Удобство и эффективность в одном: как в гибридном формате осуществить отслеживание рабочих мест

Яковлева М.В.1, Шапченко Е.В.1, Митрофанова Т.С.1, Шитова Д.М.1, Яковлев П.Э.1
1 Московский государственный технический университет имени Н.Э. Баумана (национальный исследовательский университет), Россия, Москва

Статья в журнале

Экономика и социум: современные модели развития (РИНЦ)
опубликовать статью

Том 13, Номер 3 (Июль-сентябрь 2023)

Цитировать:
Яковлева М.В., Шапченко Е.В., Митрофанова Т.С., Шитова Д.М., Яковлев П.Э. Удобство и эффективность в одном: как в гибридном формате осуществить отслеживание рабочих мест // Экономика и социум: современные модели развития. – 2023. – Том 13. – № 3. – С. 165-176. – doi: 10.18334/ecsoc.13.3.119366.

Эта статья проиндексирована РИНЦ, см. https://elibrary.ru/item.asp?id=54894236

Аннотация:
В статье рассматривается переформатирование графика работы организаций в связи с событиями за последние годы. Обращается внимание на то, что гибридная офисная модель организации труда оказывает влияние на компанию: корпоративную культуру, возникновение нехватки рабочих мест в офисе. Отмечаются основные проблемы: сложность коммуникации сотрудников, отсутствие целостной цифровой среды внутри организации с настроенным разграничением доступа и полным набором ИТ-сервисов; с которыми сталкиваются компании. Для их предотвращения предлагается рассмотреть лучшие цифровые сервисы и технологии для работы гибридного офиса на рынке. Исследуются имеющиеся технологии для использования совместного рабочего места для удаленной работы для решения проблем в гибридном формате. Подводится итог и предлагаются собственные технологии для решения проблем в гибридном формате, внедрение которых поможет значительно улучшить условия работы сотрудников и повысить производительность организации в целом

Ключевые слова: гибридный график, хот-дескинг,хотелинг, цифровые технологии, платформы для гибридного графика работы, организация рабочего пространства, условия работы сотрудников



События последний лет вынудили большинство компаний оперативно перестроить формат работы из очного в удаленный. Таким образом во многих компаниях разного сектора бизнеса организуется новая концепция функционирования офисов, в основе которой лежит гибридная офисная модель организации труда [1]. Практика внедрения гибридного формата коснулась таких известных компаний: Альфа банк, VK (Mail.ru Group), Яндекс, Apple и др. У нового формата ведения организационной деятельности компании много преимуществ – более высокий уровень автономии персонала, снижение издержек на офисные площади и хозяйственное обеспечение, возможность найма персонала из разных регионов. Однако, такая концепция организации работы оказывает влияние на компанию, начиная с корпоративной культуры, заканчивая нехваткой рабочих мест в офисе при неправильном спланированном гибридном графике.

В данной статье авторами поставлена цель - показать механизм внедрения новых технологий управления и гибридного графика в рабочий процесс. Для этого в процессе исследования решаются следующие задачи:

­ выявление с какими проблемами сталкиваются компании при переходе на гибридный формат;

­ составление информационной базы исследования;

­ разработка рекомендаций по рациональному использованию гибридного формата в организациях.

Гибридный формат работы — это вариант организации рабочего времени сотрудников, когда допустимо совмещать онлайн и офлайн работу [2]. Руководству необходимо поощрять «цифровую культуру» в организации, где применение технологий улучшает взаимодействие между сотрудниками [3-5]. Однако важно понимать, что для успешного перехода на гибридный формат, необходимо не только организовать удаленную работу, но и изменить мышление сотрудников и создать условия, в которых достижение бизнес-целей будет возможно без физического контроля [6].

Современные технологии могут позволить выявить назревающую проблему в психоэмоциональном состоянии и уровень благополучия работника, например, через аналитику обратной связи, которая позволяет измерять опыт сотрудников по индикаторам благополучия, выгорания, вовлеченности и удовлетворенности [7-11]. В области поведенческой аналитики ИТ-решения помогают проанализировать, какие технологии и сервисы используют сотрудники, в каких совещаниях участвуют, как предпочитают общаться.

По мнению авторов, рационально объединить функции самых лучших предложений рынка, для того чтобы сконцентрировать их в одном месте для дальнейшего использования бизнесами и компаниями. Для этого проведен анализ имеющихся предложений на рынке. В таблице 1 отобразим технологии и цифровые сервисы, а также краткое описание их функциональных возможностей.

