The relationship between the life cycles of digital transformation and business process management

В сегодняшнем быстро меняющемся мире компаниям необходимо постоянно адаптировать свои бизнес-процессы, чтобы оставаться конкурентоспособными. Две важные концепции, которые играют жизненно важную роль в формировании современного бизнеса – это управление бизнес-процессами и цифровая трансформация [1].

Например, Институт статистических исследований и экономики знаний НИУ ВШЭ представил Индекс цифровизации отраслей экономики и социальной сферы, где одним из показателей является субиндекс «Цифровизация бизнес-процессов». В 2021 год его показатель увеличился на 0,13 пункта. Организации стали активнее использовать возможности электронной торговли и учета интегрированных приложений для управления основными бизнес-процессами компании [11]. Это гласит об активизации данной сферы и необходимости совершенствования технологий управления в ней.

Каждый бизнес-процесс представляется последовательностью операций, которые нацелены на достижение определенного результата [10]. Последовательный бизнес-процесс состоит из набора действий, которые выполняются по порядку: каждый этап процесса начинается только после завершения предыдущего.

Научная новизна исследования заключается в разработке новой модели улучшения бизнес-процесса, где сочетается два жизненных цикла, а именно интеграция бизнес-процесса, предложенного Матиасом Веске и цифровой трансформации, разработанный Фон Розинг и Этцель, и тем самым направленный на непрерывное совершенствование. Это обеспечивает повышение эффективности деятельности организации.

В связи с этим, цель исследования состоит в определении взаимосвязи жизненных циклов цифровой трансформации и управления бизнес-процессами.

Для достижения данной цели были поставлены и решены следующие задачи:

 Проведен анализ влияния цифровой трансформации на рынок труда;

 Проанализирован жизненный цикл как бизнес-процесса, так и цифровой трансформации;

 Установлена связь между цифровой трансформацией и бизнес-процессами;

 Разработана модель двух жизненных циклов, модель предусматривает общую интеграцию этих процессов для обеспечения развития организации;

 Определены преимущества и недостатки бизнес-процессов и цифровой трансформации.

В методологический аппарат вошли различные методы исследования, которые широко используются авторами в своих работах: диалектического научного познания и частные научные (анализ, синтез, сравнение, логический и системно-структурный анализ, формализация, анализ нормативно-правовых документов), моделирование.

Теоретические исследования. Управление бизнес-процессами определяется как дисциплина, включающая в себя любую комбинацию моделирования, автоматизации, исполнения, контроля, измерения и оптимизации потоков деловой активности в применимой комбинации для поддержки целей предприятия внутри и за его пределами [25]. Ввиду постоянной изменчивости внешней среды и ее большой неопределенности компании вынуждены делать все свои бизнес-процессы более гибкими, что также достигается за счет разработки и внедрения под различные ситуации различных технологий реализации процессов.

Важным элементом в построении бизнес-процесса является концептуальная бизнес-модель, которая представляет собой структурный шаблон для того, как компания управляет своим бизнесом и развивает его. Бизнес-модель — это многомерная конструкция, которая, в зависимости от исследователя, включает разное количество элементов. В первоначальном построении бизнес-модели каждого предприятия важно учитывать, помимо указанных пунктов на рисунке 1, методы, модели управления, а также инструменты, которые способствуют эффективному управлению бизнес-процесса.

Рисунок 1 – Концептуальная модель построения бизнес-процесса (составлено авторами)

Управление бизнес-процессами [13] основано на наблюдении, что каждый продукт, который компания предоставляет на рынок, является результатом ряда выполненных действий, так же само управление в данном контексте относится к системному подходу к выявлению, моделированию, анализу и улучшению текущих бизнес-процессов.

