Инновации в управлении персоналом организаций малого бизнеса

Введение

В современных условиях динамично развивающейся экономики и усиливающейся конкуренции на рынке малый бизнес играет значительную роль в обеспечении устойчивого экономического роста и развития страны. Благодаря малым предприятиям усиливается конкуренция, создаются новые рабочие места [19] (Saltykova Yu.A. 2024), расширяется потребительский сектор [2] (Astafiev S.A., Khomkalov G.V., Tolstoyhova I.S. 2021).

Организации малого бизнеса, обладая гибкостью и мобильностью, способны быстро адаптироваться к изменениям внешней среды, внедрять инновации и занимать перспективные ниши на рынке. Однако для достижения успеха и повышения конкурентоспособности малым предприятиям необходимо эффективно управлять своими ресурсами, в особенности человеческими [4] (Balashova N.V., Harkina V.S. 2022).

Персонал является ключевым ресурсом любой организации, определяющим ее возможности для развития. Грамотно выстроенная система управления персоналом, включающая эффективные методы подбора, обучения, оценки и мотивации сотрудников, является стратегическим активом организации. Она способствует созданию сплоченной команды высококвалифицированных специалистов, разделяющих ценности и цели компании, что в конечном итоге становится залогом устойчивого роста и процветания бизнеса.

Современные потребители становятся все более требовательными и информированными, что ставит перед организациями малого бизнеса задачу не только предоставить широкий ассортимент продукции, но и обеспечить высокий уровень обслуживания. Это требует не только наличия знаний, навыков и компетенций у сотрудников, но и эффективной системы их управления, способной обеспечить их мотивацию, развитие, удовлетворение их потребностей — максимальную реализацию трудового потенциала организации, что положительно отразится на эффективности деятельности предприятия в целом.

Вместе с тем, управление персоналом в организации малого бизнеса сопряжено с рядом иных специфических проблем и вызовов. Ограниченность финансовых возможностей, отсутствие отдельного HR-подразделения, высокая текучесть кадров, совмещение владельцами бизнеса управленческих и производственных функций — все это запрашивает особых подходов к формированию системы управления персоналом в малых организациях.

В настоящее время неизбежно столкновение организации с быстрыми изменениями во внешней среде: технологические инновации, преобразования в законодательстве, экономические изменения в потребительском спросе. В связи с этим, системы управления человеческими ресурсами должны быть гибкими и способными оперативно адаптироваться к новым условиям среды.

Поиск современных методов и инструментов управления, адаптированных к специфике малого предпринимательства, является актуальной теоретической и практической задачей. До сих пор еще не в полной мере проработаны вопросы внедрения современных цифровых технологий и инструментов в управление персоналом малого бизнеса, адаптации к новым вызовам рынка, повышения эффективности управленческих процессов с учетом ограниченных ресурсов малых предприятий.

Результаты исследования

Специфика управления персоналом в организациях малого бизнеса рассматривалась в работах Баевой О. Н., Хлебович Д. И., Вотрина Г. Д., Колесниковой О. С., Логвиновой Е. П., Малининой О. Ю., Ходак О. А. [3, 6, 13, 14], (Baeva O.N., Khlebovich D.I. 2014; Votrin G.D. 2015; Kolesnikova O.S, Logvinova E.P. 2014; Malinina O.Y., Hodak O.A. 2018) и других.

Современные решения в управлении персоналом организации малого бизнеса представлены в работах следующих авторов: Хасанова А. Д., Галюк А. Д., Кудашева А. С., Кауфман Н. Ю., Зеленцова С. Ю. [22, 8, 12] (Hasanova A.D. 2020, Galiuk A.D., Kudasheva A.S. 2021; Kaufman N.Y., Zelentsova S.Y. 2021).

Система управления персоналом, вне зависимости от масштаба бизнеса выполняет, как правило, несколько основных задач: планирование персонала, идентификацию потребностей персонала, рекрутинг, подбор, адаптацию сотрудников, обучение, развитие карьеры, оценку производительности, мотивацию и оптимизацию рабочей нагрузки [20]. Перечисленные задачи взаимосвязаны между собой и образуют целостную систему управления персоналом организации.

Управление персоналом на малом предприятии, вне зависимости от сферы деятельности, обладает рядом ключевых особенностей (табл. 1).

Таблица 1

Особенности управления персоналом на малом предприятии

Но стоит заметить, что существуют также и некоторые различия в управлении персоналом малых предприятий, работающих в конкретной отрасли.

