Особенности проектов внедрения ERP-систем как основы автоматизации бизнес-процессов организации

Введение

В современных экономических реалиях объективен факт наличия постоянных изменений в бизнес-среде. Данные тенденции подразумевают под собой уникальные трансформации процессов в общем экономическом пространстве, влияющие на подходы к ведению деятельности отдельных субъектов данной сферы. Перед предприятиями формируются новые потребности в целях удержания и повышения уровня собственной конкурентоспособности. Одним из методов таких параметрических преобразований является использование инновационных ИТ-решений, способствующих впоследствии исключить спектр рисков, которые могут возникнуть вследствие недостаточных технологических мощностей у конкретного экономического субъекта.

Проекты внедрения ERP-систем в хозяйственную деятельность предприятий являются одним из наиболее эффективных методов перехода на новый уровень организации бизнес-процессов. Уникальность рассматриваемого в данной работе ИТ-решения состоит в автоматизации организаций в целом. Эффективность внедрения подобных проектных продуктов в виде ERP-системы очевидна – исключаются рутинные операции, что высвобождает используемые ранее ресурсы на предприятии, формируется ряд потребностей в высококвалифицированных сотрудниках, которые обладают достаточным уровнем знаний и навыков в целях оперативного ознакомления с функционалом внедряемой системы и последующей эффективной работы в ней. Также перед предприятиями в случае успешного внедрения ERP-системы открывается ряд возможностей, благодаря которым данные экономические субъекты могут занять еще большую долю рынка по причине расширения собственной деятельности (возможно наращение собственного капитала, прибыли и др.).

Особенностей проектного внедрения ERP-систем на сегодняшний день существует огромное количество. Каждая из них напрямую связана с факторами как внешней, так и внутренней среды ведения рассматриваемой проектной деятельности. В условиях нестабильной экономической ситуации крайне важно обращать внимание на каждую из рассмотренных в настоящей работе особенностей, поскольку любая неточность или непонимание отдельных этапов проектного внедрения может впоследствии привести к негативным результатам в виде получения некачественного ERP-продукта с недостаточным для работы пользователей функционалом. Как следствие подобная тенденция повлечет за собой и полное неудовлетворение сторон проектного решения – заказчик не получит необходимый продукт, исполнитель – вознаграждение за потраченные ресурсы при реализации работ.

Литературный обзор.

Отечественными исследователями рассматриваются вопросы развития ERP-систем, как высокоэффективного подхода в автоматизации деятельности отдельных экономических субъектов. Так, Э.А. Бобровников в своей работе [1, с. 321] детально рассматривает компоненты проектного внедрения ERP-системы, отмечая значимость каждого отдельного этапа данной системной деятельности. М.В. Гневанов и Р.Г. Баранов в своем исследовании [2, с.509-515] подчеркивают значимость информационной безопасности при использовании ERP-решений в условиях неопределенности и нестабильности экономической системы. Первопричину всех подобных изменений рыночной конъюнктуры отмечает в своей работе А.И. Яковчук [6, 56-60], затрагивая вопросы существенности преобразований, как стратегически необходимых организациям направлений успешного развития собственной деятельности.

Помимо научных аналитических исследований отечественных деятелей, в настоящей работе также были использованы зарубежные информационные источники. Так, на основании отчета Panorama Consulting Group [13, с.10] была выявлена структура в разрезе степеней удовлетворенности пользователями реализованной ERP-системы на предприятии – результаты отчета носят крайне позитивный характер. Кроме того, были проанализированы статьи экономических исследователей на предмет тенденций применения ERP-систем в долгосрочном периоде [10]. В целом прикладная характеристика данного программного продукта оценивается в большинстве случаев с положительной стороны, поскольку ERP-решения являются одним из наиболее востребованных путей трансформации бизнеса. Именно современная реальность является наиболее подходящим временем для осуществления требуемых преобразований [11].

