Удобство и эффективность в одном: как в гибридном формате осуществить отслеживание рабочих мест

События последний лет вынудили большинство компаний оперативно перестроить формат работы из очного в удаленный. Таким образом во многих компаниях разного сектора бизнеса организуется новая концепция функционирования офисов, в основе которой лежит гибридная офисная модель организации труда [1]. Практика внедрения гибридного формата коснулась таких известных компаний: Альфа банк, VK (Mail.ru Group), Яндекс, Apple и др. У нового формата ведения организационной деятельности компании много преимуществ – более высокий уровень автономии персонала, снижение издержек на офисные площади и хозяйственное обеспечение, возможность найма персонала из разных регионов. Однако, такая концепция организации работы оказывает влияние на компанию, начиная с корпоративной культуры, заканчивая нехваткой рабочих мест в офисе при неправильном спланированном гибридном графике.

В данной статье авторами поставлена цель - показать механизм внедрения новых технологий управления и гибридного графика в рабочий процесс. Для этого в процессе исследования решаются следующие задачи:

­ выявление с какими проблемами сталкиваются компании при переходе на гибридный формат;

­ составление информационной базы исследования;

­ разработка рекомендаций по рациональному использованию гибридного формата в организациях.

Гибридный формат работы — это вариант организации рабочего времени сотрудников, когда допустимо совмещать онлайн и офлайн работу [2]. Руководству необходимо поощрять «цифровую культуру» в организации, где применение технологий улучшает взаимодействие между сотрудниками [3-5]. Однако важно понимать, что для успешного перехода на гибридный формат, необходимо не только организовать удаленную работу, но и изменить мышление сотрудников и создать условия, в которых достижение бизнес-целей будет возможно без физического контроля [6].

Современные технологии могут позволить выявить назревающую проблему в психоэмоциональном состоянии и уровень благополучия работника, например, через аналитику обратной связи, которая позволяет измерять опыт сотрудников по индикаторам благополучия, выгорания, вовлеченности и удовлетворенности [7-11]. В области поведенческой аналитики ИТ-решения помогают проанализировать, какие технологии и сервисы используют сотрудники, в каких совещаниях участвуют, как предпочитают общаться.

По мнению авторов, рационально объединить функции самых лучших предложений рынка, для того чтобы сконцентрировать их в одном месте для дальнейшего использования бизнесами и компаниями. Для этого проведен анализ имеющихся предложений на рынке. В таблице 1 отобразим технологии и цифровые сервисы, а также краткое описание их функциональных возможностей.

Таблица 1 - Цифровые сервисы и технологии для работы гибридного офиса

Одним из основных инструментов создания гибридного офиса является концепция совместного использования рабочего места. В данный момент наибольшее распространение получили две стратегии совместного использования рабочих мест: это хот-дескинг и хотелинг. Несмотря на большое сходство, разница все же есть:

­ хотелинг позволяет сотрудникам иметь постоянное рабочее место, но занимать его лишь в определенные часы и дни;

­ хот-дескинг распределяет свободные места между сотрудниками по мере необходимости, при этом не привязывая их к конкретному столу и компьютеру.

Как правильно выбрать систему бронирования помещений и рабочих мест. При выборе системы бронирования стоит обратить внимание на следующие аспекты:

­ облачное решение по подписке или решение On-Premise;

­ удобство использования и простота внедрения;

­ предоставление технической поддержки для всех членов команды.

Рассмотрим имеющиеся технологии для использования совместного рабочего места для удаленной работы и эффективного решения проблем в гибридном формате.

Система бронирование рабочих мест КАРТА-ОФИСА.РФ предлагает бронирование мест в офисе для сотрудника, отдела или команды; резервирование переговорных комнат с нужным оборудованием; оптимизация рассадки (например, согласно санитарным нормам); организация коворкинга или опен-спейса в офисе; бронирование парковочных мест на стоянке [12].

Yoffix - это платформа для гибридного формата работы, которая объединяет в себе инструменты для удаленного управления проектами и задачами, а также управления временем и коммуникацией. С помощью Yoffix сотрудники могут работать удаленно, общаться с командой, планировать свой график работы и управлять задачами [13].

