Electronic document management system in a business organization: significance, factors and indicators of success

Введение

Развитие цифровой экономики является одним из трендов и подразумевает широкое внедрение цифровых технологий в деятельность бизнес-организаций, в том числе кардинальные изменения в методах и процессах управления [1, с. 11] (Raichenko, 2019, p. 11). Внедрение цифровых технологий в современной бизнес-организации во многом связана с радикальными преобразованиями в построении системы документооборота, что в свою очередь обусловливает повышение уровня принятия и контроля управленческих решений, усиления информационной безопасности, а соответственно, и эффективность деятельности бизнес-организации в целом [3, c. 14-15] (Li, Yu, 2021, p. 14-15). Документы, по сути, являются хранимой памятью организации и фиксируют способ ведения бизнеса [6, p. 14] (Forbes-Pitt, 2006, p. 14).

Основная функция системы электронного документооборота (СЭД) состоит в том, чтобы облегчить свободный поток записей через организацию и обеспечить доступность информации по запросу. СЭД все чаще становятся жизненно важными для организаций и сотрудников, использующих информацию. СЭД является важным элементом создания среды виртуального рабочего места и преобразования возможностей современной организации и ее рабочей силы [11, p. 51] (Ozaliene, Saparniene, 2009, p. 51).

Большинство исследований в основном сосредоточены на описании конструкций или технических компонентов СЭД. Вместе с тем, важно уделять внимание изучению тех критических факторов, которые имеют решающее значение для успешности внедрения системы электронного документооборота в бизнес-организации, чтобы реализовать все её преимущества [5, p. 287] (Alshibly, Chiong, Bao, 2016, p. 287).

В контексте выявленной проблематики была сформулирована цель исследования - определение факторов и показателей успешности внедрения системы электронного документооборота в бизнес-организации.

Научная новизна исследования состоит в том, что конкретизированы категории факторов и показатели, определяющие успешность внедрения системы электронного документооборота в современной бизнес-организации.

Методической основой исследования является системный подход, методы вторичного анализа результатов эмпирических исследований, контент-анализ документов, сравнительный анализ.

Информационная база исследования: электронные базы данных, аналитические статьи в электронных деловых и специализированных изданиях, открытые публикации в сети интернет.

Результаты исследования

Внедрение СЭД в бизнес-организации осуществляется для поддержки создания и обслуживания документов, созданных в электронном виде для улучшения рабочего процесса организации и представляет собой комплексное решение для управления созданием, вводом, индексированием, хранением, поиском и удалением документов и информационных активов организации [14] (Ylajaaski, 2003).

СЭД можно рассматривать как инструмент для управления официальными деловыми операциями организации, записями о принятии решений и хранением важных элементов (таких как письма, электронные сообщения и т. д.), все из которых могут быть представлены в виде документов. Таким образом, СЭД представляет собой инструмент эффективного управления документами и создания записей, а также повторного использования информации [10] (McLeod, Hare,, 2010).

СЭД охватывает различные технологии, включая визуализацию документов, поиск документов, отчетность, распознавание символов, обработку форм, управление контентом, управление цифровой подписью, технологии хранения и архивирования. СЭД позволяет решать широкий круг задач: автоматическое создание и отправка счетов, быстрое получение и оплата счетов, утверждение документов, грузоперевозки, логистика, бухгалтерские услуги и обслуживание или обслуживание ИТ-инфраструктуры и др.. Следовательно, СЭД предоставляет представителям бизнес-организаций возможность оптимизировать бизнес-процессы посредством улучшения механизма управления и обмена информацией [13] (Waldron, 2004).

Прямые выгоды от использования СЭД бизнес-организациями включают в себя: повышение производительности, сокращение затрат, экономия места, улучшение денежных потоков и общее улучшение бизнес-процессов [9] (Johnston, Bowen, 2005). Существует возможность сократить операционные расходы за счет минимизации служебных помещений для хранения документов и снижения затрат на оплату труда [7] (Grange, Scott, 2010).

Внедрение СЭД предоставляет множество других косвенных преимуществ, включая конкурентное преимущество, улучшенное обслуживание клиентов, лучшую командную работу, а также улучшенние информационной безопасности и управления [12] (Singh, Klobas, Anderson, 2007). СЭД позволяет персоналу своевременно реагировать на требования клиентов, вызывая необходимые документы быстрым и эффективным способом

Вместе с тем, внедрение СЭД - длительный и сложный процесс, обычно требующий одновременного внимания к широкому кругу человеческих, бюджетных и технических переменных [8] (Gregory, 2005). Однако, внедрение СЭД может быть целесообразным благодаря многочисленным преимуществам, которые она предоставляет [9] (Johnston, Bowen, 2005).