Таблица 1 - Цифровые сервисы и технологии для работы гибридного офиса

Задача
Технология, сервис
Администрирование проектов и проектной работы
ProofHub, Jira, Basecamp, Podio, Assembla
Менеджер команд и управление задачами, работа в команде
Confluence, Sandglaz, Glip, Taskworld, Trello, Wunderlist, Slack, HipChat, Flowdock, Squiggle, Github wiki, Harvest
Найм сотрудников и организация работы с ними, управление талантами
Цифровые платформы поиска и работы с талантами
Контроль соблюдения дистанций
Датчики отслеживания социального дистанцирования
Контроль за самочувствием, обеспечение безопасной рабочей среды
Приложения для оценки здоровья работника и отслежи- вания контактов на рабочем месте, нейронет-технологии, SAP SuccessFactors, Yva.ai
Полувиртуальный офис, в т. ч. на основе VR/AR
SpatialChat, Mootup, Minecraft, Virbela, Microsoft Mesh, MS Teems, Zoom, Discord, Telergram или Skype, MeetingVR, VSpatial, Varwin
Проведение онлайн-встреч
GoToMeeting, Google Hangouts, Join.me, Kato, Асана, Zoom, MS Teams, Skype, Uber Conference
Онлайн опросы
Mentimeter, Kahoot, Slido, Tellsy
Совместное создание схем, моделей
Miro, Gliffy, MindMap, GitHub

Одним из основных инструментов создания гибридного офиса является концепция совместного использования рабочего места. В данный момент наибольшее распространение получили две стратегии совместного использования рабочих мест: это хот-дескинг и хотелинг. Несмотря на большое сходство, разница все же есть:

­ хотелинг позволяет сотрудникам иметь постоянное рабочее место, но занимать его лишь в определенные часы и дни;

­ хот-дескинг распределяет свободные места между сотрудниками по мере необходимости, при этом не привязывая их к конкретному столу и компьютеру.

Как правильно выбрать систему бронирования помещений и рабочих мест. При выборе системы бронирования стоит обратить внимание на следующие аспекты:

­ облачное решение по подписке или решение On-Premise;

­ удобство использования и простота внедрения;

­ наличие аналитики и отчетности в режиме реального времени;

­ предоставление технической поддержки для всех членов команды.

Рассмотрим имеющиеся технологии для использования совместного рабочего места для удаленной работы и эффективного решения проблем в гибридном формате.

Система бронирование рабочих мест КАРТА-ОФИСА.РФ предлагает бронирование мест в офисе для сотрудника, отдела или команды; резервирование переговорных комнат с нужным оборудованием; оптимизация рассадки (например, согласно санитарным нормам); организация коворкинга или опен-спейса в офисе; бронирование парковочных мест на стоянке [12].

Yoffix - это платформа для гибридного формата работы, которая объединяет в себе инструменты для удаленного управления проектами и задачами, а также управления временем и коммуникацией. С помощью Yoffix сотрудники могут работать удаленно, общаться с командой, планировать свой график работы и управлять задачами [13].

Inspase - это платформа, которая предназначена для управления офисным пространством и организации работы в гибридном формате. С ее помощью можно управлять рабочими местами в офисе, бронировать их, планировать встречи и совещания, общаться с коллегами через чат. Также в платформе предусмотрены аналитические отчеты и дашборды для управления рабочим процессом [14].

Проведем сравнение платформ для гибридного формата работы в зависимости от ряда факторов, включая возможности, функциональность, цену, удобство использования и другие.

1. Возможности и функциональность.

­ Inspace предоставляет широкий набор инструментов для гибридного формата работы, включая видеоконференции, обмен файлами, управление задачами и документами, а также возможности для коммуникации и обмена сообщениями. Кроме того, Inspace предоставляет функции для совместной работы над проектами и возможность для настройки виджетов и интеграции с другими приложениями.

­ Yoffix также предоставляет широкий спектр функций, включая инструменты для видеоконференций, обмен файлами и документами, управление задачами и проектами, а также функции для общения и обмена сообщениями. Yoffix также предоставляет функцию виртуальной доски для совместной работы над проектами.

­ КАРТА-ОФИСА.РФ предоставляет основные функции для организации удаленной работы, включая обмен файлами и документами, управление задачами и коммуникацию.

2. Стоимость.

Inspace и Yoffix предлагают различные платные тарифы, включая функционал, не доступный в бесплатной версии. КАРТА-ОФИСА.РФ, с другой стороны, предлагает только платные тарифы, которые могут быть выше, чем у конкурентов, особенно для больших компаний. Цена пакета приложения на месяц варьируется от 20.000 руб. до 250.000 руб. в зависимости от функционала.

