций и других документов, используемых при оформлении операций по внешнеэкономической деятельности).