Inspase - это платформа, которая предназначена для управления офисным пространством и организации работы в гибридном формате. С ее помощью можно управлять рабочими местами в офисе, бронировать их, планировать встречи и совещания, общаться с коллегами через чат. Также в платформе предусмотрены аналитические отчеты и дашборды для управления рабочим процессом [14].

Проведем сравнение платформ для гибридного формата работы в зависимости от ряда факторов, включая возможности, функциональность, цену, удобство использования и другие.

1. Возможности и функциональность.

­ Inspace предоставляет широкий набор инструментов для гибридного формата работы, включая видеоконференции, обмен файлами, управление задачами и документами, а также возможности для коммуникации и обмена сообщениями. Кроме того, Inspace предоставляет функции для совместной работы над проектами и возможность для настройки виджетов и интеграции с другими приложениями.

­ Yoffix также предоставляет широкий спектр функций, включая инструменты для видеоконференций, обмен файлами и документами, управление задачами и проектами, а также функции для общения и обмена сообщениями. Yoffix также предоставляет функцию виртуальной доски для совместной работы над проектами.

­ КАРТА-ОФИСА.РФ предоставляет основные функции для организации удаленной работы, включая обмен файлами и документами, управление задачами и коммуникацию.

2. Стоимость.

Inspace и Yoffix предлагают различные платные тарифы, включая функционал, не доступный в бесплатной версии. КАРТА-ОФИСА.РФ, с другой стороны, предлагает только платные тарифы, которые могут быть выше, чем у конкурентов, особенно для больших компаний. Цена пакета приложения на месяц варьируется от 20.000 руб. до 250.000 руб. в зависимости от функционала.

3. Удобство использования.

­ Inspase: платформа имеет интуитивно понятный интерфейс и предлагает обширную документацию и поддержку для пользователей.

­ Yoffix: платформа также имеет простой интерфейс и предлагает обучающие материалы для пользователей.

­ КАРТА-ОФИСА.РФ: платформа также имеет простой интерфейс, но может быть менее интуитивной для некоторых пользователей

Платформы предоставляют инструменты для управления гибридным форматом работы, но Inspase и КАРТА-ОФИСА.РФ больше ориентированы на управление офисным пространством, а Yoffix - на управление проектами и задачами. При выборе платформы для гибридного формата работы следует учитывать потребности компании и ее сотрудников, а также функциональность и стоимость предлагаемых инструментов.

Анализ функционала имеющихся приложение в исследуемой сфере стал предпосылкой для формирования возможного набора задач при создании универсального приложения для организаций, переходящих в гибридный формат (таблица 2).

Таблица 2 – Технологии, инструменты и решаемые задачи в разрабатываемом приложении для организации гибридного формата

В конечном итоге, все это может помочь компании получить следующие преимущества при использовании рассматриваемых ранее продуктов, а именно:

­ улучшение коммуникации и совместной работы: платформы гибридного формата работы, такие как Inspase, Yoffix, Карта-офиса.РФ, могут помочь усовершенствовать коммуникацию и сотрудничество между сотрудниками, работающими на удалении и в офисе;

­ повышение производительности: платформы гибридного формата работы также могут повысить производительность компании за счет оптимизации рабочего процесса и сокращения времени на коммуникацию и координацию [15-16];

­ уменьшение затрат на офисное пространство: гибридный формат работы позволяет сотрудникам работать удаленно, что в свою очередь может сократить расходы на аренду офисного пространства [17-18];

­ улучшение баланса работы и жизни: гибридный формат работы может помочь сотрудникам более гибко управлять своим рабочим временем и лучше балансировать работу и личную жизнь [19-20].

В результате проведенного исследования было выяснено, что новые подходы к организации рабочего пространства могут значительно повлиять на производительность и комфорт сотрудников. Гибридный формат позволяет более гибко регулировать время прихода и ухода сотрудников, что уменьшает напряжение на дорогах и в общественном транспорте. Кроме того, такой формат способствует более эффективному использованию офисного пространства. Так, в тот период времени, когда часть сотрудников работает удаленно, свободные места можно быстро перераспределить между оставшимися сотрудниками. Приложение для отслеживания свободных мест в офисе позволяет определить, какие рабочие места свободны в данный момент, что уменьшает временные потери сотрудников на поиск свободного места. Это заметно повышает работоспособность и производительность сотрудников.