Цель исследования состоит в системном анализе особенностей внедрения проектных решений ERP-систем, как одного из направлений высокоэффективной автоматизации бизнес-процессов предприятий.

Научная новизна заключается в выявлении тенденций развития рынка ERP-систем в разрезе особенностей данного проектного решения, преимуществ использования инструментов реализуемых программных продуктов с целью наиболее рационального использования ресурсов отдельными экономическими субъектами.

2022 – нужное время для нужных стратегий

Технологические инновации 2022 года будут являться естественным прогрессом всех сегментов общественной жизни. Объективная причина развертывания событий инновационного формата в бизнес-среде берет свое начало в конце 2019 года. Пандемия COVID-19 сформировала необходимость перекладывания бизнес-процессов (БП) в цифровой (мобильный) формат. Произошло смещение приоритетов в параметрах функционирования организаций – в настоящее время гибкость и оперативное принятие качественных решений могут позволить экономическим субъектам выйти на новый уровень конкурентоспособности [6, с.56-57].

На рисунке 1 представлена динамика оценки мирового рынка программного обеспечения (ПО) ERP, предложенная двумя крупными организациями (Apps Run the World и Reportlinker), на регулярной основе формирующими отчеты о современных тенденциях в социально-экономической среде. По данным рисунка можно заметить стабильную повышательную тенденцию в отношении перспектив развития систем ERP на рынке ПО, что является подтверждением факта востребованности и необходимости внедрения данного рода систем. Прирост объема рынка ПО в 2022-2024 по оценкам организаций довольно существенен (на $36 млрд долл. – по оценке Reportlinker, на $2 млрд долл. – по оценке Apps Run the World). Такая тенденция напрямую связана с потребностью со стороны экономических субъектов наиболее точным и оптимальным для себя образом вести деятельность, а также осуществлять ее долгосрочное планирование в целях потенциального исключения риск-факторов, которые могут негативно повлиять как на эффективность деятельности предприятия, так и на уровень его конкурентоспособности в целом.

Рисунок 1 – Динамика оценки мирового рынка программного обеспечения ERP, 2020-2024, млрд долл. [9]

ERP предоставляет бизнесу возможности для преобразования собственной деятельности. Причина кроется в постоянно меняющейся внешней среде: бизнес-ландшафт диктует все новые условия, под которые системно значимо подстраиваться и предприятиям. Важно в данном случае адаптировать свое функционирование в разрезе способов планирования, т.к. это позволяет исключать неблагоприятные ситуации, которые могут негативным образом сказаться на самой организации, сформировав ряд угроз и рисков в процессе ее деятельности [2, с. 511].

Необходимость внедрения рассматриваемого проектного решения формируется потребностями самой организации. К таковым относят поддержку цифровой экономики, снижение затрат (как инструмент для захвата рынка), переход к «Интернету вещей» и др.

Внедрение ERP-системы возможно в деятельность предприятий любых размеров, характеристик, особенностей и т.д. Иными словами, настройка потенциального введения системного продукта в БП организации напрямую связана с ее требованиями. Аналитический отчет о характеристиках и целях внедрения ERP-системы представлен в таблице 1.

Таблица 1 – Особенности ERP-системы и цели ее внедрения [11]

Сущность ERP-системы. Научно-практическая интерпретация

ERP – это аббревиатура «Enterprise Resource Planning», дословно «планирование ресурсов предприятия». Такие системы являются более усовершенствованными версиями ранних моделей ведения автоматизированной деятельности предприятий. Первоочередная особенность ERP-систем, которая и позволяет отнести их к новому уровню развития автоматизации БП предприятия, основана на включении в общую Систему сторонних блоков деятельности экономических субъектов [4, с.126]. К таковым блокам (подсистемам) относят MES (Manufacturing Execution System), KPI (Key Performance Indicators), PDM (Product Data Management), HRM (Human Resource Management) и др. Такое разнообразие является одним из конкурентных преимуществ данного проектного подхода в современных бизнес-реалиях [8].

