Информационные технологии как инструмент достижения личной эффективности современного руководителя

Введение

Актуальность темы исследования связана с цифровой трансформацией, которая изменила методы работы организаций. IT-технологии стали неотъемлемой частью современного бизнеса. В настоящее время уровень предприятия напрямую зависит от использования руководителем IT-технологии как в процессе производства товаров и услуг, так и в методах управления организацией, личностно-профессиональном менеджменте.

В настоящее время мало изучена тема управления эффективностью руководителя, которая является одним из важнейших компонентов повышения производительности предприятия в целом.

Исследования личной эффективности руководителя проводились коллективом сотрудников кафедры международного бизнеса Санкт-Петербургского государственного экономического университета: Варданян И. С., Ковалевой А. С., Мельниковой А. А., Сутыриным Ф. Д., Трифоновой Н. В., Хутиевой Е. С., Швецовой О. А. [5] Ими была изучена возможность применения Модели 5E к личной эффективности руководителя. Но несмотря на это, отсутствуют различные методы и решения, позволяющие обобщить, систематизировать, представить и улучшить показатели эффективности руководителя.

В связи с вышесказанным целью настоящего исследования является разработка концепции модели личной эффективности современного руководителя на основе использования современных информационных технологий.

В процессе достижения данной цели нами были решены следующие задачи:

1. Изучены теоретико-прикладные основы понятия личная эффективность как одного из основных факторов эффективности деятельности организации, рассмотрена модель 5Е и структура Hard и Soft skills современного руководителя;

2. Проанализированы возможности использования ИТ в процессе повышения личной эффективности руководителей с выявлением, обоснованием и последующей синхронизацией комплекса наиболее оптимальных инструментов и технологий с моделью 5Е;

3. Сформирована и апробирована концепция модели личной эффективности современного руководителя на основе использования современных информационных технологий. В качестве объекта апробации модели был выбран руководитель одного из торгово-промышленных предприятий Ростовской области.

Результатом данной работы стала сформированная концептуально-графическая модель как инструмент повышения личной эффективности руководителя. Данная модель позволяет систематизировать процесс управления личной эффективностью руководителя, представляя Модель 5E в графическом виде, группируя критерии эффективности руководителя, нуждающиеся в доработке, а также применяя необходимые IT-технологии для совершенствования данных критериев и их основных показателей.

Основные результаты исследования

Эффективность руководителя: личная, профессиональная, управленческая

В процессе теоретических изысканий был сделан вывод о том, что эффективность руководителя должна рассматриваться и оцениваться в триединстве личностной, профессиональной и личностной эффективностей. Наиболее изученными с точки зрения методической составляющей являются профессиональный и управленческий аспекты эффективности руководителей.

Под профессиональной эффективностью понимается максимально высокие показатели успешности в профессиональной деятельности, не зависимо от ее сферы. Управленческая эффективность, в свою очередь, является инструментом управляющего, который позволяет достичь наиболее высоких результатов работы руководителя [10; 13; 15]. Личная эффективность включает в себя следующие составляющие: полное понимание собственных установок и целей; правильное управление своими ресурсами (временем, здоровьем, финансами и т.д.); построение правильных коммуникаций с окружающими. Она является результативным достижением личных целей с помощью выбора оптимальных способов построения организационной деятельности [1; 5; 6; 8; 13]. Личная эффективность охватывает все сферы жизни, а не только профессиональную. При этом для достижения эффективности, необходимо сочетать в себе Soft и Hard Skills, поскольку в настоящее время недостаточно использовать только профессиональные навыки, важно найти подход к своим подчинённым и коллегам, быть коммуникабельным [2; 12; 14; 23] и правильно распоряжаться своим тайм-менеджментом [4; 11; 14; 18; 23].

Модель 5Е как основа личной эффективности руководителя

Модель 5E была разработана в 1987 г. командой исследователей учебной программы по биологическим наукам (Biological Sciences Curriculum Study) [20]. Изначально она была задумана как инструмент, способствующий совместному, активному обучению, в котором студенты работают вместе, чтобы решать проблемы и исследовать новые концепции, задавая вопросы, наблюдая, анализируя и делая выводы [16]. Модель 5E базируется на конструктивистской теории обучения, предполагающей, что люди конструируют знания и смысл из опыта [16; 20]. Нам импонирует подобный подход. Кроме того, эта модель подходит для определения личной эффективности руководителя, о чем свидетельствуют исследования, проведенные Санкт-Петербургском государственном экономическом университете [5], о чем было сказано выше.