Х. Алшибли, Р. Чоинг, И. Бао (2016) выделили шесть категорий факторов, которые имеют решающее значение для успешного внедрения СЭД [5] (Alshibly, Chiong, Bao, 2016). Данные авторы также определили степень значимости этих факторов с точки зрения их важности при внедрении СЭД. К этим категориям факторам относятся (по степени значимости):

1. Технологическая готовность: готовность архитектуры; готовность инфраструктуры; готовность технологического процесса.

2. Поддержка высшего руководства: лидерство и приверженность СЭД; поощрение высшим руководством к использованию СЭД; чёткая миссия,, разработанная с учетом бизнес-целей; поощрение высшего руководства к формальному/неформальному общению; обеспечение приверженности и поддержки со стороны главных исполнительных директоров; планирование и управление проектами.

3. Обучение и участие персонала: предоставление сотрудникам, посредством обучения, адекватной информации о принципах, связанных с СЭД; надлежащее обучение и поддержка пользователей; обучение сотрудников профессиональным навыкам по использованию СЭД; вовлечение конечных пользователей СЭД; обновление своих знаний менеджментом; вовлечение всех уровней внутри организации и внешних заинтересованных сторон; активное поощрение сотрудников к участие в принятии решений, связанных с СЭД.

4. Доступность ресурсов: предварительно наличие/развитие необходимой инфраструктуры; предоставление достаточных финансовых ресурсов для поддержки внедрения СЭД; доступность человеческих ресурсов; наличие и предоставление необходимых технических ресурсов (например, программное обеспечение, оборудование), планирование закупок на основе требований.

5. Характеристики электронной системы: функционал СЭД; эффективность СЭД; удобство использования СЭД; удобство использования и понятность вывода; интеграция систем и технологий; демонстрация преимуществ; пилотирование и тестирование.

6. Рабочая среда и культура: политика руководства; оптимальная деловая коммуникация; согласование проектов с бизнес-целями; обеспечение четкой повестки дня проекта; управление изменениями; обмен опытом; дух сотрудничества и командной работы; поддержка командных подходов к решению проблем.

По мнению Х. Алшибли, Р. Чоинг, И. Бао (2016), для обеспечения успешности реализации всех преимуществ от внедрения СЭД - всем категориям факторов необходимо уделять практически равнозначное внимание [5] (Alshibly, Chiong, Bao, 2016).

Разработчики системы электронного документооборота должны обеспечивать необходимые характеристики электронной системы в процессе её разработки. Система должна быть удобной для пользователя и содержать простые в использовании функции. Кроме того, участие пользователей и обратная связь в разработке системы также имеют жизненно важное значение.

Высшее руководство компании должно активно включаться в процесс внедрения СЭД, так как имеет наибольшее влияние на это процесс. Также высшие руководители компании могут в некоторой степени влиять на другие факторы успешности внедрения СЭД.

Важно, с учётом приоритетов внедрения СЭД, сформировать адекватные ресурсы, такие как: люди; время; деньги; видение организации по внедрению новой системы; установить правила, процедуры и обязанности для её применения; определить и расширить права и возможности участников проекта.

Успешная реализация СЭД зависит от степени её использования потенциальными пользователями. Поэтому сотрудников необходимо обучить тому, как правильно и эффективно использовать СЭД. Еще одна область, на которую следует обратить внимание, — это управление изменениями: поскольку СЭД вносит изменения в бизнес-процессы организации и это вызывает сопротивление изменениям со стороны сотрудников. Грамотное и своевременное обучение сотрудников снижает риск возникновения конфликтов и проблем с внедрением СЭД. Обучение должно проводиться на постоянной основе, т.е. до, во время и после реализации проекта. Помимо обучения в областях, непосредственно связанных с СЭД, отдел кадров также должен сыграть свою роль в подготовке сотрудников к изменениям. Сотрудникам необходимо постоянно предлагать новости, обновления и обучающие программы, касающиеся внедрения СЭД. Таким образом, эффективное управление проектом имеет решающее значение для успеха внедрения СЭД. Следует не только четко определить и распределить роли и обязанности, но и объём проекта внедрения, а также механизм контроля.