Одним из характерных примеров применения ERP-системы является программа 1С:ERP. В данной системе эти блоки выделены в виде разделов. Схема подсистем в 1С:ERP представлена на рисунке 1. Как следует заметить, количество выделяемых подсистем в общей проектной структуре довольно существенно, что и обуславливает в достаточной мере комплексность внедрения рассматриваемой Системы.

Рисунок 2 – Схема подсистем 1С:ERP [8]

Кроме того, еще одной существенной особенностью данного проектного решения является целевая пользовательская аудитория. Поскольку ERP-система включает в себя различные компоненты, ориентация на отдельную категорию пользователей (например, бухгалтеров при использовании ими исключительно бухгалтерской системы) устраняется. Подобная тенденция обуславливается уровнями данных в ERP-системе. На основании таблицы 2 можно заметить, что во главе внедряемого проектного решения расположена стратегия – совокупность ориентиров деятельности организации. Следующим уровнем данных являются долгосрочные планы – посредством стратегического бюджетирования организация может оптимально выстроить прогноз своего материального развития. Имеют место и иные уровни данных в виде среднесрочных планов, оперативного учета, бухгалтерского учета и управленческого учета, которые, в свою очередь, способствуют наибольшему покрытию организационных требований в отношении успешного и выгодного функционирования на соответствующем рынке в будущем.

Таблица 2 – Уровни данных в ERP-системе [1]

«Проектный треугольник»

Стоит обратить внимание, что, непосредственно, внедрение проектного решения всегда регламентируется рамками ведения данной деятельности. Схематичная интерпретация данного правила построения проектного внедрения представлена на рисунке 3. Суть регламентации заключается в выборе любых двух из трех сторон «проектного треугольника» – третья сторона зачастую будет менее существенной по причине постановки приоритетов на другие две. На практике существуют следующие ситуации: если проектное решение необходимо реализовать в сжатые сроки и с минимальными материальными затратами, то в результате оно будет некачественным; если реализация требует минимальных временных ресурсов и высокого качества – необходимо существенное материальное обеспечение; если потенциальное внедрение необходимо осуществить с минимальными издержками, но качественно – требуется существенно больше времени.

Рисунок 3 – «Проектный треугольник» [12]

Участники процесса внедрения ERP-системы

Сторонами процесса внедрения проектного решения выступают несколько субъектов – заказчик, спонсор, исполнитель и вендор (поставщик системы). Наглядное представление структуры внедрения ERP-системы представлено на рисунке 4. Заказчик (ключевое лицо) – это организация, непосредственно инициирующая весь потенциальный процесс разработки и внедрения Системы сторонним предприятием (исполнителем). Спонсор проекта – это заинтересованное лицо (действует со стороны заказчика), непосредственно финансирующее внедрение проектного решения и желающее получить максимальную выгоду в будущем (наращение прибыли заказчика). При том, получение выгоды у спонсора может и не быть основной целью по причине организации финансирования со стороны государства. В таком случае данное лицо будет задействовано в процессе внедрения с целью координации БП взаимодействия заказчика с исполнителем. Исполнитель (ключевое лицо) обеспечивает качественное выполнение работ по внедрению Системы в соответствии с зафиксированными требованиями со стороны заказчика. Вендор представляет собой организацию, которая производит определенное ПО с целью дальнейшей продажи лицензий на него заинтересованным лицам. Ключевым фактом здесь является именно реализация не самого продукта, а лишь прав на пользование базовой (типовой) системой потенциальными потребителями.

Рисунок 4 – Стороны проектного внедрения ERP-системы [1]

Важными факторами, влияющими на каждый из рассмотренных выше компонентов «проектного треугольника», являются цели двух сторон-субъектов внедрения ERP-системы: заказчика и исполнителя. Заказчик, в свою очередь, стремится спланировать как можно больший объем работ в наиболее сжатые сроки с минимальными материальными затратами. Исполнитель ставит перед собой диаметрально противоположные заказчику цели – ему необходимо минимизировать объем работ (реинжиниринг бизнес-процессов), при этом, увеличив срок и бюджет взаимодействия с заказчиком. Иными словами, исполнитель стремится к получению наибольшей прибыли в ходе реализации внедрения проектного решения на достаточном для заказчика уровне.

