Повышение качества автоматизации бизнес-процессов на предприятии на основе оценки финансовой и цифровой грамотности заказчика

Введение

На современном этапе развития социально-экономической системы Российской Федерации активным образом поднимаются вопросы, касающиеся финансовой и цифровой грамотности. Каждое производственное предприятие на сегодняшний день также стремится к определенным усовершенствованиям в рамках своей деятельности. Данное стремление заключает в себе приобщение к общегосударственным стандартам развития по параметрам цифровой экономики. Потребность в улучшениях обуславливается необходимостью в автоматизации собственной деятельности, что позволит в будущем конкретной организации стать более конкурентоспособной на рынке соответствующих товаров и услуг. Реализация данной потребности предприятий возможна в большинстве случаев за счет их взаимодействия с ИТ-организациями (Интеграторами). Интеграторы представляют собой предприятия, занимающиеся внедрением определенных автоматизированных систем в деятельность производственных организаций в целях улучшения или отдельных направлений бизнес-процессов, или всей их совокупности. Взаимодействие Интегратора и Заказчика (производственного предприятия) предполагается в рамках проекта по внедрению автоматизированной системы. Однако в данном случае может быть выявлена основная проблема, существенным образом влияющая на качество последующей автоматизации деятельности – разность в уровнях финансовых и цифровых компетенций Заказчика и Интегратора.

В последнее время все больше исследователей занимается вопросами финансовой и цифровой грамотности Интегратора и Заказчика в части их взаимодействия по вопросам проектной деятельности по внедрению автоматизированной системы.

В статье рассматриваются исследования различных авторов, таких как О.С. Бугрова [8, с.56-60], К.И. Глухова, А.Р. Бекмансурова, Т.Н. Кучина [9, с.9-10], С.Р. Дортман [10, с. 70-75], Д.В. Кориенко [11, с.48-54], С.С. Макарова [12, с.72-76], Е.Е. Щербик, П.Э. Звягинцева [13, с.109-114], А.В. Юдин, А.Т. Темишева [14, с. 1249-1253]. Данные научные работы содержат ценную информацию по проблемам и их решениям в сфере цифровой экономики в части необходимости повышения финансовых и цифровых компетенций субъектов. Кроме того, в статье рассматриваются основополагающие государственные документы [1], [2], [3], [4], [5] и [6]. Данные источники являются значимыми в рамках проводимого анализа в целях понимания общей концепции установленных условий развития цифровой экономики.

Вместе с тем, стоит сказать, что проблема повышения качества автоматизации бизнес-процессов с точки зрения несоответствия уровней финансовой и цифровой грамотности Заказчика и Интегратора проработана не в полном объеме. Может присутствовать определенный перечень проблем при ведении проекта по автоматизации, разрешение которого невозможно без конкретного понимания управляющего комитета со стороны Интегратора уровней финансовой и цифровой грамотности Заказчика. При этом, выявление этой оценки компетенций Заказчика требуется осуществлять заранее, т.е. перед началом соответствующих проектных работ.

Основной целью данной работы является разработка рекомендаций по повышению качества автоматизации бизнес-процессов предприятия (Заказчика) на основе оценки уровней финансовой и цифровой грамотности Заказчика и Интегратора.

Для достижения поставленной цели необходимо выполнить ряд задач:

1. Исследовать сущность и особенности финансовой и цифровой грамотности.

2. Определить направления и промежуточные результаты реализации государственных программ по финансовой и цифровой грамотности.

3. Проанализировать влияние финансовой и цифровой грамотности на результат автоматизации бизнес-процессов.

4. Вскрыть сущность и особенности современных методов оценки уровней финансовой и цифровой грамотности Заказчика и Интегратора.

5. Проанализировать опыт управления проектами по автоматизации бизнес-процессов предприятия с учетом уровней финансовой и цифровой грамотности сотрудников.

6. Определить совокупность проблем, связанных с недостаточными уровнями финансовой и цифровой грамотности Заказчика и Интегратора при реализации ИТ-проекта.

7. Создать инструмент повышения качества автоматизации бизнес-процессов предприятия и проанализировать результаты его использования в рамках реального проектного опыта.

Научная новизна статьи заключается в разработке практических рекомендаций по усовершенствованию управления проектами по автоматизации бизнес-процессов посредством оценки уровней финансовых и цифровых компетенций Заказчика и Интегратора.

Гипотеза исследования: предварительная оценка уровней финансовых и цифровых компетенций Интегратора и Заказчика позволяет более точным образом управлять изменениями в рамках проекта по автоматизации бизнес-процессов.