С другой стороны, сегодня без оцифровки и использования цифровых устройств мир вряд ли мог бы функционировать. От цифровых технологий до оцифровки, вплоть до цифровой трансформации — вот как сегодня работают люди, компании, различные организации и компании. По словам Коли, оцифровка используется для обработки, хранения и передачи данных, поскольку она позволяет выполнять все типы информации практически во всех формах с одинаковой эффективностью [28]. По словам Джорджа Вестермана, цифровая трансформация представляет собой радикальное переосмысление того, как предприятие использует технологии для кардинального изменения своей производительности [24].

Влияние цифровой трансформации на рынок труда [2] проявляется в новых требованиях к навыкам, необходимым для выполнения новых задач. Цифровая трансформация создаёт как новые рабочие места, так и делает некоторые из уже существующих ненужными. Более широкое использование ИКТ (информационно-коммуникационных технологий) [5] и новых цифровых технологий, таких как анализ данных, искусственный интеллект (ИИ), 3D-печать, облачные и мобильные технологии, Интернет вещей (IoT) и робототехника, меняет рынки труда. Но технологические инновации не являются чем-то новым для мира. Некоторые примеры можно найти в прошлом, когда, например, новые технологии, такие как паровые двигатели и электричество, также повлияли на рынок труда. Взаимодействие между людьми в рабочих процессах играет важную роль в распределении работы [4]. Многие люди работают в коммерческих организациях. В условиях цифровой трансформации эта сфера труда меняется, появляются рабочие платформы для взаимодействия между людьми онлайн без посредников в виде людей или организаций за пределами этой платформы.

Например, в энергетике цифровая трансформация реализуется через такие проекты как:

- Цифровой ассистент «Моя энергетика», - Проект «Активный потребитель», - Платформа «Цифровая промышленная безопасность в ТЭК». Данные проекты включатся в себя не только мониторинг, аналитику, контроль рисков, но и формирование новых взаимоотношений на оптовом рынке электроэнергии и мощности [10].

Жизненный цикл процесса - последовательность стадий и фаз, определяющих динамику реализации и развития процесса [8]. Цель жизненного цикла бизнес-процесса - обеспечить комплексное понимание концепций и методов, относящихся к области управления бизнес-процессов.

В литературе было предложено несколько представлений жизненного цикла управления бизнес-процессом, но в данной работе мы рассмотрим жизненный цикл управления бизнес-процессами, предложенный Матиасом Веске [27], который состоит из четырех фаз представленный на рисунке 2.

Рисунок 2 – Жизненный цикл бизнес-процесса, предложенный Матиасом Веске [27]

Проектирование и анализ: Жизненный цикл бизнес-процессов начинается на этапе проектирования и анализа, в ходе которого проводятся исследования бизнес-процессов и их организационно-технической среды. На основе этих исследований бизнес-процессы идентифицируются, анализируются, проверяются и представляются в виде моделей бизнес-процессов.

Конфигурирование: После того как модель бизнес-процесса разработана и проверена, необходимо реализовать бизнес-процесс. Система должна быть настроена в соответствии с организационной средой предприятия и бизнес-процессами, выполнение которых она должна контролировать. Эта конфигурация включает в себя взаимодействие сотрудников с системой, а также интеграцию существующих программных систем с системой управления бизнес-процессами. После того как система настроена, необходимо протестировать реализацию бизнес-процесса. После завершения этапа тестирования система развертывается в целевой среде.

Введение в действие: После завершения этапа конфигурирования системы можно приступать к реализации экземпляров бизнес-процессов. Фаза внедрения процесса охватывает фактическое время выполнения бизнес-процесса. Ввод процесса в действие должен обеспечивать правильную оркестровку процесса, гарантируя, что действия процесса выполняются в соответствии с ограничениями на выполнение, указанными в модели процесса. Мониторинг процессов - важный механизм для предоставления точной информации о состоянии экземпляров бизнес-процессов. Информация о состоянии может быть использована для визуализации и мониторинга экземпляров процессов.