Реинжиниринг бизнес-процессов

Важно отметить сущность понятия «реинжиниринг бизнес-процессов». Со стороны исполнителя данный этап при проектировании своей деятельности в соответствии с требованиями заказчика является крайне существенным. Его значимость обуславливается определенным переосмыслением всей совокупности БП организации с целью выявления:

· наиболее проблемных сторон деятельности предприятия;

· процессов, которые возможно консолидировать;

· выгодного варианта реализации планируемого решения при внедрении ERP и др.

При самом внедрении ERP-системы в деятельность организации необходимо также конкретно понимать, какие именно подсистемы (бизнес-процессы в них) важно автоматизировать в первую очередь. Для этого следует ориентироваться, прежде всего, на постановку технического задания со стороны заказчика и имеющиеся на данный момент у него определенные компоненты в используемой Системе. Такой подход является наиболее рациональным с точки зрения всех сторон «проектного треугольника», поскольку при варианте реализации «всего и сразу» необходимый результат может быть и вовсе не достигнут, что, в свою очередь, может привести к пагубным последствиям как при этапе разработки программного продукта, так и при его последующем внедрении в деятельность.

Методологии внедрения проектного решения ERP-системы

Также немаловажным аспектом внедрения ERP-системы в деятельность предприятия является выбираемый подход к управлению данным проектом. Такая необходимость, в свою очередь, являющаяся очередной особенностью проектного внедрения ERP-систем, напрямую связана с потребностью наилучшим образом организовать пространство для различных сегментов общего процесса.

Каждое предприятие сегодня осуществляет свою деятельность в условиях постоянно меняющейся внешней среды. Эта характеристика бизнес-условий существенным образом влияет и на варианты приспособления к этим изменениям. А.И. Яковчук считает, что «изменения – это то, что постоянно и необходимо для стратегического развития» [6, с. 56]. Иными словами, организациям крайне важно находиться в перманентом статусе принятия изменений внешней среды посредством преобразований собственной деятельности.

В рассматриваемом случае речь идет о методологии реализации этих преобразований, как системно значимом инструменте мониторинга каждого отдельно взятого этапа внедрения Системы. Под методологией понимается совокупность правил и методов управления проектной деятельностью с целью достижения необходимого результата.

Технологии управления проектами на сегодняшний день условно можно разделить на несколько категорий: гибкие, классические и гибридные. Гибкие подходы (Agile) к ведению проектной деятельности основаны на итерациях. Итерации представляют собой поэтапные короткие процессы, исполняющиеся до того времени, пока необходимый результат не будет достигнут. Построение работы при таких подходах строится из циклов, каждый из которых длится по 2-4 недели. Классические подходы предполагают построение процесса внедрения в последовательном формате. При использовании данного подхода четко зафиксированы такие этапы, как обследование, моделирование, проектирование, разработка, реализация, загрузка исторических данных, обучение пользователей, опытно-промышленная эксплуатация с сопутствующей технической поддержкой, а также пост-проектное сопровождение. Гибридные – сочетают в себе отдельные способы ведения проекта с позиции как гибкого, так и классического подходов.

Выбор методологии внедрения проекта напрямую влияет на его результативность в будущем. В современных реалиях отсутствует конкретно сформированная стратегия выбора того или иного варианта ведения системы проектных процессов, что связано с особенностями каждого отдельно взятого внедрения ERP-системы. Зависимость выбора определенной методологии является следствием концепции «проектного треугольника» – например, в случае внедрения ERP-системы, основанной на программном продукте 1С, выбор методологии будет определяться сроками планируемых работ, их стоимостью, объемом, интенсивностью загрузки пользователей со стороны Заказчика, а также оперативностью перехода к опытно-промышленной эксплуатации.