Методы включают анализ литературы и статистики, опросы и интервью с представителями компаний, кейс-анализ успешных и неуспешных практик, а также экспертные оценки.

Результаты исследования и их обсуждения

Влияние финансовой и цифровой грамотности на результат автоматизации бизнес-процессов предприятия связано с определенными итерациями (этапами) всего данного проекта. В связи с этим для полноценного анализа влияния исследуемых факторов необходимо рассматривать каждый этап проекта внедрения информационных систем. ИТ-компания Citeck описывает одно из общих видений этапов автоматизации бизнес-процессов в организации [16]. Общая система этапов проекта внедрения автоматизированной системы, позволяющей перестроить текущие бизнес-процессы, складывается из обследования, методологической подготовки, моделирования, проектирования, разработки, приемо-сдаточных испытаний и опытно-промышленной эксплуатации (Рисунок 1).

Рисунок 1. Этапы проектов автоматизации бизнес-процессов предприятия [16]

Влияние цифровой и финансовой грамотности на результат автоматизации бизнес-процессов предприятия существенен. В первую очередь, стоит сказать, что бизнес-процесс в целом представляет собой крайне сложное понятие, сущность которого заключается в построении определенной цепочки логически взаимосвязанных между собой действий, реализация которых невозможна без использования ресурсов предприятия, в целях достижения определенных выгод в будущем. В связи с тем, что проекты по автоматизации бизнес-процессов предприятия являются комплексными мероприятиями, поскольку сочетают в себе определенное количество этапов, влияние финансовой и цифровой грамотности на результат автоматизации деятельности организации так же необходимо рассматривать в разрезе не только результатов этой проектной деятельности, но и промежуточных итогов, формирующихся на каждой итерации. Под данными итерациями понимаются обследование Заказчика, методологическая проработка текущей ситуации, моделирование, проектирование, разработка и др. Значимость обращения к пониманию отдельных моментов потенциальной автоматизации бизнес-процессов обусловлена в большинстве случаев различными уровнями финансовой и цифровой грамотности Заказчика и Интегратора, что ставит под определенные риски качество функционирования Целевой системы и возможности поддержания ее работоспособности в целом. Именно поэтому следует сказать, что влияние финансовой и цифровой грамотности на качество результата автоматизации бизнес-процессов предприятия велико.

Интерпретацией исследуемого проекта по автоматизации лизинговой деятельности является его оценка в разрезе этапов с точки зрения финансовых и цифровых компетенций Интегратора в лице ИТ-компании К2 ТЕХ и лизинговой организации. Таблица 1 явно отражает оценку уровней исследуемых компетенций, на основании которой можно с большей долей вероятности понимать, каким образом осуществлять принятие решений на конкретном этапе проекта по автоматизации бизнес-процессов предприятия.

Так, можно заметить определенную динамику, например, уровня цифровой грамотности Заказчика. На первоначальных этапах проектной деятельности данный комплекс компетенций Заказчика находится на достаточно высоком уровне, что связано с использованием привычного функционала. Лизинговая организация активно вела отражение всех своих операций в 1С:БП 2.0, каждый пользователь был осведомлен возможностями Системы, что позволяло благополучно использовать ранее внедренное ПО. Однако по мере взаимодействия с Интегратором лизинговая организация могла в недостаточной мере быть осведомленной потенциальным функционалом новой Системы 1С:БП 3.0.

Компетенции цифровой грамотности Заказчика при приближении проекта с К2 ТЕХ к завершению возвращались в норму (Таблица 1). Это свидетельствует о том, что более тесное взаимодействие между Интегратором и Заказчиком рамках подготовки к ОПЭ (опытно-промышленная эксплуатация) оказывает благоприятное влияние на приспособление конечных пользователей к новому функционалу. В рамках данного проекта была реализована техническая поддержка пользователей, посредством обращения к которой сотрудники могли при любых возникающих вопросах или проблемах обращаться к К2 ТЕХ в целях их разрешения. Однако важно заметить, что подобных мероприятий можно было избежать, если бы на первоначальных этапах была произведена точная оценка уровней цифровых компетенций Заказчика.

Уровень финансовых компетенций Заказчика за весь период проекта увеличился. Данный факт иллюстрирует благоприятную тенденцию в отношении взаимодействия с Заказчиком – Интегратор углубляется в сущность рассматриваемой деятельности, что позволяет нормализовать общую систему управления проектом. Однако при первичной более профессиональной подготовке Интегратора к проекту (например, на этапе сбора проектной команды) общая продолжительность проекта могла быть реализована в более сжатые сроки, что позволило бы К2 ТЕХ запланировать больше новых проектов на перспективу.