Оценка: На этапе оценки доступная информация используется для оценки и улучшения моделей бизнес-процессов и их реализаций. Журналы выполнения оцениваются с помощью методов мониторинга бизнес-активности и поиска процессов. Эти методы направлены на определение качества моделей бизнес-процессов и адекватности среды выполнения. Например, мониторинг бизнес-активности может выявить, что определенная деятельность занимает слишком много времени из-за нехватки ресурсов, необходимых для ее выполнения. Поскольку эта информация [7] также полезна для моделирования бизнес-процессов, эти этапы тесно связаны между собой. Аналогичные соображения применимы и к анализу процессов, который в последнее время превратился в активную область исследований.

Сегодня без оцифровки и использования цифровых устройств мир вряд ли смог бы функционировать. От цифровых технологий до цифровизации и вплоть до цифровой трансформации [6] - именно так сегодня работают люди, компании, различные организации и предприятия.

При понимании жизненных циклов бизнес-процессов и цифровой трансформации, компании могут эффективно управлять своими процессами и использовать цифровые технологии для преобразования своей деятельности. Сочетание бизнес-процессов и цифровой трансформации может привести к повышению эффективности, улучшению клиентского опыта и повышению прибыльности.

Таким образом, цифровая трансформация происходит каждый день [22], повсюду вокруг нас, что обусловлено необходимостью интеграции новых технологий и оборудования, чтобы облегчить цифровую трансформацию в организациях, Фон Розинг и Этцель представили жизненный цикл цифровой трансформации, который предусматривает последовательность этапов, которым может следовать любой специалист, независимо от от типа отрасли или размера организации. Жизненный цикл, предложенный Фон Розингом и Этцелем [26] состоит из четырех различных этапов: понимание, внедрение инноваций, трансформация и постоянное совершенствование. В зависимости от конкретного случая основные фазы могут быть разделены на подэтапы, как показано на рисунке 3.

Рисунок 3 – Жизненный цикл цифровой трансформации, предложенный Фон Розинг и Этцель [26]

Этапы планирования жизненного цикла цифровой трансформации, следующие:

− Этап понимания, который включает в себя две подфазы – исследование заключается в понимании ожиданий, выявлении рисков и изучении новых тенденций в отрасли и анализ, который позволяет определить силы (внешние/внутренние) и соответствующие роли [12].

− Этап внедрения инноваций состоит из двух подэтапов – проектирование заключается в определении целей и важнейших факторов успеха, предложении бизнес-стратегии, диагностике рисков, согласовании действий заинтересованных сторон и выборе ресурсов и разработка – это, в основном, количественная оценка рисков, составление бизнес-плана, организация и увеличение ресурсов. Переход к третьему этапу без внедрения инноваций, как правило, приводит к созданию гораздо более цифрового решения, но с очень незначительными изменениями в бизнесе, это основная причина, по которой инициативы по цифровой трансформации не обеспечивают того, что изначально предлагалось.

− Этап трансформации включает в себя один подэтап исполнение [14], он заключается в применении мер, внедрении прикладных решений, разработке процессов и проведении стандартизации и интеграции.

− Постоянное совершенствование на последнем этапе реализация ценности оптимизируется и/или совершенствуется в рамках системного подхода. Данный этап включает подэтапы: управление, которое обеспечивает контроль за текущими операционными мероприятиями, мониторинг, выявление проблем, вызовов и проблемных точек, а также оптимизировать и улучшать – это позволяет выявлять движущие силы изменений, оценивать потенциал изменений, разрабатывать дорожные карты изменений [15] и конкретизировать варианты и решения для изменений.

Цифровая трансформация [16] и бизнес-процесс - две неразделимые и тесно связанные области. Сам по себе бизнес-процесс представляет собой способ реализации и повышения эффективности бизнеса, основанный на ориентации на цифровую трансформацию. С другой стороны, цифровая трансформация - это внедрение и интеграция цифровых технологий для революционного изменения и улучшения бизнес-операций, клиентского опыта и общей эффективности. Таким образом, ЦТ и БП могут быть объединены вместе в отношении задач цифровой трансформации [17] и требований бизнес-процесса, необходимых организации для повышения эффективности ее деятельности (рисунок 4).