Безусловно, каждый из вышеперечисленных подходов к реализации проектного внедрения имеет как свои преимущества, так и недостатки. Например, при использовании классического варианта организации работ по потенциальному внедрению ERP-системы в деятельность предприятия требуется существенно больше времени. Такая необходимость обуславливается конкретным планированием деятельности, включающим в себя фиксацию технических заданий, инструкций и других формальных документов, без которых невозможна полноценная реализация проектных работ. К сферам применения данного подхода стоит отнести реализацию проектов по автоматизации бизнес-процессов в государственных учреждениях, бюджетных организациях, что связано с необходимостью со стороны заказчиков иметь подтверждающую документацию по каждому этапу с целью формализации работ, их бюджета и сроков [7]. Одним из существенных недостатков данного подхода является невозможность пользователей в реальном времени тестировать разрабатываемую Систему – первые результаты заказчик может ощутить не менее, чем через год разработки и постепенного внедрения ERP-решения. Такая ситуация связана не только с многочисленностью этапов, необходимых для полноценного и качественного внедрения ERP-системы, но и с масштабностью используемого программного продукта. Также имеет место риск появления дополнительных трудозатрат при опытно-промышленной эксплуатации в случае выявления неточностей, которые являются следствием недостаточной проработки вопросов на этапе проектирования Системы.

Гибкие подходы ведения проектов (Agile-подходы) являются противоположностью классических методов. Методология Agile имеет ряд конкурентных преимуществ перед классической моделью внедрения ERP-системы, в связи с тем, что последняя довольно бюрократична, ее характеристики не позволяют оперативно реагировать на запросы заказчика, а это, в свою очередь, сокращает степень мобильности проектной деятельности и может сформировать ряд негативных тенденций при дальнейших реализуемых работах. Цель гибкой методологии – предоставление заказчику в короткие сроки минимально жизнеспособного продукта, который не является конечным вариантом разработанной и готовой к внедрению Системы, но способен решить ключевую потребность пользователей. При данном подходе первый результат может быть предоставлен заказчику уже через 2-3 месяца, что существенно меньше, чем при реализации проекта посредством классического подхода. Также к преимуществам agile-подхода реализации ERP-системы стоит отнести активную коммуникацию с заказчиком на каждом этапе проектных работ, оперативное решение задач, быстрое получение обратной связи и др. Однако к недостаткам следует причислить ограниченность сфер использования – данный подход ориентирован на внедрение Системы в средних компаниях (производственных, торговых) с численностью сотрудников до 1000 человек. Кроме того, в связи с отсутствием заранее четко зафиксированного плана работ, как при классических подходах реализации проекта, имеет место возникновение риска утери системно значимых характеристик и параметров ERP-системы. Вследствие этого отсутствует и возможность более точного определения сроков и бюджета проекта, что порождает новые риски несоответствия ожиданий со стороны заказчика.

Риск-факторы внедрения ERP-системы

Точное осознание процедуры разработки и внедрения проектного решения в деятельность организации позволяет исключить целый спектр рисков, при том, в каждом отдельном проекте внедрения Системы он может быть существенно специфичен по причине индивидуальных требований со стороны заказчика. Обычно выделяют такие формы рисков, как:

1) риски границ проекта (непосредственно связаны с требованиями «проектного треугольника» – ошибочное выявление необходимых трудозатрат, неточности в расчетах бюджета проекта внедрения и др.);

2) риски со стороны заинтересованных сторон (отсутствие четко сформулированных требований к БП организации, недостаточность в уровне коммуникаций между исполнителем и заказчиком, осуществление работ несколькими командами при отсутствии точной постановки общей архитектуры проектного решения и др.);

3) технические риски (проблемы с потенциальной интеграцией внедряемой Системы с иными системами с целью полноценного функционирования ПО в БП всех уровней деятельности предприятия, недостаточный уровень мощностей аппаратной части для серверов тестирования и разработки и др.);

4) организационные риски (негативное поведение непосредственных пользователей Системы на начальных этапах промышленной эксплуатации – нежелание принимать изменения, т.к. они могут требовать существенного объема ресурсов на их принятие и практическое изучение и др.);

5) риски внешней среды.