В производственных компаниях важным аспектом управления является повышение производительности работников за счет внедрения систем поощрений и мотивации, контроля производственных показателей и оптимизации рабочих процессов. В связи с технической спецификой производства управление персоналом должно включать в себя разработку специальных программ обучения и развития для сотрудников для поддержания соответствующего уровня знаний и навыков сотрудников. Также не менее важным аспектом управления персоналом в производственных компаниях является обеспечение безопасных условий труда и соблюдение стандартов по охране труда. Руководители должны активно работать над улучшением условий труда и заботиться о здоровье своих сотрудников.

Отрицательной стороной выступает то, что в производственных организациях более заметна статусная разница между работниками, отсюда вытекают явные противоречия интересов. Это может приводить к повышению уровня конфликтности в организации [14] (Malinina O.Y., Hodak O.A. 2018).

В торговых предприятиях, где наблюдается высокая текучесть персонала из-за сезонности, конкуренции, отсутствия возможностей для развития и других факторов, кадровое управление должно быть нацелено на разработке качественных стратегий удержания персонала.

Из-за быстро меняющейся природы торгового бизнеса, малые предприятия проводят обучение персонала на местах, ориентируют работников на самостоятельное приобретение опыта работы, сокращая временные и денежные затраты. На практике более опытный сотрудник обучает и помогает новичку в ходе рабочего процесса. Нельзя не отметить то, что управление персоналом в торговых компаниях часто включает в себя разработку систем мотивации, таких как бонусы за продажи, конкурсы среди сотрудников, стимулирующие программы и другие методы в целях поддержания высокой производительности и мотивации кадров.

Таким образом, управление персоналом на малых предприятиях является уникальным и требует особого подхода. Здесь важно учитывать ограниченные финансовые ресурсы, небольшую численность сотрудников, специфику регионального или сегментированного рынка, а также быструю адаптацию к изменениям.

Анализ работ свидетельствует [21] (Yusanova A. 2024), что глобальной тенденцией в области управления персоналом является трансформация кадровых процессов за счет применения цифровых технологий.

Ниже представлены результаты систематизации направлений кадровой работы и соответствующих инструментов и программных продуктов, актуальные на сегодняшний день и применяемые многими как малыми, так и крупными компаниями, идущими в ногу с современными технологическими тенденциями (табл. 2).

Таблица 2

Цифровые инструменты и программные продукты в кадровой работе

Одним из главнейших направлений развития работы HR-отдела выступает автоматизация рабочих потоков (workflow automation), позволяющая значительно оптимизировать и ускорить множество процессов, протекающих в компании, при этом снизив трудозатраты специалистов.

Как только вступил в силу Федеральный закон от 22 ноября 2021 года № 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой Кодекс РФ» [1], многие организации перешли на электронное ведение кадрового делопроизводства и всего документооборота компании в целом. Тем самым, сократили свои расходы, в том числе трудовые, упростили работу с удаленными сотрудниками, ускорили все HR-процессы, повысили их прозрачность, обеспечили долгосрочное хранение корпоративных данных, автоматизацию формирования отчетности и HR-аналитики.

Рекрутинг, как процесс поиска, найма и удержания сотрудников, также модернизировался под влиянием цифровизации. Чат-боты и роботы-рекрутеры становятся все более распространенными в рекрутинговой индустрии. В их обязанности входит информирование соискателей о вакансиях, ответы на их запросы, систематизация резюме, отбор кандидатов на основе заранее определенных стандартов и проведение с ними интервью, по итогам которого составляется список подходящих кандидатов для собеседования с рекрутером. В свою очередь, при дальнейших этапах найма персонала рекрутеры в своей работе активно применяют игровые технологии, такие как различные онлайн-тесты, бизнес-кейсы, деловые игры и др., с использованием цифровых инструментов.

Посредством автоматизации, оценку и аттестацию персонала можно проводить быстро, качественно и регулярно. Разработанные программные продукты (например, 1С: Оценка персонала или ТопФактор: Управление талантами), позволяют «в одно касание» получить информацию об эффективности (KPI) как конкретного сотрудника, так и целого подразделения. Для сотрудников же в программе четко обозначены цели компании, их задачи, сроки исполнения. По итогам автоматизированной оценки эффективности персонала система формирует рейтинги за определенный период, выделяет впереди идущих игроков и отстающих. И в последующем, сотрудники, занявшие передовые позиции, получают премии или какие-либо другие вознаграждения за свои результаты.