Модель 5Е, применяемая к личной эффективности руководителя, состоит из 5 элементов:

1. Education – обучение;

2. Exploration – исследование, изучение;

3. Elevation – улучшение;

4. Entertainment – получение удовлетворения;

5. Estimation – оценка эффективности [5].

Данная модель позволяет руководителям улучшать свои навыки управления, структурировать полученную информацию и грамотно оценивать результаты своей деятельности, тем самым они создают для работников организации уникальный опыт работы. Руководители, которые используют Модель 5E, косвенно помогают своим подчинённым заложить прочный фундамент знаний посредством активного участия в деятельности организации.

На основе изученной информации было сформировано схематичное представление модели в виде цикличности, подразумевающей чередование и итеративность процессов (рисунок 1).

Рисунок 1. Схема Модели 5E (составлено авторами на основе [5; 20])

Основываясь на идее о необходимости использования эффективными современными руководителями организации информационных технологий, дальнейшее направление исследования лежало в области анализа возможностей применения ИТ к личной эффективности руководителей.

Информационные технологии и модель 5Е

Проанализировав официальную информацию по вопросам современных приложений и программ, а также некоторые аналитико-методические источники [9; 17; 19; 21; 22], нами был сделан вывод о том, что в рамках модели 5Е целесообразно использовать современные ИТ, которые могут быть включены в каждый ее элемент [7].

С этой целью нами была составлена подборка приложений (сервисов), каждый из которых был оценен по критериям: цена/тарифы; степень удовлетворения потребностей (возможности); платформы; интеграции; экспертное мнение. На основе данных критериев был проведен их сравнительный анализ, после чего был произведен отбор данных приложений (сервисов) с помощью метода экспертных оценок. Результаты отбора представлены в таблице 1. Финально были отобраны по два варианта сервисов/приложений – основной и альтернативный, которые легли в основу разрабатываемой модели-инструмента личной эффективности руководителя.

Результаты данного этапа нашего изыскания позволили перейти к собственно процессу разработки модели и ее апробации.

Оценка объективных и субъективных показателей личной эффективности руководителя

Эффективность руководителя определяется комплексно по показателям двух блоков. В первый блок входят объективные показатели, которые напрямую связаны с деятельностью организации в целом. Традиционно, эффективной можно считать такую социально-экономическую систему (т.е. организацию), которая является стабильно прибыльной, при этом минимизируя затраты и максимизируя эффективность использования ресурсов. Универсального агрегирующего показателя не существует. К показателям эффективности относят: прибыльность, рентабельность, оборачиваемость активов, производительность и т.п. Другими словами, чтобы оценить результат, нужно оценить ряд финансовых коэффициентов и проанализировать результаты в совокупности. Это даст окончательную картину эффективности предприятия в целом. Основным является также показатель результативности, который используется для оценки того, были ли достигнуты цели менеджера.

Второй блок включает субъективные показатели, которые относятся к удовлетворенности руководителя своей деятельностью, такие как: трудовая, духовная и общественная деятельность руководителя, удовлетворенность трудовой деятельностью, обеспечение относительной стабильности организации, сработанность работников и руководителя.

Для оценки эффективности руководителя были проанализированы объективные показатели деятельности. В нашем случае мы воспользовались классическими показателями, подробно описанными в [3], а также учли тот факт, что компания входит в топ-5 надежных компаний региона, согласно рейтингу компаний, подтвержденному получение ею Звезды Качества. Сравнение финансовых показателей организации со средними показателями отрасли для всех видов деятельности позволило сделать вывод, о том, что финансовое положение объекта исследования значительно лучше, чем у большинства сопоставимых по масштабу деятельности организаций Российской Федерации, отчетность которых содержится в информационной базе ФНС и удовлетворяет указанным выше критериям.