Таблица 1 – Соотношение уровней финансовой и цифровой грамотности Заказчика (лизинговой организации) и К2 ТЕХ в рамках управления проектом по внедрению 1С:БП 3.0 [Составлено автором]

Рассмотрение сущности проблем повышения финансовой и цифровой грамотности Заказчика и Интегратора являются следствием рассмотрения этапов проектной деятельности. Одна из основных проблем – различие в уровнях компетенций Интегратора и Заказчика. Данная проблема имеет ряд причин, вследствие которых вся проектная деятельность по внедрению ПО может быть подвергнута достаточно широкому спектру рисков. Стоит сказать, что данные неопределенности связаны с ключевыми составляющими реализации проекта – срок, бюджет и ресурсы.

Важно обратить внимание на выделение в рамках верхнеуровневого представления проектной команды определенного центра ответственности в отношении качества ведения проектной деятельности. Исходя из исследования сущности автоматизации бизнес-процессов предприятия в целях последующей автоматизации необходимо определять то, какие именно роли являются ключевыми в отношении взаимодействия с Заказчиком на предмет взаимопонимания унифицированного процесса автоматизации деятельности. Так, в соответствии со схематичным представлением можно сказать, что к центру компетенций в рамках исследования рассматриваемых явлений следует относить самих владельцев процессов, функциональных экспертов, архитектора системы и команду поддержки. Важно обратить внимание на то, что выделение данного центра ответственности за качество разрабатываемой (дорабатываемой) системы предусматривается именно со стороны Интегратора (Рисунок 2).

Рисунок 2. Проектная команда Заказчика с выделением центра компетенций [16, с.109-110]

Данное обособление центра компетенций обуславливается имеющимся перечнем проблем, которые возникают в рамках ведения проектов по автоматизации деятельности предприятий с учетом особенностей уровней знаний и навыков в части финансовой и цифровой грамотности как у Заказчика, так и у Интегратора. Определение проблем и задач, влияющих на качество автоматизации бизнес-процессов предприятия, основывается на этапах проекта. Иными словами, каждая из проектных итераций заключает в себе определенный набор рисков, соответствующим образом влияющим как на последующие шаги проектной деятельности, так и на совокупный результат внедрения в целом.

По результатам анализа уровней финансовой и цифровой грамотности организации, их оценки и влияния на выбор модели ведения проекта, можно сказать, что при исследовании реальной проектной деятельности К2 ТЕХ (Интегратор) были выявлены определенные особенности с точки зрения финансовых и цифровых компетенций, в том числе при взаимодействии с Заказчиком. Интегратор обладает определенным набором оценки компетенций сотрудников. Имеется определенное распределение грейдов (должностей) с учетом круга обязанностей и необходимых знаний и навыков, присущих конкретному уровню. Карта грейдов является основополагающим механизмом оценки и регламентации деятельности сотрудников с точки зрения финансовых и цифровых компетенций.

В части управления проектами по автоматизации бизнес-процессов стоит выделить возможность выстраивания гибкого взаимодействия с Заказчиком. Однако данный факт является следствием несоответствия уровней финансовых и цифровых компетенций Интегратора и Заказчика на каждом из рассмотренных этапов проекта по автоматизации. Данное несоответствие при реализации проектов по автоматизации с учетом текущей практики ведения автоматизации деятельности предприятий следует из неточной оценки (или ее полного отсутствия) финансовых и цифровых компетенций Заказчика. В связи с этим возникают неопределенности в отношении возможностей управления проектной деятельностью по причине отсутствия анализа текущей ситуации в отношении Заказчика по выявлению среднего уровня знаний и навыков конечных пользователей.

В целях разрешения имеющихся на текущий момент проблем в части отсутствия определенной согласованности между уровнями финансовой и цифровой грамотности Заказчика и Интегратора (в лице К2 ТЕХ) необходимы разработка и принятие соответствующих мер. Так, одними из основных направлений разрешения складывающейся ситуации является дополнение классической модели ведения проектов по автоматизации бизнес-процессов предприятия посредством ресурсов ИТ-организации несколькими предпроектными блоками. Иными словами, целевая картина организуемого проекта по автоматизации деятельности внешних пользователей будет в большей мере сконцентрирована на определенных подготовительных (предпроектных этапах) взаимодействия. На текущий момент, предпроектный этап в К2 ТЕХ сформирован в достаточно упрощенном формате – в виде пресейлов или обследования при отсутствии понимания общей системы деятельности предприятия-потребителя. Кроме того, речь здесь идет и не только о сущностной стороне бизнеса, но и том насколько сотрудники конкретного внешнего предприятия осведомлены возможностями потенциально внедряемых информационных систем. Интегратору крайне важно понимать, в какой мере Заказчик погружен в процессы, проистекающие в его хозяйственной деятельности с точки зрения финансовых и цифровых компетенций (Рисунок 3).