Перспективы развития внедрений ERP-систем

Однако, несмотря на все вышеперечисленные риски внедрения ERP-системы, в большинстве случаев реализация проектного решения в организациях демонстрирует положительные эффекты. По результатам проведенного исследования организациями Apps Run the World и Panorama Consulting Group в 2021 году (рисунки 5 и 6) можно сделать вывод о том, что большая часть пользователей (в том числе непосредственное руководство) положительно относятся к внедрению ERP-систем в деятельность своих организаций: по оценке Apps Run the World удовлетворенными внедрением проектного решения считаются более половины всех опрошенных респондентов (53%), по оценке Panorama Consulting Group – около трети (32%). Негативно к внедрению ERP-систем относится не столь существенное число респондентов: по оценке Apps Run the World эта доля опрошенных составляет около 8-9%, а по оценке Panorama Consulting Group – около 20-21%.

Рисунок 5 – Удовлетворенность организаций при выборе ERP-систем по исследованию Apps Run the World, 2021 [9]

Рисунок 6 – Удовлетворенность организаций при выборе ERP-систем по исследованию Panorama Consulting Group, 2021 [13]

Безусловно, стоит сказать, что наличие респондентов, крайне негативно относящихся к внедрению ERP-системы, может быть напрямую связано с вышеизложенными рисками проекта. Однако благоприятных тенденций при внедрении проектного решения в существенное число раз больше, в связи с этим неоспорим факт успешного использования Системы пользователями, которое проявляется в увеличении количества выгод (наращение капитала, прибыли и т.д.) для организаций, что позволяет им стать более конкурентоспособными в условиях современной рыночной конъюнктуры.

Выводы

Таким образом, можно сделать вывод о том, что проектное внедрение ERP-систем является уникальным способом автоматизации деятельности предприятия. ERP – это система, позволяющая осуществить наиболее рациональное планирование ресурсов организации. Реализация перехода (автоматизации) на более инновационные форматы ведения деятельности возможно посредством выработки стратегии проработки требований к бизнес-процессам. Четкое их формулирование осуществляется заказчиком (сторона-инициатор всего потенциального процесса внедрения Системы), реализация работ – исполнителем. Кроме того, в процессе внедрения ERP-систем также задействованы вендор (поставщик лицензий на ПО) и спонсор (заинтересованное, финансирующее лицо со стороны заказчика).

Целесообразность внедрения ERP-системы заключается в потенциальном усовершенствовании организации при помощи наращения ее конкурентоспособности, которая впоследствии функционирования проектного решения обеспечивается за счет использования наиболее автоматизированных процессов ведения деятельности (исключаются рутинные операции, как следствие – сокращаются издержки на их поддержание и т.д.). Безусловно, существует совокупность факторов, которые могут негативно повлиять на процесс внедрения ERP-системы. Однако каждый из них может быть разрешен посредством, например, организации наиболее тесного и качественного взаимодействия между исполнителем и заказчиком по вопросам детализации требований к определенным сегментам потенциально действующей Системы, непосредственно, в деятельности предприятия.

Динамика развития рынка программного обеспечения, рассмотренного в настоящей работе, имеет повышательную тенденцию. Также, удельные доли респондентов (организаций, внедривших ERP-систему в свои бизнес-процессы), которые удовлетворены реализованным решением, достаточны для оценки перспектив роста рынка данного ПО исключительно с положительной стороны. Такие аналитические прогнозы представляют собой достаточный аргумент в пользу приобщения еще большего числа организаций к активному внедрению и использованию ERP-систем, как одного из крайне эффективных методов автоматизации бизнес-процессов организаций с учетом требований современных направлений и форм ведения деятельности.