И.Н. Косарева и В.П. Самарина (2019) определили ключевые показатели успешности внедрения цифровых технологий в систему документооборота, соответствующе наметившимся перспективам развития СЭД в бизнес-организациях [2, c.4] (Kosareva, Samarina, 2019, p. 4).

1. Появление интуитивно понятного управления версиями документов.

Автоматический контроль и аудит текстовых документов позволяют всем членам команды точно регистрировать все версии и черновики документов и управлять ими через различные устройства. Автоматическое управление контентом позволяет соблюдать нормативные требования и гарантирует, что все пользователи будут иметь доступ к актуальной и точной информации для максимизации производительности и обеспечения целостности и безопасности данных.

2. Соответствие документов всем стандартам.

Постоянное соблюдение требований регулирующих органов требует легко отслеживаемых журналов аудита, строгой авторизации документов и, строгого контроля версий документов. Правильное программное обеспечение для управления документами может помочь установить разрешения и контролировать доступ к документам, чтобы обеспечить постоянное соответствие требованиям. Оно также может связать ваши документы с графиками хранения записей, что позволит вашей команде легко превращать активные документы в соответствующие записи.

3 Возможность одновременной работы над несколькими проектами.

4. Упрощенный ввод данных.

Если нужные данные отсутствуют или их трудно найти, могут возникнуть трудности с выполнением рабочих заданий или завершением рабочих процессов. Правильная СЭД может потребовать заполнения определенных полей и организации соответствующих документов, чтобы убедиться, что нужная информация находится в нужном месте в нужное время.

5. Наличие надежных инструментов для совместной работы.

Надежная система управления документами предоставит возможности и инструменты, необходимые вашей команде для эффективного изменения документов и оптимизации обновлений или принятия решений. Сюда входят инструменты разметки, такие как аннотации, исправления, выделение, штампы и текстовые поля.

6. Интуитивно понятная организация системы документооборота.

Подобно любой картотеке или библиотеке, СЭД должна быть эффективно иерархически структурирована, организована и проиндексирована, чтобы быть полезной. В системе управления корпоративными документами цифровые документы доступны в центральном репозитории и могут быть организованы по любым выбранным параметрам, включая дату создания, отдел и т. д.

7. Простой поиск документов.

Найти нужную информацию в нужное время стало проще, чем когда-либо, благодаря иерархической структуре СЭД, метаданным, функциям поиска и архивирования. Эти инструменты помогут отслеживать ключевые вехи, такие как даты создания, изменения, проверки и статусы утверждения, а также легко находить нужные файлы в папках и репозиториях.

8. Уменьшение человеческих ошибок.

Ошибки и избыточность, вызванные отсутствием информации или плохим контролем документов, могут стоить времени, эффективности и производительности. Комплексная СЭД облегчит поиск документов и предложит автоматическое заполнение и обновление данных документа, чтобы уменьшить количество таких ошибок и повысить рентабельность инвестиций.

9. Подключение к системе всех сотрудников и отделов.

Общедоступная всеобъемлющая информация позволяет закрыть пробел в навыках и обеспечить лучшее обучение и управление знаниями в организации.

10. Наличие качественного профилактического обслуживания.

Система СЭД предоставляет необходимые данные, позволяя организациям легко отслеживать, управлять и использовать всю соответствующую документацию по активам и данные об обслуживании. В конечном итоге это сокращает жизненные циклы связи, повышает эффективность работы технических специалистов и повышает безопасность активов и соответствие нормативным требованиям.

Заключение

Таким образом, внедрение СЭД, обеспечивающего реализацию всех бизнес-процессов, положительно влияют на деятельность современной бизнес-организации, повышая её экономическую эффективность [1] (Alimardanova, Fateeva, Radionova, Petryakova, 2021).

Система электронного документооборота позволяет обеспечивать как немедленные, так и долгосрочные улучшения процесса управления бизнес-организацией и, в первую очередь, необходима для компаний с большим количеством документации, чтобы обеспечить множество необходимых улучшений операций и рабочих процессов. К этим преимуществам относятся: экономия средств, упрощенное соблюдение требований регулирующих органов, аварийное восстановление, максимальная производительность сотрудников, управление аудитом, автоматизация документооборота и улучшенная безопасность.

Приведённый в данной статье список факторов и показателей успешности внедрения СЭД может быть полезен бизнес-организациям для проведения самопроверки и нейтрализации потенциальных проблем в процессе построения или оптимизации системы документооборота.