Рисунок 3. Дополнительные этапы проекта по автоматизации бизнес-процессов [14, с.241-243]

Одним из ключевых добавленных этапов предпроектного обследования Заказчика является анализ уровней его компетенций с точки зрения финансовой и цифровой грамотности. Исследование носит объективно необходимый характер в части понимания потенциальных пользователей процессов, проистекающих в их хозяйственной деятельности, в том числе в целях ее перекладывания на цифровой формат посредством ведения учета в конкретной информационной системе.

По результатам исследования проблем, связанных с разностью уровней финансовых и цифровых компетенций Заказчика и Интегратора, мы пришли к выводу о создании опросной интерактивной анкеты для внешних пользователей. Анкета представляет собой двухсоставную систему оценки компетенций сотрудников Заказчика в части финансовой и цифровой грамотности производственной деятельности. Каждый из блоков компетенций в данном предпроектной анкетировании детализирован конкретными компонентами, которые в целом составляют общую совокупность необходимых для специалиста конкретного уровня навыков.

В каждом из блоков (финансовые и цифровые компетенции) необходимо в разрезе каждого отдельного типа навыка установить значение, соответствующее самооценке. Критерий самооценки выставляется в диапазоне от 0 до 5 баллов. В итоговых строках по каждому из блоков видов компетенций выводятся суммарные значения набранных баллов по самооценке респондента (Таблица 2).

Таблица 2 – Система предпроектного анкетирования сотрудников Заказчика по модели компетенций [Составлено автором]

В каждом блоке компетенций представлено 10 определяющих общий уровень подготовленности сотрудников навыков. В соответствии с 5-балльной оценкой данных навыков в результате эксперт, ответственный за анализ полученных ответов сотрудников Заказчика, может понять общий уровень подготовленности пользователей в части потенциального использования информационной системы с учетом автоматизации бизнес-процессов.

Важно отметить, что на данном предпроектном этапе взаимодействие Интегратора и Заказчика предполагается посредством включения незначительного числа сотрудников среднего или высшего грейда со стороны ИТ-организации. Стоит сказать, что данный этап, включаемый в предпроектное обследование Заказчика, является монетизируемым процессов для ИТ-организации, поскольку в рамках проведения анкетирования со стороны Интегратора привлекаются специалисты в целях взаимодействия с внешними пользователями по вопросам предварительного анализа уровня их знаний и навыков в части финансовых и цифровых компетенций (Таблица 3).

Таблица 3 – Мероприятия по минимизации рисков при несоответствии уровней финансовой и цифровой грамотности Интегратора и Заказчика [13, с.2222-2226]

Важно сказать, что в целях создания качественной программы обучения пользователей необходимо разработать определенную стратегию. Руководствуясь данной стратегий, сотрудники К2 ТЕХ смогут с более высокой точностью акцентировать внимание на отдельные области деятельности в бизнес-процессах предприятия (Рисунок 4).

Рисунок 4. Алгоритм оценки уровней финансовых и цифровых компетенций Заказчика и их влияние на ведение проекта по внедрению автоматизированной системы [Составлено автором]

Стратегия обучения определяет целевые аудитории для обучения, подход к обучению и средства обучения, состав обучающих мероприятий. В рамках данной стратегии определяется перечень видов обучения пользователей и особенности их проведения: цели, форма проведения, области знаний, сроки и длительность проведения, место проведения, необходимое обеспечение ресурсами и критерии оценки результатов проведенного обучения. Основными целями проведения обучения пользователей в рамках проекта по автоматизации деятельности Заказчика являются:

● изучение возможностей внедряемой Системы руководителями разного уровня, которым посредством Системы предстоит принимать управленческие решения;

● изучение бизнес-процессов, автоматизируемых Системой, ключевыми пользователями для обеспечения возможности последующей передачи знаний и поддержки конечных пользователей;

● получение навыков по выполнению операций в Системе конечными пользователями, понимание конечными пользователями назначения операций и порядка их выполнения.