На сегодняшний день коммуникацию сотрудников друг с другом и с руководством невозможно представить без различных социальных сетей и мессенджеров, которые становятся основными инструментами для обмена информацией и совместной работы в режиме реального времени. Ведение корпоративных страниц, каналов свойственно для всех современных компаний, нацеленных на эффективное, регулярное общение сотрудников, на их оперативное информирование о важных событиях, намеченных планах, о достижениях компании и ее высокопотенциальных, талантливых сотрудников. Это важный шаг на пути к развитию корпоративной культуры, ориентированной на инновации, открытость и успешность компании, а также удовлетворение потребностей ее сотрудников.

Одной из основных трудностей в удержании нового сотрудника является недостаточная адаптация к рабочей среде и корпоративной культуре. Причинами такого явления могут быть такие как: неэффективный процесс онбординга, дефицит наставников, отсутствие четкого определения роли сотрудника, недостаточное обучение и профориентация. Актуальные цифровые сервисы предоставляют возможность легкого онбординга посредством постепенного знакомства новичка в форме игры с ценностями, регламентами организации, со своими задачами, установленными рабочими планами и требованиями. HR-специалисты и руководители могут наблюдать за прогрессом сотрудников, смотреть статистику прохождения треков и результатов по отделам. При наличии наставника платформа автоматически организует встречу с новичком, подготовит для него персональную программу адаптации. Таким образом, с помощью применения цифровых адаптационных технологий возможно сэкономить время HR, руководителей и наставников, автоматизировать рутинные задачи, снизить текучку кадров, повысить производительность, лояльность и приверженность новичков к компании.

Цифровая трансформация не могла не затронуть мотивационные процессы HR-сферы. В большинстве случаев с точки зрения экономической целесообразности, выгоднее вкладывать ресурсы (материальные, человеческие) в мотивацию и удержание сотрудников, вместо того чтобы расходовать их на подбор новых [7] (Gagarina S.N., Yeskova E.S. 2021).

Так, в рамках национального проекта РФ «Цифровая экономика» компанией «Лаборатория знаний» была разработана мотивационная система «Wortex» с применением искусственного интеллекта [16]. Ее работа основана на регулярном анализе уникального «почерка» работы каждого сотрудника за компьютером, включая скорость набора текста, частоту переключения приложений и характер движения мыши. Соответственно, полученные результаты в ходе диагностики состояния сотрудника демонстрируют его уровень стресса, концентрации внимания, утомления, производительности и мотивации. Помимо диагностики, Wortex дает возможность работникам взять под свой контроль свое самочувствие с помощью уникальной программы БОС (биологической обратной связи), которая подбирает успокаивающие и расслабляющие тренировки для конкретного состояния каждого сотрудника. В результате работники чувствуют себя комфортно в течение всего рабочего дня, царит спокойная и продуктивная атмосфера в компании. Продажа и практическое применение системы Wortex в бизнес-среде стартовало в 2024 г.

И наконец, глобализация и цифровые технологии быстро меняют мир профессионального развития и образования человеческих ресурсов компании. Благодаря передовым технологиям, таким как онлайн-обучение, виртуальная реальность (VR), искусственный интеллект, геймификация, подходы к развитию и обучению персонала претерпели огромные изменения.

Обучение сотрудников перешло от общих аудиторных занятий к персонализированному, рациональному, непрерывному образовательному процессу. Теперь сотрудники могут обучаться путем прохождения корпоративного онлайн-курса в удобное для них время — на работе, в дороге, дома. Такие курсы обычно организованы в формате microlearning, характеризующемся объединением коротких видеолекций (с текстовыми пояснениями) в уроке по темам, а также содержанием множества практических заданий с автоматической проверкой знаний.

На сегодня насчитывается большое количество цифровых платформ для создания онлайн-курсов обучения персонала организации (табл. 3).