3. Удобство использования.

­ Inspase: платформа имеет интуитивно понятный интерфейс и предлагает обширную документацию и поддержку для пользователей.

­ Yoffix: платформа также имеет простой интерфейс и предлагает обучающие материалы для пользователей.

­ КАРТА-ОФИСА.РФ: платформа также имеет простой интерфейс, но может быть менее интуитивной для некоторых пользователей

Платформы предоставляют инструменты для управления гибридным форматом работы, но Inspase и КАРТА-ОФИСА.РФ больше ориентированы на управление офисным пространством, а Yoffix - на управление проектами и задачами. При выборе платформы для гибридного формата работы следует учитывать потребности компании и ее сотрудников, а также функциональность и стоимость предлагаемых инструментов.

Анализ функционала имеющихся приложение в исследуемой сфере стал предпосылкой для формирования возможного набора задач при создании универсального приложения для организаций, переходящих в гибридный формат (таблица 2).

Таблица 2 – Технологии, инструменты и решаемые задачи в разрабатываемом приложении для организации гибридного формата

Задачи
Рекомендуемые технологии и инструменты
Аналитика рабочего места
Биометрические системы
Системы многофакторной аутентификации
Системы определения местоположения Аналитика загрузки офисных пространств
Видеоаналитика поведения сотрудников и посетителей
Учет и аналитика рабочего времени
Исследования корпоративной культуры
Наблюдение и интервью
Сервис поведенческой аналитики
Сервис анализа вовлеченности персонала
Виртуальный офис
Видео-конференц-зал
VR переговорная
Видео чат, мессенджеры
Мобильность
Сети WiFi высокой плотности
Системы бронирования рабочих мест и переговорных Беспроводные системы для презентаций и совместной работы Платформа унифицированных коммуникаций
Системы мобильного и удаленного доступа
Отзывчивое рабочее пространство
Персонализация настроек климата и освещения
Цифровые ассистенты и чат-боты
Системы протоколирования встреч и совещаний
Единая авторизация для всех офисных систем
Системы интегрированного управления
Технологии обеспечения безопасной рабочей среды
Контроль передвижения и контактов работника;
Идентификация заболевшего работника

В конечном итоге, все это может помочь компании получить следующие преимущества при использовании рассматриваемых ранее продуктов, а именно:

­ улучшение коммуникации и совместной работы: платформы гибридного формата работы, такие как Inspase, Yoffix, Карта-офиса.РФ, могут помочь усовершенствовать коммуникацию и сотрудничество между сотрудниками, работающими на удалении и в офисе;

­ повышение производительности: платформы гибридного формата работы также могут повысить производительность компании за счет оптимизации рабочего процесса и сокращения времени на коммуникацию и координацию [15-16];

­ уменьшение затрат на офисное пространство: гибридный формат работы позволяет сотрудникам работать удаленно, что в свою очередь может сократить расходы на аренду офисного пространства [17-18];

­ улучшение баланса работы и жизни: гибридный формат работы может помочь сотрудникам более гибко управлять своим рабочим временем и лучше балансировать работу и личную жизнь [19-20].

В результате проведенного исследования было выяснено, что новые подходы к организации рабочего пространства могут значительно повлиять на производительность и комфорт сотрудников. Гибридный формат позволяет более гибко регулировать время прихода и ухода сотрудников, что уменьшает напряжение на дорогах и в общественном транспорте. Кроме того, такой формат способствует более эффективному использованию офисного пространства. Так, в тот период времени, когда часть сотрудников работает удаленно, свободные места можно быстро перераспределить между оставшимися сотрудниками. Приложение для отслеживания свободных мест в офисе позволяет определить, какие рабочие места свободны в данный момент, что уменьшает временные потери сотрудников на поиск свободного места. Это заметно повышает работоспособность и производительность сотрудников.


Источники:

1. Coronavirus: The world economy at risk. OECD Interim Economic Assessment. Paris: OECD, March 2, 2020. [Электронный ресурс]. URL: https://www.oecd.org/org/berlin/publikationen/Interim-Economic-Assessment-2-March-2020.pdf (дата обращения: 23.05.2023).
2. Что такое гибридный формат работы. [Электронный ресурс]. URL: https://friend.work/blog/gibridnyj-format-raboty (дата обращения: 11.05.2023).
3. Подольский А.Г., Красникова А.С., Клочков Н.И., Соколов Д.С. Методический подход к оценке компетентности студентов и выпускников образовательных учреждений // Экономика труда. – 2022. – № 1. – c. 37-54. – doi: 10.18334/et.9.1.114090.
4. Утяганова Д.М., Абрамов Е.Г. Какие качества необходимы студентам для успешного трудоустройства: позиция работодателей в 2021 г // Экономика труда. – 2021. – № 12. – c. 1485-1500. – doi: 10.18334/et.8.12.114133.
5. Абрамов Е.Г., Каргина Ю.С., Судакова М.А., Воликов П.В. Гибкие навыки (softskills) преподавателей как фактор подготовки конкурентоспособных специалистов // Системы управления полным жизненным циклом высокотехнологичной продукции в машиностроении: новые источники роста: Материалы VI Всероссийской научно-практической конференции, Москва, 19 апреля 2023 года. – Москва: Общество с ограниченной ответственностью "Первое экономическое издательство". Москва, 2023. – c. 7-10.
6. Лунюшкина А. К., Высотина А. А., Агалакова А. В. Молодые ученые в решении актуальных проблем науки // Всероссийской научно-практической конференции студентов, аспирантов и молодых ученых: Красноярск, 22–23 апреля 2021 года. – Красноярск: Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования "Сибирский государственный университет науки и технологий имени академика М.Ф. Решетнева". Красноярск, 2021. – c. 1086-1088.
7. Черкезов С.Е., Тищенко Е.Н. Влияние экономического кризиса на реализацию удаленного учебного процесса в Ростовском государственном экономическом университете (РИНХ) // Информатизация в цифровой экономике. – 2020. – № 4. – c. 125-132. – doi: 10.18334/ide.1.4.113370.
8. Смирнова Е.А. Удаленная занятость: анализ вакансий и резюме // Лидерство и менеджмент. – 2022. – № 1. – c. 161-172. – doi: 10.18334/lim.9.1.114298.
9. Нагапетян К.В., Озерникова Т.Г. Опыт организации удаленной работы в условиях пандемии и перспективы его дальнейшего использования // Экономика труда. – 2021. – № 2. – c. 201-218. – doi: 10.18334/et.8.2.111779.
10. Уфимцева Е.В., Волчкова И.В., Шадейко Н.Р., Геворгян О.И. Удаленная работа: современные реалии трудовой сферы // Экономика труда. – 2021. – № 1. – c. 23-38. – doi: 10.18334/et.8.1.111351.
11. Федченко А.А. Удаленная работа в условиях использования цифровых технологий: перспективы трансформации // Экономика труда. – 2021. – № 4. – c. 377-390. – doi: 10.18334/et.8.4.111930.
12. Система управления офисом «Карта Офиса». [Электронный ресурс]. URL: https://карта-офиса.рф/price (дата обращения: 09.04.2023).
13. Yoffix. [Электронный ресурс]. URL: https://yoffix.com/pricing (дата обращения: 19.04.2023).
14. Hybrid Workplace Management Software. [Электронный ресурс]. URL: https://inspace.app/hybrid_workplace_software_platform (дата обращения: 20.04.2023).
15. Григорян И. В. Гибридная и удалённая работа: как сохранить эффективность проектных команд // Управление персоналом и интеллектуальными ресурсами в России. – 2022. – № 5. – c. 61-65.
16. Васильева Е. В., Долганова О. И. Office 4.0 - Цифровые технологии современного офиса, актуальные в эпоху постковида // Вестник университета. – 2021. – № 8. – c. 25-33.
17. Костина И. А., Макаренко К. С., Матвеев В. В. Особенности перехода на удаленную работу в связи с пандемией и её перспективы после снятия ограничительных мер // Здоровье–основа человеческого потенциала: проблемы и пути их решения. – 2020. – № 3. – c. 1439-1443.
18. Система бронирования рабочих мест как инструмент для реализации гибридного формата работы. Habr. [Электронный ресурс]. URL: https://habr.com/ru/companies/ipmatika/articles/671982/ (дата обращения: 04.05.2023).
19. Козлов С. М. Как оптимизировать офис для работы в гибридном режиме. Ведомости. [Электронный ресурс]. URL: https://www.vedomosti.ru/management/blogs/2021/08/22/883032-optimizirovat-ofis?ysclid=li7n59ae36136835770 (дата обращения: 15.05.2023).
20. Филатова О. Г., Рыкина М. Н. Что такое гибридный офис и как правильно его внедрять. Рбк. [Электронный ресурс]. URL: https://trends.rbc.ru/trends/sharing/610a880a9a7947d372c78490 (дата обращения: 10.05.2023).

Страница обновлена: 28.11.2023 в 22:32:40