Рисунок 5. Виды сотрудников, подлежащих анкетированию со стороны Заказчика [15, с.254-256]

Накопление знаний по работе в 1С:Предприятие у ключевых пользователей будет проходить поэтапно в рамках всего проекта по автоматизации деятельности. На этапе подготовки Технического задания на создание 1С:Предприятие за каждым из ключевых пользователей будет закреплен один или несколько бизнес-процессов, в соответствии с которыми сотрудникам Заказчика необходимо будет ознакомиться с определенным функционалом доработанной системы 1С:Предприятие. Из числа ключевых пользователей (функциональных экспертов, задействованных в Проекте) отбираются сотрудники в качестве внутренних ассистентов консультантов Исполнителя для обучения конечных пользователей 1С:Предприятие (далее – Ассистент инструктора от Заказчика). Консультанты от Исполнителя в рамках проведения данного вида обучения выступают Инструкторами и отвечают на вопросы конечных пользователей. В процессе тестирования Программных расширений ключевые пользователи получают знания об использовании функций 1С:Предприятие для реализации бизнес-процессов, за которые они отвечают. В процессе подготовки к обучению конечных пользователей ключевые пользователи изучают Инструкции пользователей 1С:Предприятие, подготовленные Исполнителем. В процессе проведения обучения конечных пользователей ключевые пользователи выступают Ассистентами инструктора и передают накопленные знания конечным пользователям, закрепляя навыки передачи знаний по 1С:Предприятие.

Конечные пользователи распределяются по группам в соответствии с функциональными областями 1С:Предприятие, по которым они проходят обучение в виде очных семинаров. Дополнительно конечные пользователи изучают Инструкции пользователей 1С:Предприятие в части разделов, описывающих операции, которые они будут выполнять в 1С:Предприятие в ходе эксплуатации Системы. Полученные в ходе очного обучения навыки закрепляются в ходе проведения опытно-промышленной эксплуатации 1С:Предприятие, в рамках которой пользователи получают помощь и консультации консультантов Исполнителя.

Для специалистов со стороны Заказчика, которых предполагают подключать к решению вопросов, определенных Инструкцией администратора 1С:Предприятие, предусмотрен отдельный курс обучения на рабочем месте с акцентом на выполнение самостоятельных практических заданий под контролем Инструктора. Для закрепления полученных знаний предполагается привлечение обученных специалистов к выполнению задач по выполнению соответствующих Инструкции администратора 1С:Предприятие в режиме опытно-промышленной эксплуатации 1С:Предприятие. Специалист, прошедший обучение в режиме опытно-промышленной эксплуатации 1С:Предприятие, будет выполнять операции вместе со специалистом Исполнителя или под его непосредственным контролем.

Основной целью проведения предпроектного анкетирования сотрудников Заказчика и обучения в соответствии с необходимостями, выявленными в результатах опроса, является обеспечение готовности ключевых и конечных пользователей к самостоятельной работе в 1С:Предприятие в режиме опытно-промышленной и промышленной эксплуатации 1С:Предприятие. В ходе анкетирования и последующего обучения отрабатывается выполнение операций в соответствии с ролью пользователя в своей функциональной области в пределах своих должностных обязанностей, отрабатываются навыки навигации в Системе, поясняются способы применения Инструкций пользователей 1С:Предприятие, доводится порядок коммуникаций со службой поддержки в режиме опытно-промышленной эксплуатации 1С:Предприятие.

Заключение

Повышение качества автоматизации бизнес-процессов предприятий при их взаимодействии с ИТ-организациями (Интеграторами) является объективной необходимостью в рамках приобщения к тенденциями цифровой экономики. Новое устройство социально-экономического общества определяет соответствующие требования к деятельности. В связи с этим производственным предприятиям крайне необходимо приобщаться к усовершенствованиям посредством финансовых и цифровых технологий, поскольку именно в этом состоит основа наращения конкурентоспособности на соответствующем рынке.

Разработка модели предпроектного анкетирования является одним из наиболее рациональных методов решения проблем, с которыми может столкнуться Интегратор при организации проекта по внедрению автоматизированной системы. Формирование анкетной формы предполагается экспертами со стороны Интегратора с учетом особенностей деятельности конкретного Заказчика, желающего улучшить текущих направления своей деятельности. Логика построения вопросов основывается на оценке опыта сотрудников (при его наличии) в части взаимодействия с информационными системами и возможностей отражения в них соответствующих хозяйственных операций.