Таблица 3

Цифровые платформы для обучения персонала

Онлайн-курсы по обучению персонала могут быть полезны за счет:

- гибкости и доступности: онлайн-формат позволяет сотрудникам обучаться в любое время и в подходящем для них темпе, используя при этом любые технические устройства (телефон / компьютер и т. д.);

- масштабируемости: охват сотрудников, обучающихся с помощью онлайн-курсов, гораздо больше, чем с преподавателями и наставниками;

- персонализации: цифровые платформы предлагают индивидуальные учебные траектории для лучшего усвоения знаний сотрудника, учитывая при этом его интересы и пожелания;

- экономии финансовых и трудовых ресурсов: во-первых, онлайн-обучение дешевле, чем очное с преподавателями и экспертами, во-вторых, онлайн-обучение для небольших организаций выступает в качестве инструмента повышения знаний, квалификации сотрудников без необходимости назначения конкретных опытных специалистов, без приглашения экспертов со сторонних организаций;

- автоматизации аналитики и отчетности: цифровая платформа обучения автоматически формирует детальную аналитику по каждому обучающемуся, и коллективу в целом;

- актуальности контента: создателю онлайн-курса всегда можно его обновить, внести необходимые корректировки, добавить свежую информацию.

Посредством использования в обучении VR-технологий, способных создать реальную обстановку в виртуальном формате, сотрудники имеют возможность отработать необходимые практические навыки на месте. Такие технологии особенно полезны в работе с оборудованием, в обучении технике безопасности, а также во взаимодействии с клиентами. VR-системы используются ОАО «РЖД», «Леруа Мерлен», ПАО «Газпром», ПАО «Сбербанк» и др. [4] (Kaufman N.Yu., Zelentsova S.Yu. 2022).

Геймификация обучающего процесса превращает скучные курсы в интерактивный, соревновательный опыт, вызывающий интерес, мотивацию со стороны сотрудников. Отличившиеся кадры за свои успехи в обучении получают различные награды: премии, бонусы, подарки и пр. Так, когда сотрудники ощущают себя ценными, уникальными и знающими, они с большей вероятностью будут оставаться вовлеченными и будут применять в своей работе то, чему научились в ходе обучения.

Чат-боты, искусственный интеллект — это не просто цифровые инструменты, это партнеры, активно участвующие в процессе обучения сотрудников, а также в их повседневной рабочей и личной жизни. Они предлагают оперативную помощь и консультацию при поступающем от сотрудника запросе. Например, сотрудник застрял на сложной рабочей или учебной задаче, а все коллеги, преподаватель заняты. В таком случае можно обратиться к чат-боту, описать ситуацию, задать вопрос, и он, в свою очередь, ответит четкими пошаговыми инструкциями, при необходимости задаст уточняющие вопросы для принятия более верного решения.

В сфере управления персоналом отмечается, что все большее внимание уделяется автоматизации всех HR-процессов в сочетании с переходом к внедрению гибких и гибридных рабочих графиков. Гибридная, удаленная или гибкая политика работы определяет гибкость сотрудников в отношении места их работы и рабочего времени.

Гибридный формат работы — это комбинированный формат, совмещающий занятость на рабочем месте или в офисе с удаленной работой из дома [18] (Ryzhkina Yu.V., Baskakova I.V. 2022). Ключевыми признаками гибридной модели является то, что более 30 % сотрудников проводят более 50 % своего рабочего времени за пределами офисной среды.

Следовательно, гибридный порядок работы может быть весьма эффективным, но его успешность зависит от правильной организации рабочих процессов в компании и внимания к потребностям сотрудников.

Нельзя не затронуть недавнюю пандемию COVID-19, которая стала одним из крупнейших глобальных кризисов общества за последние десятилетия. Организации из разных отраслей продемонстрировали неоднородную реакцию на вызовы, обусловленные пандемией и последовавшими ограничениями. Это было связано с различиями в их готовности к подобным ситуациям. Некоторые компании оказались более подготовленными к резкому переходу на удаленный формат работы, оперативно обеспечив сотрудников необходимыми ресурсами и наладив эффективные дистанционные бизнес-процессы. В то же время, другие организации столкнулись с существенными трудностями при адаптации к новым условиям, так как их инфраструктура, корпоративная культура и подходы к управлению персоналом не были ориентированы на удаленную работу.

Однако именно пандемия дала мощный толчок к переходу на гибридный или удаленный формат работы компаний и опыт показал, что для значительной части сотрудников «онлайн» формат оказался достаточно эффективным. Многие компании уже давно объявили о переходе на гибридные модели как на долгосрочную перспективу. Развитие инновационных технологий позволило передавать, координировать и контролировать рабочую деятельность в «онлайн» формате, позволяя сотрудникам участвовать в проектах дистанционно, сохраняя при этом участие в режиме реального времени [9]. Всё это подтверждает явные преимущества удаленной работы, при этом компании могут сохранять и некоторую долю офисного взаимодействия при необходимости.