На основе этих данных нами был сделан вывод о том, что компания показывает положительные результаты своей деятельности, тем самым подтверждая факт того, что руководитель вовлечен в деятельность компании и активно участвует в ее развитии. Данные выводы формируют суждение о высокой эффективности руководителя данного предприятия.

Оценить субъективные показатели профессиональной и управленческой эффективности руководителя позволила разработанная нами на основе метода полярных профилей анкета. Результаты оценки руководителя сотрудниками представлены на рисунке 2.

Рисунок 2. Диаграмма по результатам анкеты для сотрудников (составлено авторами)

Помимо этого, мы провели оценку личной эффективности руководителя на основе его личных суждений. Для этого была составлена анкета, основанная на методе «Снежинки руководителя», который заключатся в оценке собственных управленческих компетенций. Суть данного метода заключается в том, что все компетенции снежинки сгруппированы по 7-ми направлениям, каждое из которых имеет вопросы, ответы на которые оценивают по балльной шкале от 0 до 5. После прохождения опроса составляется диаграмма. Она показывает, какие навыки стоит улучшить, а какие уже находятся на высоком уровне. У начинающего менеджера снежинка похожа на несимметричную звезду, у профессионального – превращается в круг. Результат данного анкетирования представлен на рисунке 3.

Рисунок 3. Диаграмма по результатам анкеты для руководителя (составлено авторами)

Также, нам было необходимо узнать больше информации о руководителе посредством анкеты-интервью, на основе которой были выявлены характеристики руководителя как личности, не только в его профессиональной деятельности.

Анализируя все полученные данные, был сделан вывод о том, что руководитель компании умеет создавать благоприятные условия для труда и налаживать производственный процесс, от которого зависит эффективность компании. Результаты проведенных опросов подтверждали тот факт, что, руководитель внес большой вклад в ее развитие, провел множество мероприятий по перестройке предприятия, усовершенствовав тем самым его деятельность. Сотрудники компании достаточно высоко оценили деятельность руководителя, так как большинство критериев находились в отметке выше среднего.

По данным, полученным из анкеты-интервью, был сформирован вывод о профессионализме руководителя и компетентности в сфере деятельности компании. При этом руководитель адекватно оценивает свои способности, знает свои сильные стороны, и отмечает те критерии, которые необходимо усовершенствовать в «Снежинке руководителя». В данном случае, разработанная модель как инструмент личной эффективности руководителя позволит усовершенствовать такие навыки, как тайм-менеджмент, тем самым позволит выявлять и фиксироваться на приоритетных вопросах в работе, определять дополнительные факторы влияния на результат деятельности, а также производить правильную оценку времени на конкретную задачу. Также, позволит установить критерии, которые помогут сотрудникам оценивать эффективность их работы, сформировать формат отчетности, который был бы понятен сотрудникам и удобен руководителю. Появится возможность систематизировать работу, найти баланс work-life, чтобы не было перегрузки, а также развить навыки презентации собственной продукции.

Модель личной эффективности руководителя

После выявления необходимых для доработки критериев начался этап разработки модели как инструмента личной эффективности руководителя.

Модель состоит из трех уровней, накладываемых друг на друга:

1. Макет модели 5E;

2. Критерии эффективности руководителя;

3. Сервисы управления эффективностью.

Макет модели личной эффективность руководителя представлен на рисунке 4.

Рисунок 4. Макет модели личной эффективности руководителя (составлено авторами)

Модель представлена в виде окружности, так как Модель 5E, которая находится на первом уровне, подразумевает последовательное и цикличное повторение каждого ее этапа. Второй уровень включает в себя компетенции, которые необходимо усовершенствовать, в данном случае это: возможность обучаться и обучать, презентация собственного продукта, системность и time-менеджмент, делегирование и контроль, work-life balance. Третий уровень включает в себя приложения и сервисы, которые были отобраны в соответствии с Моделью 5E и критериями эффективности руководителя.

Этапами применения данной модели являются:

1. Анализ эффективности руководителя;

2. Отбор необходимых приложений и сервисов для конкретного руководителя;

3. Внесение результатов в макет модели;

4. Применение модели на практике.

Итоговая модель личной эффективности руководителя одного из торгово-промышленных предприятий Ростовской области представлена на рисунке 5.