Рисунок 4 – Модель улучшения бизнес-процессов через цифровую трансформацию (составлено авторами)

Отличие модели заключается в том, что она сочетает два жизненных цикла: модель предусматривает общую интеграцию этих процессов для обеспечения развития организации, а именно интеграцию бизнес-процесса, предложенного Матиасом Веске и цифровой трансформации, разработанный Фон Розинг и Этцель, и тем самым направлен на непрерывное совершенствование. Модель включает в себя два следующих основных этапа: «Внедрение инноваций», за которыми следуют «Преобразование и мониторинг», которые циклически взаимосвязаны.

- Внедрение инноваций [17] – этот этап заключается в обновлении существующего процесса путем прохождения следующих подэтапов:

- Проектирование и анализ: разработана модель бизнес-процесса. Как только дизайн бизнес-процесса разработан, его необходимо проверить. Для поддержки проверок можно использовать моделирование бизнес-процесса. Завершая анализ валидацией, модель должна представлять желаемый бизнес-процесс таким образом, чтобы он не содержал каких-либо нежелательных свойств.

- Конфигурация: на основе модели бизнес-процесса [20], которая была разработана и валидирована, ее реализация осуществляется посредством настройки системы. Таким образом, эта реализация бизнес-процесса должна быть проверенный. Как только протестированная версия будет удовлетворительной, мы перейдем к следующему этапу. В противном случае мы должны переработать дизайн, повторно проанализировать и перенастроить, пока не получим удовлетворительную версию.

- Трансформация [21] и мониторинг – этот второй этап заключается в преобразовании и мониторинге нового процесса путем прохождения следующих подэтапов:

- Внедрение: Он заключается в внедрении экземпляров бизнес-процесса и мониторинге компонента системы управления [18] бизнес-процессами, который поддерживает выполнение бизнес-процессов.

- Оценка: Она заключается в оценке моделей бизнес-процессов и их реализации с использованием доступных информация.

Для каждого введенного в действие экземпляра, если он неудовлетворителен, мы должны найти идеи для улучшения. Основываясь на различных предложениях по улучшению, мы можем обновлять, повторно преобразовывать и проводить повторный мониторинг, пока не получим ожидаемый результат [19]. Это может потребовать возврата к проектированию и анализу, если модель нуждается в дополнительном улучшении, или просто к настройке, если необходимо скорректировать реализацию. Именно так наш подход обеспечивает непрерывное совершенствование до тех пор, пока мы не получим желаемый процесс.

Рассмотрим плюсы и минусы сочетания бизнес-процессов и цифровой трансформации в таблице 1.

Таблица 1

Преимущества и недостатки бизнес-процессов и цифровой трансформации (составлено авторами)

Заключение. Подводя итоги, можно сделать выводы, что цифровая трансформация и управление бизнес-процессами – это две взаимосвязанные концепции, именно бизнес-процессы обеспечивают основу для цифровой трансформации путем оптимизации процессов, а цифровые технологии улучшают бизнес-процессы, предоставляя данные, аналитику и инструменты автоматизации. В конечном счете, интеграция бизнес-процессов и цифровой трансформации является стратегически важным решением для организации, которая стремится к процветанию в цифровой сфере.

В процессе исследования было выявлено, что ключевой проблемой, связанной с внедрением цифровой трансформации и бизнес-процессами является качество внедрения данных разработок в компании, так как это требует больших инвестиций, необходимость постоянного обновления оборудования и программного обеспечения. Для решения данной проблемы следует постепенно внедрять цифровые технологии, что позволяет уменьшить финансовую нагрузку и более качественно адаптировать ее по инфраструктуру предприятия. В дальнейшим важно исследовать эффективность цикличности в процессе улучшения нового подхода, а также возможность внедрения искусственного интеллекта.