Таким образом, современные компании непрерывно исследуют лучшие практики и технологии повышения эффективности работы сотрудников для HR-менеджеров и руководителей в сфере управления, подбора, обучения и удержания персонала [10] (Govorova M.I, 2022). Ключевые направления этих внедрений включают автоматизацию различных HR-операций и процессов по работе с кадрами: администрирование, рекрутинг, оценку, адаптацию и мотивацию, обучение и развитие, управление талантами, а также внедрение гибридного графика в рабочий уклад организации. Такие комплексные изменения позволяют HR-подразделениям повысить эффективность, гибкость и адаптивность протекающих внутри компании HR-процессов, а также лучше соответствовать современным тенденциям в организации труда сотрудников.

В качестве иллюстрации рассмотрим использование современных подходов к управлению персоналом на примере организации малого бизнеса в сфере торговли мебелью. Для данной организации характерны следующие недостатки системы управления персоналом: нехватка квалифицированных кадров; низкая эффективность адаптации новых сотрудников; отсутствие структурированной системы обучения и наставничества; недостаточная мотивация наставников и новичков; невысокий уровень соответствия сотрудников требованиям; проблема переработок и неравномерного распределения нагрузки; отсутствие современных методов обучения и развития персонала и др.

Ситуация типична для предприятий малого и микробизнеса. Исследования показывают, что сотрудники таких организаций в среднем чувствуют себя менее подготовленными по сравнению с коллегами из крупных компаний и чаще рассматривают возможность увольнения (59 против 38 %). При этом среди новичков, не получивших качественного обучения и поддержки в первые месяцы работы, до 80 % планируют уйти из компании в течение года, тогда как среди тех, кто прошел полноценную адаптацию, этот показатель не превышает 7 % [5].

Для решения обозначенных проблем разработан комплекс мероприятий, ориентированный на современные подходы и возможности малого бизнеса:

- официальное оформление наставничества на рабочем месте в соответствии со ст. 351.8 Трудового кодекса РФ [1], предусматривающее закрепление ответственного сотрудника за адаптацию новичка, определение его обязанностей, а также установление материального поощрения в пределах локальных нормативных актов (Следует отметить, что с 1 марта 2025 г. в Трудовой кодекс РФ внесена статья 351.8, котораярегулирует наставничество. Согласно новой норме, наставничество теперь определяется как помощь в освоении профессиональных навыков и возможно исключительно при письменном согласии сотрудника. Для правильного оформления наставника теперь требуется подписание дополнительного соглашения к трудовому договору с четким указанием содержания работы, сроков и оплаты [17] (Polyakova V.Yu. 2025)).

- использование цифровых форматов обучения, предполагающее внедрение онлайн-курса на бесплатной платформе (CoolStory) для теоретической подготовки новых сотрудников, а также изучение открытых обучающих источников (статей, вебинаров, видеоматериалов, контента от поставщиков) в целях повышения квалификации и внутриколлективного обмена знаниями, без привлечения дополнительных финансовых затрат [15];

- интеграция в деятельность сотрудников виртуального ИИ-ассистента (преимущественно чат-бота Яндекса YaGPT) для оперативного решения типовых задач в ежедневной работе (в том числе таких как генерация 3D-визуализаций для клиента, подготовка визуального представления интерьера по его описанию, создание рекламного контента, получение справочной информации и т.п.).

Предложенные мероприятия взаимосвязаны и нацелены на то, чтобы устранить текущие недостатки в адаптации, подготовке и обучении персонала, используя при этом новые технологии и лучшие практики. Новизна подхода заключается в сочетании классических методов (наставничество) с современными (e-learning, AI-инструменты) при минимальных затратах, что особенно актуально для малого предприятия. Предложенная программа обеспечит создание эффективной системы непрерывного обучения, где теория (онлайн-курс, внутриколлективное самообразование) подкрепляется практикой (наставничество) и поддерживается технологиями (виртуальный помощник).

Заключение

Инновации в управлении персоналом малых предприятий являются следствием развития новых технологий, связанных с использованием искусственного интеллекта, платформ для дистанционного обучения и пр. Многие из возможностей являются общедоступными, однако уровень их использования остается достаточно низким в силу отсутствия у малого бизнеса соответствующих компетенций.