Рисунок 5. Модель личной эффективности руководителя (составлено авторами)

На примере данной модели можно продемонстрировать как именно она будет работать.

В нашем случае в элементе обучение представлены две компетенции, такие как: способность обучаться и обучать и презентация собственного продукта. Для управления ими выбраны такие приложения как: TED и Pocket. TED позволит руководителю прокачать свои навыки презентаций, на основе выступлений различных спикеров и одновременно обучаться по средством информации, которую они доносят. Приложение Pocket позволит сохранять и группировать различные информационные материалы для дальнейшей их обработки руководителем, при этом он сможет делиться найденными материалами с сотрудниками, тем самым влияя на процесс их обучения.

В случае с нашим руководителем отсутствует необходимость в доработке навыков, касающихся различных исследований.

Элемент улучшение включает в себя навыки системности и time-менеджмента, для управления которыми предложены приложение TMetric, которое будет фиксировать все затраты времени, опираясь на поставленные задачи, а также приложение Todoist, который дает возможность планировщик задачи и обладает функцией редактирования расписания, выстраивает все карточки с заданиями по приоритетам, что не позволит выпасть из графика.

На этапе получения удовольствия (удовлетворения) важно прокачать такие навыки как делегирование и контроль с помощью приложения Trello, который позволит создавать карточки с задачами для сотрудников и отслеживать процесс их выполнения, тем самым делегируя полномочия с возможностью их контроля. Также, контроль за сотрудниками может улучшить сервис Yaware.TimeTracker, который будет автоматически учитывать рабочее время и оценивать эффективность работы сотрудников за компьютером. Преимуществом данного сервиса является то, что он интегрируется с 1С Битрикс, которую используют на предприятии, что упростит внедрение данного сервиса. Стоимость внедрения от 300 рублей в месяц на одного сотрудника.

Последним элементом модели личной эффективности руководителя является ее оценка, которую позволят сделать приложения Things3 и RescueTime. Данные приложения имеют схожий функционал, но стоимость первого 899 рублей для пользователя IOS, которым является руководитель, при этом второе является бесплатным. Things3 является тактильным органайзером, который при фиксировании нескольких простых и интуитивных жестов проконтролирует задачи, подстроится под темп работы и скорректирует его, а RescueTime анализирует день руководителя, определяет, на что он тратит больше и меньше времени, оно уведомляет пользователя о долгом решении задачи, предоставляет детальные отчеты и выставляет оценку эффективности.

Данная модель позволяет визуализировать и систематизировать процесс совершенствования личной эффективности руководителя за счет наглядности ее применения и простоты использования. Модель подходит для руководителей любого предприятия. В зависимости от сферы деятельности и компетенции руководителя подстраиваются и регулируются все компоненты разработанной модели, что обуславливает ее универсальность в применении.

Заключение

На основе результатов данного исследования подтвердилась актуальность данной темы и были сформированы следующие выводы.

1. Личная эффективность является результативным достижением личных целей руководителя, с помощью выбора оптимальных способов построения организационной деятельности, которые характеризуют его профессиональную эффективность. Личную эффективность руководителя можно оценить с помощью соответствия Модели 5E, которая позволяет структурировать знания и результаты его деятельности. При этом, современному руководителю необходимо сочетать в себе Soft и Hard Skills, которые обуславливают его управленческую эффективность, позволяющую достичь наиболее высоких результатов деятельности руководителя.

2. На сегодняшний день использование информационных технологий дает широчайший набор возможностей для повышения эффективности деятельности не только организаций, но и их руководителей, что непосредственно сказывается на потенциале самого предприятия. Исследования показали целесообразность применения ИТ в таких аспектах, как: управленческая деятельность руководителя, деловая коммуникация руководителя, а также в Модели 5E.

3. Разработка модели на исследовательском этапе должна включать: анализ профессионально-управленческой и личной эффективностей руководителя (на основе объективных и субъективных показателей); отбор необходимых приложений и сервисов для конкретного руководителя; внесение результатов в разработанный макет модели; применение модели на практике. Разработанная модель личной эффективности руководителя подразумевает отсутствие барьеров внедрения, а также возможность ее использования без существенных затрат предприятия и руководителя. Что позволяет говорить о ее достаточной универсальности и тиражируемости.